Что такое ресурсы проекта

Ресурсы проекта

Смотреть на youtube || на ИНТУИТ в качестве: низком | среднем | высоком

5. Ресурсы проекта

Составление списка ресурсов

Общие правила описания ресурсов

Эффективное управление ресурсами – одно из главных достоинств Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций.

Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. В Project представлено три типа ресурсов – Трудовой, Материальный, Затратный:

Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта.

В Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте.

Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов.

Количество ресурсов в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 700 000 ресурсов.

Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, либо использовать список ресурсов, созданный для данного проекта.

Для работы со списком ресурсов обычно используется представление Лист ресурсов.

Ввод ресурсов

Для ввода ресурсов обычно используется таблица Запись представления Лист ресурсов.

Название ресурса вводится в поле Название ресурса.

По умолчанию любому ресурсу присваивается тип Трудовой. Значение поля Тип необходимо выбрать из раскрывающегося списка.

Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах, материальных ресурсов – в количественных, поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию (рис. 5.1).

Для установки параметров ресурса используют различные таблицы представления Лист Ресурсов. Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о ресурсе. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о ресурсе) группы Свойства вкладки Ресурс.

Для ввода и/или выбора некоторых параметров ресурса может потребоваться диалоговое окно Сведения о ресурсе, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Ресурс или двойным мыши щелчком по строке ресурса.

С помощью окна Сведения о ресурсе параметры можно изменять как для отдельного ресурса, так и для нескольких одновременно выделенных.

Следует обратить внимание, что некоторые параметры ресурсов целесообразно вводить только при их назначении.

Источник

Виды ресурсов, функции и задачи управления ресурсами проекта

Статья о видах ресурсов, функциях и задачах управления ресурсами проекта

Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом, которая включает в себя процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических и др.

Помимо основных видов ресурсов в управлении проектами рассматриваются также следующие виды ресурсов [2]:

1. Природные ресурсы — ресурсы земли, вод, атмосферы, космоса;

2. Средства производства — производственные мощности, предметы труда и др.;

3. Трудовые ресурсы (делятся по группам);

4. Ресурсы конечных «потребительских» благ — непроизводственные «мощности», продукты для личного и общественного потребления;

5. Информационные ресурсы — научный потенциал, культура и просвещение;

6. Финансовые ресурсы — капитальные вложения, кредитные ресурсы и др.;

7. Внешние ресурсы — валютные резервы, внешнеторговые связи и т.п.

Для удобства, при работе над проектом, вышеперечисленные ресурсы группируют следующим образом [2]:

При этом выделяют два основных типа ресурсов: невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы; воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы.

Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые ресурсы в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не использованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем [3]. Иначе говоря, такие ресурсы можно накапливать в последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примерами таких ресурсов являются: топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, финансовые средства.

Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые ресурсы в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться на других работах [3]. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, то есть не накапливается. Поэтому эти ресурсы называют еще ресурсами типа «мощности». Примерами таких ресурсов являются: люди и средства труда многократного использования — машины, механизмы, станки и т.п.

Отметим, что понятие ресурсов тесно связано с понятием «работа», по-скольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.

В рамках календарного планирования работ по проекту описываются по-требности в ресурсах по работам в виде функции потребности. Потребность работы в складируемом ресурсе описывается функцией интенсивности затрат, показывающей скорость потребления ресурса в зависимости от фазы работы, либо функцией затрат, показывающей суммарный, накопленный объем требуемого ресурса в зависимости от фазы.

Потребность работы в нескладируемом ресурсе задается в виде функции потребности, показывающей количество единиц данного ресурса, необходимых для выполнения работы, в зависимости от фазы. Наряду с функциями потребности, характеризующими задачи проекта, необходимо рассматривать и функции наличия (доступности) ресурсов.

Функции наличия задаются аналогично функциям потребности. Отличие заключается в том, что функции наличия задаются на проект в целом. Так, их аргументом выступает не фаза работы, а время (рабочее или календарное). Проверка ресурсной реализуемости календарного плана требует сопоставления функций наличия и потребности в ресурсах проекта.

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на стадии планирования определяются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

Существенным отличием управления проектом от управления производ-ством является ограниченность ресурсов в каждый момент времени. Исходя из этого принципа, основными задачами управления ресурсами являются:

1. Оптимальное управление ресурсами.

2. Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

На рис. 1 представлена структура материально-технического обеспечения проектов.

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов. Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 2.

Закупки ресурсов

Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления ресурсами. Приведем основные понятия [2]:

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта — подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подси-стемы наряду с управлением закупками. Включает в себя: планирование поставок; организацию бухгалтерского учета; доставку, приемку и хранение товара; учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок — первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки ресурсов, состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатыва-ются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графи-ков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Процессы закупок

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности, согласно [2]:

Среда, влияющая на закупки — сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, произ-водственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации и /или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок — общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам поставкам) — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок про-цессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью применения в других проектах.

Важнейшие моменты управления ресурсами

Источник

Ресурсное планирование. Часть 1. О чем это вообще?

Что самое ценное для IT-компании? Что является главным активом и ресурсом почти для каждой IT-компании? На что компания тратит больше всего денег? Какая статья затрат является самой большой? На обслуживание какого ресурса у вас уходит больше всего денег? Не сильно ошибусь, если скажу, что ответом на все эти вопросы является “Команда компании”. Именно ваша команда делает проекты, двигает вашу компанию вперед и зарабатывает деньги, и именно на зарплаты, бонусы, налоги, оборудование рабочих мест и прочие прямые и косвенные выплаты вашей команде приходится основная масса затрат компании.

Если в нужный момент у вас будет недостаточное количество вашего ключевого ресурса, то вы не сможете сделать важный проект и упустите выгоду. А если у вас будет избыток ресурсов, то вы будете нести убытки, оплачивая простаивающую часть вашей команды. Поговорим о ресурсном планировании.

Тема ресурсного планирования на удивление скудно представлена и в специализированной литературе и на пространствах рунета. Предполагается, что руководители проектов и компаний сами знают, что это такое и как с этим работать. Как показывает опыт, это немного не так. Безусловно, все понимают, что платить зарплату сотруднику, который ничего не делает — это плохо. Также плохо, когда у тебя не хватает нужных ресурсов. Но этого понимания не всегда достаточно для того, чтобы наладить в компании эффективное ресурсное планирование. И что же делать? Попробую поделиться своим пониманием вопроса.

Свое понимание планирую изложить примерно так:

Что такое ресурсный план?

Для затравки приведу пример ресурсного плана

На примере мы видим ресурсный план для условного проекта вместе с финансовой информацией и некоторой аналитикой. В зависимости от уровня доступа руководителя проекта и специфики внутренних процессов, ресурсный план может видоизменяться в широких пределах. В частности, убрав зарплаты и часовые ставки, можно ограничиться только планированием человеко-часов.

Если попробовать погуглить на тему resource management/resource planning tool, то вы получите довольно внушительный список платных (в большинстве своем) и бесплатных инструментов, которые в той или иной мере помогают в решении задачи управления ресурсами. Ну а мы будем пользоваться старым добрым MS Excel.

Теперь давайте договоримся о терминах:

Так чем же люди отличаются от денег?

Для лучшего понимания сути управления ресурсами проведем аналогию с управлением финансами:

Этими кейсами аналогия не исчерпывается. Общая подмеченная закономерность — почти в каждом случае управления ресурсами можно найти аналогию из управления финансами и наоборот. Однако, между деньгами и ресурсами есть очень существенная разница, которая определяет специфику этой предметной области.

В мире денег, если вы возьмете в банке в долг 100 000 рублей, вы сразу же сможете их начать тратить, инвестировать и т.п. — деньги сразу же начнут работать, их не нужно учить. В мире управления ресурсами, если вы возьмете “в долг” двух разработчиков, они, как правило, не могут сразу же начать приносить пользу вашему проекту. Потому что, в отличие от денег, ценность ресурса определяется не только его квалификацией и уровнем владения тем или иным инструментом, но и знанием специфики конкретно вашего проекта. А это знание можно приобрести только находясь внутри вашего проекта, потратив определенное время на его изучение.

Именно на эту тему часто возникают споры с заказчиком, которому нужно в кратчайшие сроки реализовать ту или иную внеплановую функцию. Как правило, риторика заказчика бывает примерно такой “В вашей компании работает ХХХ десятков/сотен/тысяч людей, добавьте еще Y на проект и сделайте, что мы хотим”. Правда заказчика в том, что да, в вашей компании, как правило, действительно достаточно много квалифицированных людей, которые могли бы сделать то, что он хочет. Но он не учитывает тот факт, что для того, чтобы приступить к реализации этих требований, квалифицированным специалистам с других проектов нужно приобрести необходимые знания о вашем проекте, а на это нужно время, которого у вас нет.

Отсюда вывод — при управлении ресурсами всегда нужно помнить о том, что вновь добавленный ресурс, каким бы квалифицированным он не был, потребует определенного времени на погружение в проект и только потом начнет приносить результат. Время, которое требуется на погружение, зависит от квалификации ресурса, степени его знакомства с предметной областью и проектом, информационной инфраструктуры проекта и наличия людей рядом, которые смогут в доступной форме рассказать про проект и показать, как он устроен.

На этом с первой частью закончим. В следующей части поговорим о том, на что влияет ресурсный план и качество ресурсного планирования.

Источник

Обучение и трудоустройство проектных менеджеров

Видео материала «Основные типы ресурсов проекта»

Основные типы ресурсов проекта как их определять и планироваться

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание:

Основные типы ресурсов

Выделяются пять основных группы ресурсов:

Трудовые ресурсы – это люди и оборудование, которые выполняют работу, необходимую для завершения задач проекта. Трудовые ресурсы потребляют время (в часах или в днях) для выполнения задач. Трудовые ресурсы характеризуется максимальным количеством единиц ресурса (Макс. единиц), доступным для одновременного использования в проекте. Под количеством единиц ресурса понимается количество рабочего времени ресурса. Например, если в проекте будет задействован один программист, то для соответствующего ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 100%, в случае с двумя программистами максимальное количество единиц ресурса будет равняться 200% и т.п. Если же будет задействован только один программист, который сможет уделить проекту только половину своего рабочего времени, то для такого ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 50%.

Затратные ресурсы – этот тип ресурсов позволяет описать различные пути финансирования или расхода финансовых средств проекта. Данный ресурс часто используется для описания подрядных организаций либо инвесторов проекта. Объемы финансирования указываются при назначении ресурса на работу проекта.

Денежные ресурсы – ресурсы типа Cost (Стоимость). Эти ресурсы могут назначаться на задачи проекта и имеют финансовое измерение (в денежных единицах).

Использование ресурсов при планировании проекта позволяет:

Для того чтобы адекватно определить потребности в ресурсах, необходимо учесть следующие факторы:

Информация о том, как добавлять ресурсы в план-график MS Project Professional 2013, представлена в материале «Описание ресурсов»

Определите в Вашем проекте перечень ресурсов согласно приведенным ниже данным:

Источник

Ресурсный план проекта и как его разработать

Давно не было теоретических постов, давайте сегодня про ресурсное планирование поговорим, что ли.

Что такое ресурсный план

Ресурсный план проекта или план ресурсного обеспечения проекта – это документ, в котором зафиксировано, какие ресурсы будут использоваться в проекте, и процессы получения и возврата этих ресурсов.

Так как блог про управление проектами в ИТ, под ресурсами, конечно, в первую очередь подразумеваются люди, а во-вторую – оборудование и сопутствующие вещи, количество которых в компании ограничено.

В самом простом случае ресурсный план выглядит так – “на проекте длительностью полгода нужны 2 разработчика-мидла на джаве на полный день, один ручной тестировщик на полставки и адекватный руководитель проекта”. или даже “на этом проекте пару месяцев поработает Петя, а потом еще кого-нибудь возьмем, да и тестировать пока сами будем”. Если в вашей компании все вас при этом понимают, риски осознают и проблемы с получением этих ресурсов нет – ну и отлично, значит, эта та степень детализации, которая вам нужна.

В самом сложном случае ресурсный план представляет собой список всех задач проекта, для каждой из которых обозначены требования к ресурсам (например, на задачу составления ТЗ нужен аналитик с опытом 3+ года в аналогичной должности, знанием строительной отрасли, высшим техническим образованием и свободным английским, объем задачи – 180 часов). Такая степень детализации имеет смысл для крупных проектов типа внедрения SAP, под которые набираются или запрашиваются у партнеров целые команды.

В жизни чаще всего встречается нечто среднее – руководитель проекта просто планирует ресурсы с привязкой к роли (разработчик, аналитик, тестировщик и т.д.) и получает их из пула ресурсов компании. И тут уже не до выбора “с опытом 3+ года именно в стройке”, кого дали – того дали.

Также в зависимости от специфики компании ресурсный план может предполагать привлечение фрилансеров или сторонних подрядчиков.

Еще есть такое понятие, как календарно-ресурсный план или ресурсный план-график – как легко понять из названия, это ресурсный план, наложенный на план-график проекта. Т.е. мы уже не просто говорим, что на проекте у нас будет два разработчика, а что у нас будет два разработчика, занятых на проекте три месяца подряд с 15 августа по 15 ноября.

Важно различать ресурсный план проекта, который отвечает на вопрос “кто будет работать в конкретном проекте”, и ресурсный план отдела/компании/портфеля проектов, который отвечает на вопросы “чем будут заниматься наши сотрудники на в ближайшие полгода” и “есть ли у нас люди, чтобы начать вот эти два проекта”. В посте мы в первую очередь говорим о ресурсном плане конкретного проекта, про ресурсное планирование уровня отдела или портфеля – в следующий раз.

Как составить ресурсный план проекта

Составление ресурсного плана проекта – это обязательный этап при составлении базового плана проекта.

Шаги:

На выходе у вас и у основных стейкхолдеров должно появиться понимание того, кто будет работать в проекте, когда эти люди должны приступить к своим задачам, и когда они освободятся для других проектов. Степень формализации может быть от заметки в чате в телеграме (но лучше, чтобы это было хотя бы письмо по электронной почте) до полноценного документа на 50 страниц, утвержденного протоколом заседания управляющего комитета.

Мои принципы составления ресурсного плана

Это все была теория, а вот дальше – мои личные набитые шишки в части обеспечения проектов ресурсами.

Пример ресурсного плана проекта

Если поискать в интернете, то можно найти сотню разных вариантов того, как выглядит ресурсный план. Все примеры из Яндекса, так что за качество сорри.

Например, так (с детализацией по задачам и, видимо, на full-time):

Или так (c наложением на календарь, но без учета процента привлечения):

Или даже так (очень крутой план, кстати, я его еще до написания поста в статье на хабре встречала):

Лично я сейчас делаю ресурсные планы только на уровне всего портфеля проектов, а не для отдельных проектов. Но когда делала – мои планы выглядели примерно так:

В зависимости от проекта мог быть указан как абстрактный ресурс, так и ФИО конкретного исполнителя.

Используете ресурсные планы в проектах? Поделитесь лайфхаками!

Источник