Что такое регламент мероприятия
Регламент: зачем он нужен компании и как его составить
Рустам Досаев
Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.
Для начала определим, что означает это понятие:
Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.
Зачем разрабатывать регламент
Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.
Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.
Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.
Кому нужен регламент
Определенно нужно задуматься о составлении регламента, если к вам постоянно подходят сотрудники и задают одни и те же вопросы по процессам. Вы, в свою очередь, вынуждены долго и подробно объяснять каждый процесс.
Другая ситуация: вы видите, что персонал периодически ошибается, а то и откровенно саботирует свою работу. В итоге, вы понимаете, что это напрямую влияет на прибыль, но контролировать никак не можете.
Описанные выше примеры говорят о том, что в вашей компании много постоянных однотипных задач и процессов, которые съедают много времени, не позволяя перейти к стратегии и развитию. Для того, чтобы разобраться в ситуации и более эффективно наладить работу, и нужны регламенты.
Комментарий эксперта:
Владимир Маринович, бизнес-философ, бизнес-ангел, акционер Gett
Регламенты освобождают собственника бизнеса от ежедневной «рулежки» процессами и позволяют заниматься истинными задачами владельца бизнеса – развитием компании. Если собственник имеет амбиции к развитию и масштабированию, то без процессов не обойтись. При этом необходимость использования регламентов зависит не от отрасли, а только от планов собственника компании по росту и масштабированию бизнеса.
Выгодный расчетный счет для бизнеса за 20 минут!
Плюсы регламента
Я перечислю лишь некоторые явные выгоды. Итак, регламент:
С чего начинать?
Для начала нужно определить, какую должность вы начнете регламентировать в первую очередь.
По моему опыту, логичнее начать с той, которая критически важна, с точки зрения прибыли, т.е. с «продающей» должности. Или с той, в которой вы обнаружили наибольшее количество критических ошибок и недочетов.
Важно: разрабатывать регламент всегда нужно на примере сотрудника с наивысшими показателями!
Если ваш сотрудник может достигать высоких результатов, то имеет смысл разобраться, как он это делает, и транслировать получившуюся «секретную технологию» на остальных.
Последующие шаги достаточно просты и рутинны:
Результат должен быть прописан так, чтобы его можно было оцифровать. Например, за месяц необходимо сделать 150 выполненных звонков, заключить 40 контрактов, отремонтировать 22 ноутбука и т.д.
На этом первый этап завершен. У вас получился «тестовый образец», который нужно обкатать на нескольких сотрудниках и посмотреть, все ли понятно и применимо на практике. Упрощенно модель регламента выглядит так: «Разработка – Моделирование – Оценка ошибок и нестыковок — Докрутка до идеала».
Обязательно будут появляться погрешности и неточности. Главное — не унывать и не опускать руки!
4 закона, которые нужно знать организатору мероприятий
Организатору мероприятий недостаточно быть творческим, стрессоустойчивым и многозадачным человеком. Чтобы не нарваться на штрафы, нужно быть подкованным в правовых вопросах и изучить законодательные нормы. Рассказываем о четырех основных законах, которые касаются организации мероприятий.
1. Закон о возрастном ограничении
Федеральный закон от 29.12. 2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» (далее ─ Закон № 436-ФЗ).
По закону нужно поставить предупреждающий знак, если в информационной продукции или видео содержится материал, который может причинить вред их здоровью и (или) развитию. К нему относятся, например, кадры с алкогольной продукцией или сигаретами.
За несоблюдение закона грозит штраф (ст. 6.17 КоАП РФ):
Особенности
Возрастная маркировка напрямую влияет на доход организатора — чем выше ограничение, тем уже круг потенциальной аудитории, соответственно, продажи билетов меньше.
К каким мероприятиям относятся: просмотр фильмов в кинотеатре (фильмы ужасов), массовые мероприятия (рок-фестивали), шоу (кабаре для взрослых) и другие.
Как это работает
2. Онлайн-касса с уведомлением налоговой
Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Организаторы мероприятий обязаны уведомлять налоговую инспекцию о продаже билетов. Сделать это можно с помощью:
С полученной прибыли нужно уплатить налог.
За продажу билетов «мимо кассы» грозит штраф на сумму от 10 000 до 30 000 руб. Кроме того, будет взыскано от 25 до 100 % суммы, полученной в обход онлайн-кассы (ст. 14.5 КоАП РФ). Повторное нарушение ведет к очередному штрафу и приостановлению деятельности.
Даже из-за того, что зарегистрированному участнику не пришел билет или чек, могут быть проблемы: штраф от 2 000 до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ), начисление пени, а также внеплановая проверка ФНС. Помимо этого, в случае отсутствия онлайн-кассы при расчетах банковскими картами организатору может грозить проверка полиции.
У сервиса Nethouse.События онлайн-касса встроенная. При покупке билета организатор выдаст участнику все необходимые чеки и электронный билет. В случае если билет будет потерян или удален, участник может повторно запросить его отправку. Для этого ему нужно обратиться к организатору через форму обратной связи, которая находится внизу страницы события. Через 3 дня после проведения мероприятия организатору приходит на почту акт выполненных работ. Налоги организатор платит самостоятельно.
Особенности
Онлайн-касса нужна только в случае, если вы продаете билеты от ООО или ИП. Но вы можете зарегистрироваться как самозанятый. В этом случае онлайн-касса не нужна.
К каким видам мероприятий относится: любые мероприятия, на которые продаются билеты (спектакль, цирковое шоу, конференция, детский праздник).
Как это работает
Индивидуальный предприниматель Василий решил продавать билеты на свои мастер-классы. Запустил сайт, подключил продажу билетов и эквайринг. Продал билеты на несколько мастер-классов, но подключить онлайн-кассу было некогда. А потом к нему пришла налоговая проверка и выписала штраф: 2 000 руб. за ненаправление чека покупателю и еще 30 000 — за неприменение ККТ.
3. Возврат билетов участникам
Закон РФ от 09.10.1992 № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (далее ─ Закон № 3612-I).
Закон распространяется на культурные мероприятия, поэтому полезно знать некоторые его особенности. Например, как можно вернуть билет. У зрителя могут поменяться планы, а иногда организатор переносит мероприятие на неопределенный срок.
Если отмена мероприятия происходит со стороны организатора, зрителю по запросу должна быть возвращена полная стоимость билета. Если зритель сам решил, что не сможет посетить мероприятие, то, подав заявку на аннулирование билета, он получит возврат соразмерно требованиям, установленным в ст. 52.1 Закона № 3612-I, а именно:
Если зритель отказался от участия в мероприятии менее чем за 3 дня до начала, организатор вправе не возвращать стоимость билета. Исключение: когда зритель болен и может это подтвердить больничным листом либо не может посетить мероприятие по иным обстоятельствам, которые нужно подтвердить документально.
Особенности
На свое усмотрение организатор может вернуть средства покупателю, даже если тот подал заявку на возврат за час до культурного мероприятия или вообще после его завершения.
К каким видам мероприятий относится: культурные мероприятия, на которые продаются билеты (кино, музей, театр, выставка).
Как это работает
ООО «Филармонический театр Мединского» продает билеты на спектакль. Сергей оплатил билет за 5 месяцев до даты мероприятия (так было дешевле). Но за 3 недели до начала выяснилось, что присутствовать на спектакле он не сможет из-за рабочей командировки. Сергей отправил заявку на возврат, но ему ничего не ответили. Расстроенный покупатель написал заявление, теперь разбираться в ситуации будут правоохранительные органы.
4. Проведение публичных мероприятий
Федеральный закон от 19.06.2004 № 54-ФЗ (ред. от 11.10.2018) «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».
Проводить мероприятия нельзя:
Если организатор планирует проводить мероприятие на территории объектов культурного и исторического наследия, где часто пустует большое пространство, то потребуется разрешение от органов исполнительной власти. Для проведения мероприятия на Красной площади или в Кремле потребуется разрешение президента.
Особенности
Время проведения мероприятия тоже регулируется законом и допускается в промежутке с 7:00 до 22:00. Исключением являются только салюты в памятные даты и общегородские культурные мероприятия.
К каким видам мероприятий относится: детские и спортивные праздники, Дни города, гуляния на Новый год, публичные концерты, выставки под открытым небом и т.п.
Как это работает
Компания «Спорт навсегда» решила организовать спортивный праздник в честь 23 февраля на одной из центральных площадей Санкт-Петербурга без согласования с местными властями. К сожалению, мероприятие закончилось доставкой участников в отдел полиции.
Денис Имшенецкий, генеральный директор Nethouse
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
«Регламент по организации и проведению официальных физкультурных и спортивных мероприятий на территории Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19» (утв. Минспортом России, Главным государственным санитарным врачом РФ 31.07.2020) (ред. от 12.11.2021)
ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ ОФИЦИАЛЬНЫХ ФИЗКУЛЬТУРНЫХ
И СПОРТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В УСЛОВИЯХ СОХРАНЕНИЯ РИСКОВ РАСПРОСТРАНЕНИЯ COVID-19
1.2. Требования настоящего Регламента рекомендуется соблюдать организаторам Мероприятия, в том числе:
— общероссийским и региональным спортивным федерациям по видам спорта;
— физкультурно-спортивным организациям, в том числе физкультурно-спортивным обществам, спортивно-техническим обществам, спортивным клубам (включая профессиональные спортивные клубы, физкультурно-спортивные клубы), объединениям физкультурно-спортивных клубов, центрам спортивной подготовки, профессиональным спортивным лигам, студенческим спортивным лигам, школьным спортивным лигам, а также общественно-государственным организациям, организующим соревнования по военно-прикладным и служебно-прикладным видам спорта;
— иным юридическим лицам, являющимся организаторами Мероприятия, в соответствии с Положением о Мероприятии.
1.3. Организатору Мероприятия рекомендуется не позднее, чем 20 дней до начала Мероприятия уведомлять территориальный орган исполнительной власти, на территории которого планируется проведение Мероприятия, о намерении проведения Мероприятия.
1.4. Территориальный орган исполнительной власти в течение 5 рабочих дней после получения уведомления о намерении проведения Мероприятия подтверждает Организатору Мероприятия готовность проведения Мероприятия с учетом действующего решения высшего должностного лица (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации.
1.5. Решение о возможности проведения мероприятия, об определении допустимой численности зрителей (заполняемости от проектной вместимости закрытого помещения) на Мероприятии принимается высшим должностным лицом (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации, уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, на территории которого предполагается проведение мероприятия, на основании заявки организатора Мероприятия по согласованию с главным государственным санитарным врачом субъекта Российской Федерации.
1.6. В случае принятия решения об увеличении численности участников мероприятия соблюдаются следующие условия:
— наличие у всех работников, задействованных в обеспечении проведения мероприятия, QR-кода, подтверждающего вакцинацию против новой коронавирусной инфекции (COVID-2019) или ранее перенесенное заболевание, сформированного из информационного ресурса.
II. Меры, направленные на предупреждение распространения
COVID-19 при организации и проведении Мероприятий
2.1. Организатор Мероприятия обязан:
— организовать среди участников, персонала и зрителей, входящих на объект спорта, термометрию с использованием бесконтактных термометров;
— в случае возникновения необходимости, обусловленной эпидемиологической ситуацией, обеспечить проверку участников и персонала Мероприятий на предмет наличия у них отрицательного теста на новую коронавирусную инфекцию COVID-19 методом полимеразной цепной реакции (ПЦР) с получением результатов не ранее 3 календарных дней до начала Мероприятий, на основании предписаний (предложений) территориальных органов, уполномоченных осуществлять федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор (по месту проведения Мероприятия);
— обеспечить допуск на физкультурные и спортивные мероприятия участников, имеющих QR-коды вакцинированных или переболевших COVID-19, без предоставления в комиссию по допуску участников результатов тестов на новую коронавирусную инфекцию COVID-19 методом полимеразной цепной реакции (ПЦР);
— обеспечить условия для гигиенической обработки рук с применением кожных антисептиков на объектах спорта или в местах проведения Мероприятия;
— обязать участников, зрителей (при наличии) и обслуживающий персонал Мероприятия использовать средства индивидуальной защиты, за исключением периода соревновательной и тренировочной деятельности (для спортсменов и спортивных судей);
— обеспечить проведение официальных церемоний, пресс-конференций, интервью, встреч со СМИ с соблюдением масочного режима;
— проводить награждение без тактильных контактов с соблюдением социальной дистанции;
— организовать размещение, питание и транспорт участников Мероприятия с соблюдением санитарно-гигиенических требований;
— запретить продажу продуктов питания и воды, за исключением произведенных и упакованных в заводских условиях;
— до проведения Комиссии организовать медицинский осмотр врачом соревнований и термометрию участников Мероприятия, прибывших из субъектов Российской Федерации;
— составить график прибытия участников (команд) на объект спорта или в места проведения Мероприятия с временным интервалом между участниками (командами) из разных субъектов Российской Федерации, необходимым для проведения последовательного входа, контроля термометрии и подготовки к Мероприятию;
— перед открытием объекта спорта и в ежедневном режиме проводить генеральную уборку помещений и обработку спортивного инвентаря с применением дезинфицирующих средств, активных в отношении вирусов;
— ограничить вход на территорию объекта спорта лиц, не связанных с обеспечением соревновательного и тренировочного процессов, или являющихся зрителями;
— проводить дезинфекционную обработку каждые 2 часа раздевалок, туалетных комнат, контактных поверхностей (поручни, ручки дверей, перила и др.);
2.2. В случае выявления повышенной температуры и (или) иных симптомов ОРВИ у участников Мероприятия, действовать в соответствии с приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 октября 2020 г. N 1144н «Об утверждении порядка организации оказания медицинской помощи лицам, занимающимся физической культурой и спортом (в том числе при подготовке и проведении физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий), включая порядок медицинского осмотра лиц, желающих пройти спортивную подготовку, заниматься физической культурой и спортом в организациях и (или) выполнить нормативы испытаний (тестов) Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО)» и форм медицинских заключений о допуске к участию физкультурных и спортивных мероприятиях».
2.3. Организатору Мероприятия провести инструктаж с представителями команд о необходимости соблюдения участниками Мероприятия требований настоящего Регламента, незамедлительном доведении до сведения представителя команды о любых отклонениях своего здоровья, использования индивидуальных средств защиты.
2.4. В случае обсервации участника или участников Мероприятия с признаками наличия новой коронавирусной инфекции COVID-19 и лиц, контактировавших с ними в ходе проведения Мероприятия, финансовые расходы за нахождение на обсервации (карантине), а также расходы по проезду до места постоянного проживания после обсервации (карантина) несут командирующие организации.
2.5. Медицинское заключение по допуску участников к Мероприятию должно быть оформлено в соответствии с приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 октября 2020 г. N 1144н «Об утверждении порядка организации оказания медицинской помощи лицам, занимающимся физической культурой и спортом (в том числе при подготовке и проведении физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий), включая порядок медицинского осмотра лиц, желающих пройти спортивную подготовку, заниматься физической культурой и спортом в организациях и (или) выполнить нормативы испытаний (тестов) Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО)» и форм медицинских заключений о допуске к участию в физкультурных и спортивных мероприятиях».
Регламент проведения мероприятий
1. Общие положения
1.1. В соответствии с настоящим регламентом МКУ «Центр развития предпринимательства» (Далее по тексту «Центр») предоставляет на безвозмездной основе помещение конференц-зала организациям для проведения мероприятий различных форм по вопросам развития предпринимательства и повышения эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства.
1.2. Проводимые мероприятия, указанные в п. 1.1. настоящего Регламента, должны соответствовать требованиям и условиям, определяемым настоящим Регламентом.
2. Требования к проводимым мероприятиям
2.1. Планируемые к проведению мероприятия должны соответствовать следующим требованиям:
2.1.1. Тема и цель мероприятия отражают вопросы развития предпринимательства и способствуют повышению эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства;
2.1.2. Мероприятие проводится на безвозмездной основе (бесплатно) для участников мероприятия;
2.1.3. Мероприятие не должно носить рекламный характер, то есть рекламировать какие-либо платные услуги как проводящей мероприятие организации, так и ее партнеров.
2.1.4. Количество участников мероприятия не должно быть менее 10 (десяти) человек, исключая представителей организатора, лекторов (специалистов, экспертов, тренеров) и обслуживающего персонала.
3. Порядок предоставления помещения Центра
3.1. Помещением Центра является конференц-зал, расположенный по адресу: г. Владивосток, ул. Запорожская, д. 77, офис 811. Вместимость помещения – не более 40 мест.
3.2. Помещение предоставляется организации на основании Заявления (Приложение № 1 к настоящему Регламенту), поданного в адрес руководителя Центра в порядке, установленном настоящим Регламентом, не позднее 15 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором планируется проведение мероприятия.
3.3. Заявление должно содержать следующие сведения:
3.3.1. наименование, почтовый и юридический адреса, контактные телефоны, адрес электронной почты организации, проводящей мероприятие;
3.3.2. тема (название) планируемого мероприятия (в случае использования в названии темы иностранной терминологии, специфических терминов, не являющихся общепринятыми, необходимо дать подробное толкование указанных терминов);
3.3.3. перечень вопросов, подлежащих освещению в ходе мероприятия;
3.3.4. данные лиц, участвующих в мероприятии в качестве лекторов (специалистов, экспертов, тренеров): Ф.И.О. полностью, должность;
3.3.5. планируемое количество участников мероприятия;
3.3.6. планируется ли организация кофе-паузы;
3.3.7. планируется ли по данному мероприятию подача заявления на предоставление финансовой поддержки организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства города Владивостока;
3.3.8. необходимость использования аппаратных средств в ходе проведения мероприятия;
3.3.9. способ уведомления заявителя о принятом по Заявлению решении.
3.4. Указанное в п. 3.2. настоящего Регламента Заявление направляется в Центр в письменном виде, удостоверенное подписью руководителя и печатью организации. Направление заявления какими-либо другими способами не допускается.
3.5. Изменение названия мероприятия и его содержания, указанных в Заявлении, не допускается.
3.6. Решение по заявлению принимается не позднее 10 (десяти) рабочих дней, о чем заявитель уведомляется в письменном виде, а также с целью повышения оперативности иным способом, определенным в Заявлении.
3.7. Не позднее 3 (трех) рабочих дней до проведения мероприятия заявитель должен предоставить в адрес Центра подтверждение согласия участников участвовать в мероприятии.
3.8. За 1 (один) рабочий день до проведения мероприятия либо в день проведения мероприятия необходимо предоставить один комплект раздаточного материала и программы мероприятия (возможно в электронном виде направить на e-mail: crp_vl@list.ru), а также список участников с обязательным указанием наименования организации, Ф.И.О. участника, контактного телефона и электронной почты.
3.9. Перед началом и после окончания мероприятия между Центром и заявителем составляется Акт приема-передачи помещения (Приложение № 2).
3.11. Открывает мероприятие представитель Центра (5 мин. приветственное слово к участникам).
3.12. Сопровождение мероприятий осуществляется силами заявителя без привлечения специалистов Центра.
3.13. Раздаточные и иные материалы, используемые в ходе проведения мероприятия, изготавливаются заявителем своими силами и за свой счет. Использование технических средств Центра для этих целей запрещено.
3.14. В предоставлении помещения может быть отказано в случае:
3.14.1. несоответствия мероприятия требованиям, указанным в п. 2.1. настоящего Регламента;
3.14.2. отсутствия в Заявлении сведений, указанных в п. 3.3. настоящего Регламента;
3.14.3. несоответствия сведений, указанных в Заявлении, фактическому содержанию мероприятия;
3.14.4. если заявителем не выполнены требования, предусмотренные п.п. 3.7. и 3.8. настоящего Регламента.
4. Правила использования помещения
4.1.Во время проведения мероприятия заявитель обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.
4.2.Заявитель несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.
4.3.Заявитель обязуется подключать к электросети электрооборудование суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение большей мощности заявитель обязан согласовывать с руководством Центра.
4.4.В течение всего периода работы мероприятия заявитель осуществляет поддержание общественного порядка в предоставленном помещении, также технических помещениях центра (коридор, туалет). Центр не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих заявителю, а также участникам мероприятия.
4.5.Запрещается размещение любого рода рекламной продукции на стенах, полах, потолках при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения, таким образом, ущерба Центр оставляет за собой право взыскать с заявителя стоимость ремонта и/или замены поврежденного оборудования.
4.6.Мероприятия, проводимые в предоставленном помещении заявителем, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность Центра и его персонала.