Что может помешать проекту

Определение рисков проекта при детализации задач

Определение рисков проекта при детализации задач

Кроме определения работ в процессе разработки их структурной схемы, также можно выявить различные неопределенности, способные вызвать затруднения при выполнении проекта. Информация по множеству факторов, которые следует принять во внимание, продумывая работы проекта, не всегда бывает полной и достоверной. От того, насколько эффективно удастся выявить и учесть эти неопределенности, во многом зависит успех проекта.

Неизвестную информацию можно разделить па две категории.

• Частично неизвестная — информация, неизвестная вам, но которой располагает кто-то другой.

• Полностью неизвестная — информация, которая неизвестна ни вам, ни кому-то другому, поскольку в данное время ее еще не существует.

В первом случае вам просто нужно найти человека, который владеет информацией. Во втором — составить план с учетом непредвиденных обстоятельств либо попытаться оценить значение этой информации и снизить ее влияние на ход работ.

Рассмотрим часть структурной схемы работ на рис. 3.2, а именно: проведение опроса по почте выбранной группы клиентов. Первое задание называется «Определение выборки для опроса». В начале планирования проекта вы не знаете, существует ли файл со списком клиентов. Если таковой имеется, то эта задача займет одну неделю, а если нет, то растянется на четыре.

Это частично неизвестная информация. Она неизвестна вам, но ее знают в отделе сбыта, куда можно позвонить.

Разработка структурной схемы работ поможет вам определить ситуации, в которых что-либо может помешать выполнению вашего проекта. (О том, как справиться с такими ситуациями, рассказывается в главе 14, посвященной рискам проекта.)

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

5.1. Определение цели и задач бизнес-тренинга

5.1. Определение цели и задач бизнес-тренинга Бизнес-тренинг – инструмент решения бизнес-задач. А следовательно, проектируя его на первом этапе, прежде всего надо определить эти задачи.Цель и задачи тренинга имеют вполне определенную логическую структуру:• цель и

Определение проекта

Определение проекта Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже. ЭТАП 1: разработка технического заданияЭТАП 2:

Причина Определение целей и задач мероприятия

Причина Определение целей и задач мероприятия История вопроса Давайте задумаемся о том, откуда мероприятия взялись и какие они вообще бывают.Первыми в истории человечества мероприятиями, вероятно, следует признать древние общественные и религиозные ритуалы:

Определение проекта

Определение проекта Проекты, как большие, так и маленькие, имеют следующие признаки: • цель — получить конечный продукт или результат; • установленные сроки начала и завершения — дата начала проекта и дата его окончания; • определенные ресурсы — трудовые,

Окончательное определение аудитории проекта

Окончательное определение аудитории проекта Аудитория проекта — это люди и группы лиц, которые будут его выполнять, содействовать ему, интересоваться им и т.д., для кого он имеет значение (подробно об аудитории проекта — в главе 7). При разработке плана проекта вы для

Выявление рисков проекта

Выявление рисков проекта Для выявления рисков проекта:• определите условия и ситуации, которые могут привести к затруднениям;• выясните, с какими рисками они

Определение рисков

Определение рисков По каждому из выявленных факторов риска определите возможное влияние па конечный результат, соблюдение графика работ и расход ресурсов. Предположим, вы планируете применение новой техники. Это фактор риска, который может повлиять на: • получение

Определение рисков, которыми следует управлять

Определение рисков, которыми следует управлять Каждый выявленный риск при возникновении соответствующего события окажет (согласно их определению) то или иное негативное воздействие на ваш проект. Однако меры по выявлению и уклонению от риска в отдельных случаях могут

Источник

7 причин провала проекта и как этого избежать

Мы все были в такой ситуации. Вы начинаете быть очень увлечены проектом, продумываете, проводите исследования, хорошенько планируете, собираете хорошую команду и приступаете к работе. А потом где-то по пути все разваливается. Сроки просрочены. Результаты не оправдывают ожиданий. Заказчики и начальство, мягко говоря, недовольны. Почему?

Но почему так много проектов с таким огромным потенциалом заканчиваются провалами?

Проект становится неудачным, если он не выполняет то, что требовалось, в рамках согласованного бюджета и времени. Однако в большинстве случаев заинтересованные стороны решают, был ли проект успешным или неудачным, на основании их суждений и удовлетворенности результатом.

Общие причины провала проекта:

Некоторые проекты также считаются провальными, если они не соответствуют финансовому прогнозу или не достигают целевого показателя рентабельности инвестиций.(прочитать подробнее можно о ссылке)

Есть ряд причин, и хорошая новость заключается в том, что вы можете устранить каждое препятствие и добиться успеха в следующем проекте (а также в следующем и последующем) с помощью руководства по управлению проектами, управляя проектами.

Вот некоторые причины неудач проекта и то, что вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию.

Один из способов практически гарантировать провал проекта — начать работу без четких целей и задач проекта. В конце концов, невозможно узнать, добились ли вы успеха, если вы не совсем уверены в том, чего пытаетесь достичь.

Возьмем простой пример на личном уровне. Допустим, вы решили «привести себя в форму». Что это значит?

Хотите сбросить несколько килограммов? Нарастить мышечную массу? Развить выносливость?

Если вы просто начнете тренироваться и / или лучше питаться — что мы все должны делать, если честно, — ваше физическое состояние улучшится, но вы не будете точно знать, добились ли вы успеха. Вам нужны четко определенные цели. Неясные цели в профессиональной жизни также могут привести к неудаче.

Как этого избежать:

Существует несколько популярных структур для постановки целей, таких как цели SMART и CLEAR, но суть в том, что ваши цели должны быть измеримыми и реалистичными. Не просто говорите, что хотите «похудеть», скажите, что вы хотите похудеть на 15 килограмм за следующие четыре месяца. Это измеримо и реально. Проекты, которыми вы управляете, более сложны, поэтому еще более важно четко определить свои цели.

Планируем сроки. Планируем встречи. Планируем структуру и темы и интерфейсы. Но иногда, в разгар всего этого планирования проекта, мы забываем спланировать наши ресурсы. Это большая причина того, почему проекты терпят неудачу. Управление проектами включает управление ресурсами, часто с учетом других проектов. Большинство из нас знает, что планирование финансовых ресурсов важно.

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать при планировании других ресурсов в вашем следующем проекте:

Какие человеческие ресурсы требуются? Какие люди и как долго? Кто-нибудь из них в настоящее время работает над другим проектом или их можно будет отозвать до завершения моего проекта?

Какие средства необходимы? Есть ли у нас офисные помещения, столы, компьютеры, конференц-залы и производственные помещения, необходимые для успеха этого проекта?

На каких сторонних поставщиков мы будем полагаться? Каковы их временные рамки и ограничения?

Каких ресурсов знаний нам может не хватать? Могу ли я пригласить эксперта или провести обучение, чтобы развить у моей команды необходимые навыки управления проектами?

Независимо от того, насколько хорошо спланирован ваш проект, отсутствие прозрачности может быстро привести к провалу. Очень важно создать систему, которая обеспечивает видимость не только для руководителя проекта, но и для всех членов команды. Видимость включает в себя прозрачность проекта статуса задачи, четкую коммуникацию и хорошее управление документами.

Как этого избежать:

Когда все знают статус каждой задачи проекта, они могут помочь или внести соответствующие коррективы. Он поощряет активную работу и решение проблем. Управление документами не должно быть сложным. Фактически, наличие централизованного цифрового хранилища для всех проектных документов облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта, а также способствует наглядности.

Само собой разумеется, но общение в управлении проектами является ключевым. Инструменты, которые ваша команда использует для общения, должны быть объяснены и реализованы с самого начала вашего проекта.

Как этого избежать:

Будь то электронная почта, текстовые сообщения, чат или другое сочетание вещей, убедитесь, что все в команде понимают, чего от них ждут, и могут использовать выбранную вами технологию. Помимо метода коммуникации, убедитесь, что вы установили четкие ожидания и руководящие принципы в отношении видов информации, которую необходимо передать.

Поначалу это кажется таким невинной причиной. Простой запрос клиента на добавление элемента сюда, блестящая идея для расширения услуги там, и, прежде чем вы это узнаете, объем вашего проекта перерос, а ваша команда чрезмерно расширена. Вот и все, произошел полный перевес задач над настоящими требованиями и происходит отклонение от цели.

Параметры проекта не были четко определены с самого начала или

существует внутреннее давление со стороны команды или извне со стороны заказчиков или руководителей, чтобы они взяли на себя задачи, которые не были частью первоначального плана проекта.

Как этого избежать:

Проблема смещения объема работ заключается в том, что оно часто приводит к провалу проекта. Вы не предусмотрели в бюджете время или ресурсы, необходимые для выполнения дополнительных задач, поэтому то, что могло быть ошеломляющим успехом, оборачивается разочаровывающей неудачей.

Иногда замаскированные под нереалистичный оптимизм нереалистичные ожидания разрушили многие проекты. Руководителю проекта необходимо иметь четкое представление о том, чего ваша команда может достичь и в какие сроки. Как только вы согласовали свои ожидания с реальностью, вы должны сообщить о них покупателю, а зачастую и своему начальству.

Как этого избежать:

Имея реалистичные ожидания и понимаемые всеми участниками проекта, ваша команда имеет гораздо больше шансов на успешное завершение проекта.

Лидерство имеет решающее значение и является общей точкой успеха или неудачи. Менеджер проекта не может жаловаться на то, что команда вышла из-под контроля. И команда не должна оставлять чувство, что они не знают, что делать или чего ожидать от одного дня до следующего — это огромный рецепт неудачи. Убедитесь, что все знают, чего от них ждут, и возложите на них ответственность за достижение этих целей или выполнение этих задач. Подавайте пример — если вы не опаздываете на собрания, членам вашей команды тоже нет оправдания!

Если вы делаете все возможное, чтобы хорошо руководить командой, но у вас есть члены команды, которые постоянно отстают, не отвечают на отзывы и что-то просто не работает — тогда вы все равно обязаны поднять флаг, который вам нужно заменить члена команды или членов команды и подтолкнуть к этому. Менеджер проекта, который отрицает свое собственное лидерство, не сможет заслужить уважение и поддержку со стороны членов своей команды, и, скорее всего, ему будет труднее управлять кораблем.

Оценка и восстановление провалившегося проекта может быть одной из самых сложных задач для менеджера проекта в организации. Однако отдача может быть огромной, поскольку проект, реализованный в результате неудачи, может принести фирме значительную ценность. Семь факторов, описанных в этом документе, имеют решающее значение для оценки производительности неудачного проекта и планирования корректирующих действий, чтобы сделать проект успешным. Для успеха необходимы все семь факторов. Когда один фактор становится отрицательным и не исправляется, катастрофа неизбежна.

Источник

Ошибки, которые погубят проект любой сложности

Опыт менеджеров Redmadrobot.

Мы, электрические, запускаем проекты с 2009 года, и за 11 лет сформировали сильную команду робоменеджеров. Прокачивать железных помогают боевые задачи и одна из самых сложных — управлять проектом.

Ситуации, при которых появляется необходимость взять на себя обязанности PM (project manager), бывают разные: в маркетинге — при создании сайта, в HR — при организации мероприятий. Мы вспомнили десятки подобных случаев и подготовили список ошибок, которые допускают новоиспеченные руководители проектов.

Описания ошибок мы дополнили своими рекомендациями по их решению: простыми и не очень. Второй вариант для тех, кто хочет заморочиться — с референсами и ссылками на полезные ресурсы. Надеемся, что это позволит сделать ваш проект проще, качественнее и внесёт предсказуемость в процесс его создания.

Удачный старт — половина успеха. Вот несколько ошибок, которые могут негативно повлиять на дальнейшее развитие проекта.

Момент, которым нельзя пренебрегать в самом начале — обсуждение ожиданий от продукта со стейкхолдерами — людьми или организациями, которые способны оказать влияние на развитие проекта.

На старте определите и согласуйте со всеми стейкхолдерами цели и планируемые результаты.

Ожидания от продукта задают требования к результату и существенно влияют на дальнейшую работу всей команды. Согласование помогает избежать возможных недопониманий и разногласий по развитию проекта.

Простое решение: составьте текстовый документ или таблицу, где будут собраны ожидания стейкхолдеров. Чтобы упростить себе жизнь, вы можете воспользоваться нашей подсказкой по структурированию содержания.

В документе важно не просто зафиксировать ожидания всех и каждого, но и привести пожелания к общему знаменателю. Цель должна быть единой, понятной и одобрена всеми участниками.

После формирования документа синхронизируйте его с командой (наверняка вам подкинут ещё пару-тройку идей) и смело отправляйте стейкхолдерам, чтобы финально согласовать все моменты.

Он содержит в себе ключевые показатели и выступает в роли ориентира для дальнейшего развития проекта или группы проектов. Если хотите избежать проблем, то его нужно проработать, синхронизировать с командой (собрать всевозможные идеи) и согласовать со стейкхолдерами.

После этого итоги согласования нужно зафиксировать для всех — разослать письма, выложить документ в облако или создать борд в Miro.

Одна из причин, почему идеи не выдерживают проверку временем — отсутствие «моста реализуемости». Менеджер может понимать цели стейкхолдеров и то, как их достичь, но не представлять вижн результата. Или, всё же видеть желаемый результат, но не учитывать всех трудностей, которые, вероятно, возникнут в будущем.

На выходе мы имеем старое доброе «ничего», а прикрываемся «внешними факторами», «незапланированными активностями» и «кто-то виноват, а мы не подозревали».

Шаг за шагом подробно опишите, как планируете осуществить намеченные планы.

Простое решение: вариант для самостоятельного использования — воспользуйтесь одной из проверенных временем методологий постановки задач, например, SMART. Мы часто используем в работе подходы DoD и DoR .

Но проект — дело командное, поэтому, если есть возможность планировать и думать над реализацией всем вместе, её нужно обязательно использовать.

Вариант посложнее: изучите вместе с коллегами одну из методологий постановки задач и грамотно её внедрите. Для этого разделите планирование результатов на несколько итераций, после чего сделайте deep dive (погружение в проект) всей команды по методологии постановки задач.

Определитесь, как вовлечь в процесс планирования и достижения результатов всех коллег и, самое важное, — проследите за тем, чтобы это сработало на нужный вам результат.

Здесь всё просто: ответственность и распределение ролей в команде должны быть понятны всем участникам. В какой-то момент (а он точно может наступить, поверьте) придётся разбираться, почему что-то пошло не так и кто-то не выполнил важную задачу.

Чтобы это происходило как можно реже (а лучше не происходило вовсе) сделайте распределение ответственности в команде прозрачным. Тогда каждый сможет понять свои задачи и как от его работы зависит судьба проекта.

А в том случае, если в проекте что-то пойдёт не по плану, менеджер должен чётко понимать, в какой его части произошёл сбой. Иначе PM рискует поставить под угрозу результаты работы и деморализовать всю команду.

Одно из лучших решений для создания «прозрачности» — использовать матрицу ответственности. Её можно выбрать исходя из сложности проекта, размера команды и предпочтений.

Простое решение, если не хотите заморачиваться и у вас небольшой проект:

Главное — договоритесь о том, как планируете взаимодействовать в команде и зафиксируйте это любым удобным способом: текстом, в Miro или, например, набросайте mind map — как вам удобно.

Вариант посложнее: для крупных проектов можно сделать ролевую модель проекта в виде карты и добавить описание функций каждой роли (это можно сделать, например, в Miro).

Но сама по себе матрица принесёт мало пользы. Чтобы выстроенная система ответственности дала плоды, нужно постоянно контролировать её исполнение. Например, решать возможные последствия её распределения: избавляться от ненужного, улучшать текущее и добавлять новое.

Главная задача менеджера в ходе реализации проекта — выполнить запланированные задачи, которые приведут его и всю команду к нужному результату. Этого можно добиться, если грамотно управлять изменениями, внедрять качественные улучшения в процессах, избавляться от лишнего и постоянно получать промежуточный результат. А вот короткий список того, что может помешать вам на этом непростом пути.

В любой работе нужны инструменты, но важно внедрять лишь те, что будут способствовать развитию проекта. К сожалению, часто происходит наоборот, когда новые возможности добавляют в жизнь команды лишнюю бюрократию, вредные регламенты и другие неприятные вещи.

Применяйте в работе только те инструменты, которые жизненно необходимы для реализации проекта. Встройте их в ваши процессы и расскажите команде, как ими пользоваться.

Потом определите ответственных за техническую поддержку и актуальность работы инструментов. Вся информация в них должна периодически обновляться, быть упорядочена в соответствии с возможными правилами и доступна команде.

Простое решение: не гонитесь за модой — используйте доступные и универсальные инструменты, такие как Trello или Google-таблицы.

Благодаря своей системе карточек, Trello отлично подойдёт для распределения задач. В них вы можете фиксировать важные части проекта: процесс выполнения работ, ведение сделок и заявок, организацию документооборота и другие вещи. Ну а Google-таблицы хороши своей многозадачностью. В Redmadrobot команды часто используют их в самых разных делах:

Задача эффективного инструмента — упростить жизнь команде. Trello и Google-таблицы хорошо с этим справляются. Но независимо от ваших предпочтений, есть типы инструментов, которые понадобятся вам в любом проекте: делегирование, встречи или «синки», риск-менеджмент, каналы коммуникации и взаимодействия.

Вариант посложнее: за долгие годы нанесения непоправимой пользы нашим клиентам мы создали систему инструментов. Её может использовать любая команда, работающая в проектах разного уровня и сложности. Вы можете использовать её как базу при формировании собственного списка нужных сервисов.

В ситуации, когда приоритетно всё — на самом деле никаких приоритетов не существует. Если работа кипит и проект развивается, то это ещё не значит, что команда идёт к нужному результату.

Точно определите приоритет для каждой задачи, чтобы команда понимала, что нужно сделать в первую очередь.

Так вы будете знать, как распределены усилия между коллегами и убедитесь, что цели и задачи в вашей голове совпадают с их приоритетами.

Простое решение: если у вас небольшой проект, то используйте методологию MоSCоW — она хорошо подходит для определения приоритезации. Также обратите внимание на методологии RICE и ICE.

Вариант посложнее: в крупном проекте поможет формирование собственной системы приоритезации входящих задач. Её можно построить на базе Google-таблиц или Trello.

С помощью Google-таблиц или Trello можно собрать систему с упором на потребности команды. Например, Google-таблицы позволяют настроить фильтры и формулы, которые автоматизируют учёт. Исходя из баллов, выставленных по конкретному параметру, фильтры и формулы могут автоматически выстраивать итоговый список с приоритетами, что значительно экономит время.

Если путь длинный, то его нужно делить на отрезки. Менеджеру такой приём помогает лучше контролировать процесс работы, а команда видит результат и мотивирована работать не снижая темп.

Разделите каждую задачу на микрозадачи и определите сроки их выполнения. Чем больше внимания вы уделяете «чекпоинтам», тем меньше вероятность, что какой-то кусок работы останется без внимания.

Определите важные контрольные точки для сдачи проекта.

Проект — это про управление изменениями, поэтому не бойтесь рисковать. Главное, убедитесь, что планируемый результат того стоит и команда одобрила вашу идею. И не переусердствуйте с ответственностью. Тотальный контроль — ваш абсолютный враг, который ведёт к хроническому недоверию к коллегам и созданию враждебной атмосферы в команде.

Проекты реализовываются людьми, которые постоянно взаимодействуют друг с другом. Ваша задача, как менеджера — понять, как нивелировать проблемную «человеческую» часть — коммуникацию и взаимодействие. Не допускайте следующих ошибок.

Чтобы чётко определить вектор развития проекта, эскалацию, решение проблем и запросов, важно рассказывать команде обо всех рабочих изменениях. Это касается не только коллег, но и стейкхолдеров.

Если вы узнали об изменениях в проекте, то не поленитесь рассказать об этом команде, для этого организуйте постоянное информирование всех её участников.

Проблемы сами по себе не исчезают и не утихают, а как правило накапливаются и создают эффект бомбы с замедленным действием. Наивно полагать, что если проблему или конфликт не провоцировать, то он исчезнет.

Поэтому, каждой команде нужен понятный механизм эскалации вопросов и конфликтов. Менеджер проектов должен уметь принимать верные решения в критических и незапланированных ситуациях, и находить пути выхода из «застоя» (в ситуациях, которые требуют пересмотра).

Создайте внутри команды понятный механизм эскалации вопросов и конфликтов. Так коллеги поймут, что в любой ситуации они будут услышаны и их точка зрения имеет значение для окружающих.

Простое решение: расскажите команде про базовые правила эскалации. Для этого сформулируйте, как вы видите процесс эскалации в идеале, зафиксируйте его в виде простых тезисов. Разместите информацию в «общем пространстве», чтобы в нужный момент у всех был доступ к документу.

Вариант посложнее: сформируйте собственную систему эскалации. Для этого составьте список коллег, которые будут помогать вам в решении проблемных ситуаций и конфликтов, а также в определении стратегических действий. О возможностях инструмента эскалации и способах его организации написано много статей, поэтому, если вам интересна эта тема, просто «загуглите».

Помните, что от ваших решений зависит успех продукта. Профилактика конфликта — сигнал к тому, что команда готова открыто говорить о своих проблемах.

Проект всегда имеет конечные точки и финал. Соберитесь силами и не допустите в них последних двух ошибок.

В условиях проекта, к ошибкам часто приводит отсутствие анализа: проделанных действий, применённых подходов и практик, а также построенных недавно процессов.

Вам, как менеджеру, необходимо слушать и слышать что происходит в вашей команде в разных отрезках времени, и своевременно вносить качественные изменения в её работу. В таких случаях помогает рефлексия, которая позволяет осмыслить пройденный путь.

Простое решение: контролируйте эмоциональный фон команды, подводите итоги на итерационной и постоянной основах. Например, проводите еженедельные или двухнедельные «синки». При подведении итогов не забывайте делать срез по выполненным и планируемым задачам.

Всегда отмечайте успехи команды и не бойтесь говорить про неудачи. И проговаривайте проблемы, не только текущие, но и уже решённые. Обязательно фиксируйте итоги с подобных встреч и преобразовывайте их в задачи на развитие.

Вариант посложнее: мы в Redmadrobot пользуемся двумя инструментами: ретроспектива проекта команды и индивидуальная рефлексия для руководителя. Ретроспектива помогает регулировать эмоциональный фон команды, снимать обратную связь по прошедшему периоду и, что важно, — благодарить друг друга.

Индивидуальная рефлексия — это инструмент управленца, помогающий проводить анализ его действий в проекте за прошедший период. Здесь важно проанализировать, что вы планировали сделать, что получили в итоге и как будете действовать в следующий раз. Достаточно простая формула успеха, если ей пользоваться вовремя и с пониманием.

Вопросы рефлексии корректируются в зависимости от ситуации, но стандарт при их составлении один. Постарайтесь найти ответ на каждый из них:

У нас получился не самый полный список ошибок, но если вы сможете не совершать хотя бы их, то сделаете работу над проектом проще и эффективнее. Мы, роботы, убеждены, что совершение ошибок — это путь к совершенству, ведь мы постоянно на них учимся. Поэтому, советуем вам не бояться рисковать. А ещё, не забывайте прислушиваться не только к коллегам, но и к самому себе. Согласны?

Источник