Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Заявление на выдачу пропуска: правила написания и образец
Заявление на выдачу пропуска — это письменный запрос на получение документа, позволяющего свободно заходить или въезжать на закрытую территорию предприятия. Формы запросов и разрешений утверждаются внутренними нормативными актами.
В каких случаях надо писать заявление на получение пропуска
В соответствии с Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1 на предприятиях устанавливают пропускной режим. Это делается, чтобы не допускать на территорию посторонних людей и контролировать завоз и вывоз грузов и ценностей. Это особенно актуально для секретных объектов, производственных предприятий, административных зданий. С установленным порядком необходимо ознакомить персонал предприятия и посетителей (п. 7 ст. 1.1 Закона № 2487-1) и обеспечить доступ через проходную по специальным разрешениям.
В законе нет четкого требования, в каких конкретно документах на предприятии следует указать правила пропускного режима. Обычно это внутренние положения об установлении такого режима. В них перечисляют порядок проведения мероприятий по учету перемещения людей и имущества внутри объекта и за его пределами, утверждают виды разрешительных документов, бланки заявления на выдачу пропуска в здание и т. д.
В зависимости от специфики деятельности эти документы делятся на:
Такие документы выдают новым сотрудникам или тем, кто работает давно, но потерял выданное ранее удостоверение. Иногда приходится переоформить его, когда у человека поменялись персональные данные. Периодически они требуются и следующим посетителям:
Среди тех, кто вправе зайти на предприятия по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление
Законодательство не устанавливает единую форму заявки на пропуск, его разрешено писать в свободном виде. Компании разрабатывают собственные бланки, исходя из специфики деятельности. Где-то достаточно единого для всех разрешения. А где-то требуются отдельные удостоверения по подразделениям, для работы по сменам, в выходные и праздники и др. В разных ситуациях необходимы разные формы заявления — для постоянного, временного или однократного визита, в любое помещение объекта или в одно из подразделений.
На обычных предприятиях заявление составляют по стандартной структуре:
Если в здание необходимо пропустить представителей компаний-контрагентов, то ходатайство пишут от имени гендиректора юрлица. В нем указывают список работников, которым требуется допуск в здание, и дают ссылку на контракт об услугах или работах. Если для работы необходимо проехать на машинах, то указывают их количество, марку, номер.
Вот как выглядит заявление в администрацию на пропуска для получения постоянного пропуска работнику компании, которому необходим проезд через КПП на автомобиле:
А это запрос на временное разрешение на посещение территории компании от подрядной организации, выполняющей ремонт по договору. В таком случае пишут от имени юрлица:
Если требуется разрешение на визит зарубежных партнеров, то необходимо отправить письмо о выдаче пропуска в администрацию для проведения совместных мероприятий.
А вот бланк заявления для оформления постоянного разрешения для работников предприятия:
Прошу Вас выдать мне пропуск для въезда на территорию __________________________________________________________ (наименование здания, объекта)
автомашины ________________________________ (марка, модель), гос. номер ______________________________, цвет ________________________________, принадлежащей мне, ___________________________ (должность работника, наименование структурного подразделения), _________________________________________________ (фамилия, имя, отчество), контактный телефон: _____________________________________.
должность, фамилия, инициалы заявителя подпись
Кому и как подать заявление
Сотрудники пишут заявку и лично отдают секретарю или начальнику службы безопасности предприятия. Для посетителей есть возможность отдать письмо лично или прислать по почте (электронной или обычной), если это предусмотрено правилами компании. В государственные органы существует несколько вариантов:
Готовые разрешения присылают по почте или отдают при личном визите (оговаривается заранее).
Скачайте программу Мастер Визиток. Обширная коллекция шаблонов и встроенная база сотрудников позволят быстро создать любой документ.
Как сделать личный пропуск
Пропуска выдаются наемным работникам на определённое количество времени для разрешения прохода на работу или закрытую территорию. Этот документ используют крупные корпорации, фирмы и ИП.
Обычно он содержит информацию о сотруднике в текстовой форме или в виде QR кода. Часто эти документы оформляются в фирменном стиле компании и включают в себя айдентику бренда. Чтобы вручную оформить пропуска на большое количество сотрудников, потребуется много времени, а для внесения правок придется переделывать все заново. Поэтому эту работу лучше автоматизировать при помощи специальных программ.
В данной статье мы рассмотрим, как сделать специальный личный пропуск с QR кодом либо без него. Для этого мы будем использовать программу Мастер Визиток. В приложении есть большая коллекция шаблонов и возможность гибкой настройки дизайна. Встроенная база данных позволит быстро создать большое количество документов. Полученный результат можно распечатать на бумаге, картоне или пластике. Программа обладает понятным интерфейсом, поэтому в ней легко разберутся пользователи с любыми техническими навыками.
Изготавливаем пропуск пошагово
Шаг 1. Установите приложение
Сначала вам нужно установить на ПК программу для создания пропусков Мастер Визиток. Скачайте дистрибутив ниже. Запустите установку, два раза кликнув на загруженный файл. Дождитесь, когда приложение полностью распакуется.
Шаг 2. Создайте и настройте проект
Откройте программу и в окне типа карты отметьте пункт «Бейдж».
На следующем этапе потребуется ввести информацию. Вы можете изменить поля вручную, отметив «Ввести сейчас». Либо отложите этот шаг на потом.
В программе имеется два варианта создания дизайна: можно использовать шаблоны для оформления пропуска либо создать макет вручную. Если вы хотите воспользоваться образцами, нажмите «Готовые шаблоны». Подберите заготовку из предлагаемых вариантов и приступайте к редактированию.
Чтобы создать шаблон самому, отметьте «Визитка с нуля» и выберите ориентацию документа: горизонтальную или вертикальную.
Шаг 3. Отредактируйте элементы
Добавьте данные. В нижней панели указывается информация о сотруднике. Для этого отметьте галочками пункты, которые должны присутствовать на макете. Отредактируйте текст в правой боковой колонке. Также вы можете загрузить информацию из базы данных или документа Excel. Этот вариант удобен, если нужно срочно создать большой количество пропусков.
Настройте подложку. В правой колонке во вкладке «Фон» изменяется основной цвет холста. Предлагается несколько вариантов:
У фоновой картинки можно настроить прозрачность, контраст и яркость.
Дополните информацию. Нажмите кнопку «Добавить текст» на панели инструментов и введите надпись в поле справа. Выделите текст и измените параметры в боковой колонке. Вы можете отредактировать шрифт, цвет и размер.
Загрузите фотографию. Чтобы встроить на эл пропуск фото сотрудника, нажмите кнопку «Добавить картинку». Загрузите нужное изображение с компьютера. Можно отредактировать фотографию: обрезать, отразить, повернуть. Чтобы изменить размер картинки, выделите ее и потяните за границы.
Встройте QR. Этот шаг необязателен, если вы собираетесь создавать бейдж без QR кода. Но если вам требуется сделать электронный пропуск, нужно добавить специальный цифровой код. В него можно зашифровать текстовую информацию, ссылку на сайт или визитную карточку. Найдите на панели инструментов кнопку «Создание QR кода». Введите нужные данные и нажмите «Применить».
Добавьте графические элементы. Чтобы дизайн не выглядел слишком однотонным, встройте в макет дополнительные объекты. К примеру, можно выделить информацию о компании и должность сотрудника. Для этого нажмите «Добавить фигуру» и выберите «Прямоугольник». Вы можете залить объект одним цветом или настроить градиент, добавить к нему контур. Чтобы разместить элемент на заднем плане, нажмите на него и щелкните «Поместить вниз».
Шаг 4. Сохраните или распечатайте проект
Дизайн готов, осталось сохранить проект на компьютер. Чтобы экспортировать его как картинку, нажмите «Файл» в меню программы. Найдите пункт «Сохранить как изображение» и выберите степень сжатия и формат.
Также вы можете сразу распечатать макет. Программа позволяет делать спец пропуска на бумаге, картоне или пластике. Нажмите кнопку печати на панели инструментов и настройте параметры. Чтобы распечатать пластиковый рабочий пропуск, вам понадобится карт-принтер либо стандартное устройство, которое поддерживает функцию печати на CD/DVD и пластиковые заготовки.
Если вы делаете стандартный вариант из бумаги или картона, следует позаботиться о защите. Обычно для того, чтобы бейджики не потеряли презентабельный вид от частого применения, используются виниловые кармашки. Этот вариант подходит для одноразового разрешения на проход.
Если же вы планируете оформить пропуск с QR кодом на длительный срок, его лучше заламинировать. Ламинация представляет собой процесс покрытия бумажного изделия тонкой прозрачной пленкой. Этот вариант хорош тем, что с его помощью можно защитить документы от подделки или изнашивания.
Итак, мы пошагово рассмотрели, как изготовить пропуск для ваших сотрудников с помощью программы Мастер Визиток. Как видите, чтобы правильно оформить разрешение на проход, не требуется много времени. Скачайте Мастер Визиток и создавайте пропуска, бейджи и визитки за несколько минут.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе — формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Изготовь пропуск v.2.9
В отличие от подобных систем и услуг, в ней реализована поддержка базы данных с сотрудниками и автотранспортом. Теперь Вы с легкостью можете заменить пропуска и удостоверения во всей Вашей организации. Программа применима для обычных организаций, арендодателей, охранных фирм и фирм занимающихся проведением выставок и учебных курсов, вплоть до учебных заведений. Встроенная поддержка WEB камеры, сканера и работа с графическими файлами.
В программу «Изготовь пропуск» интегрирован мощный визуальный генератор отчетов фирмы Fast Reports Inc., с его помощью создание шаблонов пропусков становиться легкой задачей. Встроенный интерпретатор, поддерживающий 4 языка: PascalScript, C++Script, BasicScript, JScript. С его помощью можно выполнять сложную обработку данных, в том числе менять цвет и прочие характеристики пропусков в зависимости от условий. Фильтры экспорта во множество форматов (PDF, RTF, XLS, HTML, JPG, BMP, GIF, TIFF). Все шаблоны хранятся в базе данных, но для экспорта и импорта существует возможность работы через файлы. Теперь можно с легкостью обмениваться готовыми шаблонами. Во всех версиях программы «Изготовь пропуск» встроена поддержка сканеров штрих-кодов и журнал регистрации с неограниченным количеством точек регистрации. Вы можете в любой момент, используя сканер штрих-кода, открыть персональную карточку любого сотрудника зарегистрированного в базе данных и получить на него полную информацию.
По сравнению с предыдущими (начальными) версиями, произведен целый ряд
обновлений, таких как, применение сканера штрих-кода, работа с TWAIN драйверами, улучшен дизайн программы с применение стандартных шаблонов. Все наименования полей переназначаемые, теперь любое поле программы Вы можете «обозвать» по своему желанию.