Что лучше сфера курьер или контур диадок
Как выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО)
Основные функции и сервис оператора ЭДО
Оператор ЭДО должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой. Получить необходимые лицензии, а также обладать соответствующим ПО. Поэтому одобренных ФНС операторов на данный момент около 70.
В статье расскажем, как выбрать поставщика ЭДО и на что обратить внимание. А также сравним преимущества наиболее популярных из них.
На электронный документооборот активно переходят и крупные, и маленькие компании. Это быстро и удобно:
Создать, подписать и отправить документ можно за несколько минут
Не нужно печатать документы и содержать бумажный архив
Позволяет полностью снизить затраты на доставку
Найти электронный документ в сервисе можно просто и быстро
Повышает контроль и ускоряет бизнес-процессы
Позволяет работать с маркировкой и отправляет данные в Честный ЗНАК автоматически
А как показала пандемия, ЭДО — единственный способ сохранить непрерывность работы бизнеса в особых условиях.
Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он обеспечивает защиту данных и проверку электронной подписи. Чтобы выбрать провайдера ЭДО, нужно изучить все детали.
Критерии выбора оператора ЭДО
Репутация и опыт. Выбирайте оператора ЭДО по опыту и количеству клиентов. Возможно, цены будут выше, но зато риски — ниже. Мелкие компании могут не справиться технически, поэтому в обмене будут постоянные перебои. Или могут вообще уйти с рынка из-за низкой конкурентоспособности.
ФНС ведет специальный реестр одобренных операторов ЭДО, посмотреть список можно на сайте.
дочерняя компания Сбер Банка, поэтому пользователи решений экосистемы Сбера — тоже могут использовать наш сервис. ЭДО мы обеспечиваем с 2008 года.
Цены. Цена зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Просчитайте несколько вариантов под ваши нужды.
Функциональность. У всех есть базовый набор: возможность загрузить/заполнить документ, подписать и отправить. И дополнительные функции в зависимости от потребностей. Заранее оцените свои нужды, чтобы не переплачивать за функции, которыми не воспользуетесь.
Сервис и поддержка. Узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание на работу техподдержки, наличие обучающих материалов и инструкций в свободном доступе.
Пошаговое руководство по работе с сервисом СФЕРА Курьер.
Способ работы. Обычно их два: web-интерфейс и интеграция. Доступ к сервису в браузере — по логину и паролю. Работать с документами можно с любого компьютера в удобное время.
Интеграция требует дополнительной настройки или установки ПО, возможность которых необходимо уточнять индивидуально. Позволяет обмениваться электронными документами в привычной учетной системе.
Контрагенты. Если у вас есть один или несколько крупных контрагентов, которые используют ЭДО, узнайте их оператора. Это может быть удобнее, если его сервис вам подходит. Хотя у всех ведущих провайдеров есть возможность обмениваться документами между собой с помощью функции «Роуминг».
Анализ рынка
Проанализируем основные функции и цены операторов ЭДО: СКБ Контур, СберКорус, Калуга.Астрал, Такском и СБИС.
1 350 ₽ за 200 документов в месяц
1 900 ₽ за 250 документов в год
800 ₽ за 100 документов в год
2 000 ₽ за 200 сообщений в год
3 000 ₽ за 200 документов в год
10 000 ₽ в год за 1 маршрут
10 000 ₽ в год за 1 маршрут
1 500 ₽ за подключение
нет информации на сайте
2 000 ₽ за человека
Работа с электронными документами
Основные функции и способ работы с электронными документами аналогичны у всех операторов ЭДО. Можно загружать готовые или заполнять по шаблону прямо в сервисах. Шаблоны настраиваются, добавляются и автоматически обновляются.
Если вам необходимы особые документы, например, маркетинговый отчет, мы добавим их в сервис.
Все сервисы работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП) при обмене с контрагентами.Маршруты согласования необходимо настроить заранее. Обычно у операторов ЭДО это услуга платная.
СберКорус бесплатно настроит маршруты, чтобы вы не тратили время на изучение этапов согласования.
Найти документы в сервисе можно по номеру, контрагенту, есть функции расширенного поиска. Хранятся документы в облачном архиве.
Сервис СФЕРА Архив хранит документы в соответствии со всеми требованиями закона и налоговой. Позволяет загружать данные из других источников, управлять ролями сотрудников и быстро выгружать документы для налоговой.
Роуминг
Перед подключением к оператору ЭДО необходимо уточнить, есть ли у него техническая возможность для настройки роуминга. Роуминг — функция, которая обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО. Для подключения услуги операторы настраивают пару, поэтому нужно отдельно оставлять заявку. Обычно стоимость документов в роуминге зависит от условий основного тарифа.
Мы подключим «Роуминг» и выполним все настройки бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет.
Интеграция
Чаще всего интеграция требуется с 1С, поэтому возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО. Стоимость модулей может зависеть от условий использования сервиса. Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API.
Обратите внимание, что стоимость модуля 1С от СберКоруса оплачивается только один раз, поэтому после подключения не нужно следить за лицензией и ежегодно оплачивать доступ. API для интеграции с любыми учетными системами — бесплатно.
Не нужно тратить время и средства на вызов специалистов, все шаги понятны интуитивно.
Маркировка
Чтобы отправлять данные в Честный ЗНАК по правилам, нужно вносить коды в универсальный передаточный документ и подписывать его КЭП. Эта возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО.
СФЕРА Курьер подходит для работы с маркируемым товаром и автоматически отправляет информацию о его передвижении в систему контроля Честный ЗНАК. Функция доступна при любом варианте ЭДО, оплачивать подключение дополнительно не нужно.
Техподдержка
Все операторы ЭДО предоставляют техническую поддержку клиентов.
Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками
Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…
С чего всё началось
Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов. Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они. Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.
Итак, рассмотрели сервисы:
Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках). Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами. Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.
Сравнивали по следующим параметрам:
1. Минимальные тарифы
Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.
Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.
Контур.Диадок
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.
Synerdocs
Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.
Сфера Курьер
За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.
Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.
В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:
2. Наличие демо-доступа
Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.
3. Техподдержка
Режим работы, заявленный на сайте:
Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял). А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.
Что ещё удалось выяснить о техподдержке:
Контур.Диадок
Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.
Taxcom/1С: ЭДО
Есть онлайн-помощник на сайте. Можно выбрать время звонка (в зависимости от загрузки инженеров поддержки).
Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.
Synerdocs
Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Рабочее место настраивает партнер. Выезд или удаленное подключение оплачиваются отдельно.
Сфера Курьер
Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.
Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).
4. Интеграция
В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.
Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:
Контур.Диадок
Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.
Taxcom/1С: ЭДО
Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.
Для работы должен быть подключен тариф от 6000 руб. в год. Любые доработки оплачиваются отдельно.
Synerdocs
Предоставляется бесплатно с тарифными пакетами от 1000 документов.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Сфера Курьер
Платная – от 6 000 руб. в год.
Платная – от 12 500 в год.
И еще немного об интеграции:
5. Мобильное решение
Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а СБИС – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.
6. Обмен в роуминге
Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.
Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.
С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов. С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – СБИС и Synerdocs. По остальным операторам отзывов нет.
И немного от себя
Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.
Портал об онлайн-образовании
При помощи сервисов электронного документооборота (ЭДО) вы сможете создавать юридически значимые электронные документы и мгновенно обмениваться ими внутри компании, с контрагентами или контролирующими органами.
Это помогает оптимизировать бизнес-процессы и сокращать временные и финансовые затраты на работу с бумагами. Для подписания документов вам потребуется квалифицированная электронная подпись, а обмен происходит через веб-клиент или мобильное приложение с простым и удобным интерфейсом.
В нашей подборке — 15 сервисов электронного документооборота, которые можно без труда внедрить в свой бизнес. Многие из них предусматривают пробную версию или тариф с бесплатными входящими документами.
Контур.Диадок
Обменивайтесь документами без дублирования на бумаге: счетами-фактурами, актами, накладными и другими. Веб-версия позволяет легко работать с электронными документами без установки дополнительного программного обеспечения.
Диадок интегрируется с решениями 1С. Работайте с электронными документами в SAP, Oracle, MS Dynamics или другой информационной системе.
Входящие документы бесплатны. Подписанный документ не нужно отправлять обратно, это один экземпляр — когда вы его подпишете, у отправителя он тоже будет подписан.
Если у вас есть сертификат электронной подписи, достаточно подключиться к Диадоку чтобы получать документы. Цена исходящих документов зависит от выбранного тарифа.
Электронная подпись и обмен документами между компаниями, внутри компании и c обычными людьми:
СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.
Хранящиеся в СБИС электронные документы можно представить в суд, казначейство или любой другой госорган как в виде файлов-оригиналов, так и в виде бумажных копий со штампом. А в налоговую их удобно отправить через интернет.
В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента благодаря максимальному роуминговому покрытию. Или проще — электронные документы можно пересылать по e-mail.
Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Возможна стыковка электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, а для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы.
Базовые возможности (бесплатно):
Такском-Файлер
Три программных продукта для электронного документооборота:
Онлайн-сервис ЭДО Таском-Файлер
Веб-решение для любых компаний и ИП
Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с любого компьютера из любой точки мира. Мобильное приложение Файлер — бесплатное дополнение к онлайн-сервису. Синхронизирует все данные с вашей учетной записью в Файлере. Оба решения поддерживают обмен УПД с маркированным товаром.
Станция Сканирования: ЭДО на базе 1С
Программа для пк для среднего и крупного бизнесов
Вы сможете автоматически заполнять универсальные передаточные документы (УПД) с кодами товаров при отгрузке, а при приёмке — сверять поставку с документом. Станция Сканирования сама будет подтверждать поступление товаров в системе маркировки после того, как вы подпишете УПД.
Встроенный ЭДО в 1С
Для пользователей 1С
Удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами «1С:Предприятия 8».
ЭДО.Поток
Создавайте, редактируйте и обменивайтесь всеми видами документов с вашими контрагентами:
Работайте в привычном интерфейсе: бесплатный коннектор 1С и открытый API. Работайте с маркировкой — передавайте коды в систему «Честный ЗНАК».
Обменивайтесь документами с клиентами других ЭДО: Диадок (Контур), СБИС (Тензор), Такском, Такснет. Храните документы на серверах EDO.ru бессрочно и бесплатно.
ViPNet ЭДО Документ
Система юридически значимого электронного документооборота и обмена деловой корреспонденцией:
У вас будет возможность без доплат отправлять документы клиентам, подключённым к любому оператору. Система хранит статус электронной подписи документа, а также поддерживает онлайн-проверку подписи по истечении любого срока после подписания документа.
Простая и бесплатная интеграция с 1С для типовых конфигураций, готовые модули для всех версий 1С 7 и 1С 8. Сервис легко кастомизируется и дорабатывается под вашу IT-систему и бизнес-процессы.
Способы работы в системе:
Фельдъегерь ЭДО
Система разработана с целью экономии денежных средств и времени как абонентов ООО «Русь-Телеком», так и пользователей с сертификатами ключей проверки электронной подписи других Удостоверяющих Центров.
С помощью электронного документооборота можно отправлять и принимать УПД/УКД с кодами маркировки, а также направлять эту информацию в единую систему ЦРПТ (Честный Знак).
Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и передаются в зашифрованном виде.
Экспресс Документ ГАРАНТ
Печать, отправка, контроль доставки документов требуют времени и денег. Экспресс Документ поможет подготовить, надёжно защитить и мгновенно передать деловую корреспонденцию: договоры, акты, накладные, счета-фактуры, прочие документы.
Десять лет назад для обмена документами мы использовали факс. Сегодня клиенты имеют возможность избавиться от бумаги и организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
Система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Пользователи могут работать через веб-клиент или через мобильное приложение на любой платформе.
Synerdocs
Сервис обмена юридически значимыми электронными документами — внутри компании и с контрагентами. Позволяет обмениваться в цифровом виде актами, УПД, договорами, товарными и товарно-транспортными накладными, а также любыми другими документами.
Сервис предлагает как готовые решения для бизнеса, так и индивидуальные проекты под нетиповые задачи отдельной компании.
Электронный документооборот. СберБизнес
Электронный документооборот от Сбербанка позволяет не тратить время на обмен бумажными документами. Доступен из любой точки мира и не привязан к конкретному компьютеру.
Можно работать с формализованными документами (в том числе с УПД) и с документами в произвольной форме (договор, счёт, письмо и др.). Сервис позволяет сдавать отчётность в контролирующие органы.
Также вы сможете работать с любой маркированной продукцией: обувь, лекарства, парфюмерия, шины и др. Предусмотрена автоматическая передача кодов маркировки в «Честный ЗНАК».
Основной (бесплатный) тариф включает:
Документооборот доступен с контрагентами, подключёнными к СберБизнес или к оператору электронного документооборота ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
СФЕРА Курьер
Сервис ЭДО поможет:
Работайте с документами в веб-интерфейсе или едином окне вашей системы. Сервис интегрируется с большинством современных учётных систем — вы сможете отправлять весь спектр первичных бухгалтерских документов с электронными подписями прямо из 1С, SAP, СФЕРА EDI, Comarch EDI и др.
Подключение к сервису за 1 день и безлимит на подключение сотрудников.
Есть возможность настроить документооборот между поставщиками и торговой сетью и автоматизировать процесс поставок — от оформления заказа до подписания документов реализации.
ELMA ECM+
Решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Использование BPM-платформы позволяет автоматизировать работу с договорами, проектный документооборот, электронной архив и любые процессы, связанные с документами.
Преимуществом ELMA ECM+ является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой она внедряется. Многие компоненты настраиваются индивидуально под сферу деятельности компании:
Внешние приложения дополняют возможности ELMA:
Платформа ELMA позволяет применять процессный подход не только для автоматизации документооборота в организации, но и для управления клиентским сервисом, проектной деятельностью и показателями эффективности. Приложения можно использовать как вместе, так и по отдельности.
Практика
Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. Под словом «облачный» подразумевается, что пользоваться сервисом можно через интернет с компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения.
Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия с электронными документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы электронной подписью. Вся работа с документами осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс.
В приложении “Мобильный офис” руководитель всегда будет в курсе всех проектов и работ: создавайте голосовые, текстовые и графические резолюции, рассматривайте и подписывайте документы, отправляйте поручения и назначайте исполнителей.
Каждому пользователю системы предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны для выполнения его задач. Подписывать документы электронной цифровой подписью можно как в веб-интерфейсе системы, так и в мобильном приложении.
Что входит в стоимость облачной версии?
Вы можете оформить договор на срок от 1 месяца и, если вам понравится, подключиться к системе на более длительный период.
Астрал Онлайн
Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами. Доступ с любого устройства. Можно сразу приступить к работе, не теряя времени на изучение инструкций.
С помощью механизма обмена приглашениями устанавливайте связь с контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО.
Можно работать как с формализованными документами (УПД всех функций, документ о передаче результатов работ, документ о передаче товара), так и с документами в произвольной форме.
Каждый файл проходит форматно-логический контроль, что своевременно укажет на ошибки. Если у вас права администратора, распределяйте роли и права доступа. Все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО.
Если вы привыкли работать в программах 1С, то вам подойдёт сервис «1С-ЭДО». Модуль 1С-ЭДО встроен в типовые решения 1С:Предприятие 8.
Транскрипт
Работайте с формализованными и неформализованными документами. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят через форматный контроль, это исключает возможность ошибки при приеме контролирующими органами.
Обменивайтесь электронными документами с контрагентами, работающими в других системах ЭДО, или отправьте документ на согласование сотруднику/подразделению.
В системе фиксируются все этапы движения документа внутри компании: когда и кем был подписан, отправлен или получен документ. Документы передаются по защищенному каналу, вероятность подмены и перехвата данных исключена.
Если у вас есть сертификат электронной подписи, достаточно подключиться к Транскрипту, чтобы получать документы.
Все тарифы включают в себя:
Помогут интегрировать систему электронного документооборота в информационные системы компании, которыми вы привыкли пользоваться: