Что такое свертка в 1с
Что такое свертка в 1с
Использован релиз 3.0.60
Свертка информационной базы 1С – это обработка документов и регистров, при которой происходит формирование документов ввода остатков на определенную дату (дату свертки) и удаление документов, которые не используются, и движений по регистрам (сведений, накопления, бухгалтерии) по дату свертки включительно. Свертка информационной базы обычно выполняется, чтобы сократить объем данных в рабочей базе и увеличить скорость работы системы.
Перед сверткой обязательно создайте резервную копию базы данных (этап входит в процедуру свертки) на случай, если процедура свертки закончится неудачно и потребуется восстановить данные. Также в будущем может потребоваться сформировать отчеты по прошлым «отрезанным» периодам. В этом случае для восстановления архива (копии) создайте новую базу. Как это сделать, см. в ответе на вопрос «Как в «1С:Бухгалтерии 8″ (ред. 3.0) восстановить копию информационной базы до свертки?».
Процесс свертки информационной базы включает следующие этапы: создание резервной копии, настройку свертки, формирование документов ввода остатков, просмотр операций, проверку и удаление старых документов.
Свертку может выполнить только пользователь с правами «Администратор». Если с программой одновременно работают несколько пользователей, им необходимо завершить работу и выйти из программы.
Перед выполнением свертки информационной базы рекомендуется:
Для проведения свертки информационной базы (рис. 1):
Откройте журнал операций, все документы прошлых периодов (до свертки) в нем помечены на удаление, кроме документов по учету ОС и НДС. Чтобы проверить, у каких документов не установлены пометки на удаление, нажмите кнопку «Реестр документов», установите период, за который выполнялась свертка базы. Нажмите кнопку «Показать настройки», затем кнопку «Добавить», выберите «Пометка на удаление», вид – сравнение «равно» и значение «нет». Сформируется реестр с объектами, которые не помечены на удаление.
Для окончательного удаления из базы объектов, помеченных на удаление, отройте раздел «Администрирование» и перейдите по ссылке «Удаление помеченных объектов».
Смотрите также
Как делать свертку базы
В данной статье описывается зачем делать свертку базы и на конкретном примере показано, как выполнить свертку информационной базы 1С:Бухгалтерия 3.0 штатными средствами.
Зачем делать свертку
Вначале немного теории.
Программа 1С:Предприятие 8 может эксплуатироваться в двух режимах:
Так вот свертка позволяет уменьшить размер таблиц базы данных (в первую очередь регистра бухгалтерии). Операция свертки базы заключается в следующем:
Данная операция позволяет существенно уменьшить размер регистра бухгалтерии в программе.
Как делать свертку
В разделе Администрирование открываем обработку свертки:
Появляется такое окно:
Устанавливаем признак Создать резервную копию, указываем данные пользователя, под которым нужно сделать копию, и каталог, куда копию сохранить. Нажимаем Далее. В появившемся окне выбираем Да:
Натыкаемся на ошибку платформы.
При перезапуске ситуация повторяется. Сделаем копию вручную. Идем в конфигуратор:
Выбираем путь сохранения копии и даем название:
Возвращаемся в обработку свертки. Признак создания копии снимаем. Нажимаем Далее:
На следующем экране необходимо выбрать год, на начало которого делается свертка. Также желательно установить признак Установить дату запрета, чтобы ранее 2016 г в базе уже ничего не вводили. Из списка организаций можно выбрать только некоторые, по которым делать свертку, а можно свернуть базу по всем организациям:
В следующем окне программа выводит список документ Операция, которые будут созданы для ввода начальных остатков на 31.12.2015 по всем счетах бухгалтерского учета, на которых есть остатки. Идем далее.
На следующем экране выводится сводная таблица с анализом корректности начальных остатков на начало 2016 года. Корректность проверяется путем сравнения с начальными остатками на момент, предшествующий свертке. На приведенном скриншоте видим, что отклонений нет.
Проверим на всякий случай также таблицу сверки по регистрам сведений и накопления:
На следующем экране программа предупреждает о начале процедуры удаления документов до 2016 года. Соглашаемся
После удаления документов появляется сообщение о том, что свертка прошла успешно.
Обращаю ваше внимание: ввиду того, что движения по регистрам накопления в части НДС и по многим регистрам сведений остались без изменения, то и документы, сделавшие движения по таким регистрам, также в системе остались.
При необходимости вы можете на сайте пройти полноценное (и бесплатное) обучение Бухгалтерии 3.0
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Вас может заинтересовать
Расширение позволяет настраивать по произвольным правилам автоматическую отправку писем на электронную почту с возможностью прикрепления печатных форм документов.
В данной статье показаны принципы, по которым формируются номера документов, а также влияющие настройки системы 1С:Предприятие 8.3
Из этой статьи вы научитесь удалять дубли в любых справочниках информационной базы, используя типовые возможности конфигурации.
Свертка базы Бухгалтерия предприятия 3.0. За и против, разбираемся
Начнем с конца: свертка базы 1С — спорная операция, поэтому нужно четко знать ее последствия. Статья поможет понять какие задачи решает операция, а какие нет, и к чему может привести непродуманное применение свертки.
Также мы дадим рекомендации по обработке.
Свертка информационной базы 1С — это обработка документов и регистров, при которой происходит:
Почему обычно хотят свернуть базу?
Пользователи обычно хотят «свернуть» свою базу 1С по следующим причинам:
⇨ Давайте разберем плюсы и минусы этой процедуры.
Плюсы
Минусы
Рассмотрим на простом примере
Допустим, в 1С:Бухгалтерии по контрагентам не соблюдена балансовость по 60 счете т. к. учет велся некорректного. Из-за этого неправильно формировался баланс, некорректно принимались расходы в УСН. Чтобы исправить учетный беспорядок, было принято решение свернуть базу.
⇨ Как видим, после свертки порядок сам собой не навелся. Как Выровнять остатки в базе, расскажем дальше в разделе наши рекомендации
Свертка базы на облачном сервисе 1С:Фреш
В сервисе 1cfresh.com нет технической возможности свертки базы, но это не упущение разработчиков — просто сама по себе технология 1С:ФРЕШ по сути представляет одну единую информационную базу, в которой работает большое количество пользователей. Пользовательские данные при этом никак не пересекаются.
Свертка в сервисе не даст заметного эффекта по скорости работы. Размер базы в облаке не важен — в 1С:ФРЕШ за месяц появляются даже не тысячи новых документов, а сотни тысяч (если не больше).
Если вы все же решили выполнить свертку, можно выгрузить данные из сервиса в локальную базу, провести свертку и загрузить базу обратно в сервис.
Наши рекомендации
Если действительно нужно отрезать прошлые данные и получить красивые остатки, мы рекомендуем:
Такая задача может быть очень сложной. Есть вероятность, что проще исправить учет в предыдущих годах, чем восстанавливать учет инвентаризацией и начальными остатками.
Улучшить скорость работы базы
Для ускорение работы 1С в простом случае могут помочь рекомендации из нашей статьи Как ускорить 1С:Бухгалтерию без дополнительных затрат Если у вас более сложный случай, это работа для специалистов, которые должны детально проанализировать проблемы базы, найти узкие места и предложить варианты решения проблем.
Свертка базы — спорная операция, как антибиотик, лучше ее вам назначит грамотный специалист, который знает что делает и понимает все последствия.
Доверить процесс обслуживания следует специалистам, давно работающим на рынке автоматизации, которые несут гарантию за проданный товар, оказанные услуги. Например, нам 🙂
Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.
Опыт свертки базы 1С:ERP
В процессе работы информационной базы ее размер неминуемо увеличивается. В крупных компаниям он может достигать от 5 Гигабайт в год и более. Такой стремительный рост может сказываться как на быстродействии программы, так и на сохранности данных. Чем больше размер информационной базы, тем более вероятны сбои, влекущие за собой потерю данных.
Как очистить информационную базу 1С, сохранив всю необходимую информацию?
В этом вопросе поможет “свертка информационной базы 1С” – процесс обработки документов и регистров конфигурации, позволяющий удалить старые, ненужные документы. Вместо них формируется несколько документов ввода остатков на заданный период. Таким образом мы “обрезаем” ведение учета до заданного периода.
Основными целями свертки являются:
Увеличение скорости работы системы
Уменьшение размера информационной базы
О свертке стоит задуматься, если:
Большой размер базы 1С (от 5 Гигабайт и более)
Долго выполняется обновление 1С
“Мозолят” глаза документы прошлых лет
В рамках проекта передо мной встала задача: Как свернуть базу 1С при переходе с 1С:ERP 2.0 на 1C:ERP 2.1?
На момент необходимости свертки фирма 1С разработала штатные механизмы только для 1С:УТ 11 и 1С:БП 3.0, а также для более старых версий.
Для разработки свертки я взял за основу механизм из 1С:УТ 11. Релиз 1С:УТ 11 брал приблизительно того же времени выпуска, что и 1С: ERP 2.0.
Этапы свертки базы 1С
Свертка информационной базы осуществляется в три этапа:
удаление данных прошлых периодов (удаление движений и пометка на удаление документов)
Ввод остатков
Для ввода остатков в любой конфигурации предусмотрены специальные документы.
Конфигурация 1С:ERP является симбиозом нескольких подсистем. Для каждой подсистемы используются свои документы ввода начальных остатков.
Для части документов ввода остатков в 1С:УТ 11 предусмотрены процедуры автоматического заполнения остатками по регистрам.
Например, “товары на складах”, “взаиморасчеты с клиентами/поставщиками”, “заказы клиента/поставщику”, “возвратная тара”, “денежные средств”)
Для других документов необходимо разрабатывать свои процедуры.
Например, “расчеты с сотрудниками”, частично по регистрам бухгалтерии, кадровому учету, Внеоборотные активы.
По каждому виду операции ввода остатков я провел анализ на существование механизма ввода остатков в обработке из 1С:УТ 11, определил, какие регистры двигают данный вид операции. Для несуществующих механизмов ввода остатков разработал собственные.
После разработки ввода остатков стандартными документами выяснилось, что для некоторых подсистем, механизмов, регистров нет соответствующих документов ввода остатков.
Например, остатков на производственных регистрах, “прочие активы и пассивы”, “заказы на перемещение”, “распоряжения на выпуск”, “расчеты с фондами по страховым взносам”.
Можно доработать конфигурацию для ввода остатков по таким регистрам (механизмам) или разработать заполнение остатков с помощью документов:
Для некоторых механизмов 1С:ERP нельзя ограничиться внесением остатков на дату свертки. Это обусловлено тем, что для определенных механизмов ключевые данные хранятся не только в регистрах, но и в самих документах. В основном это документы, на которые ссылаются данные регистров. В стандартной обработке ввода остатков такой механизм разработан для учета заказов покупателя. Суть его заключается в следующем:
1. Берутся остатки по незакрытым остаткам заказов
2. Документы из остатков помечаются специальным комментарием
3. Для частично не закрытых заказов табличная часть перезаполняется только данными остатков на дату свертки
В таком случае у нас не вводятся документы ввода остатков по регистрам механизма заказов, а документы заказа, по которым есть остатки, помечаются специальным комментарием. Такие документы при последующих этапах свертки не удаляются.
Такой же механизм я применил для кадровых документов. Документы сотрудников, работающих на дату свертки, пометил специальным комментарием, остальные документы были удалены на последующих этапах свертки.
Удаление данных прошлых периодов
Удаление данных производится в два этапа:
удаление движений документов
пометка документов на удаление
При удалении движений по каждому регистру:
1. Выбираются все документы, которые:
“двигали” регистр до даты свертки
не содержат специальные комментарии, оставленные на предыдущем этапе
2. Отключается использование итогов
3. Для каждого документа удаляются движения
Для каждого вида документов формируется список документов, не содержащих специальный комментарий. На них ставится пометка на удаление.
Сверка правильности ввода остатков с рабочей базой
Сначала проверяются остатки в целом по каждому регистру, по всем ресурсам (без детализации по измерениям). Если итоговая сумма каждого ресурса совпадает, то проверяем следующий регистр. Если есть разница, то анализируем более детальные остатки в разрезе измерений. Начинать необходимо с измерений, имеющих наименьшее количество разных значений.
Например, для большинства регистров первым анализируется измерение Организации. Выявляется, по каким организациям есть расхождения. Далее для каждой организации анализируются более детальные данные.
Если такие сложные системы как 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом используются в большей степени для решения бухгалтерского учета, то возможно неполное или частично неправильное использование некоторого функционала программы. Это происходит из-за того, что сотрудники бухгалтерской службы производят контроль по регистрам бухгалтерии, выполняя ручные корректировки документами Операция(регламентированный учет) и не контролируют данные в соответствующих регистрах накопления.
В 1С:ERP основой для операций бухгалтерского учета являются регистры накопления. Операции формирования документов ввода остатков выполняются на основании данных регистров накопления.
В этой ситуации остатки, введенные сверткой базы по данным регистров накопления, по регистрам бухгалтерии будут различаться между новой и рабочей базой.
Существует два варианта решения проблемы:
1. В рабочей базе привести остатки по регистрам накопления в порядок
2. Переписать процедуры ввода остатков с данных регистров накопления на данные регистров бухгалтерии (если данные в регистрах бухгалтерии покрывают данные в регистрах накопления). Я использовал второй способ.
Организация процесса свертки данных
Для орагнизации свертки информационной базы обычно создается отдельная ее копия и в ней запускается обработка, которая выполняет операции, описанные выше. Копия базы делается для того чтобы сохранить в отдельной базе старые данные, а в новой свернутой базе продолжить работу.
Все было бы просто, если бы не большое время выполнения обработки – от нескольких часов до нескольких недель.
Длительность процесса свертки зависит от:
объема внесенных данных до даты свертки
Из-за длительности процесса возникают две существенные проблемы:
2. Сложность тестирования обработки свертки. На этапе разработки методологии свертки или написания кода обработки возрастает цена ошибки. Если, например, процесс свертки занимает 1 день, то процесс тестирования при 10 ошибках может занять 10 дней, если каждая ошибка выявлялась не сразу, а после каждого нового тестирования. А если свертка занимает не 1 день, а неделю? А если не 10 ошибок, а больше.
Для решения этих проблем я использовал план обмена и обработку “Выгрузка и загрузка данных XML”.
В рабочей базе я добавил план обмена, фиксирующий все изменения после создания копии базы для свертки. После свертки измененные данные в рабочей базе переносил обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML”. Таким образом пользователям не пришлось вносить данные в Новую базу, они были перенесены автоматически.
Выявление ошибок написания кода обычно происходит на этапе сверки остатков, т.е. после введения остатков и удаления данных прошлых периодов. Так как этап удаления довольно длительный, а правильность введения остатков в большинстве случаев не зависит от этапа удаления, то практичнее тестирование и доработку ввода остатков делать в отдельной третьей базе. Пока в Новой базе проходил процесс удаления данных прошлых периодов, я устранял выявленные ошибки в обработке свертки и дорабатывал новые процедуры свертки. После окончания удаления старых документов и движений у меня была готова Новая база, но с неправильными остатками. На отдельной копии рабочей базы я формировал документы остатков, изменения автоматически фиксировались в плане обмена, и обработкой “Выгрузка и загрузка данных XML” переносил измененные остатки в Новую рабочую базу. При выявлении новых ошибок – повторял эти операции. Данный метод значительно ускорил разработку и тестирование процедур ввода остатков.
Советы из личного опыта по свертке базы 1С:ERP
База клиента содержала 1,5 млн. документов в прошлом периоде.
Длительность операций составляла:
1 час – ввод остатков
6 суток – удаление движений
4 суток – установка пометок удаления
Так как процесс разработки довольно трудоемкий, а продолжительность выполнения этапов свертки велика, то на будущее я определил для себя следующую последовательность действий:
1. Добавление в рабочей базе плана обмена.
2. Создание копии базы – «новая свернутая база»
3. Запуск в свернутой базе процедуры удаления всех данных до даты свертки (самая длительная операция)
4. Анализ остатков и разработка операций ввода остатков
5. Формирование в отдельной копии процедуры ввода остатков (с регистрацией изменений в плане обмена)
6. Перенос данных ввода остатков из копии рабочей в «новую свернутую базу»
7. Проверка остатков, при необходимости повторение пунктов 5,6,7.
Сложно с первого, да и со второго раза написать идеальную обработку свертки базы для 1С:ERP, необходимо досконально знать изнутри каждый механизм, каждую подсистему, но с каждым разом будет получаться все лучше и лучше.
Свертка базы 1С 7.7 или 8.3 Бухгалтерия
Свертка базы 1С — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.
Предпосылки к уменьшению базы 1С
Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:
Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.
Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С.
Что такое свертка базы в 1С
Свертка базы 1С — это регламентная операция, в которую входит удаление старых ненужных документов. Вместо документов, как правило, формируется 1 документ ввода остатков на определенный период. Тем самым мы обрезаем ведение учета в базе до определенного периода.
Как свернуть базу 1С
Процедура свертки производится обычно с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для 1С версии 8. Однако, надо понимать, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производиться только с типовой конфигурацией. В противном случае могут появиться ошибки, которые будут видны не сразу. Если у Вас не типовая конфигурация, для свертки базы Вам лучше обратиться к опытному программисту 1С.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Сами обработки свертки делают, по сути, следующие процедуры:
Для примера: свертка базы 1С бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.
Скачать обработки для свертки 1С
Для свертывания лучше всего скачать свежую обработку свертки для 1С (7.7 и 8) от официальных разработчиков — фирмы 1С, на сайте http://its.1c.ru/. Также обработку можно скачать от сторонних разработчиков или даже купить доработанные версию по функционалу от частных программистов 1С.
Другие статьи по 1С:
Если Вы начинаете изучать 1С программирование, рекомендуем наш бесплатный курс (не забудьте подписаться на YouTube — регулярно выходят новые видео):
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.