Что можно автоматизировать в кадровом делопроизводстве
Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы
Несмотря на то, что выгода от цифровизации кадровых процессов очевидна — это сокращение затрат, экономия драгоценных человеко-часов и прозрачность работ – опыт показывает, что большинство компаний находятся на бумажном и фрагментарном уровнях развития. Что это означает? На рынке появляются новые решения для HR: бизнес стремится закрыть наиболее рутинные задачи в сфере подбора, документооборота, развития и оценки персонала. Но в результате использования точечных решений происходит несистемная автоматизация работы с персоналом: подбор, адаптация, развитие происходят отдельно друг от друга в различных системах. Как это исправить и создать цельную экосистему в HR?
Объединение разных корпоративных систем, создание своего рода многофункционального центра компании, единого окна для работы руководителей и сотрудников – вот прекрасная картина интеллектуального HR. Достичь этого можно с помощью корпоративного портала и его отдельных модулей. Он не заменяет существующие системы, а именно объединяет их и унифицирует доступ. О ключевых инструментах и шагах автоматизации – подробнее.
Без анализа текущей ситуации системные изменения не произвести. Вам потребуется провести анализ процессов по матрице, созданной на основании жизненного цикла сотрудника в компании:
Аудит позволит понять, какие HR-процессы работают корректно, а какие требуют корректировки. Именно на основании этой информации, вы будете планировать дальнейшие шаги.
Если вы не знаете KPI вашего процесса и не измеряете их, нельзя объективно говорить о том, что процесс работает эффективно. Несмотря на автоматизацию процесса сотрудники могут работать по старому алгоритму. Например, автоматизирован процесс согласования отпуска, а люди ходят с бумажками.
На основании важности и экономического эффекта от автоматизации расставьте приоритеты. Помните, про степени автоматизации HR: прыгнуть с первого уровня на третий или четвертый не получится (рис.1), нужно двигаться планомерно. Для этого подготовим дорожную карту автоматизации процессов.
Содержание дорожной карты зависит от того, кому вы будете ее показывать и для кого готовить.
Руководителям и спонсорам, разумеется, важно показать основные выгоды и сроки достижения результата. Одна из проблем, почему автоматизация HR идет медленно – это неумение защитить бюджет на проект. Посчитайте экономический эффект от автоматизации, презентуйте проект в виде наглядной дорожной карты с фиксацией сроков и обоснованием каждого этапа. В 90% случаев бюджет будет выделен.
Сотрудникам рассказываем об их персональной выгоде. Например, о том, что они смогут подписывать заявления на отпуск в электронном виде и не бегать с заявлениями за руководителем. Очевидные выгоды и преимущества мотивируют сотрудников использовать новый инструмент.
Техническим исполнителям и разработчикам важно рассказать о последовательности выполнения задач, очердности реализации модулей, об интеграциях, которые необходимо реализовать.
Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов
Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.
3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров
Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:
1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.
Рассмотрим каждый из шагов подробнее.
Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»
Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:
Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?
Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.
Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.
Усовершенствование процессов
Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).
В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.
Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.
Автоматизированная обработка данных
Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.
Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.
Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.
Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:
Подводим итоги
Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.
Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.
Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.
Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:
Как оптимизировать кадровую работу
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. Рассмотрим, как упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон
Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
Обязательные и необязательные документы
Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону.
Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:
Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.
Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.
Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.
Оптимизация содержания документа
Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.
Пример. Типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приеме на работу содержит много информации, которую не каждый работодатель готов вносить в приказ. Например, условие об испытательном сроке. Ст. 68 ТК РФ устанавливает, что приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Здесь важно, чтобы не было разночтений, но объем приказа работодатель может регулировать сам.
В информационных системах, которыми мы пользуемся, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.
Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.
Специалист по кадрам Татьяна Козинец:
«Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь. Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени. Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».
Корректировка формы и смена формата
Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.
Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели ведут большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Как упростить кадровые процедуры
Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы:
Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота.
После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.
Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.
Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Как организовать электронный документооборот
Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.
По каждому типу документации надо учесть, установлены ли требования:
При переходе следует различать два понятия:
Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.
Подробнее о видах подписи мы рассказывали в одном из материалов.Кадровые документы, которые согласно законодательству должны быть подписаны собственноручно, в электронном формате требуют усиленной квалифицированной подписи (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63). К ним относятся трудовой договор, ознакомление с локальным нормативным актом, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и пр.
Если в законах нет требования готовить документ на бумаге, для подписания достаточно усиленной неквалифицированной ЭП, а для необязательных документов можно использовать простую подпись.
Таким образом, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Пример оптимизации приема на работу 666.9 КБ
Пример оптимизации работы с отпусками 643.3 КБ
Электронный кадровый документооборот: обзор популярных систем
15 ноября 2021 года закончился эксперимент с внедрением КЭДО. Теперь бухгалтера и кадровики ждут принятия поправок в Трудовой кодекс, которые позволят в полной мере использовать электронный документооборот в кадрах, не только с удаленными, но и с любыми другими сотрудниками. Мы подготовили обзор популярных систем для ведения КЭДО. Идеальная должна обладать несколькими качествами: быть простой, понятной и в то же время гибкой, интегрироваться с 1С, работать со всеми кадровыми документами.
СберКорус
Преимущества
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпуск происходит прямо внутри сервиса в настройках личного профиля. Сотрудник нажимает кнопку «Выпустить УНЭП», сервис формирует заявление, которое подписывает сотрудник с помощью СМС и УНЭП успешно подгружается в систему. Выпуск УНЭП занимает не более 1 минуты.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Компании могут вместе с экспертами СберКорус на онлайн-встрече посмотреть, как выглядит сервис в действии.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Кадровый специалист и сотрудники работают в Веб-версии сервиса КЭДО:
Кадровик также может использовать привычный интерфейс учетной системы (пример 1С ЗУП):
А обычный сотрудник мобильную версию сервиса:
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Поддерживается. Можно обмениваться, например, документами с сотрудниками по договорам ГПХ, другими физлицами.
Скидки и акции
При переходе на КЭДО от СберКорус вы получите:
Такском
Преимущества сервиса
Решение Такском комплексное, это не только кадровый ЭДО, но и обмен электронными документами с контрагентами и контролирующими органами.
В рамках решения можно наладить управление сертификатами ЭП сотрудников (быстрая выдача, замена отзыв).
Интеграция с учётными системами
Возможность самостоятельного администрирования, регистрация сотрудников, управление интерфейсом, брендирование портала.
Интеграция по API
При возникновении споров – привлечение независимой третьей стороны (нас, как оператора).
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Для обеспечения сотрудников электронными подписями можно подключить дополнительный сервис Такском, который позволяет управлять получением, заменой и отзывом сертификатов внутри компании.
Какие документы поддерживаются
Всего более 200 типов документов, в т.ч. трудовые договоры и допсоглашения, журналы техники безопасности, заявления и акты.
Скидки и акции
Тариф формируется индивидуально и зависит от количества опций, которые потребуются клиенту.
Контур.Диадок
Преимущества сервиса
Количество подписываемых документов – не ограничено. Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура. Бесплатная техподдержка 24/7
Настройка
Выдача подписей
Подписание документов
Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.
Маршруты согласования
В КЭДО от Контура реализованы гибкие маршруты согласования. Например, если в документ нужно добавить много согласующих или нужно заменить согласующих уже после запуска процесса.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.
Электронная подпись для сотрудника
ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертами.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Да, клиент может поработать на тестовой версии https://kedo.testkontur.ru/, а после оплаты перейти на рабочую программу.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Заявления, график отпусков, приказы, расписание и др. По трудовому, ученическому договору и договору о материальной ответственности компании может сама принять решение — передавать их электронно или на бумаге.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи «Клерка» могут оставить заявку вот по этой ссылке и получить 25% скидки, если сообщат, что они узнали об акции из этого обзора.
Клиенты «Контура сами охотно рассказывают об опыте внедрения КЭДО. Вот вебинар с участием компаний Сима-ленд, Банки.ру, CS.Money, Bercut.
Преимущества сервиса
Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.
АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации
Интеграция с 1С ЗУП
АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.
При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.
Электронная подпись для сотрудника
Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.
АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.
Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса.
В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.
Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
АТАЧ.КАДРЫ это веб-приложение с доступом к полному функционалу решения с любого устройства. Интерфейс кадровика представляет собой удобный single-page кабинет с возможностями создать, подписать любой документ, найти и перевести в архив.
Какие документы поддерживаются
50+ типовых кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.
Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.
Компания “ММК-Информсервис” перевела электронный вид 40+ кадровых процессов 1 сентября 2020 года в рамках 122-ФЗ. Кадровый документооборот компания ускорила в 8 раз.
Более 600 работников и руководителей подписывают кадровые документы с помощью обоих видов УКЭП: облачной и через USB-токен. Подписи выданы удостоверяющим центром Контур.Диадок в момент внедрения, когда правила электронного документооборота не регламентировали подписание неквалифицированными или простыми подписями.
В электронном виде персонал оформляет:
Пути документа по очередности согласования и подписания настроены под специфику кадровых процессов компании.
Внедрение системы пришлось на начало пандемии, когда впервые в истории работников пришлось переводить на удаленный режим. Поддерживать работоспособность организации удавалось в том числе благодаря дистанционному оформлению кадровых документов. Экономия времени на работе с документами составила от 15 минут до 1 часа в зависимости от процесса. Так, оформление отпуска с 2 дней сократилось до 2 часов.
LANDOCS
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
КЭП через любой удостоверяющий центр, НЭП через технологию корпоративного удостоверяющего центра на базе решений КриптоПро, ПЭП с помощью встроенных в решение инструментов.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Внедрение и первые три месяца пользования — бесплатно при локальном внедрении КЭДО при подключении 30 и более пользователей.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.
Список заявлений на отпуск.
Создание заявления на отпуск.
Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет вручную (например, указывает заместителя).
Процесс согласования заявления на отпуск.
Какие документы поддерживаются
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Пользователи LANDOCS — это компании с различным штатом сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.
Lexema
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Выпустить собственные ОНЭП можно нажатием одной кнопки в Lexema-ECM с помощью встроенного сервиса. Кроме того, Lexema-ECM работает с Удостоверяющим центром Контур. В рамках партнерской программы электронная подпись поставляется в комплекте с Lexema-ECM, не требуется заключение дополнительных договоров с УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Вот, например, как выглядит заявление на дополнительный день отдыха от сотурдника:
А вот маршрут согласования заявления:
Какие документы поддерживаются
В системе уже есть готовые шаблоны, например, заявления сотрудника. Кроме того, можно самостоятельно настроить нужную форму, создав документ в конструкторе. К примеру, можно создать какой-то нестандартный документ вроде акта на передачу сим-карты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Компания проводит бесплатное экспресс-обследование состояния документооборота по кадрам в компании. Определяется перечень документов, подлежащих подключению к системе КЭДО, количество рабочих мест. Составляется техническое задание и план внедрения.
Подробнее о проектах по внедрению ЭДО можно почитать здесь.
Также предлагаем посмотреть вебинар «Как просто стартануть КЭДО»:
EasyDocs
Преимущества сервиса
1. Специалист кадровой службы работает только в 1С: ЗУП, где доступны все функции кадрового документооборота: создание, отправка, получение, подписание документов КЭПом, отслеживание статусов, настройка автоматической отправки уведомлений.
Не нужно переключаться между несколькими системами для работы с документами, что экономит время кадровиков.
2. Cотрудники могут работать с документами в веб-приложении на компьютере или мобильной версии для смартфона, а также в мессенджере Телеграм.
При интеграции по API возможна работа с документами из других мессенджеров или корпоративных ИТ-систем.
3. Телеграм-бот EasyDocs отображает список Входящих/Исходящих/Архив документов, позволяет просмотреть документ и подписать его любым типом электронной подписи (ПЭП/УНЭП/УКЭП).
4. Конструктор позволяет создавать свои шаблоны кадровых документов для работников.
Команда EasyDocs имеет огромный опыт развертывания сервиса для гибридных и удаленных команд, а сам сервис полностью готов к работе с учетом особенностей процессов на «удаленке» и последних изменений в ТК РФ по кадровому электронному документообороту
Интеграция с 1С ЗУП
Да, EasyDocs легко интегрируется с 1С: ЗУП. Установка и настройка не меняют конфигурацию 1С и занимают всего несколько минут.
Электронная подпись для сотрудника
EasyDocs поддерживает все доступные типы электронных подписей:
Оформить получение электронной подписи работник может прямо в своем личном кабинете EasyDocs. Выпуск электронных подписей оплачивает работодатель централизованно. Для контроля за выпуском электронных подписей работодатель получает доступ к порталу удостоверяющего центра.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
В EasyDocs развернут полнофункциональный демостенд: заведены роли (кадровик, бухгалтер, генеральный директор, сотрудники), настроен 1С: ЗУП, заведены тестовые электронные подписи. Доступ можно получить в любое удобное время по заявке на демо.
Также мы предоставляем полнофункциональный пробный доступ на один месяц. Чтобы его получить, достаточно оставить заявку на сайте.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Кадровик может отправить любую печатную форму, доступную в 1С. При этом возможна массовая отправка печатных форм с автоматическим выбором получателя на основании данных, содержащихся в самой форме. После отправки можно отслеживать статус подписания документа работником:
Также доступна отправка любого файла, содержащегося в документе 1С, либо файла, который можно загрузить с компьютера:
Скидки и акции
Читателям Клерк.ру мы предлагаем бесплатную демонстрацию нашего сервиса и дарим один месяц полнофункциональной работы EasyDocs.
Тарифы
Право использования EasyDocs предоставляется по годовой подписке, которая начинается от 15 000 рублей в год.
1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП)
Преимущества сервиса
1С остается популярной программой не только у бухгалтеров, но и у кадровиков. В ней можно не просто вести прием и увольнение сотрудников, но и считать зарплату, вести документы воинского учета, создавать трудовые договоры и приказы, штатное расписание, больничные листы, кадровые отчеты.
Кроме того, при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника» можно настроить взаимодействие бухгалтерии или кадровой службы и сотрудников. С телефона работник может отправить заявление, посмотреть свои расчетные листки и т.д.
Интеграция с 1С ЗУП
Есть и легко подключается, в т.ч. в версии 1С:ФРЕШ.
Электронная подпись для сотрудника
Можно использовать ПЭП, сформированную системой (т.е. обычные логин и пароль идентифицируют пользователя). Также можно применять КЭП, полученную сотрудником в любом удостоверяющем центре.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Попробовать 1С: ЗУП в онлайн-версии можно бесплатно. Тестовый доступ предоставят официальные франчайзи. Вы можете найти список таких организаций на сайте 1С или посмотреть рейтинг “Клерка” компаний, которые являются партнерами 1С.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
В 1С:ЗУП тот же привычный интерфейс, что и, например, в 1С:Бухгалтерии. Вот как выглядит оформление записи в электронной книжке:
Какие документы поддерживаются
В программе есть все необходимые документы по кадрам, дополнительно можно подключить обработки и формы, разработанные специально для организации.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Расчеты с физлицами можно вести в 1С:ЗУП, а вот для самозанятых будет удобнее использовать обычную бухгалтерию, т.к. расчеты с ними равнозначны расчетам с различными поставщиками (ИП или организациями). Но при желании можно завести карточку на самозанятого, как физлицо и в 1С:ЗУП.
Скидки и акции
Их предоставляю партнеры 1С — официальные франчайзи. Информацию об активных акциях можно найти в блогах “Клерка”, например:
Миотех
Преимущества сервиса
Решение КЭДО от «Миотех» объединяет все ресурсы и системы компании: личный кабинет, ЗУП, внутренние базы данных и другие и донастраивает их, объединяя в эффективный бизнес-инструмент.
50% основных кадровых операций можно перевести на удаленное управление с применением ПЭП.
Благодаря внедрению КЭДО «Миотех»:
У системы понятный интерфейс, а работать в ней можно из любой точки мира, где есть интернет.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Используется ПЭП и любая электронная подпись от аккредитованных УЦ.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Все типы кадровых документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Возможно включение в систему любых электронных документов.
Скидки и акции
ГК «КСК» в течение года выдает сотрудникам примерно 24 000 справок. На обработку одного документа уходило 1,5 часа, а срок получения в среднем занимал 3 дня.
Специалисты «Миотех» установили роботизированного голосового помощника. Теперь сотрудник может позвонить на горячую линию и подать заявку в отдел кадров, IT или бухгалтерию. Теперь на оформление документов уходит всего несколько минут.
До 80% обращений на линию обрабатывает помощник, для работы с документами достаточно всего 1 сотрудника. Ежемесячные затраты на ФОТ снизились на 360 тыс. руб.
Клиентами «Миотех» стали Мегафон, Альфа Страхование, Спортмастер, Роснефть и другие крупные компании.
Directum HR Pro
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Можно пользоваться любой электронной подписью: квалифицированной, неквалифицированной и простой, включая облачную подпись.
Безопасность облачной подписи обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
По заявке, оставленной на сайте, можно получить демодоступ. Также за один рабочий день специалисты свяжутся с вами, рассчитают стоимость решения, учитывая штат сотрудников и ответят на ваши вопросы, а также проведут индивидуальную демонстрацию.
Больше о сервисе вы можете узнать из этого видео:
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс сервиса простой и понятный, никаких сложностей с работой у кадровика не возникнет:
Какие документы поддерживаются
Все кадровые документы. Есть готовые шаблоны организационных документов и регламенты.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
ООО «Мон’дэлис Русь» выпускает известные продукты на российском рынке, например, шоколад Alpen Gold, Milka, печенье «Юбилейное» и др.
1000 сотрудников компании используют систему цифровых кадров. Командировки, отпуска, ознакомление с приказами и другими ЛНА ведется в электронном виде.
Благодаря переходу на кадровый ЭДО:
Кадровые документы со стороны работодателя подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Со стороны работника — простой электронной подписью.
Дистанционные сотрудники используют УКЭП.
HR-Link
Преимущества сервиса
Электронный кадровый документооборот сокращает рутинные операции и затраты на доставку документов. HRlink — это центр управления всеми документами сотрудников. Отправлять уведомления работникам можно по sms, email, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.
Простота сервиса позволяет быстро внедрить его и начать использование.
В HRlink есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП.
Сервис гарантирует, что документы клиента будут надежно сохранены в облаке. Для этого используется тройная репликация данных.
Интеграция с 1С ЗУП
Электронная подпись для сотрудника
Облачная УНЭП генерируется внутри сервиса. Можно сразу подписывать документы через sms, мессенджеры или почту. Кроме того, авторизацию и подписание документов, подготовленных в HR-Link, можно проводить через сайт Работа в России с использованием ЕСИА (аутентификации на Госуслугах).
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно подключить сервис бесплатно через банк ВТБ. Банк берет на себя расходы по подключению и использованию КЭДО.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс понятен как для сотрудника кадровой службы, так и для рядового работника, что позволяет начать работу в нем без продолжительного обучения:
Какие документы поддерживаются
Все виды кадровых документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно воспользоваться предложением о внедрении КЭДО от банка ВТБ.
Компания Авиаслейс подключилась к КЭДО от HRlink. С помощью сервиса организован удаленный наём сотрудников, ускорены процессы оформления документов, снижена нагрузка на HR, уменьшены затраты на курьеров.
Благодаря внедрению цифровых кадров удалось сократить сроки выхода новых сотрудников на работу, а также привлечь кандидатов из разных частей мира.
В планах перевод оставшихся кадровых процессов в электронный формат.
Преимущества сервиса
Работа с компанией — опытном игроком на рынке ЭДО. В СБИС уже сейчас множество бухгалтеров составляет и отправляет отчетность, формирует больничные листы, записи электронных трудовых книжек, ведет учет сотрудников.
Специальное решение “Управление персоналом и расчет зарплаты” позволяет:
Интеграция с 1С ЗУП
СБИС можно интегрировать с 1С двумя способами: через браузер или с помощью модуля внешней обработки. Кадровый электронный документооборот СБИС имеет готовый коннектор для 1С, позволяющий отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние.
Электронная подпись для сотрудника
По умолчанию в системе применяется КЭП, но можно использовать и другой вид ЭП.
Заказать УКЭП можно через удостоверяющий центр Тензор.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Интерфейс для тех, кто уже работал в СБИС, будет знакомым, а те, кто еще не работали в сервисе, быстро освоятся:
Сотрудник может заходить в личный кабинет как с телефона, так и из браузера. Например, может отправить заявление на согласование периода отпуска:
Какие документы поддерживаются
Все документы по кадрам. Можно использовать нестандартные документы — инструкции, служебные записки, другие. Кроме того, в базе есть готовые шаблоны документов.
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
О действующих акциях можно узнать на сайте оператора.
Один из последних проектов — внедрение КЭДО от СБИС у дистрибьютора алкогольных напитков Moët Hennessy.
150 сотрудников компании согласуют документы в СБИС.
За две недели организация получила готовый процесс оформления и согласования командировок в СБИС и инструкцию по использованию сервиса.
Приказ в бумажном виде из бухгалтерии передавался руководителю и сотруднику на подпись в виде оригинала, а потом опять возвращался обратно.
В итоге рутина отнимала больше времени, чем сама поездка.
После внедрения КЭДО вот как выглядит согласование:
Кроме того в системе настроена отмена командировок и согласование представительских расходов, а работа с авансовыми отчетами и отпусками.
В итоге вместо 3-5 дней на оформление документов стал уходить один рабочий день. Отправка заявки на командировку или отпуска сотрудником стала занимать пару минут.
Подробнее о кейсе читайте здесь.
Docsvision
Преимущества сервиса
Интеграция с 1С ЗУП
Есть. Docsvision можно интегрировать с кадровой и учётной системами: 1С, SAP и другими кадровыми сервисами компании.
Электронная подпись для сотрудника
Поддерживаются все виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Бесплатный тест сервиса КЭДО
Можно заказать доступ к демоверсии продукта.
Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика
Какие документы поддерживаются
Можно оформлять широкий список документов:
Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.
Скидки и акции
Можно уточнить на сайте компании Docsvision.
Больше о переходе на КЭДО в этом ролике:
В ПАО АК «АЛРОСА» система объединяет 18000 сотрудников на нескольких территориях. Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – архитектор-разработчик, инженер-администратор, 3 функциональных инженера и 2 сотрудника первой линии поддержки.
«АЛРОСА» — это 32 структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России.
Ежедневно в системе создается 3000 документов, проводится 2600 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям.
При внедрении были достигнуты две основные цели: сократить сроки согласования документов и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства.
Также было достигнуто существенное сокращение объема бумажных документов.
Уникальными в данным проекте были территориальная распределенность (компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный) и масштаб (за месяц осуществляется порядка 6,5 тысяч уникальных подключений к СЭД).
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина