Что могут означать красные полосы на планировщике битрикс 24
Всё идёт по плану? Планирование в Битрикс24
Путешествовать можно налегке, без планов, карт, запасов еды и воды. Обеспечивать себя этим по дороге, тратить время, деньги и нервы, если вдруг сбились с пути. Но с картой и запасами проще, безопаснее и с гораздо меньшими расходами на непредвиденные обстоятельства. А у вашего бизнеса есть карта, запасы ресурсов, распределённая нагрузка? Проще говоря, как у вас с планированием?
Совещания
Кажется, что нелогично в посте, посвящённом планированию, ставить на первое место совещания. Однако они это место заслужили как самые распространённые убийцы рабочего времени. Так, компания по разработке приложений для социальной аналитики предприятий VoloMetrix провела в 2014 году исследование, согласно которому совещания и нерезультативная переписка были признаны главными таймкиллерами, убивающими порой свыше 70% рабочего времени. После того, как эти два процесса были вычтены из 40-часовой рабочей недели сотрудника, выяснилось, что на основную работу он тратит всего лишь 11 часов в неделю, это даже не два рабочих дня!
Битрикс24 уже достаточно давно работает в сфере корпоративного управления и нам известно, сколько рабочего времени убивают планёрки и совещания, на которых зачастую не решается ни один вопрос. Откуда такая неэффективность? Всё просто: нет чёткой повестки дня, поручения не фиксируются, забываются, а все важные решения переносятся на следующий раз. Совещания оказываются слишком дорогими для компании. Давайте посчитаем, сколько может стоить совещание.
Предположим, что есть строительная компания-девелопер, в которой работает менеджер по маркетингу с окладом в 25 000 рублей, бухгалтер-экономист с окладом 30 000 рублей, продажник, получающий 70 000 рублей, и директор с зарплатой в 100 000 рублей. В среднем в месяце 21 рабочий день по 8 рабочих часов, итого 168 часов. Час работы маркетолога — 149 р., экономиста — 178 р., продажника — 417 р., директора — 595 р., всех вместе — 1339 р./час. Представим, что раз в неделю они проводят совещание длиной всего 1 час. За год длиной в 51 рабочую неделю такие совещания обходятся в 68 289 рублей. А если они длятся по 1,5-2 часа, как это часто бывает, и в них вовлечено больше человек?
С Битрикс24 коллективные обсуждения могут быть гораздо эффективнее. Выбор времени, удобного для всех участников, — вопрос нескольких секунд и пары кликов. Специальный сервис «Планировщик событий» поможет найти окна в расписании всех приглашенных. Встреча появится в их календарях, включая мобильные устройства, плюс Битрикс24 дополнительно отправит напоминание. Если кого-то из участников встречи не будет в офисе — его можно подключить к обсуждению по видеосвязи, доступной в сервисе.
Кроме того, специальный сервис «Планёрки и собрания» позволяет заранее публиковать повестку обсуждения для всех участников, чтобы не тратить лишнее время на разговоры — каждый может принять решение о целесообразности присутствия на совещании и заранее обдумать детали, которые от него ждут (документы, отчёты, цифры из статистики, планы).
После собрания все договоренности можно зафиксировать в электронном протоколе, а поручения конвертировать в задачи и занести в сервис Битрикс24, с указанием сроков и ответственных. Тогда точно ничего не потеряется и не забудется.
Освободившееся от неэффективных обсуждений время можно потратить на действительно важные задачи.
Реальные дела: задачи, проекты, диаграмма Ганта
Задачи в Битрикс24 подразделяются на те, которые сотрудник инициировал, которые были ему поставлены, в которых он принимает участие и за которыми он наблюдает. Очевидно, что и приоритет, и временные ресурсы на исполнение разные. Все задачи сотрудника собраны в его календаре вместе с событиями — можно легко видеть, что предстоит сделать, где произошли накладки и к чему ещё только предстоит приступить. В каждой задаче можно видеть историю изменений и затраченное время. Собранная статистика по времени исполнения в дальнейшем может лечь в основу планирования деятельности сотрудника или подразделения, поскольку в любой компании есть типовые, рутинные процессы.
Чтобы избежать срыва проектов и сроков, за ходом выполнения задач удобно наблюдать на диаграмме Ганта и с помощью таймшитов по бизнес-операциям. График Ганта как раз и предназначен для больших проектов: на нём наглядно представлены зависимости между задачами, сроки и ресурсы.
В календарь удобно вносить события, а также статус сотрудника в определённый день или время: свободен, занят, под вопросом, отсутствует. Это даёт возможность руководителю точно знать о занятости подчинённого (и наоборот) и не перезванивать ему несколько раз с вопросом, освободился ли он. Таким образом, Битрикс24 решает ещё одну важную для каждой компании задачу — задачу контроля рабочего времени и скорости работы сотрудников.
Если персональное и командное планирование в Битрикс24 очевидно, то есть несколько функций, которые служат для целей планирования, но не напрямую. Один из них — воронка продаж. Воронка продаж является частью план-фактного анализа и отражает долю сделок, находящихся на разных стадиях. Оценивая каждый из секторов воронки, можно спрогнозировать продажи/сделки на следующий месяц, а также оценить результат текущего периода к плану.
Когда мы проектировали Битрикс24, мы изначально осознавали важность организации времени и управления задачами. Именно поэтому все сущности, связанные с персональным и командным планированием, взаимосвязаны и доступны из различных разделов сервиса. В ходе работы над проектом или задачей учитывается затраченное время (время как ресурс), отгулы, перерывы. Прямо из задачи можно получить доступ к связанным с ней сущностям: клиентам, контактам, сотрудникам и т.д. Итоги работы видны сотруднику и руководителю на дашбордах, причём можно просматривать как индивидуальную информацию, так и групповую для сравнительной оценки эффективности.
В современных коммерческих компаниях сотрудники нередко находятся в разъездах, командировках, работают на территории клиента. С мобильным приложением Битрикс24 вы всегда в курсе всех событий компании, а также можете создавать задачи, контролировать их выполнение, следить за изменением статусов прямо со своего смартфона.
Немного морали
Конечно, кому-то точно не понравится «работа, которая всегда с тобой», да и переход на планирование зачастую проходит очень болезненно. Был в нашей практике такой кейс. Компания занималась предоставлением услуг связи. Новый коммерческий директор обнаружил серьёзные недостатки в планировании и организации рабочего времени. Если не сказать хуже — региональные менеджеры даже не знали, насколько они выполнили план и на каком этапе находится несколько их совместных проектов. Он принудительно внедрил таблицы MS Excel, которые в понедельник и пятницу выкладывались в сетевую папку. В понедельник — с планами на неделю, в пятницу — с итогами. Чуть позже идею перенял и отдел тестирования. Однако через пару месяцев отчёты в папке перестали появляться. Анализ возникшей ситуации показал неутешительные итоги акции по завинчиванию гаек:
Планирование рабочего времени
Электронный ежедневник
Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Объедините на одной календарной сетке личные календари сотрудников и рабочих групп – и задания. Включите напоминания о предстоящих событиях, чтобы не держать их в голове — система напомнит вам.
Планируйте время с Битрикс24 – синхронизируйте календари с iPhone, iPad, Android, MacOS, MS Outlook, Google-календарями.
Эффективное управление временем
Электронный календарь, совместимый с почтой и планировщиком задач, поможет эффективно организовать рабочий день и наладить работу в команде. Вы сможете заранее распланировать время, отсеять менее важные дела и сконцентрироваться на основных.
Чем меньше вы тратите времени и ресурсов на планирование, тем больше вы успеваете. Онлайн ежедневник в Битрикс24 – инструмент для управления рабочим временем в компании.
Планировщик событий
Сверяйтесь с расписанием коллег, чтобы выбрать оптимальное время для совещаний. Создавайте встречи, выбирайте время и место, добавляйте участников, бронируйте переговорную. В планировщике отображаются графики занятости всех приглашенных сотрудников и переговорных комнат.
Бронирование переговорных доступно для коробочной версии «1С-Битрикс24».
Интернет-календарь компании
Создайте календари для разных типов событий в компании: мероприятия, выставки, события в группах и другое.
Электронные календари и планировщики заданий позволяют составлять графики рабочего дня, сортировать задачи, контролировать их выполнение и совмещать планы с делами коллег. Календарь учета рабочего времени поможет отследить, сколько ресурсов вы затратили на выполнение дел.
График отсутствий
Достаточно взгляда на график, чтобы увидеть, кто из коллег в отпуске или командировке. Легко планируйте начало проекта или крупных задач с учетом занятости и отпусков сотрудников.
С помощью Графика отсутствий очень удобно планировать отпуска в компании, чтобы отсутствие сотрудников не отразилось на общей работе и было кем их заменить.
Собрания и планерки
Простой инструмент, позволяющий многократно повысить эффективность проведения внутренних встреч – «Собрания и планерки».
Приглашайте участников, назначайте время и место встречи. Участники видят повестку планерки и самостоятельно добавляют отчеты. Результаты обсуждения записываются в протокол. По итогам совещания сразу же ставятся задачи и привязываются к будущей планерке. Вся информация сохраняется в корпоративной системе.
Еще больше возможностей в коробочной версии «1С-Битрикс24»
Вы можете работать с Битрикс24 в облаке или установить коробочную версию на ваш сервер, чтобы настроить свою бизнес-логику, интерфейс и получить дополнительные возможности.
Нужно больше информации?
У нас уже есть ответы на 95% вопросов по Битрикс24. Посмотрите, возможно здесь есть то, что вы ищете.
Полезные материалы
Данный веб-сайт использует аналитические и технические cookie-файлы. Аналитические cookie-файлы используются для того, чтобы определить из какой страны или с какой веб-страницы пользователь перешел на веб-сайт, а также какие действия он производит на веб-сайте Технические cookie-файлы необходимые для надлежащего функционирования некоторых функций данного веб-сайта, таких как возможность использования чата в реальном времени. Отключение этих cookies-файлы приведет к отключению доступа к этим функциям и ухудшению качества работы веб-сайта.
Файлы cookie данных типов могут быть включены или отключены в этом плагине.
Статусы для операторов открытых линий
Во время работы у оператора открытых линий может возникнуть ситуация, когда вопрос клиента решается довольно длительное время, а диалоги на данного оператора поступают и поступают, создавая большую очередь. Либо оператору необходимо отойти или, в конце концов, просто отдохнуть и попить кофе. Что делать в таких ситуациях?
Для этого в Битрикс24 есть специальные статусы для открытых линий. На данный момент их всего 4:
Если активен один из статусов Занят, то будет блокироваться распределение новых чатов на этого оператора.
Статусы для открытых линий доступны в тарифах Команда и Компания.
Статусы появятся, только если диалоги открытых линий находятся в отдельном разделе мессенджера. Включается это в настройках мессенджера опцией Открытые линии выделять в отдельный список.
Статусы работают также с учетом рабочего времени. Но учет рабочего времени, если он включен в Битрикс24, имеет приоритет выше.
Это означает, что если сотрудник не начал рабочий день или поставил паузу и в настройках открытой линии стоит опция Не направлять обращение на сотрудника, если не начат рабочий день или установлен перерыв, а в мессенджере включен статус Доступен, то диалоги все равно не будут направляться на этого оператора.
Документ
Как сделать подсветку кнопки при наведении html
Подсвечивающиеся кнопки при наведении на них курсора мышки Согласитесь, что стандартное оформление кнопок форм (button) уже изрядно поднадоело и хочется эти кнопки как-нибудь приукрасить. Для… Подробнее » Как сделать подсветку кнопки при наведении html
Как сделать прогресс бар в html
Создание и стилизация индикатора выполнения в HTML5 В HTML5 добавлен элемент для индикатора выполнения, который позволяет показывать прогресс выполнения определённых задач вроде скачивания или загрузки,… Подробнее » Как сделать прогресс бар в html
Как сделать отступ справа в html
margin-right Устанавливает величину отступа от правого края элемента. Отступом является расстояние от внешнего края правой границы текущего элемента до внутренней границы его родительского элемента (рис.… Подробнее » Как сделать отступ справа в html
Как сделать перенос на другую строку в html
Css переход на новую строку При верстке у веб-мастеров периодически возникает вопрос: как будет осуществляться перенос текста? В большинстве случаев браузер самостоятельно справляется с этой… Подробнее » Как сделать перенос на другую строку в html
Как сделать подсветку кода в html
Подсветка кода через Rainbow На сайтах технической тематики порой приходится выкладывать фрагменты кода на разных языках и делать это лучше с подсветкой кода, когда переменные,… Подробнее » Как сделать подсветку кода в html
Планировщик событий и другие нововведения в календаре событий
Добрый день, Коллеги!
Это общий интерфейс планировщика. При разработке мы оглядывались на похожие интерфейсы в MS Outlook и Lotus Notes. Но постарались сделать его удобнее и адаптировать для использования в браузерах.
Центральную часть интерфейса занимает временная шкала и диаграммы занятости приглашенных участников. Масштаб отображаемых данных можно изменять выбирая из 4-х значений: 30 минут, 1 час, 2 часа, 1 день, в зависимости от продолжительности события для удобства просмотра сведений:
В верхней части планировщика можно задать параметры начала, окончания события или задать длительность:
В нижней части окна планировщика расположены инструменты для добавления участников события. В новой версии, кроме инструмента для добавления пользователя по имени, доступного и раньше, появилась возможность добавить всех участников группы (только для календарей рабочих групп) и выбор сотрудников из структуры компании :
При разработке интерфейса мы постарались сделать его удобным и функциональным, уделяя особое внимание юзабилити. Хотя, уверены, в дальнейшем, у нас получится улучшить его еще.
В будущем, вероятно, появится возможность автоматического подбора времени для проведения событий. Учет обязательности или не обязательности присутствия отдельных участников.
Новый интерфейс добавления/редактирования события
** Для корректной работы Визуального редактора необходим модуль «Проактивная защита». Т.к. при сохранении, описание фильтруются на предмет потенциальных XSS. В случае отсутствия модуля описание конвертируется в безопасный вид. Но как HTML уже не показывается. Такое поведение, наверное, будет дорабатываться, но пока так 
Приглашения и уведомления через информер социальной сети
В новой версии уведомления о приглашении участников принять участия в событии реализованы при помощи отправки сообщений через модуль социальной сети. Это наиболее удобный и привычный способ получать новую информацию в КП.
Принять приглашение или отказаться можно сразу из перейдя по соответствующей ссылке из информера.
Для личных календарей сотрудников добавлена возможность управления персональными настройками.
Немножко для разработчиков
В Ваших обработчиках данных событий, например, может быть реализована отправка SMS пользователю с напоминанием или уведомлением о событии.
Работа над ошибками
Достаточное количество усилий были направлены на безжалостную борьбу с ошибками и недоработками. И хотя истребить всю популяцию не удалось, пока, но исправлено было множество.
Чтобы успеть к выпуску нам пришлось сильно постараться. Оставшееся до выпуска время будет посвящено тестированию. Надеемся Вы оцените новые возможности и изменения. Будет интересно услышать отзывы о функционале, а также замечания и пожелания.