Что такое секретарь референт
Секретарь-референт
Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
Содержание
Список обязанностей
История
Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.
Образ секретаря в коллективном сознании
Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере) [3] или отвечать на телефонные звонки.
Примечания
См. также
Полезное
Смотреть что такое «Секретарь-референт» в других словарях:
секретарь-референт — сущ., кол во синонимов: 2 • профессия (336) • секретарь (21) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
секретарь-референт — секретарь референт, секретари референта … Орфографический словарь-справочник
секретарь-референт — секрет арь рефер ент, секретар я рефер ента … Русский орфографический словарь
секретарь-референт — (2 м 2 м), Р. секретаря/ рефере/нта … Орфографический словарь русского языка
СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ В ПСИХОЛОГИЧЕСКОЙ КОНСУЛЬТАЦИИ — один из работников вспомогательного персонала психологической консультации, в задачи которого входит прием клиентов и получение от них первичной информации, необходимой для начала психологической консультации, а также информирование клиентов об… … Словарь терминов по психологическому консультированию
Журнал «Секретарь-референт» — Секретарь референт Специализация: секретарское дело, делопроизводство Периодичность: 1 раз в месяц Язык: русский Адрес редакции: Москва, ул. Новослободская, д.18, 2 й подъезд Главный редактор: Иванов … Википедия
секретарь — помощник, референт; делопроизводитель, госсек, секретаришка, соколообразный, птица, мирза, генсек, секретутка. Ant. руководитель, начальник, шеф Словарь русских синонимов. секретарь сущ., кол во синонимов: 21 • автосекретарь … Словарь синонимов
Секретарь — может означать: Птица секретарь Должности Секретарь референт вспомогательная офисная должность. Генеральный секретарь глава организации. Государственный секретарь (статс секретарь) должность высокопоставленного госслужащего.… … Википедия
Секретарь (значения) — Секретарь может означать: Птица секретарь Секретарь (должность) в том числе Секретарь референт Генеральный секретарь Государственный секретарь (статс секретарь) один из чинов Российской империи Коллежский секретарь, Корабельный секретарь,… … Википедия
Секретарь-референт: должностная инструкция, обязанности и ответственность
Кто такой секретарь-референт?
Зародилась она во времена активной реформаторской деятельности Петра I, который и ввел такое понятие, как «секретарский чин». Поначалу это были именно чиновники, которые занимались учетом и нумерацией приходящих писем. В начале XX века профессия секретаря получила широкое распространение, и к 1875 году во многих крупных городах Европы и Америки можно было устроиться на специальные курсы для машинисток. С изобретением пишущей машинки в 1880 году профессия постепенно приобрела женское лицо. К концу Первой мировой войны найти мужчину-секретаря было практически нереально. В то время это была одна из немногих доступных профессий для женщин. Наиболее амбициозные из них оканчивали курсы и устраивались на работу в фирмы и конторы по всему свету. Их уважали, а труд хорошо оплачивали. Должность секретаря-референта стала одним из первых шагов на пути к женской эмансипации.
В наши дни профессия уже потеряла былую престижность, но спрос на специалистов по делопроизводству по-прежнему высок. Новейшим течением стали удаленные секретари, чье присутствие даже не обязательно в офисе. Услугами онлайн-ассистентов пользуются многие интернет-платформы, которым нужно поддерживать общение с клиентами.
Обязанности секретаря-референта
Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?
Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет. Какими качествами должен обладать секретарь для того, чтобы его взяли на работу?
Требования к этой вакансии
Права сотрудника
Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.
Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.
Какое образование нужно, чтобы получить эту работу?
В должностной инструкции секретаря-референта указано, что претендент на вакансию должен обладать высшим или средним специальным образованием и опытом работы не менее года. Если пока у вас нет опыта, вы не знакомы с офисными программами и не очень уверенно печатаете, то можете окончить специальные курсы секретаря-референта, на которых вас научат вести деловую переписку и обращаться с компьютером на уровне уверенного пользователя. Получить все эти знания можно и самостоятельно, найдя информацию в книгах или интернете. Немного практики – и вас точно примут в фирму, нуждающуюся в подобном специалисте.
Где найти работу?
Должность секретаря-референта есть практически в каждой компании. Рынок вакансий изобилует различными предложениями, среди которых можно найти вариант с подходящей доступностью и заработной платой. Но имейте в виду, что и конкуренция в этой сфере тоже высока. Чтобы получить место, нужно выделиться среди десятков остальных соискателей. Кроме того, в маленьких фирмах должностные обязанности секретаря-референта зачастую не регламентированы четко, и сотруднику приходится выполнять множество разнообразной работы. Чтобы избежать этого, выбирайте большие компании, в них обычно четко прописаны рамки ваших обязанностей. Если такой возможности у вас нет, то просто детально обговорите все обязанности, которые вам предстоит выполнять на новом месте работы.
Сколько получают специалисты-делопроизводители?
Средняя заработная плата специалистов–секретарей колеблется в пределах 25-45 тысяч рублей. Помощники руководителей получают обычно немного больше, чем делопроизводители. Кроме того, секретари-референты могут во время своей работы перенимать уникальный опыт работы у своего начальства. Начинающий сотрудник вряд ли будет получать заработную плату выше 25000 рублей даже в таких крупных городах, как Санкт-Петербург и Москва. Но с ростом опыта и знаний будет расти и зарплатная ставка.
Советы специалистов
Устроиться на работу секретарем гораздо проще, если знать, о чем спрашивают на собеседованиях. Умение работать с программами Word и Excel являются определяющими при приеме на работу. Потребуется и высокая скорость печати. В интернете можно найти специальные программы для обучения слепому методу печати, который значительно сокращает время на набор текста. Для более быстрого приема на работу нелишним будет обновить резюме на сайтах по поиску работы, а для собеседований подготовить небольшое портфолио с описанием ваших навыков и умений.
Одеваться на встречу с потенциальным работодателем нужно в строгий офисный костюм темных оттенков. Он сразу задаст тон встрече и покажет вас как ответственного и профессионального сотрудника. Если вы претендуете на должность помощника руководителя, то помните, что в этом случае вести себя стоит очень продуманно. Перед собеседованием изучите историю компании. Работодатель увидит, что вы основательно подготовились к встрече, а вы избежите ряда досадных промахов.
Итоги
Несмотря на большой список обязанностей и требований к секретарям-референтам, с этой работой может справиться каждый. При грамотной подготовке пройти собеседование также не составит труда. И даже если у вас нет стажа, не отчаивайтесь, попробуйте для начала устроиться в некрупную компанию. Следуя нехитрым правилам, вы сможете сделать карьеру в области делопроизводства.
Референт кто это такой, чем занимается, описание профессии
В число современных офисных профессий вошла одна, которая несколько расширяет привычную ранее и носящую название секретарь. Давайте рассмотрим более подробно, профессию референт кто это такой, какие функции выполняет и, что он должен знать и уметь.
Особенности профессии
Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.
Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:
Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.
Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.
Что должен знать и уметь специалист
Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.
Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.
Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.
Они будут заключаться в следующем:
Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.
Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.
В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.
Личностные качества специалиста
Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.
Такой специалист должен быть:
Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.
Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации.
Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно. Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.
Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад.
Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы. В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.
Вывод
Итак, подытожим все вышесказанное. Референт кто это такой? Это очень важный сотрудник, без которого компания может ощутить сложности с организацией и координацией действий между руководителем и начальниками отделов.
Прочитав данную стать, написанную как для взрослых, так и для детей, можно определиться сможете вы или нет работать по этой специальности.
Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта
Кто такой секретарь?
Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.
Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.
Что же он делает?
Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.
Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта
Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).
Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.
В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.
О правах секретаря
На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.
Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.
За что отвечает секретарь-референт?
На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.
Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.
Подведем итоги
При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.
Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.
Функции секретаря суда
Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:
Кроме того
В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:
Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.
Требования к секретарю суда
Что обязан делать секретарь школы?
Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.
К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.
Дополнительно
Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?
Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.
Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.
Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.
Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора
Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.
Функции и обязанности
Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.
И снова о правах
Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.
Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.
Правая рука шефа и лицо офиса: главное о профессии секретаря
Важность профессии секретаря порой недооценивают, а между тем именно эти люди обеспечивают жизнеспособность целого офиса, гарантируя нормальное функционирование всех рабочих процессов, а также являются связующим звеном между начальством, сотрудниками и посетителями.
В сегодняшней статье ФАН расскажет, что делает секретарь, как и где получить эту специальность, а также порассуждает о плюсах и минусах профессии.
Небольшой исторический экскурс
Традиционно считается, что секретарь — специальность сугубо женская, однако на самом деле таковой она стала только ближе к концу XIX века после изобретения и начала активного использования печатной машинки.
Данная профессия уходит корнями в глубину веков. Существовала она еще в Древнем Риме, но тогда поверенными лицами (а само по себе слово «секретарь» происходит от французского secret, что в переводе означает «секрет») были только лишь мужчины. Аналогично ситуация складывалась и на Руси, где первыми секретарями стали летописцы, в чьи обязанности входило облекать в письменную форму царские указы.
Официальный статус должность личного ассистента получила вместе с созданием канцелярии по приказу императора Петра I. В секретари в те времена брали исключительно мужчин знатного происхождения, имевших хорошее разностороннее образование.
Первые курсы по подготовке квалифицированных кадров появились в Харькове в 1868 году.
Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей
Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.
Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.
Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:
Как стать секретарем: образование и требования к кандидату
Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.
На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.
Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября.
Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:
О хорошем и не очень в секретарском деле
У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.