Что лучше делопроизводитель или бухгалтер
Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?
Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.
Важная должность
Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.
Сложный документальный контроль
Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:
Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.
Различие обязанностей в небольших и больших компаниях
Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику
Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.
На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.
Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.
Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.
Какие организации не обходятся без делопроизводителей
Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.
Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.
В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.
Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель
Здравствуйте, уважаемые форумчане!
Хуже всего то, что я гуманитарий. И сейчас вроде бы хороший шанс заняться тем, что нравится. Учитывая возраст и возможности, вижу себя делопроизводителем. С компьютером и оргтехникой на «ты»; вежливость, неконфликтность и пунктуальность абсолютно мои качества, грамотная речь, неплохой английский, люблю бумажную кропотливую и рутинную работу, четкое следование инструкциям.
Другое дело, что необходимых ГОСТов, правил документооборота и регистрации документов и т.д я не знаю совершенно, возникает необходимость идти на курсы.
Я в раздумьях, насколько перспективно освоение профессии делопроизводителя в моем возрасте (не поздновато ли)? Реально ли найти работу по этой должности с корочкой курсов и без опыта?
По мне, бухгалтер (и экономист) более толковая профессия, чем делопроизводитель
В делопроизводстве Вы будете конкурировать с молодежье после кАлледжа 🙂
А хороший экономист-бухгалтер нужен многим и тут возраст (и опыт) скорее в плюс будет.
На мой взгляд, лучше закончить курсы бухгалтера и идти бухгалтером. И, на собеседовании, всегда можно сказать, что Вы вели бух-учет немного, но в трудовой это не отражено (Вы ж вели бухучет немного?)
На мой взгляд, лучше закончить курсы бухгалтера и идти бухгалтером. И, на собеседовании, всегда можно сказать, что Вы вели бух-учет немного, но в трудовой это не отражено (Вы ж вели бухучет немного?)
Я не говорю про бухгалтера, но даже помощник бухгалтера часто требуется с опытом. И причем здесь я тоже конкурирую с молодежью, которая в свою очередь, может видеться более перспективной в глазах работодателя. Да и многие из них уже успели поработать именно в бухгалтерии.
Так что в любом случае мне начинать фактически с нуля.
с молодежью Вам везде придется конкурировать. Даже в уборщиках территорий
Но, 30-летний бухгалтер это более здраво, чем 30-летний делопроизводитель
И бухгалтерия это ближе к экономике. Даже специальность есть такая «бухгалтер-экономист»
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Смена профессии. Какие вакансии доступны бухгалтеру и где ему будут не рады
Когда бухгалтер начинает задумываться о смене сферы деятельности? Чаще всего это происходит из-за желания получить больше свободного времени, физической активности (надо признать, мы много времени проводим на офисном стуле за экраном компьютера), впечатлений. Либо просто понимаешь — это не мое.
Если не хотите расставаться с бухгалтерией
Если хочется остаться, но при этом что-то поменять, есть варианты:
Подчеркните, как это повлияло на дело: стали лучше разбираться в учете, узнали о полезных “фишках” программы или оригинальном способе сэкономить.
Если вы пытались, но ничего не сработало, произошло “выгорание”, то человеку надоедает однообразная деятельность. Лучшее спасение — смена рабочей обстановки.
Где бухгалтер сможет успешно самореализоваться
Наша работа предполагает аналитический склад ума, эрудированность в различных вопросах, не только учета, но и в той деятельности, где мы заняты. Бухгалтер в сети городских кафе или в компании международных грузоперевозок точно обладает различными знаниями.
Какие сферы подойдут для легкой адаптации и позволят легче сменить направление:
Кстати! Управление может быть очень разным. Например, есть такая профессия, как project-менеджер, т.е. менеджер проектов. Он организует и ведет проект по подготовке и запуску различных продуктов — от нового товара (программы, смартфона, да хоть марки шоколада) до франшизы предприятия.
Что касается зарплаты, ее уровень сильно колеблется в зависимости от региона и конкретной должности. Тот же проект-менеджер может получать от 50 до 150 тысяч рублей в месяц.
Минусы: высокая ответственность за коллектив; без лидерских качеств, даже с целым багажом знаний, может ничего не получиться.
Хороший администратор на вес золота. Он виртуозно владеет техникой общения — клиенты и сотрудники души в нем не чают, помнит (своевременно фиксирует в программе) все встречи, записи, не забывает вовремя сделать заказ канцелярии или пополнить запасы воды для кулера. На нем в буквальном смысле держится работа небольших, но посещаемых организаций: салонов красоты, юридических консультаций, парикмахерских, фотостудий.
Во-первых, это интересно — много общения с разными людьми, во-вторых, понадобится стрессоустойчивость, а любой бухгалтер — обладатель черного пояса по терпению (вы же видели НК?). Оплата — в зависимости от размаха заведения и конкретных обязанностей. Часто администратор занят неполный день или трудится по графику сменности.
Минусы: нужно иметь действительно крепкие нервы, а в требованиях указывают еще и “хорошие внешние данные”, ведь администратор — лицо фирмы, и от того, какое впечатление он произведет (в том числе внешне), зависит, станет ли клиент постоянным или вообще не воспользуется услугой.
Препятствием может стать наличие непогашенных долгов, которые перешли под юрисдикцию судебных приставов, административные и тем более иные наказания за правонарушения в денежной сфере (например, увольнение за совершение хищения). В идеале биография должна быть безупречной.
Заработная плата начинающего специалиста обычно невелика, но есть карьерный рост. При наличии положительного резюме, опыта и рекомендаций есть шанс сразу получить хорошую должность.
Минусы: материальная ответственность, высокие требования, часто даже завышенные, отказы даже при незначительных отклонениях от принятых критериев. Если попасть в черный список банка, шансы устроиться в крупные компании существенно снизятся.
Несмотря на хиханьки в отношении секретарш, настоящий ассистент — правая рука гендира или другого топ-менеджера. Отвечает за многие аспекты работы и жизни бизнесмена или политика: встречи, заключение сделок, подготовку пакетов документов к ним, обеспечение комфортных условий: заказ билетов в командировки, размещение в гостиницах, прием делегаций партнеров, разрешение конфликтных ситуаций, подбор сотрудников в так называемый ближний круг (юристов, консультантов, аудиторов и т.д.). В общем, очень разнообразная и динамичная деятельность.
Если вы выполняете минимальный набор функций, то оплата будет на уровне любого обычного администратора или секретаря. Если становитесь профи и работаете в крупной компании с высшим руководством — до сотен тысяч рублей в месяц.
Минус: работа без конца и края, минимум отдыха, часто без праздников, выходных и отпусков. Даже если формально вам их предоставят, на деле все равно придется постоянно быть на связи и координировать задачи, передавать на это время полномочия обычно просто некому.
Кстати! Сюда же относится работа налоговым инспектором. Некоторые считают, это перебежка в стан врага. На самом деле госслужба имеет преимущества — строго исполняемый Трудовой кодекс, стабильность, статус.
Ответственно, но бухгалтера часто выбирают это направление, т.к. в основном предстоит заниматься теми же самыми данными, но с другой стороны — с точки зрения проверяющих. Хорошо оплачивается, но, чтобы стать аудитором, необходимо пройти обучение, получить “корочку”, вступить в сообщество профессионалов, иначе ваши услуги, скорее всего, окажутся невостребованными.
Минусы: высокая конкуренция, необходимость вложиться в собственное обучение, постоянное подтверждение квалификации, взносы в СРО и т.д.
В любом случае бухгалтерам рады в любой профессии, требующей сосредоточенности и внимания к деталям, аналитического склада ума.
Где бухгалтеру не рады
Как ни странно, существуют рабочие места, где бывшего сотрудника бухгалтерии встретят не так радушно. Бухгалтер, в особенности главный, — это хорошая оплата и престиж, так сказать, то, о чем мечтала мама. Если вы придете устраиваться, к примеру, обычным менеджером по продажам, на вас посмотрят косо: зачем уходить из прибыльной бухгалтерии в торговлю мобильными телефонами? На самом деле есть много причин, почему так происходит.
Первая — «Надоело». Да, так бывает, просто надоедает однообразие: бесконечные документы, обновления в законодательстве и прочее, хочется сказать “баста” и красиво уйти в закат.
Ничего плохого в этом нет. Если сумели признать, что в жизни пора что-то менять, — меняйте. Не стоит уходить рывком и без подготовки. Сначала обновите резюме, промониторьте вакансии в своем городе, продумайте, как действовать, если окажется, что зарплата на новом месте ниже (на период испытательного срока или вообще). Потом принимайте окончательное решение, возможно, стоит повременить с уходом.
Вторая — «Не моё!». Иногда пойти учиться на бухгалтера нас побуждают не собственные порывы и склонности, а рекомендации друзей, настоятельные требования родных («Никаких курсов актерского мастерства — только экономический факультет!»), влияние рекламы («Не знал, куда пойти — подвернулась статья о востребованности бухгалтерских услуг на рынке») и т.п. Повзрослев и проработав какое-то время, вы понимаете, что это не работа вашей мечты. Так бывает со многими людьми, и считать, что придется оставаться в нелюбимой профессии из чувства долга или финансовых соображений, неправильно.
Пройдите тест на профориентацию, они есть на сайтах центров занятости населения, обратитесь к специалистам центра, они помогут с подбором подходящих специальностей. Обратитесь к бесплатным курсам обучения в интернете и т.д. Так вы постепенно поймете, чем вам нравится заниматься, и начнете получать соответствующие знания и искать вакансии.
Для набора опыта воспользуйтесь фриланс-биржами, сайтами оказания услуг и т.п. ресурсами. Вначале трудно, зато поставите себе “галочку” в резюме.
Третья — «Мало платят». Это не жадность, а естественное желание создать себе и близким комфортную и безбедную жизнь, путешествовать, купить квартиру и т.д. В общем, нечего стесняться.
Иногда, продавая в торговой точке гаджеты, можно заработать больше, чем сидя на участке “материалы” в бухгалтерии. Цены диктует рынок, тут ничего не поделаешь, к тому же в рознице часто есть стимулирующие выплаты и бонусы, а вот бухгалтера не всегда избалованы премиальными.
Где еще применить свои таланты?
Обратите внимание! Можно не писать собственные тексты, а делать рерайт (т.е. переформировывать готовый материал в новую статью) или редактуру, консультировать, выступая как эксперт.
К примеру, подготовьте короткий курс — “С чего начать дело индивидуальному предпринимателю?” или “Как создать учетную политику и не вылететь в трубу?”. Напишите этапы обучения, к каждому “сценарий”: как будет проходить обучение, в какой форме, какие задания необходимо выполнить студентам. Подготовьте тесты и задачи, посчитайте, сколько в часах составит время на обучение, проверку “домашки” и итоговую аттестацию своих учеников, оцените стоимость услуг. Если сложно это сделать — обратитесь к объявлениям в интернете, фриланс-биржам, сайтам профессионального обучения. Что важно: живое общение, постоянная реклама, полезность курсов.
Где не рекомендуется работать
И не только бухгалтерам, но вообще в принципе: