Что такое ревизия в аптеке
Инвентаризация в аптеке
Информация о балансе предприятия должна соответствовать фактическому наличию товарно-материальных ценностей и основных средств. Чтобы свести эти данные, нужно проводить периодически инвентаризацию. Только с ее помощью можно выявить:
Проведение ревизии в аптеке – это отдельная разновидность инвентаризации, так как в данных организациях имеется специфический товар – лекарственные препараты. Многие из них отпускаются только по рецепту.
Нормативная база
Проверка товара в аптеках проводится на основании следующих законодательных актов:
Отступление от указанной документации невозможно. Мы можем провести инвентаризацию в аптеке по всем установленным законом правилам:
Установленные сроки для ревизии и основания
Перед началом проведения инвентаризации следует определить ее периодичность. Законодательство Российской Федерации устанавливает лишь основания проведения ревизионных мероприятий. По общему правилу, сроки инвентаризации должны быть прописаны во внутренних регламентах аптек или в учетной политике компании, связанной с фармацевтикой.
По закону о бухгалтерском учете в аптеке нужно проводить сверки в таких ситуациях:
Заказать инвентаризацию аптеки можно в сторонней организации. На практике такой вариант является наиболее эффективным, так как независимые лица могут объективно оценить ситуацию на предприятии, представить достоверный отчет.
Проведение проверки
Инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге), как указывалось ранее, даст хорошие результаты. В нашей компании трудятся высококвалифицированные специалисты с богатым опытом работы по инвентаризации предприятий, организаций, компаний, фирм различных направлений.
Специфика ревизии аптек состоит в том, что проверке подлежат не только используемое имущество: полки, витрины, тумбы, столы, стулья, но сами лекарственные препараты на складе. При этом, в самую первую очередность наша ревизионная группа начинает проверку именно складского помещения.
Наши сотрудники скрупулезно пересчитывают имеющиеся на аптечном складе ценности и сопоставляют их с данными по бухгалтерскому учету. Мы выбираем подходящие для данного случая методы и способы проверки, которые в том или ином случае приведут к достоверным результатам: «по полкам», по алфавиту и т.д.
По итогам работы могут быть выявлены такие фактические обстоятельства:
В любом случае, за складом должно быть закреплено материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за количественную и качественную составляющую.
Виды инвентаризации
Условно выделяют несколько видов проверок:
При увольнении материально-ответственного лица инвентаризация обязательно должна проводиться, чтобы новый сотрудник могут приступить к своим обязанностям «с чистого листа». В противном случае, новичку придется исправлять ошибки предшественника.
Важно, чтобы в дни проведения инвентаризации аптека была закрыта для покупателей, не проводилась приемка и отпуск лекарственных средств. Только так имеется возможность составить акт инвентаризации в достоверности с фактическим состоянием на момент проведения проверки.
При обращении в нашу компанию, мы гарантируем высокое качество проверки в самые кратчайшие сроки, чтобы не задерживать работу аптеки и отпускать лекарства людям, которые в них остро нуждаются.
Инвентаризация лекарств в аптеке: нюансы проведения
Автор: Зобова Е., эксперт журнала
Согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства организации подлежат инвентаризации, в ходе которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Непосредственно случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются экономическим субъектом в отдельном документе (положении, регламенте, политике), за исключением обязательного проведения инвентаризации, которое устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. О нюансах осуществления инвентаризации лекарств в аптеке и поговорим.
Общий порядок проведения инвентаризации.
Общий порядок проведения инвентаризации за последние годы не изменился, в том числе для аптек. Специальные нормы (о которых скажем ниже) установлены для отдельных классов лекарственных препаратов, лекарственных средств (далее – ЛП и ЛС соответственно).
Непосредственно порядок проведения инвентаризации регламентирован в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств[1]. Можно выделить следующие этапы проведения инвентаризации:
Формирование инвентаризационной комиссии. Отметим, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Подготовка к осуществлению инвентаризации. На данном этапе представляются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Также составляются инвентаризационные описи.
Проведение инвентаризации в аптеке. Путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера определяется фактическое наличие имущества, сведения записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Отметим, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Документальное оформление результатов инвентаризации. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. При этом могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Проведение инвентаризации в аптеке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно.
Особенности инвентаризации лекарств.
При проведении инвентаризации ЛП есть ряд особенностей: они подлежат предметно-количественному учету, инвентаризируются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам. В инвентаризационных описях лекарства, учитываемые в денежном выражении, распределяются по группам.
Проверка срока годности лекарств.
Лекарственные препараты входят в группу товаров, на которые производитель обязан установить срок годности – период, по истечении которого товар (работа) считается непригодным для использования по назначению (ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»). Продажа лекарств по истечении установленного срока годности запрещена, в связи с чем в ходе инвентаризации проверяются в том числе сроки годности имеющихся в наличии лекарств.
Единый порядок установления сроков годности лекарств, обязательный для всех предприятий и организаций, изготавливающих или разрабатывающих ЛС, независимо от их территориального расположения и ведомственной принадлежности установлен ОСТ 42-2-72 «Лекарственные средства. Порядок установления сроков годности. ОСТ 42-2-72»[2].
Документальное оформление списания недоброкачественных лекарств. Лекарственные препараты с истекшим сроком годности подлежат изъятию и списанию. Для документального оформления списанных лекарств могут применяться как разработанные аптекой формы документов, так и акты унифицированных форм ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»
и ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»[3]. Последние формы должны быть утверждены для применения.
Порядок уничтожения просроченных лекарств. Порядок уничтожения недоброкачественных, фальсифицированных и контрафактных ЛС, за исключением вопросов, связанных с уничтожением наркотических ЛС и их прекурсоров, психотропных и радиофармацевтических ЛС, установлен Постановлением Правительства РФ от 03.09.2010 № 674[4].
Непосредственно уничтожение недоброкачественных ЛС осуществляется организацией, имеющей лицензию на деятельность по сбору, использованию, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов I – IV класса опасности, на специально оборудованных площадках, полигонах и в специально оборудованных помещениях с соблюдением требований по охране окружающей среды в соответствии с законодательством РФ. Соответственно, владелец просроченных лекарств, принявший решение об их изъятии, уничтожении и вывозе, должен передать указанные лекарства организации, осуществляющей уничтожение ЛС, на основании соответствующего договора. Расходы, связанные с уничтожением недоброкачественных лекарств, возмещаются их владельцем[5].
Организация, осуществляющая уничтожение ЛС, составляет акт об уничтожении ЛС и в течение пяти рабочих дней со дня его составления направляет его владельцу лекарств, который обязан в такой же срок направить данный акт в уполномоченный орган.
Инвентаризация наркотических средств и психотропных веществ.
Ежемесячная инвентаризация в аптеке обязательна. В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» юридические лица – владельцы лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, обязаны:
ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в их распоряжении;
составлять баланс товарно-материальных ценностей[6].
Инвентаризацию наркотических и психотропных ЛП в аптечной организации проводит инвентаризационная комиссия, утвержденная приказом руководителя аптечной организации.
Инвентаризация лекарств наркотических и психотропных ЛП должна проводиться ежемесячно в последний рабочий день месяца (для организаций, не имеющих круглосуточного режима работы) и в последний календарный день месяца (для организаций, имеющих круглосуточный режим работы).
Методические рекомендаций по организации оборота наркотических и психотропных лекарственных препаратов для медицинского применения в медицинских и аптечных организациях направлены для применения в работе Письмом Минздрава России от 27.02.2018 № 25-4/10/1-1221. Они предназначены в том числе аптечным организациям, осуществляющим деятельность по обороту наркотических средств и психотропных веществ и имеющим соответствующую лицензию.
Аптечные организации, осуществляющие оборот наркотических и психотропных ЛП, обязаны вести журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ[7] (далее – журнал регистрации). Руководитель аптечной организации назначает лиц, ответственных за ведение и хранение журналов регистрации, в том числе в подразделениях.
Если аптека работает круглосуточно. Для аптек, имеющих круглосуточный режим работы, для заполнения необходимых граф журнала регистрации первым и последним рабочим днем месяца целесообразно считать первый и последний календарные дни каждого месяца. При этом данное условие должно быть закреплено в приказе руководителя аптечной или медицинской организации.
В описанной ситуации возможно снятие книжного и фактического остатка наркотического или психотропного ЛС в полночь последнего календарного дня месяца. При этом данные сверки остатков наркотических и психотропных ЛС в журнале регистрации и данные об указанных ЛС в инвентаризационных описях должны совпадать. Для этого условия проведения ежемесячной инвентаризации должны быть также определены в приказе руководителя аптечной организации.
Результаты проведенной инвентаризации должны быть отражены в журнале регистрации в графе «Отметка об инвентаризации».
При расхождении в балансе или несоответствии данных баланса результатам проведенной инвентаризации следует в трехдневный срок после их обнаружения довести данную информацию до сведения органов внутренних дел.
В Письме Минздрава России от 13.04.2018 № 25-4/10/2-2385 сказано, что возможно проведение инвентаризации наркотических и психотропных ЛП в организациях с круглосуточным режимом работы в дни, не совпадающие с последним рабочим днем месяца. Для этого в последний рабочий день месяца необходимо произвести снятие фактических остатков наркотических и психотропных ЛП и их сверку с книжными остатками, рассчитанными по журналу, для последующего выведения остатка на первый рабочий день следующего месяца.
Инвентаризацию указанных ЛП можно провести как в первый рабочий день следующего месяца, так и в любой другой день месяца при условии соблюдения требования о необходимости проведения ежемесячной инвентаризации и составления баланса товарно-материальных ценностей. Отметка об инвентаризации, предусмотренная графой 18 журнала регистрации, должна быть обозначена в соответствующей части журнала в зависимости от даты проведения инвентаризации. При этом отметка о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества должна проставляться только во время проведения инвентаризации (Письмо Минздрава России от 26.01.2018 № 25-4/10/2-425). Для этого на день осуществления инвентаризации в журнале в графе «отметка об инвентаризации» следует указать дату проведения инвентаризации и номер сличительной ведомости, а в графе «фактический остаток» – отметку о фактическом остатке наркотического средства или психотропного вещества на момент инвентаризации.
Инвентаризация ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств.
Порядок хранения, учета, прописывания, отпуска и применения ядовитых и сильнодействующих ЛС установлен Приказом Минздрава СССР от 03.07.1968 № 523, который действует и сегодня.
Указанные ЛП подлежат предметно-количественному учету и инвентаризируются ежемесячно: устанавливаются фактические остатки, на что составляется отдельная инвентаризационная опись.
Нормы естественной убыли для лекарств.
Нормы естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности утверждены Приказом Минздрава России от 20.07.2001 № 284.
Данные нормы установлены для возмещения стоимости потерь в пределах норм естественной убыли при изготовлении ЛС по рецептам врачей и требованиям учреждений здравоохранения, внутриаптечной заготовке и фасовке в аптечных организациях.
Нормы естественной убыли применяются только в случаях выявления недостачи товарно-материальных ценностей при проведении инвентаризации. Списание естественной убыли ЛС и изделий медицинского назначения при отсутствии потерь не допускается. Нормы естественной убыли ЛС, подлежащих предметно-количественному учету, должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача.
К готовым ЛС промышленного производства и весовым медикаментам (в том числе этиловому спирту), реализованным в оригинальной (заводской, фабричной, складской) упаковке, данные нормы естественной убыли не применяются. Бой, брак, порча, потери за счет истечения срока годности лекарств по нормам естественной убыли не списываются.
При проведении инвентаризации лекарств аптека должна руководствоваться как общими правилами, установленными для всех хозяйствующих субъектов, так и специальными нормами (в зависимости от вида реализуемых препаратов).
В частности, если аптека имеет соответствующую лицензию, она обязана ежемесячно проводить инвентаризацию наркотических средств и психотропных веществ, находящихся в ее распоряжении, а также составлять баланс товарно-материальных ценностей.
Отметим также, что нормы естественной убыли утверждены только для лекарств, используемых при аптечном изготовлении по рецептам врачей и по требованиям учреждений здравоохранения, внутриаптечной заготовки и фасовки. К готовым лекарствам промышленного производства и весовым медикаментам в оригинальной (заводской, фабричной, складской) упаковке нормы естественной убыли не применяются.
[1] Утвержден Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
[2] Утвержден Минмедпромом СССР, Минздравом СССР 29.12.1972.
[3] Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
[4] «Об утверждении Правил уничтожения недоброкачественных лекарственных средств, фальсифицированных лекарственных средств и контрафактных лекарственных средств».
[5] Дополнительно см. статью Е. В. Карповой «Расходы на списание медикаментов с истекшим сроком годности подтверждаем документально», № 1, 2020.
[6] ополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей Н. В. Милениной «Методические рекомендации Минздрава по организации оборота наркотических средств в аптеке», № 5, 2018.
[7] Правила ведения и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.11.2006 № 644.
Пересортица, недостача, излишки в аптеке
В идеале фактическое наличие товара должно совпадать с документальными данными. Но достаточно часто в аптеке случаются несоответствия: отсутствует то, что должно быть в наличии или, наоборот, имеется товар, которого быть не должно. Обнаруживаются недостача, излишки или и то, и другое одновременно, как правило, на инвентаризации. Однако подобные «сюрпризы» могут выявиться и случайно, в ходе повседневной работы.
Как образуется недостача и откуда берутся излишки
Причины недостач и излишков в аптеке
Сбои в программном обеспечении
Наиболее частая причина расхождений – непреднамеренные ошибки при операциях с товаром. Фармацевтические работники каждый день выполняют огромное количество операций с товаром в условиях большой номенклатуры, внушительного товарооборота и непрерывного потока покупателей. Ошибки по невнимательности зачастую происходят вследствие усталости из-за большой загруженности аптечных сотрудников. Они могут допускаться на любых этапах работы с товаром:
1) При приемке
Например, поставщик не доложил или переложил какую-то позицию, а фармацевт при приемке не заметил. Сейчас, когда каждую упаковку маркированных препаратов необходимо сканировать, такие случаи практически исключены. Тем не менее такое может случаться с немаркированными аптечными товарами.
2) При перемещении товаров из одной аптеки в другую внутри аптечной сети
Отсканировали товар, но не положили или наоборот. Скорректировали позиции, удалили строчку, а упаковку не убрали. А в пункте назначения не проверили должным образом, положившись на коллег.
3) При отпуске на кассе
Допустить ошибку особенно легко, когда у посетителя большой список, он берет по нескольку упаковок, меняет решение, а за ним стоит очередь из нетерпеливых покупателей. Например, фармацевт собрал по списку несколько наименований, покупатель отказывается от одного из препаратов: «Этот не надо, уберите пожалуйста». И тут же что-нибудь спрашивает. Фармацевт убирает строчку на компьютере, отвлекается и забывает убрать из уже подготовленного пакета.
Другой вариант: просят, например, четыре пачки цитрамона. Фармацевт сканирует, покупатель просит убрать одну. Фармацевт торопится, нервничает, убирает, как ему кажется, последнюю соштрихованную упаковку и не сканирует оставшиеся 3 блистера заново. В итоге получается, что осталась не та, которая числится по факту в программе.
Еще один вариант возникает при неправильно поделенной упаковке, когда доли вносятся вручную.
4) При инвентаризации
Например, был списан в недостачу препарат, который впоследствии нашелся.
Отдельно можно выделить следующие причины недостач или излишков:
Работники аптек поделились с нами несколькими историями:
« За 25 лет заплатила один раз — не могли найти “Виагру”, посмеялись: хоть кому-то было хорошо и бесплатно ».
«Работала в сети, текучка кадров, отсюда и недостача, минус 1,5-2 тысячи. И в частных аптеках работаю, есть недобросовестные первостольники минус большой был…»
Если в аптеке выявлены недостача или излишки
Как правило, в аптеках установлена коллективная материальная ответственность сотрудников. Если конкретное виновное лицо не установлено, общая сумма недостачи распределяется на всех членов коллектива и погашается за их счет. Излишки товара ставятся на приход. В случае пересортицы допустим взаимозачет. Это касается только немаркированного товара, поскольку ввести заново в оборот маркированные лекарственные препараты невозможно.
Что такое пересортица и применимо ли это понятие в аптеке?
Пересортица – это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта товаров одного и того же наименования. Иными словами, пересортить можно похожий товар. Пересортицей можно назвать различие по производителю. Например, в наличии имеются таблетки Лоратадин 10 мг №10 производства «Татхимфармпрепараты», а в системе числятся таблетки Лоратадин 10 мг №10 завода «Биосинтез». Или пастилки «Доктор Мом» с клубничным вкусом вместо одноименных лимонных пастилок – пересортица налицо. Несоответствие по QR- коду — тоже вариант пересортицы. При приемке маркированных лекарств пересортица выявляется сразу, а вот при продаже ее возможно не заметить.
Сразу оговоримся, для маркированных товаров понятие пересортицы применимо только теоретически. На практике она будет расцениваться как недостача и излишки. Более того, в системе МДЛП отсутствует функция ввода в оборот выведенного из товарооборота лекарства, поскольку даже два ЛП, одинаковых по всем параметрам (лекарственная форма, наименование, производитель, дозировка, количество), но с разными, уникальными QR-кодами считаются двумя разными объектами.
В отношении недостач и излишков немаркированных товаров при пересортице возможен взаимозачет по решению руководителя аптечной организации. Взаимозачет производится при условии, что пересортица выявлена в одном и том же проверяемом периоде, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Например, при инвентаризации обнаружено два лишних бинта 7х14 см одного производителя и не хватает двух бинтов такого же размера другого производителя. Если их стоимость эквивалентна — излишки перекрывают недостачу в полном объеме. Если сумма недостачи больше суммы излишков, разница списывается за счет виновных лиц. Если же виновные лица не установлены, недостающая сумма списывается на финансовые расходы аптеки.
Как избежать недостачи и необходимости возмещения ущерба
Меры предотвращения недостач и пересортиц вытекают из их причин, и многое зависит от того, как поставлена руководством работа в аптеке. Чтобы не пришлось оплачивать из собственного кармана сумму, обнаруженную в ходе инвентаризации, нужно:
Совсем избежать недостач и пересортиц, к сожалению, невозможно. Но задача свести их к минимуму – цель, к которой надо стремиться. Добиваться точного соответствия товара и бухгалтерских документов — в интересах и собственников аптечной организации, и ее работников, а значит, эта работа должна вестись совместно.
Расскажите, какая самая крупная недостача или излишек были в вашей аптеке?
Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится
Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Характеристика
Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:
Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.
Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.
Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.
Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.
Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:
Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.
Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).
Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.