Что такое ресепшн в гостинице
Что такое ресепшен в гостинице
Ресепшен или стойка администратора можно смело назвать «лицом» отеля, гостиничного комплекса. Его оформлению, удобству и функциональности уделяют много времени и сил. От первого впечатления, которое производит ресепшен на клиентов, будет зависеть их отношение к отелю, желание снова остановиться в этом месте, рекомендовать его знакомым.
Reception – в переводе приемная, гостиная. Это место, с которого начинается гостиница или отель. Дорогие пятизвездочные отели не скупятся на оформление ресепшена дорогим материалом и декором. Недорогая, но хорошо оформленная, соответствующая дизайну отеля стойка, произведет на гостей не менее приятное впечатление. Обслуживание персонала и общение с администратором гостиницы станет для клиентов значимым фактором, который определит его отношению к отелю. К ресепшену относятся стойка администратора (регистрации) и зона ожидания.
Стойка регистрации
Рабочая зона администраторов, основная задача которых вежливо встречать гостей, отвечать на вопросы и помогать с заселением в номере. Как правило, в гостинице стойка администратора выше обычных. Это связано с тем, что работа с клиентом ведется стоя, а не сидя. В зависимости от размеров холла длина столешницы может достигать от 3 до 5 метров. Такое расположение позволяет нескольким администраторам одновременно принимать постояльцев. Конструкция стойки в гостиницах обычно двух уровневая. На нижнем ярусе располагается компьютер, оргтехника, рабочие папки для сотрудников, так чтобы посетители их не видели. Провода от техники убраны, чтобы не портить общее впечатление от обстановки холла. Верхняя часть имеет опрятный и прибранный вид без лишних предметов.
Зона ожидания
Располагается рядом со стойкой. Предназначена для комфортного отдыха клиентов и гостей. Зона ожидания обставлена удобными диванами и креслами, столиками с журналами. Мебель расставляется таким образом, чтобы отдыхающим, рабочему персоналу и вновь прибывшим гостям было удобно и комфортно перемещаться. Свежие журналы и газеты, информация об отеле помогут гостям не только скоротать время ожидания, но и провести его с пользой. Основная задача этой зоны ресепшена – удобство и комфорт посетителей гостиницы.
Основные функции ресепшен
Зависят от отеля, но есть стандартный набор функций, которые выполняются в любой гостинице:
Гости отеля обращаются к администратору по любому вопросу, и основная задача персонала вежливо общаться, помогать решить возникшие трудности.
Режим работы
Как правило, работает ресепшн круглосуточно и без выходных. Приезжие могут заселить в любое время суток, в том числе ночью, поэтому администратор должен находиться на месте. Между персоналом предусмотрены смены по количеству часов, которые установлены правилами гостиницы.
Узнав, что такое ресепшн в гостинице можно с уверенностью назвать его центром отеля, с которого начинается и которым заканчивается общение с клиентами. На ресепшене сфокусирована основная деятельность заведения. Чем лучше организована работа и функционал ресепшена, тем лучшего мнения о гостинице останется у посетителей. На персонале отеля, особенно на администраторах лежит основная обязанность быть «лицом» отеля, отзывчивым и внимательным, хорошо знать работу гостиницы, владеть минимум одним иностранным языком, уметь выполнять много задач, оставаясь приветливым с гостями.
Зона ресепшн – это «визитная карточка» компании, организации, предприятия
Уже стало привычным в солидной или новой компании видеть на входе зону ресепшн. Это место, где посетитель может получить консультацию администратора или менеджера по работе с клиентами. Он может узнать информацию о режиме работы, расположению офисов на этажах или прочие сведения о деятельности компании.
Определение
Слово reception (в произношении «ресепшен» или «ресепшн») заимствовано из английского языка. Обозначает оно зону приема посетителей, гостей, клиентов. Предполагается, что в этом месте новоприбывшие получают дальнейшие инструкции касательно планируемого мероприятия, уточняют порядок поведения, регистрируются.
Эта зона становится отправной точкой их дальнейшего продвижения по коридорам нового здания. Дословно переводится, как «получать» или «принимать». В меньшей степени используется также в значениях: «восприятие», «принятие», «встреча». И это вполне логично: в зависимости от вида мероприятия, структуры организации или типа компании (предприятия) посетители могут иметь различные цели визита.
В наших реалиях понятие ресепшн – это еще и особый тип офисной мебели. Такой комплект может включать только стойку, напоминающую рабочее место администратора отеля. Или же это будет некий уголок (стенка в комнате общего назначения) на входе в офисное здание с небольшой зоной ожидания и сопутствующей этому мебелью.
Правописание
Точных данных о правильности использования этого слова в русском языке пока нет. В некоторых источниках якобы приводятся рекомендации о необходимости применения формы слова ресепшен по аналогии с уже имеющимся заимствованием (промоушен).
Другие настаивают на варианте ресепшн. Как писать правильно (есть еще варианты: рецепшн, ресепшин, рецепция) – сказать сложно, ввиду отсутствия официальных источников информации. При склонении любое из них звучит «коряво». Выдвигаются предложения вообще этого не делать (на ресепшне), а использовать словоформу как есть в любом падеже.
Сфера применения
Где еще можно встретить зону ресепшн? Это было раньше и у нас. В гостиницах всегда, так или иначе, присутствовала стойка администратора, где вновь прибывшие постояльцы регистрировались. Проживающие там получали или сдавали ключи от номеров, а уезжающие – рассчитывались. На предприятиях и в организациях, где здания администрации находились за общим забором, функцию приема посетителей выполнял дежуривший на проходной охранник. Это трудно сравнивать: турникеты и пропускная система – и доброжелательно настроенные менеджеры по работе с клиентами, ожидающие посетителей в уютной и хорошо организованной зоне приема гостей.
Сейчас ресепшн можно встретить и в салоне красоты, и в торговом центре, и уже на обновленных (реконструированных) проходных заводов и фабрик. Рынок мебели подстраивается под эти веяния. Многие компании предлагают клиентам различные варианты обновленных по западным образцам удобных стоек администраторов.
Организация зоны
Чтобы «на уровне» встретить гостей, посетителей или клиентов (инвесторов), стойка ресепшн обязана быть универсальной. От ее формы и конструкции зависит удобство и администратора, и посетителей. Забота о клиентах и о персонале одинаково важна для компании. Поэтому к мебели для зоны ресепшн предъявляются особые требования.
Стойка, как правило, сочетает в себе сразу две зоны. Это рабочее место персонала на первом уровне. Выше, обычно, располагается стол для посетителей. Он должен быть удобным, клиенты любят в ожидании решения их вопроса положить удобно руки, надежно опереться, спокойно осмотреться.
Все лишнее: средства коммуникации, мониторы, офисные принадлежности скрываются в нишах между двумя этими уровнями. Видеть в основном клиент должен приветливое лицо администратора на ресепшн, за его спиной – атрибуты компании, на столе или рядом на стендах и стеллажах – визитки, рекламные и информационные буклеты, приятные глазу и не отвлекающие элементы декора, сувениры.
Назначение
По большому счету, ресепшн – это во многом действительно лицо компании, так сказать, «одежка», по которой встречают. И тут уместно постараться, чтобы показать истинный потенциал. Занимающие лидирующие позиции компании, чтобы поддержать имидж, считают своим долгом приобрести для приема клиентов роскошные блестящие стойки из стекла и металла в комплекте с шикарными коврами, креслами и диванами для зоны ожидания.
Понятное дело, что небольшой, начинающей свой путь фирме или организации не обязательно так тратиться. Хорошо смотрится и приятно впечатляет простая, но со вкусом подобранная в тон общему интерьеру стойка. Намного важнее будет для гостя впечатление от общения с персоналом, находящимся по другую сторону стола. От того, как сложится общение, как быстро и качественно удастся посетителю решить первичные вопросы организационного плана, будет зависеть его впечатления. Психологи считают, что они во многом предрешают исход будущей встречи.
Администратор на ресепшн
В маленьких фирмах зачастую все эти функции закреплены за одним человеком. Он принимает гостей, дежурит на телефонах, консультирует по общим вопросам и даже может заниматься рекламой или продажами сопутствующих товаров. В таком случае именно он является «лицом» компании. Администратор на ресепшн должен выглядеть презентабельно, разбираться в деятельности фирмы, быть хорошим рекламным агентом, возможно, даже компетентным продавцом и уж точно внимательным и чутким собеседником.
Что такое ресепшн в гостинице
Ресепшен отеля и гостиницы: что это такое, правила и исключения, оформление зоны «визитной карточки»
Современные технологии меняют не только функционал, но и дизайн. И дело тут не в «косметическом обновлении», а в кардинальном переустройстве привычного образа жизни и пространства вокруг.
К примеру, сейчас на первой странице гостиничной сети AccorHotels рекламируются новые услуги «Онлайн регистрация» и «Экспресс-выезд из отеля». Многие отели разрабатывают приложения для мобильных телефонов, с помощью которых можно заказать услугу у отелей или получить необходимую информацию, не обращаясь на ресепшн. Разумеется, это приводит к видоизменению самой зоны регистрации гостей. Один из вариантов – ее уменьшение (за счет сокращения количества сотрудников) и расширение зоны лобби.
Тем не менее, пока рано говорить о повсеместном применении новых технологий, и одна из причин – достаточно высокая стоимость для их внедрения (особенно для несетевых отелей). Остановимся пока на классическом варианте ресепшн в отеле и его отличиях от «коллег» из других отраслей (офисов, салонов красоты, автосалонов и др).
Что такое ресепшн. Особенности стойки ресепшн в гостинице
Другое название ресепшн – административная зона или зона регистрации гостей.
В русском языке под ресепшн понимается как место в отеле (офисе, салоне красоты и др), так и служба, т.е. сотрудники. Во втором случае имеет смысл упомянуть также о режиме работы. Как правило, это 24/7, при этом сотрудники работают посменно с 8 или 9 утра.
В каком бы смысле мы не говорили о ресепшн, это всегда лицо, уровень и статус отеля. Соответственно, и сотрудники, и обстановка (дизайн пространства и мебели) подбираются особенно тщательно.
В состав ресепшн входят стойка регистрации и зона ожидания. Здесь «работает» общее правило: чем дороже отель, тем более представительно должна выглядеть зона приема и размещения гостей.
Рассмотрим эти «фрагменты» отеля более детально.
Стойка регистрации
Другая важная функция административной стойки – создать необходимое впечатление о гостинице. Разумеется, ее внешний вид должен соответствовать стилистике и статусу средства размещения.
Выбор места для стойки ресепшн
Оно логичным образом вытекает из задач этой зоны в отеле. Итак, для удобства гостей и персонала стойка регистрации должна находиться:
2. Форма и размеры стойки регистрации
В зависимости от формы помещения и дизайнерской задумки, она может быть, например, прямой, полукруглой, угловой, П-образной.
Считается, что прямые и дугообразные идеально подходят для большого и удлиненного пространства, угловые – для небольших помещений.
Популярным сейчас является также островной вариант (в виде круга, квадрата или прямоугольника). Он больше всего подойдет для просторного лобби.
Полукруглая формы ресепшн позволяет сотруднику всегда находиться лицом к посетителю.
Также удобна П-образная форма, составленная из прямых и угловых модулей. Ее размер будет варьироваться от размера лобби.
Пример П-образной стойки: загородный отель «Игора» (Ленинградская область). При разработке дизайн-проекта стойки регистрации было выбрано достаточно лаконичное решение, природные цвета и экологичные материалы: дерево и каменный шпон. Тем самым ресепшн подчеркивает общую стилистику курортного отеля, расположенного недалеко от Ладожского озера.
Также практикой давно выработаны определенные размеры, чтобы этот предмет интерьера был удобен как гостям, так и сотрудникам.
Высота:
Для «негостиничной» стойки этот параметр от пола до гостевой столешницы варьируется от 1100 до 1300 мм, однако высота ресепшн в отеле может достигать 1500 мм. Это связано с тем, что сотрудники зоны приема и размещения гостей работают, как правило, стоя.
Глубина
Она должна быть удобной для размещения компьютера, документов. Размеры здесь варьируются от 500 до 700 мм.
Длина
Общая ширина будет зависеть от номерного фонда и предполагаемой загрузки. При этом рабочее пространство одного сотрудника не должно быть менее 800 мм. Как правило, этот параметр варьируется от 800 до 1200 мм. Общая длина всей столешницы может составлять 2-3 метра, а в крупных отелях – 5 метров.
3. Стойка ресепшн: готовое решение или на заказ
Вопрос о «типовой» или изготовленной по индивидуальному дизайн-проекту стойке регистрации решается на стадии проектирования отеля. Как правило, ключевым моментом в принятии того или иного решения будет конфигурация здания и фантазия собственника (заказчика).
Наиболее экономичный и быстрый вариант – приобрести готовые модели. При этом, для придания им индивидуальности, можно заказать брендирование внешних поверхностей.
Сетевые отели, несмотря на жесткие стандарты, стараются вносить разнообразие даже в рамках своего бренда путем интересных дизайнерских решений. Цель – обыграть местный колорит и преимущества здания. Также, разумеется, подчеркнуть уровень отеля и его стилистическую направленность.
Вот, к примеру, как по-разному выглядят зоны ресепшн в отелях сети Hilton:
Hilton Istanbul Bosphorus
The Beverly Hilton
При любом раскладе, формат стойки службы приема и размещения, а также ее дизайн должны соответствовать размеру лобби, утвержденному интерьеру, а также количеству номеров и ожидаемой загрузке. Последний критерий крайне важен, чтобы сотрудники службы приема и размещения могли оперативно оформить гостей в отеле, в том числе в периоды пиковой загрузки. Для этого за стойкой ресепшн достаточно предусмотреть дополнительные рабочие места для сотрудников.
4. Материалы для изготовления гостиничной стойки ресепшн
Поскольку уравнение «дорого = богато» (при чувстве стиля и вкуса) еще никто не отменял, то отели премиум-класса используют более дорогие материалы, и наоборот. При этом определенный материал может браться за основу в отелях разного уровня, однако «статусные» различия будут в отделке. Также важна прочность материала, легкость в уходе и его способность сохранять презентабельный внешний вид в течение долгого времени. По этой причине, к примеру, установка административной стойки из ЛДСП, будет оправданной с экономической точки зрения на начальном этапе; однако она быстро потеряет свой внешний вид.
Итак, чаще всего для изготовления административной стойки применяются следующие материалы (и их конфигурации):
Принципиальное отличие этих двух материалов – в составе клея. Во втором случае волокна склеиваются при помощи натуральных смол, что делает материал более плотным по структуре. Это делает МДФ более дорогим материалом, чем ЛДСП.
Как правило, материал применяется в недорогих гостиницах, однако при грамотной дизайне он может выглядеть вполне интересно и достойно. Пример – стойка гостиницы «Бригантина» 3* в Рыбинске. Стойка целиком сделана из пластика и раскрашена в фирменные цвета гостиницы.
Как правило, дерево используется в интерьерах либо дорогих либо тематических гостиниц (например, при обыгрывании кантри-стиля). Возьмем, к примеру, роскошный, выполненный в классическом стиле отель Ritz Carlton Central Park, расположенный в центре Нью-Йорка. Стойка администратора отеля также выполнена в классическом стиле. Его благородство и вневременность подчеркнута отделкой, в которой используется инкрустированное дерево.
А вот как интересно смотрится деревянная стойка во французском отеле Abbaye de Fontevraud Hotel. Отель расположен в здании бывшего аббатства и, как продолжение своей истории, за основу «взял» минимализм. В этом стиле выполнена в том числе стойка ресепшн. Однако используемый материал в сочетании с формой придает пространству не только простоту, но и благородство.
Вот как будет зависеть применяемый материал в зависимости от уровня гостиницы:
Популярный дизайнерский тренд – сочетание стекла и дерева.
5. Комплектация гостиничной стойки со стороны гостя
Первую задачу решает правильное освещение (как правило, оно бывает дневным ночным), а также крючки и полки для небольших сумок и рюкзаков.
Функцию «молчаливого продавца» будут выполнять рекламная полиграфическая продукция (визитки и флаеры дружественных экскурсионных бюро, магазинов), прайслист с дополнительными услугами отеля и др.
6. Оснащение рабочего места
Внутреннее оснащение стойки ресепшн в отеле – это мини-офис, скрытый от глаз посетителей. В частности, здесь расположены:
Также в зоне ресепшн находятся:
Зона ожидания (приемная зона)
Это пространство является частью входной группы и расположено в непосредственной близости от стойки регистрации.
Поскольку его предназначение – «скрасить» гостям время ожидания регистрации, а также (как современный тренд) – являться удобным местом для работы и общения гостей, то здесь расположены журнальный столики, кресла, место для багажа.
Правила здесь те же, что и для стойки регистрации: с ростом звезд в отеле возрастает качество и стоимость материалов для оформления этого пространства.
Администратор на ресепшн
Так же как стойка приема и размещения гостей является визитной карточкой отеля, администратор на ресепшн является его лицом. Соответственно, к нему предъявляются достаточно высокие требования: от внешнего вида до соблюдения стандартов обслуживания и знания тонкостей общения.
Подробно о профессии администратора, его должностных обязанностях, профессиональных и личностных качествах мы писали в статье «Администратор гостиницы: должностные обязанности, функции и инструкции».
Ресепшн в отелях – правила и исключения
Говоря о стойке регистрации в отеле как о предмете в единственном экземпляре, следовало с самого начала уточнить, что на любое правило есть исключение. Фантазия дизайнера и наличие свободного пространства могут творить чудеса. Пример – Mercure Hotel Kaliningrad, стилизованный под сказки Гофмана. Вместо одной стойки авторы проекта Ирина и Ольга Сундуковы предложили несколько автономных столов «под золото» разной высоты. Столы обтекаемой формы были сделаны по индивидуальному заказу.
Разумеется, ресепшн должна соответствовать общей стилистике отеля. Подробно о дизайне средств размещения и наиболее интересных тенденциях мы писали в статье «Дизайн отелей и гостиниц».
Ресепшн отеля и гостиница: понятие, функции
Reception – в переводе приемная, гостиная. Слово пришло из Европы и более знакомо как стойка администратора. Она является тем местом, которое гость видит в первую очередь, прибывая в отель или гостиничный комплекс. По тому, как он оформлен, удобен и функционален путешественник формирует первое впечатление о всём отеле и настраивает себя на дальнейшее в нем пребывание.
Чем выше класс заведения, тем больше средств и времени уделяется организации и оформлению этой важной зоны. Первостепенными факторами, для создания положительного впечатления является:
Структура ресепшен
Вся рабочая зона ресепшн, как правило, находится на достаточно высоком уровне от пола, так как общение с гостем всегда ведется стоя. Структура стойки чаще всего представляет собой двухуровневую столешницу: на нижней располагается рабочая поверхность администратора с офисной техникой, а на верхней — свободная зона для передачи документов и передачи ключей.
Длина столешницы может достигать до 5 и более метров и зависит от количества администраторов. Современные гостиницы стремятся к уникальности оформления и нередко могут формировать зону ресепшен в форме круга, овала, подковы или волны. Изготовление столешницы таких нестандартных форм является весьма затратным, но оценка гостей за оригинальность и удобство является одним из шагом окупаемости таких решений.
Функции ресепшен
Тип и класс гостиницы вводит свои требования и функции к сотрудникам ресепшен, но есть классический и обязательный набор обязанностей:
Главным правилом ресепшен — это вежливое обращение и общение со всеми типами гостей по всем интересующим их вопросам.
Режим работы ресепшен
Стойка администратора, как правило, работает круглосуточно и без выходных. Связано это с тем, что заселение и выселение гостей может происходить в любое время суток, как и возникающие вопросы постояльцев.
Гостиница устанавливает график среди администраторов, распределяя смены согласно её правилам.
Ресепшен является лицом гостиницы, по которому гость начинает строить свое мнение. Организация зоны и ее функционал требует тщательного подхода. Группа компаний UNDERSUN имеет богатый опыт в решении самых разных вопросов по совершенствованию и организации зоны встречи гостей. Специалисты изучат стиль гостиницы, разработают индивидуальный дизайн и функционал стойки администратора, чтобы представлять её гостям в новом свете.
Ресепшен — что это такое и как правильно пишется?
В настоящее время на российской территории становятся все более популярными ресепшены – особые стойки, которые могут иметь самое разное назначение. Многие из нас не уверены в правильности написания названия этой фурнитуры. Данная публикация посвящена возложенным на стойку функциям и правильному написанию этого слово. Также мы попробуем подобрать корректные эквиваленты.
Что такое ресепшн?
В целом, ресепшн — это разновидность стоек. Предназначение — прием посетителей, клиентов, гостей. Чаще всего установка ресепшн выполняется на территории отелей, гостиниц, мотелей. Сейчас понятие ресепшен используется для обозначения не только фурнитуры, этим словом называют всю зону, отведенную для приема посетителей.
В зоне ресепшен предусматривается установка рабочих столов для одного или нескольких сотрудников фирмы. Преимущество использования стойки — возможность хранения большого объема документации и обеспечение комфортного доступа к ним. Конструкция ресепшн предусматривает возможность размещения персонального компьютера, это предоставляет дежурным администраторам возможность консультировать персонал заведения, предоставлять необходимую информацию клиентам, решать находящиеся в их компетенции вопросы, передавать статистическую и другую информацию.
Правильное написание названия
Слово «ресепшен» пришло к нам из Америки — «reception», которое переводится на русский язык как «прием». Но, поскольку язык постоянно развивается, то сейчас это понятие подразумевает приемную стойку, т.е. предмет мебели, оказывающийся в центре внимания человека, зашедшего в помещение. Наличие ресепшн обеспечивает возможность взаимодействия сотрудника фирмы с посетителем. Поэтому, кроме эстетической, эта стойка выполняет и практическую функцию.
Многих людей интересует правильное написание этого термина. Многим по долгу службы необходимо заполнять заявки и другие внутренние документы, в которых встречается наименование этой разновидности фурнитуры.
В русском языке отсутствует понятие «ресепшен» и, соответственно, нет его толкования. Это популярный американизм. И ни в словаре Ожегова, ни в других словарях нет ни самого слова, ни расшифровки его значения.
Если вас беспокоит проблема написания этого слова, то знайте: можно использовать два варианта — ресепшен и ресепшн, правильными они будут оба. Хотя лучше все же использовать подходящие русские понятия: «приемная», ««стойка» и другие аналоги. Для лучшего понимания особенностей употребления слова ресепшн вспомните, что даже в сочинениях школьников часто встречаются сленговые слова — кореш, фан, лав и другие.
Использовать термин ресепшн в своей повседневной жизни или нет – вы должны решить для себя сами. Американизмы очень распространены в наш стремительный век, но попытайтесь употреблять не только чужие для русского человека слова, пытайтесь хотя бы иногда находить им русскую альтернативу. Кстати, для обозначения ресепшен вполне подойдут такие названия, как приемная, стойка администратора. Иногда можно услышать и другое название — рецепция, но в русском языке у этого термина совершенно другой смысл: восприятие мира посредством органов чувств. Как видите, ничего общего с административными стойками это понятие не имеет. Встречается и другое написание — рецепшн, рецепшин. Любой вариант можно использовать.
Где купить ресепшн для офиса мы расскажем в следующей статье.