Что может делать комментатор в гугл таблице
Самый подробный гайд по возможностям Google Docs
Полезные функции сервиса Google Документы
Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.
Работа в офлайн
Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.
Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку « Главное меню », которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель « Офлайн режим » во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием « Google Документы офлайн ». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.
Структура и навигация
Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.
Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.
Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку « Показать структуру документа », которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка « Показать структуру документа ». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню « Показать структуру документа », находящегося в меню « Вид ».
Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.
Добавление закладок
Чтобы иметь возможность в любой момент найти нужное место в тексте документа в Google Docs или показать его другому пользователю, можно добавить закладку. Чтобы добавить закладку нужно установить курсор мыши в нужное место, открыть меню « Вставка » и выбрать строку « Закладка ». После этого появится ссылка на нужное место, которую можно будет скопировать, сохранить и отправить другому пользователю.
Расширенный поиск
С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню « Инструменты » выбрать раздел « Расширенный поиск », или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.
Совместный доступ
Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке « Настройки доступа », которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.
В результате предыдущего действия у вас появится окно, состоящее из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна вы можете дать доступ отдельным пользователям. Для этого нужно ввести его e-mail адрес в поле « Добавьте пользователей или группы ». После этого указанному пользователю придёт соответствующее оповещение. Данный способ удобен, если вы хотите дать доступ одному человеку или небольшому количеству людей.
Если же доступ к документу нужно предоставить достаточно большому количеству пользователей, то можно кликнуть по ссылке « Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка ». Когда ссылка появится на экране, её нужно будет скопировать и отправить тем, кому необходимо предоставить доступ.
Редактирование
Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа « Читатель », то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: « Комментатор » и « Редактор ». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.
Комментирование
Пользователи с правами доступа « Комментатор » могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку « Добавить комментарий », который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию « Комментарий ».
Внесение правок
В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.
История изменений
В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню « Файл », выбрать « История версий » и щёлкнуть по пункту « Смотреть историю версий ». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.
Как отправить Гугл документ по почте
Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню « Файл » перейти в категорию « Электронная почта » и выбрать пункт « Отправить по эл. почте ». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.
Скачивание файла
Иногда может потребоваться загрузить документ на жёсткий диск своего компьютера. Для этого нужно зайти в меню « Файл », нажать « Скачать » и выбрать формат, в котором требуется сохранить документ.
Работа с картинками
Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню « Вставка », перейти в раздел « Изображение » и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.
Горячие клавиши
Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт « Быстрые клавиши » или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».
Навигация
Для навигации используются следующие комбинации клавиш:
Форматирование текста
Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:
Используйте свои стили
В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка « Обновить стиль » кликните по ней.
Персональный словарь
Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню « Инструменты », затем в раздел « Грамматика и орфография » и выбрать пункт « Пользовательский словарь ». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите « Добавить ».
Автоматическая замена
В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню « Инструменты » кликните по строке « Настройки ». В открывшемся окне перейдите на вкладку « Замены » и укажите, что, на что нужно заменить.
Переводите документы
Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню « Инструменты » и выбрать пункт « Перевести документ ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку « Перевести ».
Используйте галерею шаблонов
Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.
Автоматическая вставка содержания
Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню « Вставить » и выбираем пункт « Оглавление ». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.
Дополнительные плагины
Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню « Дополнения » и кликнуть по пункту « Установить дополнения ». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку « Установить ».
В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:
Пожалуйста, оставьте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, подписки, дизлайки огромное вам спасибо!
Google Таблицы: большой гайд по работе с инструментом
2020-10-30 • 19 мин читать
Google Sheets – удобный инструмент, который повсеместно используется компаниями, работающими в digital-сфере. С его помощью удобно планировать (например, контент, финансы или задачи), вести бухгалтерский учет, проводить маркетинговый анализ, строить прогнозы и т.д.
Интерфейс Google Таблиц
Работать с таблицами можно в браузере или приложениях для смартфонов и планшетов. В верхней строке расположены привычные разделы меню:
Справа от меню отображается дата последнего изменения. Кликнув на неё, вы получите доступ к истории корректировок файла. Под этой строчкой вы увидите панель инструментов, поле таблицы с ячейками и навигацию по листам. В правом нижнем углу есть кнопка анализа данных. Это автоматизированный инструмент, который может найти закономерности в информации и сделать по ней сводку.
Панель инструментов Google Sheets
В верхней части страницы располагаются функции, которые используются в работе постоянно. Многие из них можно заменить кнопками на клавиатуре:
Внизу происходит управление листами, которые можно добавлять, удалять, переименовывать, копировать, перемещать и скрывать. Кроме того, вы можете защитить их от изменений.
Настройки доступа
Чтобы файл стал доступен другим пользователям, вы можете поделиться им, нажав на зелёную кнопку в правом верхнем углу. После этого откроется окно, где можно предоставить доступ по email или по ссылке. Открывая таблицу другим, вы можете определить их статус:
Начало работы с Google Sheets
Начать работу с сервисом можно на его главной странице. Зайдите в свой аккаунт Google. На странице отобразятся все доступные вам документы, отсортированные по дате последнего просмотра: значками помечены те, у которых есть общий доступ с другими пользователями. Вы можете воспользоваться фильтрами, чтобы в списке показывались только созданные вами таблицы.
В верхней части предоставлены образцы для работы: календарь, список дел в виде чек-листа с дедлайнами, бюджеты. Нажав на кнопку «Галерея шаблонов», вы перейдёте в расширенный каталог:
Если необходимо создать пустую таблицу, кликните на лист с плюсом на главной странице. То же самое можно сделать и в интерфейсе диска. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите в списке таблицы.
Документы сохраняются автоматически в корневой папке Google Drive. Здесь можно разделить их по папкам с помощью функции «Переместить в…» или простым перетаскиванием.
Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»
Сервис позволяет загружать таблицы Excel. Открыть их можно, добавив в Google Диск через функцию создания, или с помощью импорта в Sheets. В пустом документе наведите курсор на раздел «Файл». В выпадающем списке воспользуйтесь одним из двух вариантов:
Эта связь работает и в обратную сторону: любой созданный документ можно сохранить в формате, поддерживаемом в Excel. Делается это в этом же разделе с помощью функции «Скачать».
Операции с ячейками, строками и столбцами
Для работы со столбцами, строками и ячейками вам потребуется функции, расположенные в верхнем меню или контекстном списке, который появляется при нажатии на нужный элемент правой клавишей мыши.
Удалить выделенную строку или столбец можно в разделе «Правка». Здесь же можно выбрать направление перемещения ячеек.
Как закрепить строки
В процессе работы с объемными таблицами для визуального анализа данных может потребоваться, чтобы определенные строки или столбцы оставались на виду при скроллинге. Их можно закрепить с помощью соответствующей опции в списке «Вид».
При выборе параметров «Несколько строк» или «Несколько столбцов» в таблице появится отсечка в виде утолщенной границы. Вы можете передвигать её, чтобы расширить или сузить диапазон закрепленной области.
Как перемещать элементы таблицы
Одна из наиболее удобных функций – свободное перемещение элементов без необходимости копирования. Для перетаскивания содержимого ячеек:
История изменений в «Google Таблицах»
В отличие от Excel и другого софта по работе с таблицами, в Google Spreadsheets все изменения сохраняются автоматически – не нужно ничего дополнительно настраивать. Каждое из них фиксируется в истории, найти которую можно в верхней панели.
Кликнув на неё, вы активируете режим, в котором нельзя вносить правки. Здесь можно выбрать любую версию и восстановить её. При этом все корректировки, которые были сделаны после, удалятся. Чтобы не допустить этого, скопируйте раннюю версию: тогда с ней будет намного проще работать.
Функция бэкапа недоступна, если вы не являетесь владельцем файла.
Как удалить и восстановить таблицу
Стереть таблицу можно в два клика – зайти в меню «Файл» и выбрать опцию «Удалить». Второй вариант – выделить документ на диске и нажать на клавишу Delete или значок корзины.
Восстановить таблицу можно в разделе корзины. Выберите нужный документ и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке вы можете окончательно удалить его или вернуть папку диска.
Работа с данными в «Google Таблицах»
Многие функции сервиса дублируют аналогичный софт. Но здесь больше возможностей для совместной работы, поэтому необходимо разобраться со всеми особенностями платформы.
Как редактировать Google Sheets
Выделите нужную ячейку и заполните её текстом или цифрами. Чтобы перейти на следующую строчку, нажмите Enter. Управлять можно с помощью стрелок, мыши, горячих клавиш и их сочетаний.
Если в графе уже добавлена информация, редактировать её необходимо через верхнюю строку, расположенную под панелью с инструментами. В противном случае содержимое удалится.
Как защитить данные от редактирования
Защитить файлы от редактирования можно в настройках доступа. Для этого необходимо выбрать уровень «Читатель». В таком случае пользователь может только открыть документ и ознакомиться с содержимым. Второй вариант – «комментатор»: с такими правами человек может только оставлять пометки, не меняя наполнение документа.
Внутри таблицы вы можете поставить ограничения на лист или диапазон ячеек.
Для этого выделите нужную часть страницы, кликните по ней правой клавиши мыши – и в меню с выпадающим списком выберите опцию «защитить». В результате другие пользователи не смогут вносить изменения в этот фрагмент. Если вы поделились доступом с файлом с несколькими людьми, можно выбрать, кто из них может корректировать данные.
Комментарии и примечания
Через контекстное меню можно добавлять подписи к каждой ячейке. Доступны две формы: первая – это комментарии, на которые могут отвечать другие юзеры, вторая – это примечание без возможности дополнить. Каждая из них по-своему отмечается в интерфейсе (жёлтыми и чёрными треугольниками в верхнем левом углу), чтобы можно было визуально их отличить.
Комментарии представляют собой диалог. Здесь вы можете обсудить с другими пользователями содержание, чтобы внести необходимые правки. После того как вы пришли к единому мнению, можно кликнуть на опцию «Вопрос решен». В таком случае ветка обсуждения закрывается.
Форматы данных
Для удобства управления данными используются разные форматы, которые по-разному отображаются в таблицах. В сервисе доступно несколько десятков вариантов, но чаще всего используются:
Для аналитики, например, поиска корреляции или средних значений, используются только цифровые данные. Чтобы изменить вид, воспользуйтесь разделом «Формат» и выберите нужные настройки. Если в общем меню нет того, что требуется для оформления, перейдите по вкладке «Другие форматы» – здесь находится полный список.
Условное форматирование данных
Самый простой способ изменения отображение ячейки – опции в панели управления сверху. Здесь вы можете менять внешний вид шрифтов, границ, абзацы и правила переноса текста. Не всегда ручных инструментов достаточно. Для автоматической корректировки используется условное форматирование.
Правила задаются для:
Настроить их можно через раздел «Формат». В открывшемся окне добавляются условия, например, при определённых значениях ячейки перекрашиваются в заданный цвет. Менять можно не только оформление, но и стиль текста.
Для выделения можно использовать сложные правила. Например, вы ведете свыше 100 рекламных кампаний. Проверять каждую из них вручную невозможно. Допустим, необходимо отметить наиболее эффективные из них, с точки зрения целевых действий. Для этого вы можете создать сложные правила с помощью опции «Ваша формула». В таком случае при достижении определённого показателя стоимости конверсии содержимое помечается.
При необходимости визуально проанализировать диапазон, где цифры нуждаются в градации, удобнее всего использовать градиентную заливку.
Фильтры и сортировка
С помощью инструментов раздела «Данные» вы можете отсортировать, проверить или отфильтровать содержимое листа. В верхней панели управления есть значки быстрый сортировки от большего к меньшим и наоборот (или в алфавитном порядке – для текстовых ячеек). Продвинутые функции располагаются в меню.
Фильтры помогают скрыть ненужные данные. Это позволяет проще ориентироваться в объемных таблицах. Например, при анализе поведения пользователей на сайте вы можете отображать те факторы, которые приводят к определённой цели. Так вы фиксируете внимание только на нужной информации.
Проверка данных
Чтобы корректно производить расчёты по формулам, необходимо проверять содержимое в ячейках. Например, правильное построение диаграммы по датам невозможно, если где-то будет ошибка в формате. Избежать недочетов поможет опцию «Настроить проверку данных», которую можно найти в соответствующем списке.
Для запуска инструмента необходимо:
Если напротив параметра «показывать текст для справки» поставить галочку, то ошибка будет сопровождаться примечанием из справки. Такие пояснения помогают быстрее решить проблему.
Система может проверять не только соответствие выбранному формату, но и значениям внутри ячеек. Например, вы знаете, что метрика не может быть отрицательной или превышать 100%. Вы можете задать правило, которое запрещает это.
Сводные таблицы
Для получения объективных выводов по результатам маркетинговых компаний специалисты часто используют сводные таблицы. Например, при запуске таргетированной рекламы вы получаете одни цифры (это может быть CPC, CPM или другие метрики), а в системах аналитики отображаются результаты (объем трафика, конверсии CR). С помощью Google Sheets вы можете свести их в один файл, структурировать информацию и создать наглядный отчёт, с которым удобнее работать.
При использовании параметра «Сводная таблица», платформа создаст новый лист и выведет в правой панели редактор для управления данными. Там вам нужно будет выбрать строки, столбцы, значения и настроить фильтры.
Диаграммы и графики в «Google Таблицах»
Визуализация – не самая значимая функция сервиса, но для работы с данными иногда требуются наглядные инструменты. Для этого вы можете добавить на страницу графики или диаграммы.
Выделите нужный диапазон, перейдите в раздел «Вставка» и выберите в нём раздел «Диаграмма». Система автоматически построит следующий рисунок:
В настройках вы можете выбрать любой тип: график, область, карту, точечное отображение и т.д. На основе данных система выдает рекомендации, какие варианты могут подойти для визуального анализа.
Здесь же доступны другие настройки:
Полученное изображение можно сохранить как изображение для отчётов и презентаций, а также в два клика опубликовать на сайте. Платформа создает скрипт, который вставляется в код сайта. В результате диаграмма будет отображаться в выбранной области на странице.
Работа с функциями
Как и в Excel, для обработки данных в Google Sheets доступны функции. Вам необходимо ввести стандартизированную формулу – и программа сделает необходимые расчеты.
Для запуска инструмента требуется ввести «=» в ячейку. Система предложит самые используемые функции. Если из показанных вариантов ни один не подходит, напишите первые буквы. Подсказки помогут найти то, что вам нужно. После этого требуется выбрать массив одним из двух способов:
Маркетологи часто используют функции для расчетов средних показателей, затрат и коэффициентов. Например, если у вас есть данные по затратам на рекламные объявления, количество переходов и совершенных целевых действий, с помощью простых формул вы можете посчитать цену за клик (CPC), коэффициента конверсии и другие показатели эффективности. Ввести функцию нужно только один раз – для остальных данных её достаточно растянуть на другие ячейки в столбце или строке.
Интеграция с другими инструментами
Главное удобство онлайн-сервисов Google – возможности взаимной интеграции. Для обработки данных можно подгружать их автоматически из форм и аналитики. Это ускоряет работу маркетологов, SEO-оптимизаторов, UX-дизайнеров и других специалистов, работающих с сайтами.
Взаимодействие с Google Forms
Для импорта данных из форм в таблицы не требуется дополнительных настроек – их функционал пересекается.
Зайдите в раздел «Инструменты» в Google Sheets и выберите «Создать форму». Система перенаправит на редактор. Под каждый созданный вопрос будет создаваться соответствующий столбец. При заполнении ответы автоматически загружаются в ячейки.
Если вы создавали форму через интерфейс Google Forms, то данные можно импортировать. Зайдите в раздел «Ответы» и нажмите на значок таблицы. Для загрузки можно сделать новый файл или загрузить в готовый.
Формы можно использовать как инструмент для сбора информации при исследованиях юзабилити. Ответы тестировщиков будут автоматически загружаться в созданную вами базу.
Интеграция с Google Analytics
Специалистам, которые работают с сайтами, пригодится интеграция с системой аналитики. Это позволяет загружать данные, рассчитывать показатели, оформлять сводки и отчёты.
Чтобы добавить приложение, перейдите в раздел «Дополнения»:
Выберите в списке Google Analytics и в открывшемся окне нажмите кнопку «Установить». Следуйте инструкции.
В результате в меню дополнений появится соответствующий раздел, где вы сможете подготовить отчёт вручную или настроить автоматизированное создание.
Полезные дополнения Google Sheets
Lucidchart Diagrams: продвинутый облачный инструмент для создания визуальных отчетов с диаграммами, схемами, чартами и т.д.
Mail Merge for Gmail: сервис для настройки персонализированных рассылок через Google Sheets. Помогает правильно организовать онбординг и анализировать его результаты. Частично заменяет функции CRM.
Supermetrics: выгружает аналитику более, чем из 50 источников, включая Яндекс.Метрику.
Calendar to Sheet: переносит мероприятия из календаря в таблицы.
Вы можете найти сотни других приложений, расширяющих стандартный набор функций и инструментов. Все они устанавливаются в два клика.
Сочетания и горячие клавиши в «Google Таблицах»
Упростить взаимодействие с файлами и их редактирование помогают сочетания клавиш:
Можно использовать и привычные сочетания копирования, вставки, начертания шрифта и т.д. Полный список располагается в разделе справки.
Освоив функционал сервиса, вы сможете повысить эффективность работы в команде. Инструменты упрощают процесс сбора и оформления семантического ядра для SEO, помогают анализировать метрики сайтов, сводить статистику, готовить товарные фиды для ретаргетинга в социальных сетях и т.д. Возможность открывать один файл с разных устройств и аккаунтов позволяет сократить время на коммуникации. Как собрать и оформить семантику в таблицах, вы можете прочитать в нашем материале.