Что такое роботизация процессов

Роботизация бизнес-процессов: что это и где используется?

Согласно отчету Global Market Insights, к 2024 году рынок роботизированных бизнес-процессов достигнет 5 млрд долл. США. Внедрение таких технологий расширяет возможности организаций и увеличивает их производительность. Поэтому сегодня мы поговорим о том, что такое роботизация процессов и где ее эффективно используют.

Что такое роботизация бизнес-процессов?

Роботизация бизнес-процессов (с англ. Robotic Process Automation, RPA) — это использование программного обеспечения с искусственным интеллектом (ИИ) и возможностями машинного обучения для обработки повторяющихся задач большого объема, которые ранее требовались для выполнения людьми. Эти задачи могут включать запросы, расчеты и ведение записей и транзакций.

Приведем простой пример роботизации: работу человека-грузчика может заменить робот, который перемещает больше продукции за меньшее количество времени. Он не будет болеть, брать отгулы и отпуск, совершать ошибки, а также требовать выплату заработной платы. В этом заключается экономия затрат организации и в целом эффективность использования роботизированных систем.

RPA-технология

Роботизация бизнес-процессов состоит из программных роботов (ботов), которые могут имитировать человека-работника. Боты могут входить в приложения, вводить данные, вычислять и выполнять задачи, а затем выходить из системы. В настоящее время практики делят технологии RPA на три обширные категории:

Программное обеспечение RPA не является частью IT-инфраструктуры организации. Вместо этого роботизация находится на вершине, что позволяет компании быстро и продуктивно внедрять эту технологию. Над RPA-технологиями трудится армия специалистов, которые создают эффективные решения для бизнеса.

Что отличает RPA от традиционной IT-автоматизации? Это способность быть в курсе и адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, исключениям и новым ситуациям. После того, как программное обеспечение RPA обучено захватывать и интерпретировать действия определенных процессов в существующих программных приложениях, оно может манипулировать данными, инициировать ответы, новые действия и автономно взаимодействовать с другими системами.

Примеры роботизации

Практически во всех сферах используется роботизация бизнес-процессов. Вот несколько удачных примеров:

Кроме того, RPA широко используется на производственных процессах. Промышленные роботы применяются как для изготовления продукции, так и для ее упаковки и транспортировки.

Роботизация бизнес-процессов призвана улучшить работу десятков тысяч организаций. Особенно она полезна для компаний, имеющих разные и сложные системы, которым необходимо плавно взаимодействовать друг с другом. Помимо повышения продуктивности труда, роботизация обеспечивает экономию затрат для повторяющихся задач, увеличение скорости производственных процессов и улучшение сервиса.

Источник

Что нужно знать перед началом роботизации процессов?

Robotic Process Automation, или сокращенно RPA, набирает все больше оборотов на рынке СНГ и Казахстана, в частности. Участники рынка обеспокоились непрерывностью своей деятельности, эффективностью и, конечно, экономией. Пандемия указала нам на дыры, которые имеются в процессах, на то, как это опасно подвязывать процессы на людях и что полная диджитализация это не будущее, это сейчас.

За последние полгода я провела огромное количество встреч с клиентами, большими и не очень, компаниями и собрала наиболее часто встречающиеся вопросы чтобы написать эту статью. Этакий FAQ от владельцев бизнеса, руководителей и исполнителей, которые каким-либо образом хотят, начали или прошли роботизацию на своих участках.

Почему я могу об этом вещать? И кем выступает моя компания?

Мы телеком оператор, который решил, что имеет право и все шансы, чтобы стать лидером рынка по предоставлению услуг роботизации, так как успешно сделал это у себя и сэкономил на этом много сотен миллионов и рабочих часов. Мы решили не останавливаться только на себе и помочь другим компаниям исправить их процессы, стать эффективнее и гибче.

Для начала давайте поймем, что такое бизнес-процесс

Да да, нужно сначала понять именно это. Так как понимание процессов могут отличаться в умах заказчика и исполнителя, что далее приведет к спорам о том, что роботизация должна дать клиенту.

Если процесс начинается с формирования заявки на закуп в январе, а получаете акт выполненных работ от поставщика, который нужно занести в базу, в декабре этого же года, то это не 1 процесс.

Видимость начала и конца процесса должно быть в рамках 1 дня, даже 1 часа.

Процесс должен быть декомпозирован на несколько подпроцессов, процедур и функций, которые имеют свою логику, но в итоге ведут к достижению единой цели основного процесса.

Каждый такой подпроцесс требует отдельного внимания. Более того, можно начинать роботизировать только отдельные подпроцессы и постепенно налаживая весь процесс целиком. Бывает такое, что процесс начинается со сбора данных, где-то на месторождении, где водитель погрузчика пишет отработанные часы на листке бумаги, подписывает у главного по участку и далее относит этот документ в кадровую службу. Кадровик делает свой расчет и далее передает экономистам и в бухгалтерию. В результате множества таких документов формируется один реестр по количеству отработанных часов поставщика услуг, соответственно зарплаты, и доходная статья бюджета для перевыставления. Вроде бы процесс начался, когда водитель заполнял от руки бумагу, но для роботизации в формате AS IS, она начинается только когда данные попадут в цифровой формат.

Итого, процесс должен быть цифровым, рутинным и повторяющимся.

Сколько мне нужно роботов?

Этот вопрос очень тревожит всех, так как многие именитые вендоры выставляют счет за каждого робота в отдельности. Поэтому любой заказчик будет заинтересован в сокращении их количества.

Робот — это, по сути, виртуальный сотрудник. У него в запасе 24 часа. Все что вы сможете уместить в 24 часа робот исполнит. Если процесс масштабный и в день вы совершаете таких операций 10 тысяч штук, где каждая операция занимает 1 минуту, то арифметика проста и ее поймет первоклассник. 10 тысяч штук делим на 1440 минут (столько минут в сутках) = 6.9.

То есть, для выполнения всех операции в рамках данного процесса, при полной загрузке, вам потребуется 7 роботов.

И так по каждому процессу.

Количество операций по процессу как 10 тысяч штук в день, это конечно очень много. И на нашем рынке может встретиться разве что в Ритейле.

Плюс ко всему, не стоит забывать, что зачастую робот работает с другими системами, соответственно, то, как они быстро будут отвечать на запросы также важно для скорости. Увы, не все зависит от робота.

Сколько будет стоить проект?

Стоимость проекта включает в себя несколько видов затрат: стоимость робота, то есть виртуального сотрудника, стоимость оркестратора, назовем его распределителем задач, либо менеджером роботов и траблшутером, студия (там где разработчик работает), виртуальные машины для каждого робота (он виртуальный, но все же сотрудник), Office, сервера либо облако.

Из опыта могу сказать, что основная статья расходов это конечно же сами роботы (более 75% чека).

Почему так дорого?

Многие клиенты почему-то ожидают что роботизация всего их отдела в 10 человек должна обойтись им примерно в 1000 баксов XD

Основные поставщики роботов приходят к нам из США. Где стоимость человекочасов достаточно высока. Один робот, который стоит примерно 8-10K USD, что ничтожно в сравнении с годовой заработной платой.

Конечно, для рынка, где средняя заработная плата 500 USD в месяц это может показаться крайне нерентабельно. Но, так ли это на самом деле? Стоит ли нам теперь отказывать себе в удовольствии на роботизацию? Нет. И вот почему.

Помимо ФОТ процесс может нести дополнительные расходы в виде штрафов, неисполнения обязательств перед третьей стороной, неправильные расчеты, ошибки и многое другое. Если считать эффективность с учетом всех этих факторов, то возможно вы уже вышли на точку безубыточности.

Также количество вендоров роботов из СНГ начинает расти. Может на сегодняшний день они немного уступают мировым аналогам, но справиться с процессами не сложными они могут и работают при этом стабильно.

Помимо этого, есть вариант облачного размещения роботов, аренды у большого интегратора, чтобы не нести дополнительные расходы.

Расчет эффективности не всегда имеет положительный знак для отдельно взятого процесса

Были и остаются кейсы, когда среди 10 процессов клиента, 1 или 2 могут показать отрицательный знак в расчете эффективности роботизации, но в общей совокупности всех процессов выходить в плюс. С чем это обычно связано? С тем, что происходит реинжиниринг процессов. Люди могут реально делать сверку документа быстрее чем робот, если, к примеру нужно прочесть только 1 строку в документе. А для робота, ее еще нужно отсканировать и внести в папку чтобы он мог ее оттуда брать. Но, возвращаясь к пункту 4 вспомним, что количество таких быстрых операций человеком, это непременно ведет к ошибкам и процесс будет совершаться еще раз, а может не один. То есть, отрицателен он как правило при расчете с учетом только видимых расходов.

Ваш робот ломается, вы плохие ребята…

Процесс работает в продуктивной среде, он уже приносит свои плоды, а владельцы бизнес-процессов могут пойти пить чай. Но не все так просто. В процессе роботизации есть несколько степов. Один из финальных степов — это стабилизация. Это когда начинают всплывать исключения, которые не были учтены в начале роботизации данного процесса. Вы забыли, что из 1000 файлов в формате docx, у вас все-таки бывают иногда и JPEG-ы, но это о как редко. Все это требует проработки со стороны интегратора и относится к данной стадии нужно с пониманием. Это не робот сломался, это обязательная часть процесса роботизации бизнес-процессов.

Конфликт интересов и саботаж

В самом начале роботизации руководство должно понять: кто имеет в роботизации самый главный интерес, чего мы хотим достичь и как всех объединить. Также, нужно дать понять людям, что станет с ними после того, как часть их работы отдадут цифровому сотруднику. Уволят? Или перенаправят на другую позицию? Если диалог ранее не состоялся между сотрудниками, чья позиция уйдет под роботизацию, и теми, кто в ней заинтересован, то ждать саботажа не придется.

Саботаж может быть как на стороне роботизируемого отдела, так и на стороне IT. Имеет место быть синдром “Not invented here”, что означает избегание использования или покупки продуктов, исследований, стандартов или знаний из внешних источников, сильное предубеждение против идей извне.

Поэтому все стороны, которые будут каким-то образом вовлекаться в процесс роботизации должны собраться на берегу и обговорить весь план взаимодействия, интересов и ролей. Даже пилотного проекта.

Я не знаю с чего мне начать, как создать Roadmap?

Начинать надо с того, что даст самые быстрые результаты и что смотивирует команду, компанию и руководство пойти на роботизацию в целом.

В первую очередь это процессы простые в разработке, но имеющиеся большом количестве, то есть, повторяющиеся очень много раз и, как следствие, требующего большого вовлечения сотрудников. Начинать разработку со сложного процесса не желательно. Зачастую это может потребовать полгода разработки, а экономия при этом окажется незначительной.

Сложные процессы — это уже следующий уровень, когда вы хорошо знакомы с RPA, нарастили экспертизу и готовы расширяться.

При неполучении быстрых результатов падает мотивация и продолжить затею вряд ли получится, как минимум, вам не выделят бюджет под инициативу.

Подытожим, в первую очередь работаем над простыми процессами в большом количестве, только затем сложные в малом количестве.

Я найму свою команду, и мы будем делать сами

Каждая компания, на самом то деле, может делать роботизацию самостоятельно. Вопрос только в том, насколько она сможет расширяться и продолжать поддерживать сложные операционные процессы, которые затрагивают целые департаменты.

Компании, которые не содержат штат IT специалистов, у которых есть достаточно времени чтобы уделять его бизнес заказчикам, делать доработки и постоянно обучаться, возможно, но нелегко и долго.

Каждый должен заниматься тем, что у него хорошо получается, прямо как у людей. Если вы транспортная компания, отдайте лучше роботизацию на аутсорс, а сами наслаждайтесь выигранным временем и расширяйтесь.

Я как консультант, почти все решения рассматриваю на цифрах. Если ваша компания не имеет продуктовой культуры, вы не руководили разработчиками, но горите желанием делать роботизацию самостоятельно, просто посчитайте сколько это будет стоить. Помимо найма и обучения сотрудников, учитывайте альтернативные издержки и потери от неэффективных процессов.

Внедрение роботов облегчает нашу с вами работу, и экономическая выгода от нее не заставит себя ждать. Главное выбрать правильного поставщика услуг и вендора.

Источник

Роботизация: обзор сферы и опыт внедрения в российских компаниях

Рынок RPA (Robotic process automation) — интеллектуальной обработки данных и роботизации процессов — признан самым быстрорастущим в ИТ-сфере. Российский рынок обратился к роботизации позже других, однако сейчас навёрстывает упущенное в весьма бодром темпе: рост оценивается в среднем в 30‒50% в год. Показатель мог быть и выше, однако пандемия продемонстрировала и рост спроса, и острую нехватку кадров.

Расскажем, что из себя представляет RPA, какие специалисты в этой сфере востребованы, а также на примере кейсов международного разработчика RPA-платформы UiPath покажем, какие задачи роботизация помогает решать российскому бизнесу.

Генеральный директор UiPath в России и странах СНГ

Роботизация помогает бизнесу быть более эффективным

Каким бы крупным и прибыльным ни было предприятие, любой разумный руководитель исходит из ограниченности его ресурсов. У организации, в штате которой заняты 200 тысяч человек, возможности намного шире, чем у компании со штатом 20 работников, но, с другой стороны, в крупных корпорациях выше вероятность того, что ресурсы расходуются нерационально. А в кризисных ситуациях подобное тем более недопустимо.

Пандемия COVID-19, которая остаётся главным форс-мажором в мире, вынудила бизнес пересмотреть многие подходы к работе. Как следует из исследования компании ABBYY, более 57% организаций в России были вынуждены пересмотреть свою IT-стратегию.

65% респондентов приоритетом на 2021 год указали повышение эффективности. Наращивать её они планируют в том числе за счёт автоматизации и роботизации части задач.

При этом 53% опрошенных уже используют роботов или планируют начать применять RPA в ближайшее время.

Технологии Robotic Process Automation (RPA) — роботизации процессов — позволяют автоматизировать рутинные бизнес-процессы за счёт внедрения программных роботов. Внедрение таких технологий увеличивает эффективность работы персонала, существенно снижает затраты и риски бизнеса, повышает качество услуг и управляемость процессов.

Роботизация процессов активно применяется в сферах, где важную роль играет служба клиентской поддержки: в банковском секторе, здравоохранении, технологическом секторе. Например, роботы проверяют данные о потенциальном получателе банковского кредита, готовят бухгалтерские и логистические документы, обрабатывают стандартные вопросы пользователей по техподдержке.

Также роботизацию применяют в маркетинге — к примеру, для документооборота, проверки поставщиков — и в разных отраслях промышленности.

Выполняемый роботом алгоритм должен быть чётким, без рандомных исключений, а процесс — прямолинейным и рациональным. Неважно, сколько нужно сделать шагов для выполнения задачи — важно, чтобы это были всегда одни и те же шаги.

Такое условие для эффективной работы программных роботов накладывает на RPA ряд ограничений. Например, робот не может работать с неструктурированными данными, представленными в неэлектронном виде, — работать напрямую с бумажными письмами от людей робот не сможет. В технической поддержке робот справляется с типовыми запросами, включая голосовые, и освобождает сотрудников от рутинных задач и взаимодействий с пользователями. Но в случае нештатных ситуаций — например, если пользователь с трудом излагает свою проблему — робот не может задавать наводящих вопросов и рассуждать, поэтому должен вмешаться сотрудник.

С рутинными задачами, выполнение которых подразумевает конечный набор сценариев, роботы справляются легко и намного быстрее людей. Поэтому продолжать нагружать такими задачами людей = неразумно расходовать ресурсы. Ведь главный ресурс и предприятия, и любой сферы промышленности и экономики — это человек.

Все RPA-специалисты должны уметь выявлять и находить решения проблем

Сфере RPA заметно не хватает разработчиков, особенно на позициях middle и senior. Компании готовы нанимать даже новичков с минимальной подготовкой в области программирования: писать код вручную в этой области приходится не слишком часто, как правило, используются уже готовые шаблоны.

Опрос компании UiPath среди RPA-специалистов со всего мира показал, что 54% опрошенных пришли в роботизацию с позиции программиста. Другая половина раньше занимала различные бизнес-роли: бизнес-аналитик (26%), менеджер проекта (17%), операционный менеджер (10%).

При этом только 25% респондентов заявили, что переход в RPA дался им тяжело.

В сфере роботизации есть также множество ролей, не связанных с практической программной разработкой:

Для этих позиций важно не столько знание языков программирования, сколько аналитический склад ума, управленческие навыки, понимание специфики отрасли и умение выстраивать процессы.

На момент написания статьи hh.ru выводит 171 вакансию в сфере RPA. Ищут специалистов с техническим образованием, которые разбираются в технологиях и имеют опыт программирования и работы с RPA:

Разработчиков и других профессионалов в этой области активно ищут в основном крупные организации: например, ИТ- и телеком-компании, банки, нефтегазовые компании, ритейлеры. В среднем специалистам по RPA в Москве и регионах предлагают зарплату от 60 до 200 тысяч рублей в зависимости от квалификации и опыта соискателя.

Требования к специалистам по RPA в зависимости от должности могут разниться весьма существенно. От разработчиков ждут знаний в области IT, хотя бы некоторый уровень знакомства с языками программирования и работы с алгоритмами, а также аналитические способности и знание логики процессов. От менеджеров и консультантов — высокий уровень коммуникативных навыков и аналитических способностей, а также хорошее знание логики бизнес-процессов и навыки по управлению потоками данных. Главное же, что требуется ото всех, — это навыки по определению и решению проблем.

В пандемию проявилась острая нехватка кадров: резко увеличился спрос на RPA-проекты — внедрение роботизации в 2020 году выросло примерно на 50% по всему миру.

На российском рынке в период карантина несколько компаний внедрили роботизацию процессов с применением технологий компании UiPath. Давайте рассмотрим эти кейсы.

Роботизация контроля закупок металлолома на Магнитогорском металлургическом комбинате

Магнитогорский металлургический комбинат (ММК) — один из крупнейших мировых производителей стали. Ранее на ММК уже роботизировали различные процессы бухучёта, снабжения, логистики и работы с кадрами. Последним достижением стала роботизация оплаты поставок металлолома.

Поставленная задача

Роботизировать контроль закупки металлолома на всех этапах процесса.

Конечная цель

Расширить число поставщиков, увеличить количество сырья и минимизировать риски, которые связаны с часто встречающейся недобросовестностью поставщиков металлолома. Для решения проблемы требуется организовать контроль на всех этапах процесса.

Почему выбрали роботизацию

Осуществление такого контроля вручную потребовало бы участия большого количества работников. Роботизация позволила не менять существующие бизнес-процессы и не потребовала больших затрат на изменение ИТ-инфраструктуры.

Продолжительность внедрения

Сложности

Пришлось столкнуться с целым рядом барьеров, связанных главным образом с тем, как на ММК реализован подход к информационной безопасности. В частности, при попытке добавить робота в виде технологической записи в ERP-систему предприятия оказалось, что через интерфейс может работать только человек, который прописан в системе управления персоналом. Эту задачу решили, привязав каждого робота к определённому работнику и оставив за людьми критически важные операции по согласованию.

Результаты

Внедрение RPA помогло автоматизировать и увеличить скорость обработки 32 тысяч бизнес-операций и 20 тысяч файлов с учётом осуществления контроля за поставкой.

Трудозатраты людей резко сократились: теперь закупкой металлолома занимаются всего 4 человека. Прежде — в несколько раз больше.

Робота также масштабировали на поставщиков — резидентов РФ. Несмотря на разницу в процессах, RPA-платформа позволила сделать это достаточно быстро и без существенных затрат, хотя объём обрабатываемых документов значительно вырос и нагрузка на робота увеличилась в 5 раз.

Роботизация бухгалтерского документооборота в компании «СОК Сервисный Центр РУС»

Компания «СОК Сервисный Центр РУС» (СОК) — российское подразделение финского холдинга S Group, которое оказывает услуги бухгалтерского сопровождения и другие магазинам финской розничной сети PRISMA и отелям Sokos Hotels в России.

Поставленная задача

Роботизация бухгалтерского документооборота.

Конечная цель

Освободить сотрудников компании от выполнения огромного количества рутинных операций, ускорить процессы.

Почему выбрали роботизацию

Автоматизация документооборота позволит разгрузить сотрудников и уменьшить количество ошибок.

Продолжительность внедрения

Сложности

Активная фаза внедрения совпала с периодом самоизоляции, тем не менее благодаря вовлечённости заказчика проект был доведён до конца.

Результаты

Операции с бухгалтерским документооборотом теперь выполняет робот, который самостоятельно взаимодействует с ERP-системой и формирует бухгалтерские документы.

Скорость выполнения операций выросла, а количество ошибок заметно уменьшилось.

У работников освободилось в среднем до двух часов в день на решение более творческих задач.

Роботизация процессов бэк-офиса в Уральском банке реконструкции и развития

Уральский банк реконструкции и развития (УБРиР) — это 1 500 офисов в 46 регионах страны, в которых работает 6 000 сотрудников.

Поставленная задача

Роботизация рутинных процедур, обеспечение совместимости решений UiPath с уже существующей RPA-платформой.

Конечная цель

Разгрузить сотрудников и обеспечить масштабирование операций бэк-офиса в зависимости от потребностей каждого подразделения.

Почему выбрали роботизацию

В информационной инфраструктуре УБРиР уже использовались UI-элементы, в определённом смысле речь шла о продолжении уже начатого процесса.

Продолжительность внедрения

Сложности

Из-за размеров банка и необходимости адаптироваться к уже реализованным элементам роботизации проект потребовал полугодового тестового периода. После реализации тестовых и пилотных проектов начались промышленная эксплуатация и развёртывание внедрённых систем во всех подразделениях банка.

Результаты

Роботизирован налоговый документооборот и многие клиентские операции. То, чем ранее занимались 27 сотрудников на полной занятости, теперь выполняют роботы, при этом срок выполнения операций сокращён вдвое.

В 2021 году банк планирует расширить парк роботов более чем в два раза и начать проработку процессов розничного бизнеса для внедрения роботизированных систем.

Также команда будет искать решения для работы с неструктурированным текстом для реализации новых задач.

курс

Старт в программировании

Роботизация помогает людям реализовываться творчески

2020-й год форсировал многие изменения, которые уже назревали в течение некоторого времени.

Роботизация представляет собой очередной этап информатизации — в своё время такими этапами были использование электронных коммуникаций в целом, внедрение CRM- и ERP-систем и реализация цифрового документооборота.

В описанных примерах внедрение RPA-систем позволило передать роботам рутинные операции, в том числе весьма разветвлённые и трудоёмкие; разгрузить работников и переориентировать их на выполнение более значимых и специфичных задач, а главное — радикально оптимизировать и ускорить многие процессы, соответственно снизив расход ресурсов.

За каждым успешно реализованным проектом следует изучение вопроса о распространении роботизации на другие направления деятельности клиента. Например, в ММК, СОК и УБРиР планируется дальнейшее расширение практики автоматизации рутинных процессов, чтобы люди могли реализовывать свой потенциал на более творческих задачах.

Нельзя не отметить, что роботизация меняет и запросы к работникам. Так, 49% опрошенных UiPath руководителей согласны с тем, что умение применять инструменты автоматизации и искусственного интеллекта на практике — важный навык для всех сотрудников будущего, в том числе не связанных с технологиями напрямую.

Почему специалисты из традиционных сфер приходят в аналитику и Data Science

Эти люди создают искусственный интеллект — 4 истории специалистов по ИИ и ML

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Генеральный директор UiPath в России и странах СНГ

Источник