Что лучше всего характеризует сроки хранения электронных документов
Как хранить юридически значимые электронные документы?
Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?
В каком формате и на каких носителях хранить документы
В чем проблема?
Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.
Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.
Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.
Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.
Как решить?
Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.
Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.
Как подтвердить юридическую значимость документов
В чем проблема?
Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.
Как решить?
Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.
Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.
Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).
Что лучше всего характеризует сроки хранения электронных документов
6. Требования к хранению электронных документов
6.1. Отправленные и принятые электронные документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.
6.2. Хранилище электронных документов налоговых органов должно хранить по каждому электронному документу сведения, предусмотренные «Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477.
Для видов электронных документов, перечисленных в пункте 2.4 Методических рекомендаций, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать «Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.
Уничтожение видов документов, перечисленных в пункте 2.4 Методических рекомендаций, должно осуществляться в ходе уничтожения соответствующего дела в сводной номенклатуре в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, а именно:
ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
6.3. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.
6.4. Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.
6.5. Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.
Особенности хранения документов в электронном архиве
Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.
Требования к хранению документов в электронной форме
Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:
Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.
Внутренняя опись электронных документов
Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:
Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.
Особенности составления описи
Компания должна правильно организовать опись:
Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.
Особенности передачи ЭД в архив
Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:
Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.
Требования к документам, отправляемым в архив
Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:
Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.
Особенности хранения ЭД в архиве
При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:
ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.
Выдача документов
При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:
Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.
Особенности уничтожения ЭД
Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.
Преимущества и недостатки электронных архивов
Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:
С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:
Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.
Сроки хранения первичных документов, в том числе в электронном виде
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Что изменится в законах в области хранения электронных документов
Олег Наумов, статс-секретарь — заместитель руководителя Росархива, рассказал Клубу ОЦО об основных законодательных нововведениях, которые планируется ввести в части хранения электронных документов, а также о создании единой информационной платформы для хранения электронных архивных документов федеральных органов государственной власти, которую со временем смогут использовать и другие организации.
Ключевые законодательные изменения
Проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов» в настоящее время после долгого экспертного обсуждения направлен в Правительства РФ для внесения в установленном порядке в Государственную Думу РФ. Хотелось бы обратить внимание на основные изменения, которые важно иметь в виду бизнесу.
1. В законодательстве закрепляется само понятие «электронный архивный документ». Хотя все представляют, чем отличается электронный документ от бумажного: в бумажном документе информация неразрывно связана с носителем, в электронном — носитель может меняться.
Вводится понятие «электронный дубликат», который будет обладать всеми правами бумажного подлинника. Если документ относится к тем видам документов, для которых можно сделать электронный дубликат, то бумажный оригинал можно будет уничтожить через год после создания электронного дубликата. Создавать «электронный дубликат» можно на документы временного срока хранения и не входящие в состав документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Росархив наделяется полномочиями по подготовке перечня документов, подлинники которых должны храниться на бумажном носителе. Эти документы могут создаваться в системе электронного документооборота, но передаваться на постоянное хранение должны только в бумажном виде. Такие документы должны соответствовать двум основным критериям — иметь непреходящую историческую ценность и быть постоянно востребованы именно как юридически значимые.
Поэтому их проще хранить в бумажном виде, чем постоянно переутверждать их юридическую значимость. В настоящий момент основным инструментом подтверждения юридической значимости электронного документа является электронная подпись, которая действительна максимум в течение 3-5 лет. Это вполне удовлетворительно для текущего делопроизводства, но не когда идет речь о постоянном хранении документов.
3. Росархив наделяется полномочиями по ведению реестра видов документов. К каждому конкретному виду документа — приказ, распоряжение и т. д. — привязывается срок его хранения. Такой реестр — своеобразный Перечень типовых управленческих архивных документов, но не для бумажных, а для электронных документов — планируется использовать в том числе и как классификатор для всех систем ЭДО.
4. Росархив наделяется полномочиями по установлению дополнительных функциональных требований хранения электронных документов, при этом хранение смогут осуществлять не только государственные, но и специально аккредитованные коммерческие организации, индивидуальные предприниматели и др. Технические требования по хранению электронных документов будет вырабатывать Минцифры РФ.
5. Одно из существенных изменений, которое предлагается в законопроекте, — резкое сокращение сроков хранения электронных документов.
Сейчас в законе прописаны сроки хранения для управленческой документации — 15 лет, электронные документы мы предлагаем хранить только 5 лет. Исторически было просчитано, что востребованность документов для решения управленческих вопросов приблизительно 10-15 лет, но нет необходимости загружать мощности в ведомственных центрах на этот период. Если какой-то документ нужен компании, то она может самостоятельно сохранить у себя его копию.
Место хранения электронных документов
Все правила хранения бумажных документов проверены временем, с электронными документами это сделать сложно, поскольку технологии меняются раз в 3-5 лет. Поэтому выполнить задачу архивов — обеспечить вечное хранение документов — в отношении электронных документов даже теоретически невозможно.
К примеру, тот документ, который записан 20 лет назад на трехдюймовой дискете, сегодня невозможно прочитать. Однако хранить электронные документы нужно, поэтому в Концепции платформы Центра хранения электронных документов (ЦХЭД), которую разрабатывает Росархив совместно с Минцифрой и НИИ «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход» — один из головных институтов в сфере системной интеграции по разработке и внедрению крупных федеральных и отраслевых (ведомственных) автоматизированных информационных систем.— прим.ред.) заложена идея записи электронных документов на неизменяемых дисках.
Мы гарантируем, что зафиксированная на них информация будет неизменна. Однако использовать документы будет крайне сложно. Поэтому по нашим традиционным архивным правилам мы предлагаем создавать на них электронный фонд пользования. Поскольку это копия документа, мы имеем полное право проводить его миграцию и конвертацию.
При возникновении спорных вопросов относительно юридической значимости документа всегда можно всегда поднять его подлинник, провести с ним все те необходимые мероприятия, которые прописаны в журнале конвертации фонда пользования и сравнить, соответствует ли копия подлиннику.
Еще одна проблема, которая возникает, — подтверждение юридической значимости документа. В делопроизводстве это электронная подпись. Но если предположить, что у нас порядка 300 млн. дел входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, а в каждом деле 150-200 листов, к тому же электронные документы плодятся быстрее, чем бумажные, то архив будет только тем и заниматься, что обновлять подписи. Поэтому предложен вариант создания доверенной среды хранения, когда технологическими, нормативными и организационными мерами гарантируется неизменность той информации, которая занесена на постоянное хранение в архив.
Мы понимаем, что бумажные документы потихоньку будут уходить в прошлое, но мы никуда не денем тот массив, который у нас накоплен. Поэтому мы будем вынуждены хранить и электронные, и бумажные документы. А две разные технологии требуют двух разных подходов.
Надеемся, что эта информационная система — платформа ЦХЭД — будет создана к 2023 году, причем она разрабатывается в расчете на использование не только федеральными, региональными и муниципальными архивами, но в перспективе, — и коммерческими организациями.