Что такое систематизация бизнеса
Систематизация бизнес-процессов от А до Я
Включить чайник, запустить компьютер, поговорить с коллегами, заварить кофе и начать работу. Так начинается рабочий день 83% сотрудников. С выполнением этих рутинных систематических процессов трудностей не возникает, но бизнес предусматривает нечто большее, чем знание пропорций кофе, сахара и воды.
Все легко, если компания состоит только из вас. Вы самостоятельно выполняете все действия, используя предыдущий опыт, регулируете деятельность и достигаете результатов. Система работает без сбоя.
С увеличением штата руководителю придется вводить в курс дела каждого сотрудника. Объяснять ему почему нужно сделать так, а не иначе, ознакомить с должностными обязанностями. Польза в том, что вы не будете самостоятельно выполнять рутинную работу, а компания будет развиваться за счет привлеченных специалистов и систематизации бизнеса, о которой поговорим в статье.
Что такое систематизация бизнеса?
Систематизация бизнес-процессов — это цепочка действий и процедур, для беспрерывной работы компании и ее продуктивности. Для этого можно создать новые процессы или взять уже существующие, которые приносят результат, и поставить их на повтор. Чтобы компании с десятками сотрудников система приносила прибыль придется потратить время на то, чтобы описать бизнес-процессы, поставить их на автоматическое выполнение каждым членом персонала. Систематизация процессов разработана с целью:
Какие есть бизнес-процессы?
Бизнес-процесс — это набор последовательных действий, который приводит к результату. Возьмем простую адаптацию нового сотрудника — пришел, увидел, начал работать. Но если HR-специалист не объяснить новичку, к кому обращаться с вопросами — через несколько дней, он уйдет, так и не почувствовав поддержки, и не найдя «своего» человека в компании.
В вашей компании работают профессионалы (уверены, что других вы и не нанимаете), но для роста прибыли нужно вникнуть в то, как работает бизнес. Понять из каких процедур он состоит и как систематизировать бизнес-процессы.
Анализ бизнес-процессов
В вашей компании уже есть какой-то из вышеописанных процессов или несколько. Прежде чем формировать единую систему оцените текущее положение вещей. Вот примеры вопросов, который помогут проанализировать это, найти слабые места, требующие пристального внимания.
Обработав эту информацию по всей компании, вы получите картину «как есть», отталкиваясь от этих данных начинайте систематизацию.
Шаги систематизации
Путь от понимания того, как есть к тому, как нужно, чтобы было— состоит из нескольких шагов систематизации бизнеса:
План систематизации бизнеса
Вы уже поняли, что систематизация необходима и составили список процессов, описали их, определили рутинные задачи. Переходим к практике. Компания успешна, когда работает каждый ее сотрудник. Поэтому, присмотритесь к ним и определите кто:
После того, как вы получили характеристику членов команды, открывайте описание процедур и прогоняйте их по схеме: процесс — сотрудник — тестовый период — контроль и исправление ошибок — передача полномочий.
Если подопечный Виктор внимательный, без аналитических навыков — доверьте ему заполнение данных. Объясните цель систематизации в бизнесе и как она отразится на его благосостоянии. Потом, наблюдайте за тем, как Виктор справляется с заполнением данных и корректируйте неточности, за необходимости. Внимательность и скрупулезность этого сотрудника способствует качественной работе и вы сможете делегировать ему эту работу на постоянной основе.
По такому же принципу проработайте все задачи. Не забывайте мотивировать сотрудников и хвалить их. На это уйдет немало времени, но однажды выполнив систематизацию вы заметите повышение эффективности работы и прибыли компании.
Систематизация бизнеса
Не будет преувеличением, если сказать, что любой владелец развивающегося предприятия мечтает о том, чтобы организация работала автономно и без постоянного пристального контроля. Если на начальных этапах участие собственника во всех процессах естественно, необходимо, не угнетает организатора, потому что азарт и энтузиазм компенсируют потери личного времени, то по мере расширения бизнеса бремя управления становится всё тяжелее. Более того, чем больше развивается компания — тем менее эффективной становится модель личного руководства.
Систематизация бизнеса — это инструмент, позволяющий перейти к более выгодным и комфортным отношениям между владельцем и его предприятием.
Понятие «систематизация бизнеса»
Вы можете обойтись без структурирования, когда вся ваша компания это, собственно, вы и есть. Вы осуществляете все процессы, ведущие к получению прибыли, притом не нуждаетесь в контроле, обучении, мотивации:
Однако возможен и другой сценарий: продукт вы продали, но расходы по реализации оказались столь высоки, что прибыль не смогла их покрыть. Или продукт оказался не востребован в том сегменте рынка, который обслуживает ваша точка сбыта А1.
Вы анализируете ситуацию, приходите к выводу, что продукт А выгоднее продавать оптом перекупщику или в собственной сети, но через точку В. Значит, в дальнейшем ваша компания будет применять алгоритм, учитывающий этот опыт. А далее вы нанимаете в команду толковых ребят, которые не знают, почему нельзя продавать продукт А через точку А1.
Вы вынуждены по-прежнему контролировать любую деятельность:
То есть возникает парадокс: у вас есть команда профессионалов, но вы не можете отстраниться от контроля и решения ежедневных текущих вопросов.
Разумеется, на каждом предприятии пишутся регламенты, инструкции, циркуляры, однако проблема в том, что зачастую они противоречат друг другу и сбивают с толку линейных сотрудников.
Например, выстраивая алгоритм работы кассира, отдел сбыта выпускает один свод правил, а служба безопасности — другой, который противоречит первому в пяти пунктах. При возникновении требующей урегулирования ситуации персонал путается, нервирует и задерживает покупателя, в итоге страдает репутация компании.
Другой пример: отдел закупок, стремясь избежать нареканий к своей работе, приобретает объём сырья, превышающий возможности переработки за заданный период. В итоге сырьё приходит в негодность, компания несёт убытки.
Конфликт алгоритмов неизбежен, потому что каждая инструкция направлена на поддержание интересов конкретного звена, нет единой платформы, на которую они могли бы опираться.
Систематизация бизнес-процессов — это работа по последовательному описанию, а главное, синхронизации и автоматизации всех механизмов компании.
Виды бизнес-процессов
Что такое бизнес-процесс? Это последовательная цепочка действий или операций, которая имеет начало, определённое количество шагов и приводит (или должна приводить) к запланированному результату.
Например, процесс найма сотрудников упрощённо выглядит так:
Казалось бы, зачем тут что-то прописывать и регламентировать, ведь всё делают профессионалы.
Хотя процессы в работе предприятия присутствовали всегда, воспринимать их в качестве объектов управления стали сравнительно недавно.
Управленческие бизнес-процессы
К управленческим процессам относятся основные и обеспечивающие механизмы: менеджмент финансовых рисков, бизнес-планирование, стратегическое управление.
Отличительная черта этих процессов — стандартизированная форма управления объектом с помощью циклических действий:
Эти механизмы не важны для внешнего клиента, но значимы для менеджмента компании, поскольку позволяют ей расти и развиваться.
Различия между управленческими потоками обусловлены объектами управления:
Оперативная деятельность
К операционным БП относят базовую деятельность организации, которая обеспечивает основной доход: закупки, производство, продажи.
Как и любые другие процессы, операционные бизнес-процессы можно рассматривать на разных уровнях, но принцип их работы можно показать на усреднённом примере.
Допустим, мы внедряем новую линейку товаров. Тогда реализация проекта с точки зрения операционных бизнес-процессов должна выглядеть приблизительно так.
При правильно выстроенной организации владелец получает возможность не участвовать в решении текущих задач, занимаясь теми сферами деятельности, которые нельзя передать подчинённым.
Поддерживающие БП
Как ясно из самого названия, поддерживающими бизнес-процессами называются вспомогательные потоки деятельности компании, которые обслуживают основные узлы: техническая поддержка, бухгалтерский учёт, ремонтные подразделения, ОТК.
Основные задачи управления поддерживающими БП — разработать стандарты функционала должностей, определить границы ответственности каждой штатной единицы, наладить систему эффективного обмена информацией между вышестоящим и нижестоящим уровнем, между смежными подразделениями.
Однако управление любой деятельностью не будет достаточно эффективным, если не определить ключевой бизнес-процесс компании.
Что такое «ключевой процесс»
Ключевыми принято называть процессы, которые направлены на решение стратегических задач организации, то есть те, что определяют основное содержание бизнеса, составляют основу его конкурентного преимущества.
Выделение ключевых процессов служит отправной точкой для восприятия бизнеса как единого механизма с конкретными целями и позволяет приступить к разработке этапов систематизации, которая иначе превратилась бы в пустую трату времени на согласования, совещания и переписывание документации.
Этапы автоматизации управления бизнес-процессами
Прежде чем приступать к реорганизации, необходимо понять, с чем, собственно, мы будем иметь дело, то есть построить наглядную модель «компания как она есть сейчас», описать модель «как должно быть», сравнить результаты и составить план перехода от первого ко второму. По этому принципу действовал, например, Герман Гаврилов, когда штат его компании перевалил за сто человек, а капитал — за миллиард рублей.
Каковы бы ни были особенности нашего бизнеса, мы должны придерживаться следующих шагов.
Выглядит просто, однако недаром владельцы даже крупных компаний, имеющие огромный опыт управления, предпочитают приглашать для реорганизации профессионалов, а не взваливать эту задачу на своих менеджеров.
Основание для передачи этих задач сторонним специалистам очень простое: ни владелец, ни один из его управленцев, как правило, не обладают компетенцией, достаточной для глубокого анализа и понимания всех производственных потоков компании.
Причины провалов реорганизации БП
Недостаток компетенции приводит к системным ошибкам, которые влекут за собой сбои в подпроцессах:
Экономия на обучении
Ещё одна крупная и часто встречающаяся ошибка высшего руководства — неправильная оценка профессионального уровня персонала. Не нужно пренебрегать курсами по переобучению или повышению квалификации сотрудников. Например: был у нас на точке продавец и грузчик, после оптимизации осталась только одна совмещённая должность — продавец-грузчик. Продавец прекрасно разбирается в принципах выкладки, умеет дать полноценную консультацию по товару, но научили ли его обращаться с конвейером подачи товара на склад, грузовым лифтом, другим оборудованием? Или десять продавцов-грузчиков сами научатся обращаться с техникой; пять будут носить товар вручную, споткнутся на лестнице и получат производственную травму; а семеро растеряются и предпочтут уволиться?
Этот же принцип работает на всех уровнях: если мы вводим новый бизнес-процесс «холодные звонки», мы должны убедиться что наши сотрудники понимают, как это делается; если мы возлагаем на руководителя контроль за новым проектом, то он должен чётко знать алгоритмы мониторинга и т. д.
Сопротивление персонала
Большинство людей предпочитают в работе стабильность и предсказуемость. Непонимание необходимости изменений влечёт к сопротивлению персонала, неэффективной работе, а иногда и прямому саботажу внедряемых новшеств.
Полностью избежать этого явления, пожалуй, невозможно. Однако можно снизить накал недовольства, если действовать в рамках информационной открытости: разъяснять служащим цели, методы нововведений, выгоды, которые получит компания, а вместе с ней и её сотрудники. Для повышения популярности инноваций полезно заручиться поддержкой ключевых работников, старожилов компании, неформальных лидеров. Наряду с этим необходимо убедиться, что рядовые менеджеры способны донести до линейного персонала суть реорганизации в простой, понятной форме.
Заключение
«Некоторые, даже талантливые, бизнесмены говорят: нам не нужно много инструментов, одного-двух вполне достаточно. Это разумно, когда ты не ставишь целей вырасти в десять раз. Но у меня было много проблем, связанных с ростом, с амбициями, поэтому мне нужна была грамотная система».
(Г. Гаврилов, владелец компании «Roistat»)
Чтобы принести максимум пользы, мероприятия по систематизации бизнеса должны быть чётко увязаны друг с другом. Точечная модернизация не позволит шагнуть к реальному масштабированию предприятия, поскольку для этого необходимо организовать процессы таким образом, чтобы собственнику не приходилось отвечать за всё происходящее в компании.
🔀 Как систематизировать процессы: профессия бизнес-аналитика
Бизнес-аналитики давно стали ключевыми сотрудниками в успешных коллективах. Они помогают компаниям воплощать в жизнь и правильно использовать исследования данных, стратегию и анализ. Находя первопричины проблем и систематизируя бизнес-процессы, специалисты определяют возможности для предприятий и дают рекомендации по достижению бизнес-целей и повышению конкурентоспособности.
В этой статье мы постараемся более детально рассмотреть роль профессии, а также план и методы систематизации бизнес-процессов.
Необходимые знания и навыки
Бизнес-аналитик – посредник между бизнесом и IT или другими департаментами. Он использует методы бизнес-анализа и аналитические данные для оценки процессов компании, ее продуктов, услуг и систем, чтобы определить проблемные места и предложить варианты улучшения.
Международный Институт бизнес-анализа ( IIBA ) определяет профессию следующим образом:
Бизнес-аналитик также помогает организациям документировать процессы, оценивая бизнес-модель и ее интеграцию с технологиями.
Услугами бизнес-аналитиков пользуются в различных отраслях: IT-компании, кредитно-финансовые организации, промышленные предприятия, образовательные учреждения, розничные торговые сети и другие компании.
Обязанности специалиста могут варьироваться в зависимости от проекта. Перечислим основные:
Позиция бизнес-аналитика также требует наличия определенных знаний:
Навыки, которыми должен обладать бизнес-аналитик:
Систематизация бизнес-процессов
Бизнес-процесс – это совокупность видов деятельности, которые направлены на преобразование полученных на входе ресурсов в конечный продукт, который создается для потребителя и имеет для того определенную ценность.
Систематизация бизнес-процессов – ряд действий и процедур, нацеленных на обеспечение беспрерывной работы компании и ее продуктивности.
Задача бизнес-аналитика – воплотить желаемые цели бизнеса (например, повышение дохода и уменьшение расходов) в реальность, создавая новые или усовершенствуя существующие бизнес-процессы.
Чтобы систематизировать бизнес-процессы бизнес-аналитику необходимо:
В рамках основной деятельности бизнес-аналитики также проводят интервью с заинтересованными сторонами (например, с заказчиком или пользователями) и участниками операционных процессов, анализируют полученную информацию, проводят встречи, на которых освещают свои выводы, а также дают рекомендации по дальнейшим действиям.
Об интервьюировании заказчика и сборе информации
Говоря о способах сбора информации от заказчика, стоит вспомнить различные методы, которые применяются в данном процессе. Начнем с выявления групп типичных пользователей. Ими могут быть как непосредственные заказчики, принимающие решения по разрабатываемому продукту, так и люди, которые будут пользоваться решением и/или принимать участие в будущем бизнес-процессе.
Далее мы переходим к работе с группами и выявляем представителей каждой из них.
Выяснение требований осуществляется следующими способами:
Сбор и анализ информации о конкурентах
Представление о сильных и слабых сторонах других игроков рынка, инструментах, которые они будут использовать в конкурентной борьбе – необходимое условие разработки мер сопротивления и желательного изменения окружения компании.
Информация для анализа:
Как сформировать и автоматизировать регулярную отчетность?
Если такая задача однажды вновь встанет передо мной, то я, как и в любом проекте, над которым работаю, начну с определения бизнес-проблемы, которая стоит перед отчетностью, проведу сбор и анализ полученной информации.
По результатам этого процесса можно будет сформулировать, из каких смысловых блоков должна состоять будущая отчетность, каким должно быть наполнение каждого из них.
Автоматизацией процесса составления отчетности (будь то ежедневно, еженедельно и так далее) следует заниматься на разных уровнях:
Приемы и инструменты для описания процессов и структуры управления компанией
Для лучшего понимания процесса всегда пользуюсь приемом визуализации. Он помогает довольно быстро понять структуру бизнес-процесса и, что самое главное – увидеть возможные проблемы, незаметные при, например, текстовом описании.
Для меня надежным помощником в плане визуализации является модель BPMN (Business Process Model and Notation). Она пользуется хорошей репутацией в среде бизнес-аналитиков. BPMN понятна большинству работников компаний, поэтому часто применяется для проектирования моделей бизнес-процессов. Еще одним из преимуществ модели BPMN является возможность не только документировать процессы, но и реализовывать их в любой ВРМ-системе.
Эффективные методы систематизации бизнес-процессов
Говоря о методах и способах систематизации бизнес-процессов, хочется для начала определиться с определением данного термина. Комплексная работа по выявлению, последующему описанию и далее по синхронизации, оптимизации и автоматизации всех процессов на предприятии включается в понятие систематизации бизнес-процессов.
Целью систематизации является:
Для проведения эффективной систематизации следует выполнять поэтапный анализ бизнес-процессов с выделением качественных и количественных методов, таких как:
Заключение
Бизнес-аналитик – это универсальный сотрудник, который может запланировать, рассчитать и запустить проект в работу. Он проверяет, какие стратегии можно использовать для улучшения процессов компании, следит за экономической и технической реализацией новых требований. Опытные бизнес-аналитики руководят всей системной разработкой и стратегическим развитием компании.
Став бизнес-аналитиком, вы окажетесь в центре процесса оценки и улучшения текущих операций, а также разработки стратегий для бизнеса. Если вы мечтаете сыграть важную роль в успехе бизнеса или определенной компании, эта карьера удовлетворит ваши амбиции. Удачи!
Систематизация бизнеса по шагам. 12 шагов систематизации бизнеса
Бизнес растет, штат сотрудников уже больше 20 человек. Операционное управление съедает все время собственника, нагрузка возросла, но управляемость компании падает. Уже очевидно, что бизнес нужно систематизировать. Но как?
Есть конечно понимание, что это нужно делать комплексно. Улучшение в отдельном блоке, будь то продажи, финансы или производство нужного результата не даст, наверняка уже пробовали. В одном месте подправили, в другом рвануло и так по кругу. Фактически речь идет о внедрении новой системы организации бизнеса, перешедшего на следующий этап развития.
Систематизация – процесс, затрагивающий все сферы работы бизнеса. Он структурирован по шагам (точнее по блокам), их количество в разных подходах немного отличается, но таких блоков явно не два-три. Я расскажу о 12 блоках программы систематизации бизнеса, разработанной для компаний, численностью от 20 до 300 сотрудников, на основе своего 25 летнего бизнес-опыта.
1. Корпоративная культура и смыслы
И такое мнение к сожалению, достаточно распространено. На самом деле – миссия абсолютно прикладное понятие. Смысл существования бизнеса. Ответ на простой вопрос, для чего этот конкретный бизнес нужен обществу. В чем полезность?
И пока в вашем бизнесе идеологии нет, в долгую сплотить коллектив и настроить его на трудовые подвиги не удастся! Это фундамент систематизации. Это ответ на вопрос «Куда?»
2. Видение, цели и стратегия
По своему опыту выделю несколько распространенных ситуаций по части стратегии:
3. Стратегии подразделений
Теперь задача руководителей ответить на вопрос, как их подразделения достигнут свои цели. Что и как будут делать. Кто за что будет отвечать? Какая роль и главное какой результат должен дать каждый сотрудник?
4. Оцифровка результатов деятельности. Статистики
Если это продажи, то смотрим как минимум: общий объем продаж, продажи по каналам сбыта, продажи по каналам привлечения, маржинальность по каналам сбыта, маржинальность по каналам привлечения, общая клиентская база, активная клиентская база. конверсия заявок в продажи, среднее SKU, количество потерянных клиентов, количество новых клиентов, 20% клиентов, дающих 80 % выручки, продажи по регионам, продажи по группам товаров, дебиторская задолженность, просроченная дебиторская задолженность и так далее.
Если это производство, то это тоже цифры: общий объем выпуска продукции, расход сырья и материалов общий и на единицу продукции, загруженность производственной линии, численность рабочих, время производства единицы продукции и так далее.
Статистики должны быть! И должны быть верными!
5. Финансы. Учет, анализ, контроль
В первую очередь, за счет постановки и ведения управленческого учета. Проведения финансового анализа, выводов о причинах убытков или снижения прибыли. Финансовым блоком прорабатывается оптимизация расходов, система налогообложения, юридическое оформление бизнеса.Внедряется бюджетирование (формирование и исполнение бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств).
Если у вас финансовый блок отсутствовал, а его задачи частично решал главный бухгалтер, то крайне важно определиться с теми задачами и целями, которые вы ставите перед финансовым директором и подобрать на эту должность правильного для решения этих задач сотрудника.
Что вы получите? Найдете расходы, которые на бизнес никак не влияют, найдете убыточные направления, найдете убыточных клиентов.
6. Кадры решают все
Как у вас выстроена система работы с кадрами? Подбор-адаптация-вовлечение-развитие.
Учитываются ли ценности кандидата, вольется он органично в команду? Какая программа адаптации?
И это только подбор и первый день сотрудника. А еще развитие кадров, формирование кадрового резерва, выращивание управленцев, формирование команды развития. Нематериальная мотивация. И так далее. Еще раз: кадры решают все. И это не лозунг, это факт.
7. Организационная структура
То есть, сначала стратегия, а уже потом организационная структура, как инструмент ее реализации.
8. Материальная мотивация
Как и за что выплачивается зарплата. Какие еще есть виды материальной мотивации. Работает ли это как система, которая приближает компанию к нужным собственнику целям? Внедрены ли KPI? KPI – это мощный инструмент для реализации стратегии.
Кто вам нужен, те кто добивается и выдает нужный результат? Или те, кто делал, делал, делал, но по тысяче причин не смог достичь результата? Выбираете только вы!
9. Продажи
И хотя продажам при разработке стратегии уделяется достаточное количество времени, это все равно отдельный блок. Какова система ваших продаж? Клиентская база, активная клиентская базы, структура продаж: по продуктам, по клиентам, по каналам сбыта, по каналам привлечения клиентов. На каких условиях работаете? Ценовая модель, торговые условия по отсрочке, наценке, логистике. Контролируете ли полочные цены и так далее. Вопросов огромный спектр. Зачем? Чтобы больше продавать и повысить рентабельность.
Поэтому важно проанализировать продажи и сформулировать торговые условия. Кому, как, на каких условиях продаете. Как устанавливаете лимиты отсрочки. Как прогнозируете продажи, как их контролируете. Как выставляете планы. Какие инструменты используете.
Это должна быть система. Контроль отгрузок до рубля. И набор регулярных мероприятий развитию продаж.
10. Маркетинг
Часто встречаю ситуацию, когда по структуре маркетинг не входит в отдел продаж. Маркетолог и руководитель продаж напрямую подчиняются собственнику или директору. Так не работает. Успехи каждый приписывает себе, а неудачи сваливает на соседей. Как будто они в разных лодках плывут. Стратегии не согласованы. Планы мероприятий не синхронизированы. Продажи страдают.
За все продажи должен отвечать один человек. В его подчинении маркетинг и продажи по всем каналам сбыта: сети, опт, розница, HoReCa и так далее. Должна быть разработана маркетинговая стратегия в рамках стратегии продаж. И сформирован план маркетинговых мероприятий на год.
Маркетинговые бюджеты должны быть прозрачными и эффективными. Куда тратим, сколько? А главное, что получаем в ответ?
Почему это не делается? Ответ прост – не считается. Маркетинг – это тоже в первую очередь цифры, а потом уже креатив.
11. Координация. Взаимодействие
Речь о том, как сотрудники и подразделения взаимодействуют между собой. О том, насколько им передана ответственность. И соответственно, насколько им делегированы полномочия.
Почти от каждого собственника можно услышать пожелание, чтобы сотрудники были более ответственными. И это разумно и правильно. Но если все маломальские решения идут через собственника, скажем из-за страха утратить контроль, то это желание недостижимо.
Результат этого блока следующий. Количество обращений к собственнику должно снизиться на 80%. Если телефон был раскален и в день от сотрудников было до 30 звонков, то их ежедневное количество должно стать меньше пяти.
В этом же блоке прорабатываем систему совещаний, создание единого информационного поля, систему регулярных мероприятий (в т.ч. стратегического цикла), порядок и регламенты взаимодействия.
12. Бизнес-процессы
Один из ключевых блоков для развития бизнеса. Рассматриваем основной и вспомогательные бизнес-процессы.
Здесь часто высвечиваются архаичные процессы, давно изжившие себя. Они были актуальны на определенной стадии развития, но до сих пор работают без изменений.
С другой стороны – это всегда индивидуальный процесс, на основе текущей ситуации в бизнесе. Как не бывает двух одинаковых людей, так не бывает двух одинаковых бизнесов. В каждой компании свои нюансы. Смотрите по логике что, как и когда делать, но делайте это комплексно и последовательно.
Желаю вдохновения и успехов на пути систематизации и развития бизнеса!