Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках
Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.
Главные правила деловых писем
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Английские особенности завершения писем
Подпись
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации
Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?
Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.
Кому нужен «автограф»?
Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?
Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.
Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.
Зачем нужна подпись в деловом письме
Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.
В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.
Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.
Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.
Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.
Структура деловой подписи
В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:
Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.
1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,
Сергеев Иван Иванович,
Начальник отдела продаж
Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78
2). В ожидании Вашего скорого визита,
Ведущий стилист салона Bellena.
Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4
Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).
3). С наилучшими пожеланиями,
Ваш персональный бизнес-консультант
Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию
«Управление личными и корпоративными финансами»
25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).
Мои электронные книги:
«Жизнь и кошелек» (ссылка)
«Дамы с приданым» (ссылка)
«Финансовый гений» (ссылка).
Приведем образец электронного письма с подписью:
«Владимир Иванович, добрый день.
Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.
К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.
Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?
С надеждой на понимание,
Отдела по работе с клиентами
Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.
Формула вежливости
В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:
1. Добрые напутствия:
— «крупных продаж и благодарных клиентов»;
2. Фразы «из учебников по английскому языку»:
— «с наилучшими пожеланиями».
3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».
Фамилия, имя, …
Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.
Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.
Как правильно указать должность
В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».
Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Заместитель старшего начальника
Сектора обслуживания розничных клиентов
Отдела продаж ключевых продуктов
Департамента тяжелого производства
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Заместитель начальника отдела выездных проверок
Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:
1) Самойлов Виктор Георгиевич,
Зам. старшего начальника
Южного филиала АО «Северная компания».
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
2) Куркина Анна Васильевна,
Зам. начальника отдела выездных проверок
По Ивановскому району Ивановской области.
Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.
«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».
Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.
Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:
1) С уважением к Вам,
Васильев Сергей Иванович,
Генеральный директор ООО «Принтер».
Ведущий косметолог салона «Диваж».
Какие контактные сведения приводить в подписи?
В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.
Подпись может выглядеть при этом так:
С наилучшими пожеланиями,
Колоброд Вадим Сергеевич,
Сектора космического строительства
АО «Предприятие ИКС».
Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).
Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.
Подпись как инструмент маркетинга
Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.
Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.
После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.
Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:
Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:
1) Иванцова Надежда,
Ваш личный бьюти-стилист.
Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»
Проекты, которыми горжусь:
Этот блог делала я.рф.
Приглашаю на бесплатный видеосеминар
«Классный сайт: какой он».
12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.
Нужна ли подпись в личных посланиях
С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.
Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.
И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.
В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.
Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?
Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.
— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.
— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.
Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:
— Всего доброго. Администрация.
— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.
Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:
— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».
— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».
— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»
— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».
На языке Шекспира
Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.
Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:
— Best wishes – наилучшие пожелания;
— Your friend – ваш друг (товарищ);
— Much love (All my love) – с любовью;
— Yours always – вечно Ваш;
— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);
— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).
Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.
2) Yours faithfully,
Заключение
Обращая внимание на такие детали, как правильное оформление подписи, вы будете производить благоприятное впечатление на партнеров по общению. И в бизнесе, и в личных отношениях, тщательно обдумывая содержание и оформление писем, вы демонстрируете знакомым и незнакомым людям заботу о них, внимание к их потребностям.
Хватит писать «Доброго времени суток»! Чем заменить вредные штампы
5 ошибок деловой переписки: как написать деловое письмо вежливо
Максим Ильяхов главред
Людмила Сарычева редактор, журналист
Как безнадежно испортить деловое письмо? На какой электронный адрес, указанный в деловой переписке, вам вряд ли ответят? Как представляться, если вы пишете адресату впервые? Для тех, кто хочет улучшить свой стиль, а заодно и отношения с коллегами — советы из книги «Новые правила деловой переписки».
Внимание к имени
В деловой переписке не так много смертельных ошибок, почти всё можно исправить заботливыми переговорами. Но ошибка с именем. Она показывает невнимательность к собеседнику. Вот частые проблемы с именами.
Фамилия похожа на имя, легко перепутать — Сергей Борисов, Иван Ильин, Ольга Надеева, Максим Ильяхов.
Похожие друг на друга имена — Люда и Люба, Мария и Марина, Коля и Толя, Олеся и Алеся, Алексей и Александр.
Разные варианты имени — Ксения и Оксана; Вячеслав и Святослав; Ася и Настя. Наталиям не нравится, когда их называют Натальями.
Людей с такими именами постоянно называют неправильно. Каждый день кто-нибудь назовет Максима Ильей, а Люду — Любой. Один раз это может быть нестрашно, но этих людей так называют каждый день.
Поэтому, если представились Оксаной, — называть Оксаной, а не Ксенией. Если Александром — писать полное имя, не переходить на Сашу. Если общаемся впервые — писать имя из визитки или сайта. Если имя непонятно, — лучше спросить, чем краснеть: «Здравствуйте! Я нашла вас в фейсбуке, но не уверена, как правильно к вам обращаться. Подскажите, пожалуйста».
Бывают люди с необычными именами: например, Маргарет. Неважно, почему у нее такое имя. Важно, что Маргарет — это не Марго, не Рита, не Маргарита. Если она захочет, чтобы мы ее так называли, она нам скажет. До тех пор — она Маргарет.
Спасибо отдельным письмом
Благодарить коллег — хорошо. Но если написать в письме одно слово «спасибо», то мы нагрузим коллегу лишней работой: придется увидеть письмо в ящике, открыть, закрыть, удалить. Вместо благодарности получается лишняя работа.
Если очень хочется поблагодарить коллегу, лучше сделать это лично, с улыбкой. Если лично не получается, а поблагодарить очень хочется, есть смысл добавить в письмо дополнительные материалы или подарок.
В примере сверху лучший вариант — просто не писать последнее письмо со «спасибо». Но возьмем другую ситуацию: вы — управляющий ресторана, и знакомый бесплатно проконсультировал вас по рабочему вопросу. Хорошая благодарность может быть такой:
«Женя, спасибо! Ты очень выручил. Прими в знак благодарности нашего курьера с подарком. Я попросил его оставить коробку с подарком у вас в приемной на твое имя».
«Женя, спасибо! Ты очень выручил. Если потребуется любая помощь по организации мероприятия или банкета, я буду рад сделать хорошую скидку».
Конечно, это необязательно: когда нам готовы помочь бескорыстно, никто не ждет взамен подарков. Но, если это сделать, человеку будет приятно.
Единственное, на что стоит обратить внимание, — чтобы читателю было удобно воспользоваться подарком. Если придется ловить курьера в неудобное время — это так себе. Или промокод на скидку 500 при покупке от 10 тысяч — тоже слабый подарочек. Хуже только промокод на прыжок с парашютом, ради которого нужно в пять утра в воскресенье ехать на электричке, еще и доплачивать за парашют.
Как представляться
Ваше имя уже указано в заголовке письма, поэтому чисто технически представляться в самом тексте избыточно. Но мы привыкли, что при знакомстве человек называет свое имя. Поэтому в письме незнакомому человеку не грех представиться прямо в тексте.
В этом примере Михаил сделал хорошую вещь: объяснил, чем он занимается и как его запрос связан с работой получателя Виктора. С первых строк понятны их точки пересечения.
Что еще можно делать в приветствии-знакомстве:
В двух словах рассказать, чем занимается компания, если она малоизвестная. Но не уходить в рекламу, потому что тогда от письма будет ощущение спама.
Расшифровать термины и сокращения, которые могут быть неясны читателю. Например, если компания занимается CPA-маркетингом, можно объяснить, что это реклама с оплатой за фактические покупки (наверное, так).
Если мы откликаемся на вакансию, можно обозначить свой возраст — ведь ищут не только функцию, ищут еще и человека. Но, например, семейное положение в деловом письме обозначать будет, скорее всего, неуместно.
Иногда бывает, что люди указывают в имени отправителя что-то. странное. То ли творческий псевдоним, то ли дружескую кличку, то ли. мы не знаем:
KoKeTochka555
Barbara Brightside
Король Танцпола
Alex M.
Нет ничего плохого в том, чтобы придумать себе звучное имя и его продвигать. Но тогда нужно быть последовательным и помочь получателю правильно к вам обращаться. Если во входящих вы Барбара, то в самом письме должно быть так же.
| Запутали | Понятно |
| От кого: Barbara Brightside Здравствуйте! Меня зовут Варвара, я представляю компанию «Кураж». Barbara Brightside +7 964 957-23-11 | От кого: Barbara Peters Здравствуйте! Меня зовут Барбара Питерс, я из компании. Барбара Питерс, менеджер +7 964 957-23-11 |
В примере слева непонятно, как получателю обращаться к отправителю в ответе: Barbara, Барбара или Варвара? Он оказывается в неловкой ситуации. А если он позвонит в компанию?
— Здравствуйте! А можно Варвару пригласить?
— Какую Варвару? У нас их две.
— Ну, которая Брайтсайд. Брайсиде? Я не знаю.
Лучшее решение — писать так, чтобы получателю было удобно ответить, позвонить или рассказать о вас другим.
Отсюда правило: имя лучше писать на языке получателя. Если переписываетесь с русскоговорящими — пишите на русском. А если вы из международной корпорации и отправляете письма англоязычным коллегам — на английском.
Неплохая идея — адаптировать сложнопроизносимые российские имена для англоязычного читателя.
Один из признаков слишком официального общения — представляться фамилией вперед: Наумова Инна, Скрябов Родислав. В обычной жизни мы говорим просто «Меня зовут Инна» или «Я Родислав». Никому не придет в голову представляться по фамилии: «Меня зовут Наумова». Полное имя в формате «Сарычева Людмила Андреевна» подходит для договора на ипотечный кредит, а в простом человеческом общении лучше снижать градус официоза.
Представляться нужно так, как вам было бы приятно, чтобы вас называли. Иногда это не соответствует общепринятой форме имени. Например, если бы Артему было приятно, чтобы его называли Артемием (ну, мало ли. ), он бы просто должен был так везде представляться:
От: Артемий Соколов
Здравствуйте, Игорь! Меня зовут Артемий, пишу вам по поводу.
.
Артемий.
Адрес почты
Это кажется ерундой, а на деле адрес тоже может быть удобным или неудобным. В идеале адрес должен содержать имя и фамилию:
Необычный адрес может создать неверное впечатление о человеке:
Нотариус konfetka1957@mail.ru — разбитная женщина в возрасте
Дизайнер wintermood@gmail.com — меланхоличная особа
Соискатель crazysexymotherfucker@mail.ru — закомплексованный юноша, плохо владеющий сетевым этикетом
Программист 1337sk1llz4lulz@gmail.com — хакер?
Словечки и нейтральный тон
В деловой переписке встречаются фразы, которые одним кажутся нормальными, а других раздражают:
Доброго времени суток!
Коллеги!
Народ!
Девочки!
Я вас услышал
Заранее спасибо
Нижайше прошу
Просьба принять к сведению
Успехов в делах!
Искренне ваш
Плизики
Пасипки
Спасибо за внимание
Прошу рассмотреть возможность
Будьте добры
В самих фразах нет ничего плохого, когда они сказаны с уважением к получателю. Но часто не так. Часто люди используют их, чтобы замаскировать раздражение.
И вот каждый день читатели получают с десяток, мягко говоря, недружелюбных писем, щедро пересыпанных «коллегами», «примите к сведению» и «я вас услышал». Как они будут реагировать на эти слова в обычной жизни?
Лучше избегать слов, на которые налипли такие ассоциации. Если мы знаем, что наших коллег колотит от обращения «коллеги», лучше не испытывать судьбу — даже если нам кажется, что слово совершенно нормальное.
Чтобы не нарваться на потенциально взрывоопасные словечки, мы советуем сохранять нейтральную тональность.
| Взрывоопасно | Нейтрально |
| Доброго времени суток! | Здравствуйте! |
| С уважением, Дмитрий | Дмитрий |
| Прошу принять во внимание | Обратите внимание. |
| Заранее спасибо | Не надо благодарить заранее |
| Удалось посмотреть договор? | Какой план с договором? |
| Коллеги! Народ! | Анна, Сергей, Дмитрий! |
| Уважаемый Артем! | Артем! |
| Нижайше прошу прощения | Простите меня |
| Приглашаю Вас выступить | Приглашаю вас выступить |
Уважение проявляется в подаче и подходе, а не в словах. Когда собеседник нас уважает, он не давит, не держит нас за идиотов, не передразнивает, не включает пассивную агрессию. Он относится к нам как к равному и учитывает наши интересы.
Конечно же, важны не слова, а намерение. Вот пример письма, в котором есть все эти словечки.
Доброго времени суток, уважаемые коллеги!
В пятницу в офисе будет генеральная уборка. Нам придется на этот день переместиться в переговорки и соседние отделы.
Это неудобно, но большая просьба отнестись с пониманием.
Чтобы расселение прошло максимально безболезненно, я забронировала пять переговорок на 2–6 человек и составила списки, кого куда рассадить. Исходила из того, кто с кем работает, чтобы не получилось, что вы работаете вместе, а сидите на разных этажах. Для тех, кто работает в одиночку, я нашла места в соседних отделах и договорилась, что вам освободят столы.
Прикрепляю списки, кто где работает в пятницу. Убедительная просьба ознакомиться и сообщить мне, если нужны перестановки.
Я обо всем позабочусь. Заранее благодарю за понимание!
Ваша офисная фея Оля.
Письмо Оли заботливое: видно, что она качественно делает свою работу, чтобы коллегам было удобно. Оля может добавить еще десять раздражающих слов в такое письмо, но оно останется хорошим, потому что ее намерение важнее слов.
В то же время никто не мешает улучшить письмо на уровне слов с помощью нейтрального тона.
В пятницу в офисе будет генеральная уборка. Нам придется на этот день переместиться в переговорки и соседние отделы.
Это неудобно, но это надо пережить.
Чтобы расселение прошло легко, я забронировала пять переговорок на 2–6 человек и составила списки, кого куда рассадить. Исходила из того, кто с кем работает, чтобы не получилось, что вы работаете вместе, а сидите на разных этажах. Для тех, кто работает в одиночку, я нашла места в соседних отделах и договорилась, что вам освободят столы.
Списки, кто где работает в пятницу, прикрепляю. Посмотрите и скажите, если нужны перестановки, я всё организую.
По смыслу письмо не изменилось, но по тональности выиграло: стало более человечным. А Оля из романтичной особы превратилась в профессионала.
Ошибиться с нейтральным тоном невозможно. В нем нет ничего, что могло бы раздражать читателя. Это подходит большинству, меньшинству, конкретному получателю и группе. Нейтральный тон подходит неформалам и формалистам, подросткам и профессорам, боссам и подчиненным, шовинистам и феминистам, коллегам и клиентам. Если у нас добрые намерения, нейтральный тон не даст ошибиться в словах.