Что можно арендовать у сотрудника

Арендуем имущество у сотрудника

Но давайте обсудим вопрос, что делать, если такому компьютеру понадобится ремонт? Или надо заменить картридж в принтере, или, например, купили программу для установки на такой компьютер. Как списывать расходы на компьютер, которого нет?

Рассмотрим «легализацию» такого имущества через договор аренды. Подтверждаем право собственности

В соответствии с п. 2 ст. 611 ГК РФ для заключения договора аренды требуется документальное подтверждение права собственности на имущество. Если компьютер купили только что, то обычно никаких проблем нет – чеки и документы едва ли потеряны. Если компьютеру 5 лет, то наличие документов уже сомнительно. А если это вообще стол и стулья, то от чеков, наверное. и следа не осталось.

Что делать? Всего лишь при составлении договора аренды отдельным пунктом прописать, что передача подтверждающей приобретение имущества документации в данном случае не предусматривается. А затем подробнейшим образом расписать, что именно сдается в аренду и указать стоимость, по которой сотрудник оценивает это имущество.

Кстати, после заключения такого договора работодатель уже по закону обязан нести расходы по содержанию и текущему ремонту арендованного имущества (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Определяем размер арендной платы

Контролирующие органы обязательно обратят внимание на договоры аренды имущества у сотрудников, если таких договоров будет слишком много или если выплаты по ним будут превышать заработную плату.

Если целью заключения договора является именно показать неучтенное ранее имущество, то арендная плата может быть совсем символической. Допустим 100 рублей в месяц.

Если же есть желание «убить двух зайцев» и сэкономить на взносах, то надо подумать. какая цифра арендной платы будет экономически обоснованной. В качестве критерия обоснования можно взять суммы амортизации. Для этого рассчитаем амортизацию из официально установленных норм.

Допустим, мы берем в аренду компьютер, который по Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002г. № 1 ) относится ко второй группе со сроком полезного использования от 2 до 3 лет. Учетной политикой организации, допустим, закреплено, что для второй группы мы применяем срок, равный 25 месяцам. Стоимость компьютера – 30 000 рублей. При линейном методе расчета амортизации арендная плата составит 30000 / 25 = 1200 рублей в месяц.

Подумайте, какую стоимость компьютера (при отсутствии платежных документов) будете ставить в договоре. И опять же не надо злоупотреблять – это должна быть рыночная цена. Для подтверждения цены можно приложить к договору рекламный проспект или распечатку с сайта магазина о цене на такой же или аналогичный товар.

Арендная плата не облагается страховыми взноса (п. 3 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ) как плата по договору гражданско-правового характера, предметом которого является имущественное право. В нашем примере при ежемесячной арендной плате в размере 1200 рублей экономия на взносах для организации будет составлять 1200*26%=312 рублей или 3744 рублей в год по сравнению с тем, если бы эту же сумму мы выплачивали как заработную плату.

Размышляя об этих приятных мелочах. Все же не забываем и то, что арендная плата облагается НДФЛ в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 НК по ставке 13%.

Бухгалтерский учет аренды имущества у сотрудника

Бухгалтеру конкретной организации надо будет решить, на какой счет он будет относить расходы по аренде имущества. Такими счетами могут быть 20, 23, 25, 26, 29, 44 и другие. Рассмотрим пример торговой организации.

Д-т 73 К-т 68 «Расчеты по налогам и сборам»– удержан налог на доходы физических лиц с арендной выплаты сотруднику. Код дохода 1400.

Д-т 73 К-т 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет» – выплачена сотруднику арендная плата.

В зависимости от целей использования арендованного имущества, оно будет отражаться либо как расходы по обычным видам деятельности (например, производственное оборудование), либо как прочие расходы. Чаще всего это будут прочие расходы.

Д-т 91.2 К-т 44 – закрываем 44 счет и списываем расход на аренду имущества в прочие расходы

Арендованное имущество отражают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.

Вы можете прописать в договоре иную периодичность арендных выплат. Например, ежеквартальные платежи.

Пример договора аренды имущества у сотрудника

Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002г. № 1

Источник

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Путевой лист

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

Источник

Аренда имущества сотрудника: бухучет, налоги, риски

Организация может использовать личное имущество работников в производственных целях. Для этого она заключает договор аренды с сотрудником или устанавливает ему компенсационные выплаты. Рассмотрим правовые нюансы и разберем, как правильно обосновать и учесть расходы по аренде или выплате компенсации.

Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. Сделку оформляют договором аренды, в котором предусмотрено вознаграждение арендодателю (ст. 606 ГК РФ). «Бесплатный» аналог аренды — договор ссуды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Вид договора влияет на особенности налогообложения.

Арендные отношения всегда регулируются ГК РФ и договором аренды. Даже если арендодатель — штатный работник организации.

Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:

В зависимости от того, что именно организация арендовала у сотрудника, возможны разные варианты отражения операций в учете и разные налоговые последствия. В статье рассмотрим следующие аспекты:

Аренда транспортных средств у сотрудника

Плату сотруднику за аренду у него автомобиля можно оформить договором аренды, но если он согласен отдать машину во временное пользование бесплатно, оформляется договор ссуды. Еще один вариант — оформить компенсационные выплаты за использование личного автомобиля сотрудника для работы.

Договор аренды

Договор аренды транспортного средства (ТС) может быть заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (с экипажем) или без таких услуг (без экипажа).

При аренде ТС договор должен быть заключен в письменной форме, но госрегистрации он не подлежит.

Аренда без экипажа. Арендатор при расчете налога на прибыль включает в расходы арендную плату в полном объеме (пп. 10 п.1 ст. 264 НК РФ). Также он может учесть в размере фактических затрат расходы на:

Расходы по эксплуатации по большей части несет арендатор. Но стороны могут прописать в договоре, кто и какие расходы на содержание транспорта возьмет на себя.

Арендатор обязан удерживать НДФЛ при перечислении арендной платы (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Он выступает налоговым агентом, так как арендодатель — физлицо, а арендная плата — его доход (ст. 209, пп. 4, 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

По договору аренды без экипажа арендные платежи не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаев (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).

Аренда с экипажем. Как и по договору аренды без экипажа, арендатор включает в расходы арендную плату в полном объеме, затраты на ГСМ, расходные материалы и вознаграждение водителю (письмо Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).

Расходы на страхование автотранспорта, текущий и капитальный ремонт оплачивает арендодатель (ст. 634 ГК РФ).

Плату за аренду и за управление автомобилем в договоре нужно разделить, так как они облагаются по-разному:

В бухучете операции по аренде транспортных средств отражаются так:

Счета учета затрат организация выбирает самостоятельно исходя из того, связаны расходы по аренде ТС с основным производственным процессом или их можно отнести на общехозяйственные затраты, прямые это или косвенные затраты.

Договор ссуды

Договор ссуды не предусматривает выплат сотруднику за использование ТС, поэтому у организации возникает внереализационный доход в сумме рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля (пп. 8 п. 2 ст. 250 НК РФ, письмо Минфина от 27.08.2019 № 03-03-07/65526). Рыночную стоимость нужно подтвердить документально (ст. 105.3 НК РФ).

В целях налогообложения прибыли внереализационный доход признается ежемесячно в течение всего срока использования имущества.

Арендатор обязан проводить текущий и капитальный ремонт автомобиля и нести все расходы на его содержание (ст. 695 ГК РФ). Эти затраты, подтвержденные документами, можно включать в расходы при расчете налога на прибыль.

Аренда недвижимости у сотрудника

Договор аренды недвижимости нужно заключать в письменном виде. Госрегистрация не нужна, если срок действия менее года.

Арендовать у сотрудника можно нежилые помещения (гараж, склад, апартаменты и т.п.) или жилые — например, для размещения иностранных специалистов, работников из других городов или с разъездным характером работы.

При расчете налога на прибыль организация включает в расходы арендную плату в полном объеме (пп. 10 п.1 ст. 264 НК РФ) и коммунальные платежи в размере фактических выплат (п.1 ст. 264 НК РФ).

Перечисляя арендную плату, арендатор удерживает НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ) и уплачивает его по месту своего нахождения. Если арендодатель зарегистрирован как ИП, он сам будет начислять и уплачивать налог на доходы. Коммунальные услуги организация-арендатор оплачивает на основании копий счетов коммунальных служб, НДФЛ с этой суммы не удерживается.

Арендная плата и компенсация оплаты коммунальных услуг не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на аренду жилого помещения под офис

На это у Минфина есть две точки зрения:

Компенсации за использование имущества работника

Аренда подразумевает, что арендодатель передает личное имущество арендатору. Но иногда сотрудник сам использует личный автомобиль, телефон, ноутбук и другое имущество для работы. Если это происходит с согласия и в интересах работодателя, сотруднику полагается компенсация, которая складывается из двух составляющих (ст. 164, 188 ТК РФ):

Компенсации относятся к прочим расходам. Чтобы учесть их, нужно:

На УСН «доходы минус расходы» компенсации за использование имущества (кроме автомобиля и мотоцикла) нельзя учесть в расходах, так как они не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Аналогично с возмещением эксплуатационных расходов. В этом случае лучше заключать договор аренды.

Компенсации за использование автомобиля можно учесть для целей расчета налога на прибыль и единого налога по УСН только в пределах норм (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

В сумму компенсации входят затраты на ГСМ и на техническое обслуживание (подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 23.03.2018 №03-03-06/1/18366, определение ВС от 06.05.2020 №307-ЭС20-5919).

Остальных компенсаций эти правила не касаются — на ОСНО их можно учитывать в тех размерах, которые предусмотрены трудовым договором, допсоглашением, приказом.

Размер компенсации

Размер компенсации должен быть обоснован. Если она слишком большая, налоговая может прийти к выводу, что это скрытая оплата труда и организация уклоняется от уплаты налогов.

Чтобы не сталкиваться с претензиями проверяющих, размер компенсации следует определять исходя из срока полезного использования имущества и нормы амортизации (письмо Минфина от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72). Так как имущество используется не только для работы, но и в личных целях, нужно дополнительно рассчитать рабочее время.

Пример. Компенсация за использование личного ноутбука для работы

Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств — от двух до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 «Машины офисные прочие»).

Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации включаем только рабочее время.

Например, в апреле рабочее время составляет 24 % от общего времени (175 раб. часов / (30 календарных дней × 24 часа) = 24 %).

В мае — 18 % от общего времени (135 раб. часов / (31 календарный день × 24 часа) = 18 %).

Компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 рублей составит:

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

НДФЛ и страховые взносы по компенсационным выплатам, предусмотренным соглашением сторон трудового договора, не начисляются (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В 6-НДФЛ их показывать не нужно (письма ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@), но с РСВ ситуация другая. Компенсации за использование имущества отражаются в расчете:

Риски в договорах аренды

ФНС внимательно следит за тем, чтобы компании не нарушали налоговое законодательство. Особенно тщательно проверяют договоры, заключенные между взаимозависимыми лицами.

Арендодатель — руководитель

Если организация арендует имущество своего руководителя, то он может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора (п. 3, ст. 182 ГК РФ).

С особой тщательностью нужно подготовить все подтверждающие документы. Не стоит устанавливать арендную плату или компенсационную выплату выше зарплаты.

Органы ФНС сравнивают арендную плату в договоре с рыночной. Если стоимость аренды больше, налоговая пытается оспорить в суде правомерность отнесения арендной платы на расходы и доначислить налоги. Это касается аренды и у физлиц, и у компаний:

Переквалификация деятельности физлица в предпринимательскую

Если сотрудник получает регулярный доход от определенной деятельности, стоит проверить, не подпадает ли она под критерии предпринимательской, чтобы избежать взыскания налоговой недоимки (письмо ФНС РФ от 07.05.2019 № СА-4-7/8614@).

Налоговая может переквалифицировать деятельность физлица, если есть признаки, что это предпринимательская деятельность. В их числе:

Если физлицо передает в аренду имущество, которое ранее приобрело для личного пользования, то речь не идет о предпринимательской деятельности.

В качестве доказательств предпринимательской деятельности могут быть рассмотрены показания лиц, оплативших товары, работу, услуги, расписки в получении денежных средств, выписки из банковских счетов, размещение рекламных объявлений, выставление образцов товаров в местах продажи, закупка товаров и материалов, заключение договоров аренды помещений и пр.

Если сотрудник регулярно получает доходы от деятельности, то на него будет распространяться режим налогообложения для ИП. При этом налоговый орган имеет право доначислить НДС, предусмотренный для ОСНО, за последние три года, предшествующих принятию решения о проведении выездной налоговой проверки.

Материал подготовила Елена Романова, копирайтер

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Сотрудники используют личный транспорт в служебных целях: оформление аренды или безвозмездного использования для списания ГСМ

Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При заключении договора аренды или договора безвозмездного пользования расходы на ГСМ могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Особенности налогообложения и документального подтверждения изложены ниже.

Обоснование вывода:

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О).

Аренда

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

При оформлении использования личного транспорта работника в служебных целях договором аренды важно иметь в виду следующее:

арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986);

при заключении договора аренды с экипажем выплаты и иные вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации являются объектом обложением страховым взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), но в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством они не включаются в базу для исчисления страховых взносов (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). При заключении договора аренды с экипажем в целях избежания разногласий с контролирующими органами целесообразно разграничивать арендую плату (не облагаемую страховыми взносами) и плату за услуги по управлению и техническую эксплуатацию (облагаемую страховыми взносами);

при заключении договора аренды без экипажа существуют риски переквалификации такого договора контролирующими органами в договор аренды с экипажем в целях начисления страховых взносов (смотрите постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 N Ф08-3727/17 по делу N А53-27263/2016, определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395).

Арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для документального подтверждения расходов на аренду необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется, если иное не предусмотрено договором (смотрите, например, письма Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Таким образом, как при аренде транспортного средства с экипажем, так и без экипажа на арендатора по общему правилу возлагаются расходы на оплату топлива.

Расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация вправе не руководствоваться нормами расхода, предусмотренными указанными выше методическими рекомендациями. В целях избежания возможных претензий со стороны налогового органа организация может самостоятельно разработать нормы расхода, например, на основании данных завода-изготовителя, но с учетом условий фактической эксплуатации транспортных средств (установленные по организации лимиты утверждаются приказом руководителя).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

Полученные по договорам аренды транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иным лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо только при использовании автомобиля в служебных целях.

Безвозмездное пользование

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).

Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ.

Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.

Полученные по договорам безвозмездного пользования транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иными лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо при использовании автомобиля в служебных целях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник