Что лучше электронная трудовая или бумажная трудовая книжка
Бумажная или электронная трудовая книжка: с выбором нужно определиться до 31 декабря 2020 года
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого работающим россиянам документа. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный. В Тверской области более 24 тысяч работающих граждан выбрали электронную трудовую книжку.
Работодателям в срок по 31 октября 2020 года следовало уведомить работников в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбора способа ведения сведений о трудовой деятельности. Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о своем выборе формата ведения трудовой книжки: в электронном или бумажном виде. Около 107,2 тысяч (28%) работающих граждан Тверской области еще не определились с выбором. Необходимо поторопиться, остался один месяц.
Переход на электронную трудовую книжку добровольный.
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. У граждан, которые начнут трудовую деятельность в 2021 году, будут только электронные трудовые книжки.
Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в дальнейшем подать работодателю письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
У электронной книжки есть преимущества. Новый формат дает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, обеспечивает удобный и быстрый доступ к информации граждан о своей трудовой деятельности.
Информацию об электронной трудовой книжке можно узнать на сайте ПФР и по телефону горячей линии Отделения ПФР по Тверской области 8-800-600-01-87.
Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году
До 31 октября 2020 года работодатель предложит вам выбор: сохранить бумажную трудовую или хранить сведения о вас только в электронном виде. Определиться и написать заявление нужно до 31 декабря 2020 года.
Вы отказались от бумажной трудовой. Если вы решили оставить только трудовую книжку в электронном виде, то работодатель больше не обязан вести бумажную и делать в ней записи, а вы не можете передумать.
Бумажную трудовую работодатель выдаст вам на руки. Если по какой-то причине вы не можете забрать книжку, например, живете в другом городе и работаете удаленно — с письменного согласия работодатель вышлет вам ее по почте. Согласия у работодателя нет — он обязан хранить трудовую у себя.
Вы сохранили бумажную трудовую. В заявлении вы указали, что хотите сохранить бумажную трудовую — книжка остается у работодателя. Как и раньше он будет вносить в нее записи о кадровых изменениях и параллельно отправлять сведения в базу Пенсионного фонда РФ.
Вести бумажную трудовую будут и все последующие работодатели — никто не может лишить книжки без вашего согласия. Но в любой момент вы можете отказаться, написав заявление — тогда бумажную книжку вам отдадут.
То же самое произойдет, если вы не напишете заявления: работодатель будет хранить книжку у себя и делать в ней записи.
Вы сейчас не работаете. Если вы временно не работаете и храните бумажную трудовую дома, то сможете сделать выбор, когда устроитесь на работу. Неважно, в каком году это произойдет: работодатель не сможет отказать в бумажной трудовой без вашего заявления.
Но если вы раньше никогда не работали и впервые устроитесь в 2021 году или позднее, то бумажной книжки у вас уже не будет — только электронный вариант.
Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?
1. Что конкретно произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна?
Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.
Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.
Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.
2. То есть новая система действует наряду с бумажными трудовыми книжками, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?
Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.
В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.
А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
3. Зачем ввели эту новую систему?
В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:
4. Когда мне надо решить, сохранять бумажную трудовую книжку или ограничиться новой, электронной?
До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.
Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.
5. Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?
Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.
Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.
6. А если я до конца 2020 года не устроюсь на работу, бумажная трудовая книжка останется у меня на руках, и мне некому будет подать заявление о выборе варианта, то что тогда?
Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.
7. Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?
Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.
8. А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то всё будет как раньше — новому работодателю надо принести только ее?
Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.
А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:
Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).
9. Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?
Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.
10. Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?
Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.
Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.
Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.
11. Если я устроюсь на нровое место, но отработаю там всего день-два и решу не оставаться, это неудачное место работы попадет в мою электронную трудовую?
Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.
Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.
В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли. Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет. Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему. То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.
С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день. Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день. Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.
12. В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?
Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
13. Какой смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?
Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.
Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.
То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.
Электронная трудовая или бумажная книжка: какой вариант выбрать
У работодателей степного региона осталось всего несколько дней, чтобы проинформировать своих сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Сами же сотрудники должны определиться с решением и подать заявление своему работодателю до 31 декабря 2020 года.
Всего по данным отдела организации персонифицированного учета ОПФР по РК, в Калмыкии зарегистрировано 52 826 работающих граждан. Порядка 19 тысяч из них уже определились, какой вариант ведения трудовой книжки они желают сохранить в дальнейшем.
Переход к новому цифровому формату носит добровольный характер и осуществляется только с согласия самих работающих граждан. Тем, кто выберет электронный формат, бумажную трудовую книжку с записью о подаче соответствующего заявления работодатель обязан выдать на руки. Ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются данные, начиная с 2020 года.
У граждан, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, сведения о периодах работы будут вестись только в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности можно получить дистанционно через «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР и на портале Госуслуг. Информацию можно будет получить также в бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, в клиентской службе Пенсионного фонда или в МФЦ.
Подробнее об электронных трудовых книжках на сайте ПФР.
В Калмыкии сведения на работников, определившихся с выбором, представили в ПФР 54 % работодателей.
Ликбез про электронные трудовые книжки
Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.
— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.
— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.
— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.
— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.
— Какие есть варианты?
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
— Каким документом это регламентируется?
Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.
— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.
По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)
— Что будет в этой трудовой книжке?
Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.
Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.
Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.
— Что должна сделать компания
— Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.
— А ПФР в своих базах данных точно ничего не потеряет и не перепутает?
На офсайте написано: «Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных». Поэтому настоятельно рекомендую хранить бумажную книжку и вкладывать в неё все бумажки, получаемые при увольнении.
— Что это за бумажки при увольнении?
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.
— Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:
— Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.
UDP: После публикации перенесли сроки:
Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.