Что такое системный бизнес
 |
 |
Качественный скачок в развитии любой компании возможен лишь в случае перехода от ручного способа управления компанией к построению системного бизнеса. Но, несмотря на то, что большинство владельцев осознают необходимость этого перехода, лишь немногим удается его осуществить. Мечта обремененного повседневными трудностями владельца компании о том, что когда-нибудь он сможет вырваться из рутины и постоянно увеличивающегося количества проблем, отдалиться от бизнеса, и зажить счастливой жизнью, не отягченной необходимостью постоянно работать. Частью этой мечты является представление о бизнесе, который волшебным образом работает сам по себе, принося владельцу деньги, которых хватает на безбедное существование, наполненное развлечениями и удовольствием.
Системный бизнес это когда:
Системный бизнес должен выдерживать любые потрясения. Коллектив и руководство отделов должны не просто бессмысленно выполнять команды и инструкции, а должны быть гибкими, уметь действовать в нестандартных ситуациях, уметь принимать решения и не боятся брать на себя ответственность за свои действия. Чем меньше людей понадобиться для решения этих ситуаций, тем стабильнее работа компании. Бизнес должен работать без участия 2-4 ключевых сотрудников. Кроме того, что бизнес должен приносить прибыль, он ещё и должен развиваться. Пусть даже медленнее, чем в присутствии владельца. Если в Ваше отсутствие бизнес «погиб», значит Вы не были собственником бизнеса, а были лишь сотрудником.
7 элементов системного бизнеса
Системный бизнес – это эталонная модель, к которой стремится каждый собственник. Вот только представления о системе управления бизнесом у всех разные. Чтобы развеять сомнения, в этой статье расскажем о 7 обязательных элементах каждого системного бизнеса.
Систематизация бизнеса нужна даже стартапам с тремя сотрудниками. Она описывает ключевые процессы бизнеса и указывает путь дальнейшего развития.
Подгонять под идеал каждую мелочь не обязательно, достаточно ввести 7 элементов.
Конкурентная бизнес-модель
Бизнес-модель – это ДНК бизнеса, в которую заложен будущий успех, развитие и перспективы компании. Она графически отображает, какие в компании будут отделы, где она будет брать ресурсы для существования, как обеспечивать продажи и прибыль. Бизнес-модель – это основа замысла, на которой строится компания.
После формирования бизнес-модели вы точно найдете пробелы в структуре и дополнительные ресурсы для будущего масштабирования или экономии расходов.
Будьте готовы и не паникуйте:
1. Модель бизнеса меняется десятки раз в процессе доработки и испытания реальными условиями.
2. Не начинайте с пустого места. Возьмите за основу рекомендации специалистов – хотя бы бизнес-модель Александра Остервальдера. Если хотите получить более современные представления о построении бизнес-моделей – приходите на практикум Кирилла Куницкого «Систематизация бизнеса».
3. При создании бизнес-модели акцентируйте внимание не на прибыли, а на создании уникального предложения и ценности.
Эффективная модель маркетинга и продаж
Модель продаж и маркетинга – это тот мостик, который соединяет продукт и целевые сегменты рынка. Вам нужно понять, Как, Где и С Кем коммуницировать, чтобы заявить о себе.
Модель состоит из 3 элементов:
1. Создание знания о компании и продукте. Используйте любые виды доступных коммуникаций с людьми: контекстная и наружная реклама, SMM и другие виды рекламы. Выступайте на бизнес-мероприятиях – так вы сразу создадите образ экспертов в отрасли. И не забывайте о сарафанном радио – этот канал коммуникации лучше использовать в своих целях, чем ждать, когда он заработает против вас.
3. Стимулирование продаж. Разогретую лояльную аудиторию нужно подтолкнуть к решению о покупке. Специальные условия, ограниченное предложение и качественная работа менеджеров по продажам стимулируют клиентов к принятию решения о сделке.
Создание организационной структуры и налаживание бизнес-процессов компании
Организационная структура – это каркас, на котором держится стабильное функционирование бизнеса. Создайте понятную иерархию, центры ответственности и обязанности каждого сотрудника. Тогда в компании не будет путаницы по распределению работы, поиска ответственных в случае ошибки и каждый будет понимать свое место в компании.
Еще один плюс организационной структуры бизнеса – при увольнении кого-то из сотрудников, система работы не рухнет и вы без труда найдете нового человека на замену. Поэтому, не создавайте гибридных сотрудников, которые занимаются всем подряд. Их эффективность в компании невысокая, а незаменимость – очевидна.
Когда в компании есть орг.структура и системный подход к управлению, бизнес-процессы продвигаются быстрее, потому что не возникает «затыков» и вопросов «что дальше?». Коллектив превращается в команду, которая идет общим курсом и не требует постоянного контроля руководства.
Подбор сильной команды и эффективная функция управления персоналом
От решений руководителя зависит 90% эффективности сотрудников. И решения по подбору персонала тоже влияют. Для успешной команды важно найти «своих» людей. Научитесь отличать их от «не своих» еще на этапе собеседования.
Команда единомышленников, разделяющих корпоративную культуру компании и ценности, идеологию бренда, сделает гораздо больше, чем коллектив людей, которые не понимают друг друга.
Наладить HR-функцию и эффективный подбор персонала важно еще в начале работы компании. Создайте психологический портрет подходящих сотрудников, разработайте систему адаптации, введите инструменты развития персонала и оценку продуктивности – все это внутренние механизмы, которые вырастят из сотрудников настоящих «звезд» в своем деле.
Организация эффективного управленческого финансового учета
Не надо становиться волком с Уолл-стрит или финансовым аналитиком. Собственнику достаточно разбираться в балансовом отчете, P&L и Cashflow. На основании показателей всего 3-х отчетов руководитель сможет принимать решения по управлению бизнес-процессами. Делайте решения взвешенными и у вас не будет возникать вопрос: «Зарабатывали же, куда делись средства?»
Стратегическое планирование
Стратегическое планирование – это обязательный этап, одна из функций управления бизнесом, без которой он двигается «на ощупь». Процесс стратегического планирования дает понять, по какому сценарию развиваться бизнесу, к чему стремиться и какими способами.
Этапы стратегического планирования:
1. Определение миссии и целей организации. В первую очередь разработайте концепцию и определите направление, в котором компания будете двигаться.
2. Анализ конкурентной среды. На этом этапе нужно проанализировать ресурсы, нынешнее положение, сильные и слабые стороны компании, перспективы развития. Уделите время и внешней среде: ситуации на рынке, экономике, анализу конкурентов.
3. Выбор стратегии. Стратегическое планирование бизнеса предполагает разработку альтернативных направлений развития компании. Проработав все возможные варианты, вам будет легче понять, какой путь выбрать для компании.
4. Реализация стратегии. Разработка этапов, процессов реализации, выделение бюджета – на этом этапе переходим от теории к практике. При необходимости, можно вносить правки в стратегию.
5. Оценка и контроль выполнения. На этапе реализации, нужно контролировать краткосрочные и среднесрочные планы, корректировать методы и инструменты достижения поставленных целей. Не забудьте определить центры ответственности и установить комплекс мероприятий по промежуточному контролю достижения целей.
Операционное управление
Отдайте пальму первенства в операционном управлении компанией ТОП-менеджерам. Собственнику важно сконцентрироваться на стратегии.
Избавляйтесь от бюрократии, сокращайте время принятия решений и грамотно распределяйте операционные задачи между центрами ответственности. Системный подход поможет освободиться от рутинных вопросов в пользу стратегического бизнес-планирования и развития компании. Регулярный менеджмент поможет запустить механизм функционирования компании без постоянного контроля собственника.
Читайте наш блог и повышайте культуру бизнеса в стране вместе с «Бизнес-Конструктор».
Системный бизнес
Системный бизнес – это идеальное состояние компании, к которому стремится любой предприниматель. При этом состоянии основные процессы в бизнесе должны работать БЕЗ прямого участия основателя. Это и процесс привлечения клиентов и продажи, предоставление продукта клиентам, контроль качества, подбор и адаптацию персонала, а так же управление финансами. Да, в системной компании эти функции поручены сотрудникам и руководителям подразделений.
Работники знают, какой результат от них требуется и дают его. Участники команды вовлечены в достижение общей цели и сами решают большинство возникающих проблем.
Системной может быть не только крупная компания. Даже если у Вас команда из 3-10 человек, Вы тоже можете сделать работу системной и результативной. Конечно, в небольшой компании владельцу не удастся делегировать ВСЕ функции. Как правило под контролем основателя остаются финансы и вопросы развития. Но подбор персонала, продажи, предоставление, контроль качества и продвижение можно делегировать.
Так что же нужно внедрить в своей компании, чтобы сделать ее системной?
Рассмотрим 7 основных элементов системного бизнеса.
1. Успешная финансовая модель бизнеса.
В финансовой модели Вы увидите свою рентабельность по каждому продукту или услуге.
Чтобы построить эффективную систему управления в бизнесе, Вам нужно опираться на цифры. Иначе никак. Самый простой пример – сколько платить сотрудникам? Сразу вопрос – а при каком объеме производства и продаж мы готовы заплатить им «хорошо»? А при каком объеме продаж мы не можем выплатить премию, потому что сами уйдем в минус? Ответить на эти вопросы без ПОЛНОЦЕННОЙ фин. модели не получится.
► Если Вы запускаете новое направление или вообще новый бизнес, то всегда рассчитывайте под него финансовую модель. Она спасет Вам огромное количество денег, сил и времени.
Важно понимать, что с развитием компании нужно пересчитывать свою финн модель, обновлять значения доходов и расходов чтобы понимать – куда направить усилия в конкретный период времени.
2. Эффективная система маркетинга и продаж.
Часто мы видим, как основатель частично делегировал производство и предоставление, но сам занимается маркетингом и продажами. До определенного этапа развития это нормально. Но так у владельца не остается времени на дальнейшее развитие, на новые идеи, на масштабирование.
В системной компании задача привлечения клиентов и продажи им продуктов лежит на сотрудниках! Причем очень важно, что сама система привлечения и продаж четко прописана:
► Чтобы построить систему маркетинга и продаж нужно составить регламент, описывающий эту область, нанять и обучить менеджеров. Внедрить для них систему контроля и мотивации.
Важно при построении системы в бизнесе связать систему продаж и предоставления, чтобы не было разрывов между отделом продаж и производством.
3. Четкая организационная структура.
Организационная структура для бизнеса – это как чертеж, план для строительства дома. На структуре четко видно расположение отделов и должностей. По ней сразу понятны зоны ответственности и ценные конечные продукты по каждому подразделению.
Распределить функции между сотрудниками, добиться понимания своих ценных конечных продуктов помогает организующая схема.
В системном бизнесе даже увольнение работника не приводит к потере общего результата. Его обязанности и результаты хорошо описаны. Можно быстро найти ему замену.
В отсутствии системы сотрудники занимаются всем подряд. Увольнение человека из «несистемной» компании грозит остановкой работы. Найти второго такого же «супергероя» будет очень тяжело.
С внедрение организационной структуры сотрудники постепенно превращаются в слаженную команду и процессы идут эффективнее. О том, как разработать оргструктру для своего бизнеса у нас есть отдельная статья.
4. Система регламентов и инструкций.
Чтобы бизнес был системным нужно установить четкие правила работы. Да, описывать каждый шаг не нужно. Но основные успешные действия обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях.
Это крайне важно для обучения и подержания квалификации персонала.
► Если регламентов нет, то результаты достигаются только за чет личных навыков людей. А если такой сотрудник уходит, то с ним уходят и знания. Владельцем информации обо всех успешных действиях должен быть учредитель компании!
Добиться этого можно, только описав основные бизнес процессы в регламентах и должностных инструкциях. Сохранить их на защищенном ресурсе компании и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.
У нас есть подробные статьи о том, как писать регламенты и должностные инструкции.
5. Построение сильной команды. Система найма и адаптации.
Очевидно, что без людей бизнес расти не может. Но просто так нанимать сотрудников без системы, то же самое, что строить дом без проекта.
В построении команды важны 2 вещи: 1 — КУДА и 2 — КОГО нанимаем.
Выбирайте долго, а расставайтесь быстро.
► Построить систему найма и адаптации следует как можно раньше, даже если у Вас 3-5 человек. Прописать портреты новых сотрудников, подготовить базу знаний и индивидуальные планы адаптации, задания и вознаграждения на испытательном сроке.
6. Система мотивации.
Построить системный бизнес помогают люди, а они должны быть замотивированы на результат. Иначе это будет не команда, а «совковый» коллектив – вроде все работают, а результаты не те.
Внедряйте мотивацию на прибыль компании. При наличии финансовой модели профессионал легко рассчитает Вам фонд мотивации и создаст правила по начислению ЗП от результата каждого сотрудника. В итоге система будет толкать команду работать эффективнее и увеличивать прибыли компании. А при отсутствии прибыли все будут понимать, почему в этом месяце зарплата меньше.
7. Система управления финансами.
Управлять бизнесом без информации о текущем положении дел, это как лететь на самолете без приборов. Можно попасть совсем не туда, например, в кассовый разрыв!
Чтобы держать финансы под контролем в небольшой системной компании достаточно иметь 3 основных отчета: отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс.
Невозможно построить системный бизнес без четкого управления финансами. Принимать верные решения можно только на основе цифр [Поэтому мы и называемся «Цифровое управление»! ]. Внедряйте управленческую отчетность и получите спокойствие и уверенность, потому что все деньги в бизнесе будут под Вашим контролем.
Вообще, для управления бизнесом Вам требуется не только информация о финансах, но и о других важных показателях – например количество обращений в отдел продаж и конверсия из обращения в сделку, объем запасов материала на складах и т.д.
Статистики можно собирать в «дашборд руководителя». Желательно еженедельно отражать в нем значения по основным показателям бизнеса.
Как построить системный бизнес на практике?
Будем честны, сделать бизнес системным не так просто. Особенно когда на 100% погружен в операционку. Вроде понятно, что нужно делать, но КОГДА это делать? А сил становится все меньше, хочется наконец передать хотя бы часть работы подчиненным.
Это возможно. Да не сразу. Поэтапно разработайте фин. модель, структуру, регламенты, систему найма и обучения и т.д. Постепенно описывайте ту или иную область. Начните, например, с производства продукта (услуги) – посмотрите на бизнес сверху. Какие процессы происходят? Что нужно делать, чтобы добиваться результата. Разложите процессы на этапы. Главное действуйте, не ждите, что через год станет легче.
Если Вы всерьез задумались о построении системного бизнеса и готовы действовать, то можете обратиться к нам за помощью. Мы уже помогли систематизировать бизнес из самых разных ниш производства, торговли и сферы услуг. Переходите по ссылке, смотрите отзывы и оставляйте заявку.
С уважением, Елена Масалова, основатель консалтингового агентства «Цифровое управление».
Системность в бизнесе
Ниже, определения понятий «система» и «эмерджентность «, которые нам пригодятся, для полного понимания обсуждаемой проблемы. Далее мы поговорим о том, чем отличается бизнесе по наитию от бизнеса по науке, и какая в этом польза для нас и что значит «системность в бизнесе».
Интересный инстурмент наглядности можно создать разложив по оси координат основные элементы и связи между ними.
Например, попрубуем разложить по оиси X и Y:
— гос.органы или контролирующие органы
На написание данной статьи меня натолкнул разговор с одним предпринимателем, достаточно «продвинутым»(как сейчас принято называть грамотных, понимающих свое дело людей).
Дело в том, что разговорившись о бизнесе, мы перешли к обсуждению деталей, в частности, качеству и количеству продаж(коммуникаций с клиентами). Ситуация для меня была очень знакома. Бизнес развивался, можно сказать даже процветал, на растущем рынке. Мне в глаза бросалось, что предприниматель не совсем понимает, что происходит в бизнесе, хотя все видит и слышит.
Я постараюсь объяснить, что я имел ввиду, когда давал название статье «Системность в бизнесе».
В большинстве развивающих бизнесов( речь о малом бизнесе), руководитель обращает внимание на показатели своих сотрудников, типа «сколько продал» или «сколько произвел», или нечто близкое к этому. Это логично, т.к. руководителю нужны индикаторы, которые показывают как у него идет работа. Итоговые показатели, по дням или по неделям, являются главными показателями эффективности сотрудников, в глазах руководителя. По этим показателям дается зарплата и премии. Вроде все логично, и ничего нового тут нет. Как бы странно это не звучало, вот в этом и проблема, что предприниматель ЭТО считает логичным и правильным, т.е. отслеживать работу компании по количественным/качественным показателям отдельных сотрудников. Это не правильно, даже если критерием служит не только индивидуальные показатели сотрудников, но совокупные, даже если вы создадите на их основе супер-KPI. В такой ситуации, даже если руководитель будет супер-лидером и умеет мотивировать на максимум своих работников, развитие компании будет идти скачкообразно, и крайне «изнурительно»(потребуется колоссальные усилия руководителя и много времени).
Интересным эффектом системности в бизнесе является усреднение работников. Тут уместно вспомнить кривую Гаусса, которая показывает распределение эффективности сотрудников(кривая нормального распределения). Если говорить коротко, система будет подгонять сотрудников к средним показателям. На таком фоне, толковым, инициативным сотрудникам будет тяжело, возможно даже они уйдут из компании. Тут от руководителя потребуется талант управленца, чтобы удержать таких работников. Это минус системности в бизнесе. А плюсом является то, что из слабых работников, система сделает «нормальных», т.е. достаточно эффективных для выполнения задач компании. Яркий пример системности бизнеса, это всем известный McDonald‘s. Я сам никогда там не работал, но смею предположить, что там очень мало возможности проявить инициативу для сотрудников, хотя наверняка руководство будет поощрять тех кто делится идеями и предложениями.
Бизнес как система.
1.Система создается с ОДНОЙ главной целью, все остальные цели являются следствием( или вспомогательные функциями), для главной цели. Важно четко понять, что будет главным «деньги или качественное удовлетворение потребностей общества».
2. Связи в системе не менее важны чем основные части системы. Продажи являются двигателем бизнеса, но если внутренние бизнес-процессы плохо настроены, то «двигатель», какой бы хороший он не был теряет свою мощность на выходе, т.е. прибыльность бизнеса будет невысокой.
Разведпризнак. Системность бизнеса, это по сути грамотное выстраивание бизнес-процессов. Чтобы оценить насколько ваши бизнес-процессы достаточно задать вопрос. При создании вакансии ваши тексты «сочиняются из головы» или они берутся на основании инструкций и регламентов, т.е. есть ли у вас «живые инструкции» для исполнителей.
Что такое бизнес-система и для чего она нужна?
Системы и процессы являются фундаментом для построения успешной и эффективной бизнес-компании. Каждый аспект вашего бизнеса — в производственном цехе, на складе или в офисе — является частью системы, которой можно управлять или совершенствовать, применяя соответствующие принципы.
Бизнес-система предназначена для гармоничного объединения всех составных элементов организации и взаимосвязанных этапов совместной работы для достижения бизнес-стратегии.
Бизнес-система – это целостное множество бизнес-процессов, реализуемых организационной единицей для достижения ее стратегических целей.
Создание эффективных бизнес-систем часто объединяет решение проблем и принятие управленческих решений в организации. Под бизнес-системой в широком смысле понимается любая экономическая, административная, организационная и иная система, работающая в рыночных условиях с целью получения максимально возможной выгоды.
Для построения бизнес-системы важно определить системные ограничения. Бизнес-система может охватывать как всю организацию (в данном случае речь идет об организационной модели), так и отдельную ее часть (например, кадровая система по поиску, подбору и найму новых сотрудников).
Зачем внедрять бизнес-систему?
Существует ряд причин в силу которых компаниям следует внедрять бизнес-системы.
Элементы бизнес-системы
Любая бизнес-система включает в себя 4 основных элемента.
Стратегия
Для построения эффективной бизнес-системы в первую очередь нужна стратегия, т.е. бизнес-система должна строиться от стратегии, а не наоборот. Попытка выстроить бизнес-систему на основе “кривых” бизнес-процессов заканчивается фиаско.
Стратегия представляет собой обоснованную программу улучшений организации бизнеса в разрезе четырех ключевых областей:
Все эти области взаимосвязаны между собой и зависят от того пути развития, который выбирается по результатам проекта разработки стратегии.
Технологии
Технология представляет собой комплекс различных методов и процессов в определенной сфере деятельности системы для достижения прогнозируемого результата. Фактически технология преобразует имеющиеся ресурсы (точка входа) в приемлемые результаты (точка выхода), т.е. технология способствует достижению поставленных целей и задач.
Технологии должны учитывать факторы внешней и внутренней среды организации, а также имеющиеся ресурсы и в случае их изменения должны пересматриваться (корректироваться) для достижения максимальной эффективности.
Персонал
Персонал организации приводит в действие технологии бизнес-системы, поэтому очень важно, чтобы не только был осуществлен грамотный подбор персонала с надлежащим уровнем квалификации, но и проведена соответствующая работа с сотрудниками. В частности должны быть озвучены персональные цели и задачи, проведен соответствующий инструктаж и т.п.
Управление
Управление призвано обеспечить корректность функционирования технологий на уровне бизнес-системы. Управление выполняет следующие функции:
Особенности бизнес-систем
Анализ бизнес-систем ряда компаний свидетельствует о наличии определенных особенностей, среди которых можно выделить: