Что такое ревизия в магазине одежды
Инвентаризация в магазине на примере магазина одежды
Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс?
Да! При помощи штрихкодов и терминалов сбора данных.
Казалось бы, в процессе инвентаризации все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко.
На самом деле инвентаризация в магазине — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.
Основными целями инвентаризации являются:
В процессе инвентаризации проверяются:
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.
Краткая вводная
Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. Компания приобрела несколько устройств Motorola MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.
С чего начать?
Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.
Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.
Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?
Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).
Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Зачем вообще выгружать на ТСД справочник товаров, когда можно просто собрать штрихкоды?
Всё дело в точности.
Не секрет, что штрихкодов многих товаров в базе просто нет. По этим штрихкодам товары никогда не будут найдены.
Такие вещи добавляют неопределенности в результаты инвентаризации: представьте себе, вы загружаете результаты инвентаризации в базу 1С, а она говорит, что по таким-то штрихкодам товары не найдены. Что за товары? Сколько их? Всё это остается без ответа.
Т.е. помимо обычных пропусков и недостачи у нас на руках будет несколько десятков штрихкодов, которые непонятно чему соответствуют и непонятно где лежат.
А если бы терминал сверял каждый сканируемый штрихкод с базой 1С можно было бы сразу же отлавливать товары с неизвестными штрихкодами и откладывать их в специальную корзину (плюс программа от Клеверенс позволяет прямо на терминале зарегистрировать новый штрихкод, указав артикул или 1С-код товара).
Возвращаемся к ТСД. Не стоит забывать, что, выбирая терминал для инвентаризации, мы выбираем еще и программное обеспечение, и за весь процесс работы и получения достоверных результатов отвечает именно программное обеспечение. Безусловно, DOS-терминал дешев и прост в использовании и, конечно, может использоваться при проведении несложной инвентаризации, но, приобретая его, мы получаем устаревшее программное обеспечение, которое производителем чаще всего уже не поддерживается. Отсюда потери данных, невозможность настройки ПО под конкретные нужды — опыт такой инвентаризации часто оказывается отрицательным, и вот уже терминалы лежат без дела, а пересчет ТМЦ выполняется с помощью листа бумаги как раньше.
Что же делать? Неужели, чтобы все прошло гладко, нужен самый современный навороченный Windows-терминал и сложное ПО к нему? Попробуем в этом разобраться. Какие критерии можно использовать для выбора терминала для инвентаризации? Несмотря на то, что каждая организация может использовать свои критерии, есть основное, на что лучше обратить внимание при выборе:
Есть ли на рынке предложения хотя бы приближенно отвечающие этим требованиям? Оказывается, есть. Рассмотрим одно из удачных решений для инвентаризации: терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 работает под управлением операционной системы Windows CE 4.2 Core, обладает монохромным экраном, экран не сенсорный, все управление выполняется с клавиатуры, в терминале отсутствует модуль беспроводной связи Wi-Fi, а также другие беспроводные интерфейсы, обмен данными выполняется только через коммуникационную подставку (кредл), через нее же выполняется зарядка терминала. Терминал имеет небольшие габариты и вес (16.3×6.45×3.8 см, 205 г). Стоимость терминала невысока по сравнению с другими Windows-терминалами: всего около 24 000 руб. При покупке терминала через дилерскую сеть компании RRC (а это десятки компаний в России и странах СНГ), программное обеспечение для проведения инвентаризации и выполнения других операций (драйвер 1С либо программа для файловой выгрузки) поставляется бесплатно.
Благодаря использованию быстродействующего процессора Intel® Xscale™ PXA 312 Mhz терминал справится с обработкой больших справочников и документов, а использование карт памяти SD даст уверенность, что собранные данные не пропадут. Все это поддерживает ПО «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. Кроме того ПО позволяет изменять логику выполнения операций на терминале, вводить дополнительные поля и многое другое. Настройка выполняется с помощью так называемой «Панели управления», при этом программировать ничего не нужно. «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS имеет сертификат «1С:Совместимо!», а это означает, что с организацией обмена данными между 1С и терминалом проблем возникнуть не должно.
Рассматриваемое решение используется рядом крупных предприятий, магазинов, для проведения инвентаризации и в других целях. Сотрудники компании Клеверенс Софт всегда готовы оказать техническую поддержку и решить возможные проблемы, ПО регулярно обновляется, выходят новые версии, учитывающие опыт использования системы. Если Ваша организация не использует 1С:Предприятие в качестве учетной системы, Вы также сможете использовать ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведения инвентаризации, но при этом Вам понадобится другое ПО от Клеверенс Софт (Mobile SMARTS 2008, Прикладное программное обеспечение к терминалам сбора данных).
Как всё было на личном опыте
Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.
Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.
Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.
После создания нового документа вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар успешно распознан).
Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.
Для небольшой части товаров штрихкоды не были заведены в 1С и, соответственно, терминал найти товар по ним не мог. Если после сканирования штрихкода товар не найден, терминал издает громкий звук «бррр», так что пропустить такую ситуацию невозможно. В этом случае программа предлагает добавить штрихкод к имеющимся товарам:
В данном случае добавление штрихкодов к товарам не выполнялось, т.к. для того, чтобы это сделать, нужно найти товар в списке, а список товаров очень большой. Как и в предыдущем случае, товар откладывался на кассу до завершения инвентаризации.
Несколько раз за время проведения инвентаризации сканеры прекращали считывать штрихкод из-за программных сбоев. Для устранения этого приходилось перезапускать программу на ТСД. Такое было 2-3 раза за все время проведения инвентаризации и больших проблем это не вызвало.
Примерно к 13.20 весь торговый зал был проинвентаризирован, сотрудники отправились на обед. Как и было рассчитано в 14:00 магазин открылся для покупателей, часть сотрудников занялась продажами, а часть приступила к инвентаризации на складе при магазине. Склад представляет собой небольшую каморку, в которой в коробках хранятся запасы товара. Коробки распаковывали и сканировали штрихкоды товаров, как до этого делали в торговом зале.
Полностью инвентаризация была завершена примерно к 16.40. После завершения инвентаризации в 1С был создан документ Инвентаризация ТМЦ, в котором количества товаров по учету заполняются на основании остатков из информационной базы, а фактические количества были заполнены из терминалов сбора данных. Загрузку данных выполнил системный администратор компании. Заполненный документ инвентаризации позволил определить недостачу по отдельным позициям номенклатуры, а также общую сумму потерь. В данном магазине потери оказались не слишком большими.
Заключение
Опыт показывает, что инвентаризация магазина с 6000-7000 тыс. единиц товара занимает около 6 часов если работает 5 сотрудников и терминалы используются ими впервые. При этом торговый зал может быть инвентаризован за 3 часа, после чего магазин может быть открыт, остальное время занимает пересчет запасов на складе.
5 шагов для инвентаризации товаров в рознице
Когда магазин принимает товары, сотрудники заносят их в учетную систему или тетрадку. При продаже товар убирают с остатков. Но этого еще недостаточно, чтобы знать реальную картину: не воруют ли сотрудники, нет ли пересортицы и у каких товаров вышел срок годности. Чтобы это выяснить, в магазине регулярно проводят инвентаризацию. Рассказываем, когда и как ее провести и оформить.
Зачем нужна инвентаризация товаров и в чем ее суть
Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, которые есть в магазине и на складе, сверка их количества с данными из учетной системы. Если магазин не ведет учет, то инвентаризация помогает узнать, какие товары в наличии и чего не хватает. Из этих данных владелец магазина может сделать выводы о товарных остатках — активах его бизнеса.
Узнать, что реально есть в наличии. Магазин получает партию молока. Сотрудники принимают товары и заносят информацию в учетную систему. При продаже на кассе пачка молока списывается с остатков. Цифры в учетной системе не отражают реальность до конца: у части молока выходит срок годности, отдельные пачки воруют. Чтобы знать реальное положение дел, нужна инвентаризация.
Определить качество товара. При инвентаризации проверяют не только реальное количество товара, но и товарный вид: можно ли им торговать, не испорчен ли, не помят, есть ли ценник.
Понять, как работают сотрудники. Инвентаризация показывает недостачу или излишек товара. Причиной может быть воровство продавцов, невнимательность сотрудников, которые принимают товары, а также охраны магазина.
Инвентаризация дополняет учет и помогает владельцу магазина держать руку на пульсе.
Когда проводят инвентаризацию магазина
Владелец магазина сам решает, когда проводить инвентаризацию. Как часто проводить ревизию в течение года, зависит от размеров магазина и качества работы персонала.
Инвентаризация товаров — регулярно. Инвентаризацию нельзя проводить слишком часто, она мешает продажам: нужно закрыть для покупателей целый отдел или весь магазин. Поэтому в небольшом магазине для переучета обычно выбирают время, когда покупателей меньше всего: вечер, ночь или раннее утро. Проводить инвентаризацию ежедневно, раз в месяц или в неделю — зависит от размеров магазина.
В гипермаркетах и магазинах с большим ассортиментом проводят частичную инвентаризацию каждый день, почти в онлайн-режиме. Управляющий выбирает товарную группу, и сотрудники пересчитывают товары на выбранных полках. Это делают быстро и выбирают товары так, чтобы у покупателей был доступ к их альтернативам.
Небольшой круглосуточный магазин делает полную инвентаризацию — закрывается ранним утром, когда меньше всего посетителей. На дверь вешают табличку «Учет» и теряют максимум пару покупателей за месяц.
Инвентаризация основных средств — в исключительных случаях. Иногда магазин проводит ревизию оборудования и мебели. Это нужно в редких случаях: когда магазин продают или ликвидируют, если меняют управляющего или заметили, что имущество магазина пропало или его затопили соседи сверху.
Разберем, как проводить инвентаризацию товаров, по шагам.
Шаг 1. Подготовиться к инвентаризации
Перед тем как начинать инвентаризацию, нужно убедиться, что в процессе товары не будут добавляться на полки или уходить.
Закончить приемку. Нужно принять товары и завершить все поставки. Если они появятся на полке в процессе инвентаризации, это исказит ее результаты — на бумаге возникнут несуществующие излишки.
Приостановить продажи. Магазин может закрыться на время или ограничить доступ покупателей к конкретной категории, если инвентаризация частичная. Если покупатели продолжат брать товары с полки, возникнет недостача.
Шаг 2. Распечатать остатки из учетной системы
В крупном магазине инвентаризация начинается с того, что директор или управляющий выпускает приказ о проведении инвентаризации. Дальше в магазине создают комиссия из сотрудников. В небольшом магазине можно обойтись без этого документа и комиссии. Бланк приказа на инвентаризацию
Перед началом инвентаризации обязательно составляют инвентаризационную опись. В нее вносят остатки товаров по данным учетной системы и отмечают фактические остатки. Опись можно составить в свободной форме, но чаще заполняют бланк. Бланк инвентаризационной описи
Важно вводить в таблицу полное наименование, например «колбаса Краковская полукопченая». Так при проверке сотрудник не перепутает одну колбасу с другой.
Если владелец магазина не доверяет сотрудникам, он может дать им опись без указания остатков. Так они не смогут подогнать количество товара под цифры и скрыть недостачу. Еще вариант — поручить инвентаризацию сразу двум группам сотрудников, которые будут проверять данные друг друга.
Инвентаризация в Кабинете Дримкас
Предприниматель видит, какие товары на балансе у компании, может решить проблему пересортицы и устранить некорректные остатки.
Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.
Шаг 3. Посчитать фактические остатки
Дальше комиссия или сам владелец магазина считает фактическое количество товаров. Товары делят по категориям, пересчитывают одну и переходят к другой. Например, сначала считают весь хлеб, потом все молочные продукты.
Помимо пересчета товаров смотрят на их состояние и срок годности. Если товары испорчены, их считают отдельно и делают пометку. В дальнейшем их нужно будет списать и утилизировать.
Если магазин принимает и продает товары по штрихкодам, отдельно проверяют, чтобы он был на товарах. Если штрихкода нет, такие товары откладывают и считают их отдельно. Дальше на них нужно нанести штрихкоды и добавить в учетную систему.
В инвентаризационной описи напротив каждого товара ставят число. В итоге получают фактические остатки.
Расхождение в фактических и учетных остатках видно в четырех колонках справа по итогам инвентаризации — образец с gosuchetnik.ru
Шаг 4. Выявить расхождение
Когда фактические остатки зафиксировали, их сравнивают с остатками из учетной системы. Расхождения записывают в новый документ — ведомость учета результатов инвентаризации. Бланк ведомости учета результатов инвентаризации
В ведомости суммы, где это возможно, разносят по каждой из этих причин и сразу рассчитывают, какой убыток возник по вине сотрудников.
Если инвентаризацию проводит сам владелец магазина, он ставит подпись за руководителя и председателя комиссии. Пример с glavkniga.ru
Шаг 5. Принять меры по результатам инвентаризации
Теперь у владельца магазина есть документ, на основании которого можно внести изменения в учет и взыскать убытки с продавцов, кладовщика, охранника и других сотрудников. В крупном магазине эти решения закрепляют приказом об утверждении результатов инвентаризации, но это необязательно. Главное — оприходовать излишки и списать недостачу.
Излишки при инвентаризации — в фонд магазина. Товары принимают к учету по их закупочной стоимости на день инвентаризации. Бухгалтер начисляет сумму на финансовые результаты. Излишки учитывают в составе внереализационных доходов.
Недостача при инвентаризации — из зарплаты виновных. В крупных магазинах обычно есть норма убыли, недостача выше этой нормы удерживается с оплаты за работу продавцов и других виновных сотрудников. Если за прилавком стоит сам владелец магазина, он относит недостачу на убыток.
Недостача маркированных товаров — на списание в «Честный знак». Если магазин продает маркированные товары, например табак или обувь, недостачу кодов нужно списать в системе маркировки «Честный знак».
Что нужно знать об инвентаризации товаров
Учет товаров без бухгалтерских программ
Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.
Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.