Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса
Норма расхода бензина — это утвержденные Минтрансом стандарты, которые используются для статистической, бухгалтерской и оперативной отчетности и для расчетов себестоимости перевозок и других транспортных услуг.
Как регулируются нормативы
Для работы транспортного средства необходимо топливо. К аждая категория авто требует разных объемов ГСМ. Минтранс разработал специальный стандарт — это норма расхода топлива по маркам автомобилей. Норматив позволяет определить, сколько горюче-смазочных материалов требуется конкретной марке транспорта для обеспечения технологического процесса. Стандарты разработаны только в отношении рабочего процесса транспортных средств. Например, применять значения для расчета списания ГСМ при ремонте, настройке или испытании недопустимо. Для технологических целей следует установить дополнительные нормы затрат топлива (НЗТ).
Минтранс ввел нормативы отдельным Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 20.09.2018). Документ устанавливает сразу несколько категорий стандартов по расходу топлива и ГСМ:
Нормативы устанавливаются в литрах, например, для бензина или дизельного топлива. Либо стандарты закрепляют в метрах кубических, если, к примеру, транспорт потребляет газ.
Можно ли разработать индивидуальные нормативы
Использовать стандарты Минтранса или нет в своей работе — решение руководства компании. То есть на законодательном уровне нет никаких требований к обязательному применению НЗТ.
Налоговый кодекс не требует нормировать затраты на ГСМ ни по налогу на прибыль организаций, ни по УСНО. Аналогичную позицию поддерживает Минфин (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). К аждая организация должна принять самостоятельное решение о работе с топливными нормативами.
Стандарты затрат разрешается разработать самостоятельно. Например, учреждение, основываясь на рекомендации Минтранса, утверждает собственные нормативы. Показатели отвечают реальным характеристикам транспортных средств, эксплуатируемых в процессе жизнедеятельности.
Рекомендации министерства — это лишь стандартные значения, рассчитанные по общим характеристикам марок авто. Несмотря на поправочные коэффициенты, на практике значения существенно отличаются от фактических затрат. Поэтому организации вправе утвердить собственные показатели.
Нормативные значения утвердите локальным приказом.
Как считать
Чиновники выделили три основных понятия:
Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций.
Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто.
Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации).
Каждый из нормативных значений пересчитывается по отношению к базовому с учетом поправочных коэффициентов. Подробная таблица норм расхода топлива на 2020 год раскрывает значения по маркам авто. Сокращения в таблице:
Учет пробега автомобиля на предприятии таблица
Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):
Карточка автотранспорта имеет вид:
Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.
2. Учет клиентов и объектов
Список объектов открывается из меню «Режимы – Справочник объектов».
В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне ведется учет групп объектов;
— на втором уровне для каждой группы ведется список объектов со реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация.
Список клиентов и объектов клиентов открывается из меню «Режимы – Справочник клиентов».
В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
— на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, адрес, телефоны, доп.информация.
Объект для клиента выбирается из справочника объектов (при нажатии кнопки Изменить или с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши).
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.
Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Справочник маршрутов».
В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся маршруты (с контролем уникальности по названию маршрута). В карточке маршрута можно заполнить реквизиты: время выезда, время возвращения, всего рабочих часов, адрес места отправления, пометки поправочных коэффициентов для расчета расхода топлива.
В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника ‘Клиенты и объекты’. Объекты можно перемещать в любом направлении при установленном режиме сортировки в порядке следования. В таком порядке объекты будут расположены в путевом листе.
Для любого объекта текущего маршрута можно изменить объект, клиента и пробег.
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.
4. Учет путевых листов
Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).
Режимы работы в журнале путевых листов:
— отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
— установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
— быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),
— отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
— отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
— отбор путевых листов по маршруту,
— отбор по подразделению или участку,
— добавление (кнопка «Добавить»), копирование (кнопка «Копировать»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
— формирование печатной формы журнала путевых листов (кнопка «Печать») в Excel,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.
ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.
В форме путевого листа заполняются реквизиты:
— дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
— водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
— количество отработанных часов, тарифы (руб./час, руб./км – устанавливаются автоматически при выборе водителя и могут быть изменены), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифов на количество отработанных часов и пробег),
— время выезда, время и дата возвращения,
— маршрут (с автоматической подстановкой времени выезда и возвращения, поправочных коэффициентов),
— статус путевого листа (подготовлен к выдаче, выдан водителю, сдан водителем, обработан),
— пробег, клиент, наименование груза, время прибытия, время убытия, количество часов, количество ездок, дополнительные поправочные коэффициенты для каждого из объектов маршрута (данные по любому объекту можно включить в расчет или исключить из расчета суммарных показателей по маршруту выборочно или для всех объектов одновременно),
— по кнопке ‘Дополнительно’ вводятся другие сведения: место отправления (подставляется автоматически из карточки маршрута при его выборе), сопровождающие лица, второй водитель, норма расхода топлива при простое с включенным двигателем,
Дополнительные поправочные коэффициенты выбираются из соответствующего справочника. В форме списка этого справочника при позиционировании на группе коэффициентов в поле справа показывается список коэффициентов выбранной группы.
Общие поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).
Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».
Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.
Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.
При статусе путевого листа ‘Подготовлен’ и ‘Выдан’ на печать не выводятся данные, соответствующие показателям при возвращении (дата, время, остатки и расход топлива, пробег, показания спидометра, данные о зарплате).
ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание «П») при установке не изменяются.
5. Учет сотрудников (водителей)
— добавление,
— удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
— поиск,
— сортировка,
— печать,
— выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.
— фамилия, имя, отчество,
— адрес,
— телефоны,
— дата рождения,
— № удостоверения,
— срок действия удостоверения,
— категория,
— класс,
— табельный номер,
— тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км),
— должность,
— основной маршрут,
— паспортные данные,
— дата приема,
— дата увольнения,
— дополнительная информация (до 250 символов).
— добавление записи расхода,
— удаление записи расхода,
— изменение записи расхода,
— печать списка расходов за установленный период,
— вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
— установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘ ’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или статье расхода,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.
При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.
В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.
При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
При выборе автомобиля автоматически заполняется реквизит ‘Сотрудник’, если за выбранным автомобилем закреплен водитель.
Справочник «Статьи расходов»
— добавление группы расходов,
— добавление статьи расходов,
— изменение названия группы и статьи расходов,
— удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
— удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).
8. Учет подразделений и участков
— добавление подразделения,
— добавление участка,
— изменение названия подразделения и участка,
— удаление участка (с контролем ссылок в карточках автотранспорта),
— удаление подразделения (только после удаления всех участков выбранного подразделения),
— печать – вывод списка подразделений и участков расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перемещение участка в другое подразделение (контекстное меню по правой кнопке мыши).
9. Ведение списка задач
— добавление задачи,
— удаление задачи,
— изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка задач за установленный период,
— установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘ ’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
— автоматическое создание задач по срокам замены водительских удостоверений (пункт меню ‘Сервис’, в справочнике ‘Типы задач и напоминаний’ должна быть статья ‘Замена удостоверений водителей’),
— поиск по тексту задач,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или типу задач,
— отбор по клиенту,
— отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
— отбор завершенных и незавершенных задач,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.
При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.
10. Учет напоминаний по пробегу
— добавление напоминания,
— удаление напоминания,
— изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка напоминаний,
— поиск по тексту напоминания,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по группе или типу напоминания,
— отбор наступивших и будущих событий.
При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.
Справочник «Типы задач и напоминаний»
— добавление группы задач (напоминаний),
— добавление типа задачи (напоминания),
— изменение названия группы и типа,
— удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
— удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).
Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.
Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.
— вид топлива,
— вид транспорта,
— автомобиль,
— сотрудник (водитель),
— подразделение,
— участок,
— маршрут (в отчете по пробегу),
— объект (в отчете по пробегу),
— группа расходов/доходов,
— статья расходов/доходов.
Степень детализации отчетов:
— за период в целом,
— по видам транспорта,
— по автомобилям,
— по путевым листам,
— по сотрудникам (водителям),
— по подразделениям,
— по участкам,
— по маршрутам (в отчете по пробегу),
— по объектам (в отчете по пробегу),
— по группам / статьям расходов и доходов,
— по периодам (год, квартал, месяц).
Анализируемые параметры для отчетов:
Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:
ВАЖНО: Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. При изменении и добавлении данных в первых двух таблицах необходимо соблюдать правила ввода типа транспорта (см. сообщения по кнопке Помощь после выбора таблицы). Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.
13. Просмотр нормативной базы
Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».
14. Просмотр справочной информации
Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:
— Примеры расчета расхода топлива,
— Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
— Нормы эксплуатационного пробега шин,
— Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».
| — для быстрого выбора месяца кликните по названию месяца: | — для быстрого выбора года кликните по году:
16. Выбор периода в журналах и отчетах 17. Работа со страницами в журналах документов — в формах журналов путевых листов, расходов, доходов, задач отображение информации осуществляется страницами, 18. Требования к системе 19. Технические особенности 20. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере Для работы локальной версии программы с несколькими базами данных: Для работы сетевой версии программы с несколькими базами данных: 21. Ограничения демонстрационного режима работы программы В демонстрационном режиме работы (незарегистрированной программе) доступны все функции. 22. Порядок регистрации 23. Порядок обновления версий 24. Особенности сетевой версии 1. Особенности однопользовательской версии. 2. Ведение списка информационных баз. 3. Ведение списка пользователей. ВАЖНО: Пользователь Администратор заносится в систему автоматически и не удаляется. 4. Назначение паролей и прав пользователей. Форма установки свойств пользователя (имя, пароль,права доступа) открывается нажатием кнопки ‘Изменить’, двойным кликом мыши или клавишей Enter на выбранной строке списка пользователей. 5. Список активных пользователей и отключение пользователей. 6. Обновление списков. Во всех формах списков сетевой версии программы доступен режим обновления списка, который вызывается кнопкой 7. Блокировка объектов. 8. Удаление объектов. 9. Режим расчета платежей по кредиту. ГСМ: организация учета и списаниеАвтор: Магурина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются? Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н). В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ. Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78). Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230). Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля. Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов. В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля. В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации. По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить: 1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства); 2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию); 3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей). Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы. Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат. По какой форме должен быть составлен путевой лист?Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152. Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов): наименование и номер путевого листа; сведения о сроке действия путевого листа; сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; сведения о транспортном средстве; сведения о водителе; сведения о сроке действия путевого листа. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом. Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются: журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ); акты списания тосола, масел; Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения. Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя. Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом. При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание: на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств; на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля; на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета; на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ. Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях. Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ. Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения. Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены: внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением); Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р. При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения. Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются: при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними; при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%); при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.); при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом. Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%. Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%. Счетные ошибки при определении расхода топлива.Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле: Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где: Qн – нормативный расход топлива, л; Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км; S – пробег автомобиля, км; D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше. В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности. Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания. Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет. Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л. В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе: искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%; регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета; ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета; отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов. |
. 