Что можно делать в электронных таблицах
Основные возможности электронных таблиц
1. Выполнение вычислений. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать
2. Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
— прогноз поведения моделируемой системы;
— дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);
3. Использование электронной таблицы в качестве базы данных.В них реализованы некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД: поиск информации по заданным условиям и сортировка информации. Однако, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области.
В электронных таблицах имеются большие возможности графического представления числовой информации, содержащейся в таблице, в виде графиков и диаграмм.
Работа с электронными таблицами
В Excel можно работать с 4 основными типами документов:
Электронные таблицы в Excel располагаются на рабочих листах рабочих книг, представляющих собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно дополнительно «подшивать» диаграммы, сводные таблицы, различные отчеты и т.п.
Рабочий листэлектронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита (А. B, C, D…), а строки – арабскими цифрами (1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной,то есть предназначенной для ввода данных.
Рабочиелистытакжемогут быть переименованы для лучшего отражения смыслового содержания решаемой задачи.
Типы данных, используемых в Excel
Excel распознает два основных типа данных:
— текст, то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются по левому краю ячейки);
— числа, различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и производит над ними необходимые пользователю вычисления.
Данные текстового типаиспользуются, как правило, для обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в строках и столбцах, а также для комментариев.
Данные числового типаиспользуются для числовых величин, используемых в арифметических выражениях.
ФункцииExcel – это стандартные формулы, позволяющие производить расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других областях деятельности. Они сгруппированы по категориям и имеют одинаковый синтаксис.
Функции задаются с помощью математических и других формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом. Синтаксис встроенных функций достаточно прост:
Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы: Математические, арифметические и тригонометрические функции.
— функции для работы с датами и временем.
— функции для работы со ссылками и массивами.
— функции для работы с базами данных.
— текстовые функции и др.
Функции для работы с датой и временемпозволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа.
Финансовые функциирешают в основном задачи расчета амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также анализируют операции с ценными бумагами.
Логические функцииоперируют с логическими значениями и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Функции для работы со ссылками и массивами данныхдля поиска в списках или таблицах, а также для нахождения ссылки к ячейке.
Функции для работы с базами данныхприменяются для работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа.
Статистические функциипозволяют решать множество различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например, определение арифметического среднего.
Текстовые функциииспользуются при работе с текстом, позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.
Десять последних функций, применяемых пользователем, Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».
Диагностика ошибок в формулах Excel
Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке вместо самой формулы или ее результата. Сообщение об ошибке всегда начинается со знака «#».
Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из 8 типов:
Как правило, ошибка ######возникает, когда полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить ширину столбца.
Ошибка #ЗНАЧ!возникает, когда используется недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и числовое значение.
Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль.
Ошибка #Н/Дявляется сокращением термина «Неопределенные Данные».
Ошибка #ССЫЛКА!генерируется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.
Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО!возникает в том случае, когда формула использует некорректное число:
Ввод и обработка данных в Excel
Значительная часть работы в Excel приходится на ввод данных, их редактирование и обработку.
Общие принципы
В ячейку рабочего листа можно вводить число, текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место появления вводимых символов указывает мигающий курсор.
Весь введенный текст и числа отображаются и в строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул(по умолчанию) в ячейке отражается результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или функция.
При необходимости можно исправить свои ошибки до фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод зафиксирован.
Форматирование и защита рабочих листов
Вводимая в ячейки Excel информация может быть отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к информации используются средства форматирования и защиты.
Построение диаграмм в Excel
Значительный набор возможностей предоставляет пользователю Excel для графического представления данных. Составлять диаграммы можно как на одном рабочем листе с таблицей, так и на отдельном листе рабочей книги, который называется листом диаграммы. Диаграмма, созданная на одном рабочем листе с таблицей, называется внедренной. Для построения диаграмм в Excel используется:
Типы диаграмм
В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных:
— линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных за определенный период времени; график отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени;
— круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения частей и целого
— точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек, часто используется для представления данных научного характера;
— диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени, показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных значений в общую сумму;
— кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но, в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое кольцо – отдельный ряд);
— лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких рядов данных;
— поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных;
— пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер;
— биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции, курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных данных
Контрольные вопросы и задания:
1. дайте определение электронной таблицы.
2. Перечислите основные возможности электронных таблиц.
3. Опишите принцип работы с электронными таблицами.
4. Перечислите функции в электронных таблицах.
5. Заполните таблицу «Диагностика ошибок».
| Диагностика ошибок | |
| Ошибка | Значение |
| ###### | |
| #ЗНАЧ! | |
| #ДЕЛ/0! | |
| #ИМЯ? | |
| #Н/Д | |
| #ССЫЛКА! | |
| #ЧИСЛО! | |
| #ПУСТО! |
6. Опишите правила ввода и обработки данных.
7. Заполните схему «Типы диаграмм в электронных таблицах»
P x6eP/x8AAP//AwBQSwECLQAUAAYACAAAACEAYCY3KFwBAAB2BAAAEwAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA W0NvbnRlbnRfVHlwZXNdLnhtbFBLAQItABQABgAIAAAAIQA4/SH/1gAAAJQBAAALAAAAAAAAAAAA AAAAAI0BAABfcmVscy8ucmVsc1BLAQItABQABgAIAAAAIQC9HdlVNz4AAMBQAQAWAAAAAAAAAAAA AAAAAIwCAABkcnMvZGlhZ3JhbXMvZGF0YTEueG1sUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhAKfdDTMbAQAAXQIA AA4AAAAAAAAAAAAAAAAA90AAAGRycy9lMm9Eb2MueG1sUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhANIz3PkdAQAA ZgMAABkAAAAAAAAAAAAAAAAAPkIAAGRycy9fcmVscy9lMm9Eb2MueG1sLnJlbHNQSwECLQAUAAYA CAAAACEAAqL4ldsAAAAFAQAADwAAAAAAAAAAAAAAAACSQwAAZHJzL2Rvd25yZXYueG1sUEsBAi0A FAAGAAgAAAAhAAPAojwRBAAA30EAABgAAAAAAAAAAAAAAAAAmkQAAGRycy9kaWFncmFtcy9jb2xv cnMxLnhtbFBLAQItABQABgAIAAAAIQBZy6Sa2wMAAA1RAAAcAAAAAAAAAAAAAAAAAOFIAABkcnMv ZGlhZ3JhbXMvcXVpY2tTdHlsZTEueG1sUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhAM4udwXgBgAAWCgAABgAAAAA AAAAAAAAAAAA9kwAAGRycy9kaWFncmFtcy9sYXlvdXQxLnhtbFBLAQItABQABgAIAAAAIQByilsq +g8AAK3gAAAZAAAAAAAAAAAAAAAAAAxUAABkcnMvZGlhZ3JhbXMvZHJhd2luZzEueG1sUEsFBgAA AAAKAAoAmwIAAD1kAAAAAA== «> 
Последнее изменение этой страницы: 2017-05-05; Просмотров: 9613; Нарушение авторского права страницы
Что можно делать в электронных таблицах
Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).
Интерфейс
Настраиваем панель быстрого доступа
Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».
Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.
Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:
Перемещаемся по ленте без мышки
Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:
Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.
Ввод данных
Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.
Автозамена
Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:
Прогрессия
Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:
Протягивание
Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:
Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).
Проверка ошибок
Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.
Какие бывают типовые ошибки в Excel?
Инструмент проверки данных
Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:
Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.
Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.
Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:
Удаление пробелов
Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).
Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:
Дата и время
За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.
Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.
Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:
Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.
Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.
Поиск и подстановка значений
Функция ВПР / VLOOKUP
Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).
=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])
У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).
В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.
Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX
У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.
Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:
=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)
На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).
ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)
Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.
Получается следующая конструкция:
=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))
Оформление
Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».
На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:
А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.
На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь →
Возможности электронных таблиц
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ПО EXCEL
Программное средство Excel относится к классу систем обработки числовой информации, называемых SPREADSHEET, Буквальный перевод термина “spreadsheet” c английского языка на русский означает “РАССТЕЛЕННЫЙ ЛИСТ (бумаги)”. Между тем, в компьютерном мире под этим термином подразумевают совершенно определенный класс программных средств, именуемых у нас “ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ” или системами обработки числовой информации.
КРАТКИЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ ЭКСКУРС
Первая электронная таблица VisiCalc была выпущена фирмой Visi Corporation в 1981 году, и именно с этого момента принято вести отсчет истории электронных таблиц как самостоятельного вида программного обеспечения.
Идея выделения таблиц в особый класс документов и создание специализированной программы, выполняющей всевозможные операции с табличными данными, оказалась весьма удачной и была подхвачена многими фирмами. Популярность электронных таблиц стремительно росла.
В 1983 году фирма Lotus Development Corporation выпустила электронную таблицу 1-2-3, ставшую на долгие годы фактическим стандартом в своей области.
В 1985 году появилась первая версия для платформы Macintosh наиболее распространенная сегодня Microsoft Excel. Спустя год данный сектор desktop-приложений пополнился пакетом Quattro, созданный компанией Borland International Corporation. В 1989 году он выходит под названием Quattro Pro.
Электронные таблицы сегодня занимают одно из лидирующих мест в структуре продаж делового программного обеспечения. Новое поколение ЭТ характеризуется новым уровнем функциональных возможностей. Помимо традиционных средств (таких как вычисления с использованием стандартных функций, автопересчет, объединение рабочих листов), современные пакеты ЭТ ориентированы на работу в среде Internet, дополнены средствами коллективной работы, значительно расширены функции по созданию деловой графики. Основными конкурентами среди производителей данного программного обеспечения в 1998 году являлись компании Corel (Quattro Pro 7), Microsoft (Excel 97, 7.0), Lotus Development (Lotus 1-2-3).
ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭТ ПРИ РЕШЕНИИ ЗАДАЧ
1. Решение задач с помощью электронных таблиц освобождает от составления алгоритма и отладки программы. Нужно только определенным образом записать в таблицу исходные данные и математические соотношения, входящие в модель.
2. При использовании однотипных формул нет необходимости вводить их многократно, можно скопировать формулу в нужную ячейку. При этом произойдет автоматический пересчет относительных адресов, встречающихся в формуле. Если же необходимо, чтобы при копировании формулы ссылка на какую-то ячейку не изменилась, то существует возможность задания абсолютного (неизменяемого) адреса ячейки (автоматическая настройка ссылок).
CОСТАВ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ
В таблице используются столбцы и строки.
Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ. IV,
Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие.
МОДЕЛЬ ЯЧЕЙКИ В EXCEL
Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:
Excel позволяет использовать 2 стиля ссылок: стиль А1 и стиль R1C1.
НАПРИМЕР. Пусть в ячейке D3 нужно получить произведение чисел, находящихся в ячейках А2(второй ряд, первая колонка) и B1 (первый ряд, вторая колонка). Это может быть записано одним из следующих способов:
Что можно делать в электронных таблицах
Электронная таблица — компьютерная программа, позволяющая проводить вычисления с данными, представленными в виде двумерных массивов, имитирующих бумажные таблицы. Некоторые программы организуют данные в «листы», предлагая, таким образом, третье измерение. Электронные таблицы (ЭТ) представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений. Многие расчёты, в частности в области бухгалтерского учёта, выполняются в табличной форме: балансы, расчётные ведомости, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять именно в табличной форме. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Решения многих вычислительных задач, которые раньше можно было осуществить только с помощью программирования, стало возможно реализовать через математическое моделирование в электронной таблице.
, в приведенной ниже таблице 1.1 активной ячейкой является ячейка СЗ.
| Таблица 1.1. Электронные таблицы (столбцы, строки, ячейки) |
Рабочие листы и книги. При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1). Рабочие листы объединяются вкниги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы. При создании, открытии или сохранении документа в электронных таблицах речь идет фактически о создании, открытии или сохранении книги.
При работе с электронными таблицами можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких рабочих листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.