Платежи контрагентам что это

Как вести взаиморасчеты с контрагентами?

Сотрудничество с контрагентами ─ неотъемлемая составляющая работы любого бизнеса. Налаженный и четкий процесс расчетов с подрядчиками и поставщиками позволит избежать различных ошибок, поэтому крайне важно вести учет взаиморасчетов правильно. Однако в случае больших оборотов товаров и материалов вероятность ошибиться и упустить важные детали достаточно высока. Чтобы предотвратить подобные ситуации, предлагаем более подробно ознакомиться с понятием «контрагент” и с тем, как вести учет взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и клиентами.

Не забывайте подписываться на наш канал в Telegram и первыми узнавайте про обновления в Академии РемОнлайн.

Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами

Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо.

Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.

Взаиморасчеты с подрядчиками и поставщиками: в чем отличие

Процесс ведения взаиморасчетов с подрядчиками и поставщиками отличается друг от друга. В первом случае весь учет документации ведется в бухгалтерии, и второй стороне положены лишь заранее оговоренные выплаты. Дальше ведомость закрывается (задолженность в таком случае возникает крайне редко).

С поставщиками же ситуация обстоит иначе. Здесь есть возможность заключить договор по выплате товара в рассрочку, либо же на других, заранее оговоренных условиях. Расчеты с поставщиками могут быть реализованы в следующих формах:

Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

От ошибок не застрахован никто. Предлагаем рассмотреть самые распространенные оплошности, которые могут возникнуть при работе с поставщиками.

Основные трудности ведения учета с поставщиками, подрядчиками и клиентами

Не секрет, что взаиморасчеты с контрагентами ─ это не только дорогостоящий процесс, но и времязатратный. Так, специалисты международного агентства PricewaterhouseCoopers выяснили, что в среднестатистической компании регулярно делают 19 копий одного документа, из чего вытекают затраты на:

Плюс ко всему этому, стоит добавить расходы на хранение и транспортировку документов, решение спорных моментов с контрагентами, оплату штрафов по просроченным платежам и многое другое. Причиной возникновения такого рода ошибок является тот факт, что 59% всех счетов имеют бумажный формат. В таком случае бумаги проходят через разные отделы, из-за чего возникает риск потери, дублирования или неуплаты счетов.

Какое решение?

Автоматизированная система ведения учета с контрагентами позволит контролировать и анализировать все затраты. Тем самым, предоставив вам отличную базу для планирования и сокращения затрат.

Согласно исследованию международной компании Aberdeen Group ─ предприятия, которые в работе с контрагентами используют автоматизированную систему расчетов, на 40 ─ 60% сокращают свои затраты на осуществление всех этих процессов.

Надеемся эта информация была полезной для вас. Также хотим сообщить, что совсем скоро появится учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами в РемОнлайн. А пока вы можете познакомиться с другими возможностями сервиса: управлением заказами, складским учетом, дашбордом руководителя и т.д. Так что подписывайтесь на обновления Академии РемОнлайн, а также на наш канал в Telegram. Будьте в курсе всех важных новостей.

Источник

Как заполнить платежное поручение

Чтобы платеж дошел быстро и без проблем

Платежное поручение — это документ, которым вы как бы говорите банку: «Переведи с моего расчетного счета столько-то денег такому-то контрагенту вот на этот счет». В разговорной речи платежные поручения часто называют платежками.

Чаще всего платежные поручения используются, чтобы:

Для чего нужно платежное поручение

Это распоряжение для банка о том, кому, сколько и куда мы хотим перечислить денег. То есть ИП или компания доверяет банку перевести кому-то свои деньги.

С помощью платежки мы даем банку поручение списать с расчетного счета компании или ИП деньги в пользу получателя. Так можно рассчитываться с поставщиками, подрядчиками и клиентами. А еще — с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам, сборам и другим платежам.

Отличие платежного поручения от ордера и требования

Бывают ситуации, когда деньги списываются без вашего разрешения — по распоряжению получателей денег. Это называется «безакцептный платеж». Списать деньги может:

Чтобы списать деньги в пользу приставов, банк использует инкассовое поручение: в банк приходит исполнительный лист, а он списывает по нему деньги без вашего акцепта — разрешения. Если нужно списать задолженность по налогам, в банк придет решение о списании.

Для списания процентов по кредиту или, наоборот, начисления процентов на остаток по счету банк использует банковский ордер.

А бывают ситуации, когда вы сами предоставляете право списывать с вашего расчетного счета деньги, например поставщику. Это редкая ситуация, и для нее обычно используют платежное требование с акцептом плательщика.

Что такое электронное платежное поручение

Раньше платежные поручения были бумажными: их распечатывали на принтере, подписывали, штамповали и везли в отделение банка.

Сейчас бумажные платежки используются в исключительных случаях. Большая часть денег уходит по электронным платежам. Компании и ИП в личном кабинете банка или через мобильное приложение заполняют реквизиты, сумму и назначение платежа. Платежное поручение формируется автоматически, предпринимателю остается только подписать его электронной подписью и отправить.

Изменения в 2020 году. С 1 июня 2020 года вступили в силу новые правила заполнения платежных поручений. При переводе физлицам компании и ИП должны указать код вида дохода.

Коды должны помочь банкам различать, с каких доходов можно удерживать долги по исполнительным листам, а с каких — нет. Например, если клиент банка — должник по алиментам, банк должен понимать, с каких сумм он может эти алименты взыскать.

Что теперь нужно делать. При заполнении платежки в поле 20 — «Назначение платежа» — необходимо указывать код вида дохода — 1, 2 или 3:

Код 1 — разрешены взыскания с ограничениями по сумме. Этот код нужно поставить, если перечисляете зарплаты, премии, отпускные или платите самозанятым.

Код 2 — взыскания запрещены. Действует для перечисления алиментов, пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком.

Код 3 — с этих сумм взыскать можно только алименты. Это код для возмещения вреда здоровью.

Указание Банка России от 14.10.2019 № 5286-УPDF, 1,41 МБ

Если ваш платеж не относится к этим трем, код указывать не надо. Например, если переводите деньги под отчет на хозяйственные нужды. Или если ИП перечисляет деньги с расчетного счета на личный.

Также в поле 24 нужно указывать информацию о ВЗС — взысканной сумме — в такой форме: //ВЗС//сумма цифрами//.

Если сумма указывается рублями, нужно отделять копейки символом «-». Если сумма выражена в целых рублях, то после символа «-» указываются два нуля. Например, сумма будет выглядеть так: //ВЗС//1000-00//.

Обязательства банка и плательщика

Банк исполняет платежное поручение в срок, который указан в договоре банковского обслуживания, или в срок, который предусматривает закон.

Если платежка заполнена некорректно или по счету есть блокировка, может возникать сообщение об ошибке: «Невозможно отправить платежное поручение». Вот что в этом случае нужно проверить:

Когда исправите ошибки, попробуйте отправить платежку снова.

Срок действия платежного поручения

В обычных условиях платежка действует до пяти банковских дней. Банковский день — это то же самое, что платежный и операционный день, то есть время, когда банк отправляет и принимает деньги.

По закону банк должен исполнить платежное поручение в течение двух банковских дней, если деньги отправляются в пределах субъекта РФ. Например, когда банки обоих контрагентов находятся в Москве. Если платеж идет по России, например из Владивостока в Москву, то процесс может затянуться до пяти банковских дней.

На деле все происходит быстрее, конечно, если это предусмотрено в условиях обслуживания. Например, в Тинькофф все платежи срочные, внутри банка деньги ходят круглосуточно, в любые регионы РФ отправляют с 01:00 до 21:00.

На расчетный счет деньги должны зачисляться не позднее, чем на следующий рабочий день после поступления в банк. Например, если деньги пришли в среду, то в четверг будут на счете. А если в пятницу, то компания увидит их на счете в понедельник.

Если платежка создана, а денег на счете не хватает, то платеж встает в очередь. Когда появятся деньги, все платежи уйдут по очереди.

Виды платежных поручений

Нет какой-то специальной классификации платежных поручений, но вот самые популярные назначения платежей:

Могут быть и другие платежи.

Форма платежного поручения

Реквизиты, форма для платежного поручения на бумаге и номера реквизитов платежного поручения установлены приложениями 1—3 к Положению Банка России № 383-П.

Бумажная форма платежки встречается очень редко, но бывают ситуации, когда она нужна. В этом случае можно подготовить бумажную платежку или попросить подготовить ее в банке.

Можно ли разработать свой бланк платежного поручения

Чтобы принести в банк в бумажной форме — нет. Для этого есть установленная форма. А в электронной форме достаточно заполнить поля в личном кабинете или мобильном приложении банка.

Где взять бланк. Платежное поручение можно заполнить в любой бухгалтерской программе и выгрузить в личный кабинет банка. Если по каким-то причинам нужно отнести бумажное поручение в банк, то распечатайте столько экземпляров, сколько просит банк.

Платежку можно заполнить прямо в личном кабинете или мобильном приложении банка, если у банка есть такой функционал. Это удобно, если платежных поручений немного.

Формирование платежных поручений в «1С: Бухгалтерия». Документ «Платежное поручение» можно найти в главном меню слева: «Банк и касса» → «Банк» → «Платежные поручения».

Расшифровка и правила заполнения полей

В платежном поручении много полей, которые надо заполнить. Неважно, бумажный это документ или форма в онлайн-банке.

Номер и дата — поля 3 и 4. Дату нужно писать цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Номер платежного документа не может быть больше 6 знаков.

Вид платежа — поле 5. Обычно в этом поле ставят только отметку «срочно», если это срочный платеж. Во всех остальных случаях ничего не указывают или это решает банк. За срочность банк может брать дополнительную комиссию.

Сумма платежа — поля 6 и 7. В бумажной платежке в поле 6 пишут сумму прописью. С начала строки с заглавной буквы указывается сумма платежного поручения — прописью в рублях, в именительном падеже, а копейки — цифрами. Слова «рубль» и «копейка» пишут в соответствующем падеже — «рублей», «рубля» и т. д. — без сокращений. Например, три тысячи четыреста рублей 00 копеек.

В поле 7 пишут сумму цифрами без пробелов. Рубли отделяются от копеек символом «-», например 5000-55. Если сумма в целых рублях, то копейки можно не указывать, а в конце нужно поставить знак равенства. Например, 5000=.

В электронном поручении сумма ставится в формате банка. В Тинькофф просто пишете свою сумму, а банк приводит ее в нужную форму.

Информация о плательщике — поля 8, 60 и 102. Сначала указывают название:

Потом — банковские реквизиты плательщика:

Информация о получателе платежа — это тот, кому вы отправляете деньги. Здесь указываем:

Вид операции — поле 18. Указывается шифр: для платежного поручения — 01, инкассового поручения — 06, платежного требования — 02.

Срок платежа — поле 19. Это поле не заполняем.

Код назначения платежа — поле 20. С 1 июля 2020 вступили в силу новые правила заполнения этого поля:

Код 1 — для заработной платы, премий, отпускных, выплат самозанятым.

Код 2 — для выплат, с которых нельзя делать взыскания. Это алименты, пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком.

Код 3 — с этих выплат можно взыскать только алименты. Это суммы для возмещения вреда, причиненного здоровью, компенсационные выплаты пострадавшим от радиационных или техногенных катастроф.

Во всех остальных случаях код не ставим и поле оставляем пустым.

Если перечисляете сотруднику суммы с разными кодами, например отпускные и пособие по уходу за ребенком, нужно заполнить два платежных поручения: с кодом 1 и с кодом 2.

Очередность платежа — поле 21. Когда на расчетном счете плательщика недостаточно денег, то заводится картотека. Грубо говоря, это порядок, в котором платежи будут списываться при поступлении денег.

В первую очередь происходит списание по исполнительным листам:

Во вторую очередь списываются все прочие платежи, например оплата поставщику или платежи в бюджет — налоги, взносы.

Код платежного поручения — поле 22. Это поле нужно только в некоторых случаях, например при уплате госпошлины.

В этом поле указывается код УИП — уникальный идентификатор платежа — или код УИН — уникальный идентификатор начисления, если это предусмотрено договором с получателем этого платежа. Например, госорган-получатель выдал вам квитанцию на оплату с указанием УИП. Если этого кода у вас нет, ставьте 0.

Назначение платежа — поле 24. В платежном поручении указывается назначение платежа, наименование товаров, работ, услуг, номера и даты договоров, товарных документов. А еще — с НДС платеж или нет. Для платежей в бюджет указывают вид налога или взноса и период, за который их платят.

Например, «Оплата по Договору № 52 от 01.07.20 за аренду офисного помещения за июль 2020. Сумма 30 000-00. Без НДС». Или «Оплата по Счету № 5685 от 24.07.20 за канцелярские товары. Сумма 2000-00. В т. ч. НДС (20%) 333-33».

Статус плательщика — поле 101. Это поле используется при уплате налога или другого платежа в бюджет. Тогда пишут один из кодов:

Для других платежей поле оставляют пустым.

Поля 104—109 заполняются для платежей, перечисляемых в бюджет. В том числе на уплату налогов, взносов, пеней, штрафов.

КБК — код бюджетной классификации — поле 104. Коды зависят от вида налога, сбора и платежа. Если ИП или ООО — налоговый агент, например перечислили заработную плату сотруднику по трудовому договору, то при перечислении удержанного НДФЛ в бюджет и ИП, и ООО укажут один и тот же КБК — 18210102010011000110. Проверить нужный код можно на сайте налоговой.

ОКТМО — поле 105. Код ОКТМО — это код по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований.

Проверить ОКТМО можно по ИНН на сайте Росстата.

Второй вариант — на сайте налоговой по юридическому адресу компании. Поставьте галочку «Определить по адресу», напишите адрес компании и получите верный код ОКТМО.

Основание платежа — поле 106. В одной платежке можно указать только одно основание платежа. Поэтому если вы хотите заплатить НДС за второй квартал 2020 года и долг по НДС за первый квартал 2020 года, то нужно делать разные платежки с разными основаниями:

Налоговый период — поле 107. В этом поле указывают периодичность уплаты налога:

Например, МС.06.2020 — платеж за июнь 2020 года.

Образцы заполнения платежных поручений

Платежи контрагентам. Если заполняете платежное поручение для поставщика, главное — не ошибиться в номере счета получателя. Иначе деньги могут уйти не туда. Вот пример заполненной платежки.

Платежи физлицам. Если переводите деньги физлицам — зарплату, премии, отпускные, выплаты подрядчикам или самозанятым, в поле 20 нужно указывать код вида дохода:

Код 1 — если перечисляете зарплаты, премии, отпускные или платите самозанятым.

Код 2 — для перечисления алиментов, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Код 3 — для возмещения вреда здоровью.

Чаще всего у вас будет код 1.

Платежи в бюджет. Реквизиты для уплаты зависят от видов налогов и взносов. Например, если платите в бюджет НДФЛ как налоговый агент, то нужно указывать:

На каждый тип взносов нужна своя платежка: отдельная — на пенсионные, отдельная — на медицинское страхование и еще одна — на страхование от несчастных случаев.

Что делать, если одно из полей было заполнено неверно и деньги ушли не туда

Обратитесь в банк — в определенные сроки можно вернуть платеж. Если период, когда деньги можно отозвать, закончится, попросите вашего контрагента вернуть деньги. Если не получится в мирном порядке, можно обратиться в суд.

Источник

Как платить контрагентам вовремя даже в кризис

Платежеспособность бизнеса зависит от того, насколько грамотно управляют платежами.

Часто у бизнеса много поставщиков, и платить нужно всем, но не очень понятно, как и в какой очередности это делать, чтобы не уйти в минус.

В кризис все обостряется, долги копятся, а денег, чтобы расплачиваться по ним, не хватает. Расскажу, как подготовиться к подобным ситуациям. И какие шаги предпринять, если бизнес все-таки столкнулся с нехваткой средств.

Подход, о котором вы узнаете, неплохо работает в обычной рыночной ситуации, в том числе при сезонных колебаниях. В ситуациях резких кризисных изменений, например в пандемию 2020 года, он может помочь не дать компании закрыться.

Когда возникают проблемы с оплатами

Первый вариант, самый частый — когда не хватает оборотных средств, чтобы заплатить текущим контрагентам. Например, интернет-магазин закупает ткани у поставщиков и продает оптовым покупателям. Покупатели получили ткань, но с оплатой затянули. Причины задержки могут быть разные: например, у покупателя не хватает свободных денег, продавец не вовремя оформил и предоставил отчетные или отгрузочные документы.

Второй вариант более тяжелый — когда кроме оплаты контрагентам не хватает и на внутренние платежи компании: зарплаты сотрудникам и налоги. Так обычно происходит, если проблемы с нехваткой оборота наложились на резкий спад продаж.

Расскажу про шаги, которые помогут лучше организовать процесс оплаты и справиться с кризисом платежеспособности бизнеса.

Как победить выгорание

Поделите платежи по типам деятельности

Составьте очередность выплат малым и средним поставщикам

Обычно я вместе с руководителями подразделений в компании делю платежи контрагентам по степени срочности и важности. На этом этапе можно брать только малых и средних поставщиков и подрядчиков, а крупным и важным пока платить вне очереди.

Выстраивайте очередность выплат по приоритетам. Сперва идет операционная деятельность компании. Например, интернет-магазин детских игрушек должен заплатить поставщикам, чтобы те привезли товар. Не будет товара — не будет продаж, а значит, и прибыли. Такие платежи будут первыми в очереди.

Затем идут важные подрядчики из текущей деятельности, без оплаты которым затормозится что-то в жизни компании. Если не заплатить за аренду офиса — арендодатель может попросить съехать или выставит штрафные санкции. И так далее по списку.

Важно периодически анализировать поставщиков и подрядчиков, с которыми работает компания. Может оказаться, что за долгое время сотрудничества с одними и теми же контрагентами их цены стали выше среднерыночных. Всегда можно пересмотреть условия договора, получить отсрочку, постоплату.

Например, во время карантина все работали из дома, но за аренду офиса все равно платили. Мы договорились с арендодателем о скидке на ближайшие шесть месяцев аренды на 20%, а текущие платежи делали в рассрочку. Так освободили деньги на важные расходы.

Другой пример: тарифы интернет-провайдеров время от времени меняются, появляются новые операторы, которые предлагают выгодные условия. Такие расходы легко быстро проанализировать и сменить тариф или оператора.

Составьте очередность выплат самым важным поставщикам

На начальных этапах появления сложностей с платежами достаточно сегментировать только малых и средних поставщиков. Но когда кризис усиливается, а платежеспособность снижается еще больше, приходится сегментировать даже основных и самых ценных партнеров.

Например, мы проанализировали поставщиков — условия поставок и отпускные цены, удобство и быстроту логистики, ассортимент. Потом сравнили аналогичные услуги с другими предложениями на рынке и договорились о новой ценовой политике, договорились о новых способах оплаты партнерам и о постоплате или отсрочке платежей, пересмотрели размер складских запасов.

Конечно, параллельно получаем зависшую дебиторскую задолженность, то есть деньги приходят уже после отгрузки товара или оказания услуги.

Но что делать, если денег нет, а платить нужно?

Крайняя мера: сокращайте внутренние платежи компании

Временно сократить зарплаты сотрудникам и налоги — крайняя мера. Например, текущие премии персоналу можно выплатить в рассрочку. При этом лучше предварительно обсудить общую картину с сотрудниками.

Главный риск — потеря ценных кадров. Поэтому всегда лучше компенсировать снижение зарплат и отсрочку выплат, когда бизнес вернется в нормальные условия.

Параллельно не забывайте работать с дебиторами и улучшать продажи.

Но когда нет средств на оплату внутренних платежей, а границы кризиса непонятны, как это было в 2020 году, нужно оптимизировать все расходы.

В моем опыте был случай, когда мы пошли на такую крайнюю меру. Чтобы временно снизить расходы компании, сократили зарплаты топ-менеджерам на 30%, а остальным сотрудникам — на 20%, но не ниже минимальной границы. Это помогло продержаться в самое тяжелое время и спасти компанию.

В этом примере всем сотрудникам были заранее разосланы письма с объяснением ситуации, принимаемыми мерами и обязательством компании возместить потери. В итоге так и получилось, и компания не потеряла ценные кадры.

Если же картина поступлений улучшается, то и погашение кредиторской задолженности восстанавливается.

Систему приоритетности платежей я иногда применяю и в обычном рабочем режиме. Бывают ситуации, когда на один день вдруг скапливается большой объем запросов на платежи, а поступления идут не так активно, хоть и по графику.

Какие есть инструменты, чтобы управлять платежами

Давайте разберемся с тем, какие у вас есть инструменты, чтобы управлять платежами в компании в кризисное время.

Кредитные продукты. Я стараюсь заранее, пока никакого кризиса нет, договориться с банками об открытии кредитных инструментов. В разных банках есть разные предложения. При возникновении неожиданных сложностей, в зависимости от тяжести и прогнозной долготы, пользуюсь кредитными продуктами, чтобы покрыть кассовые разрывы.

Но важно не злоупотреблять, чтобы компания не влезла в долги. Поэтому держу кредиты на крайний случай и обхожусь обычными мерами. Веду переговоры с поставщиками и подрядчиками, оптимизирую и снижаю расходные операции, ускоряю подготовку и подписание документов для поступлений.

Платежный календарь. Платежный календарь — это таблица с планируемыми суммами доходов и расходов компании — на неделю или месяц. Он нужен, чтобы прогнозировать платежеспособность и сократить кассовые разрывы. В обычное время обновляю платежный календарь раз в неделю, этого достаточно. В кризис — каждый день, так как любая операция, как поступления, так и оплаты, могут влиять на общую картину.

В разделы поступлений и платежей под соответствующими датами вносим планируемые суммы по статьям. Если после разнесения сумм в строке «исходящий остаток» где-то показывается «красная» цифра, это и есть кассовый разрыв, и нужно принимать меры. А именно перераспределять денежные потоки так, чтобы остатки были без минусов. Идеальная картина платежного календаря — без единого кассового разрыва. Безусловно, вся информация должна быть актуальна как по суммам, так и по срокам.

Сценарное моделирование. Еще одна таблица, ее можно составлять раз в год. В отличие от платежного календаря, в сценарном моделировании вносят информацию сразу на несколько месяцев вперед.

По сути, вы строите прогноз будущей картины по поступлениям и тратам. В прогнозе стоит отталкиваться от имеющихся планов развития компании, договоренностей с клиентами, заключенных договоров и других факторов. Самое важное, чтобы в итоге получилось три сценария: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный.

При делении на сценарии опираемся на статистику, сезонность и общие планы развития компании. Например, компания имеет заключенные договоры с клиентами только на ближайший квартал, а на дальнейшее еще ведутся переговоры. Значит, сумма заключенных договоров ближайшего квартала — это реалистичный прогноз, а, например, готовящиеся сейчас к заключению договоры — это оптимистичный. И наоборот, второй квартал это, скорее всего, пессимистичный сценарий — либо отсутствие новых договоров, либо их минимальное значение.

В итоге можно посмотреть, хватает ли средств бизнесу — по месяцам. В зависимости от того, что получилось, в сценарное моделирование можно вносить необходимые корректировки. Например, если появляются остатки, перераспределять средства между периодами. То есть переизбыток относить туда, где есть нехватка средств, или планировать кредитование, где есть сильный дефицит.

В разделы поступлений и платежей под соответствующими сценариями вносим планируемые суммы по статьям. Статьи тут укрупненные, без подробностей. Для сценарной модели этого достаточно.

Выводы: как не допустить кризис в оплатах

Планирование и бюджетирование. Важно планировать поступления и платежи и в бюджете разносить их по соответствующим статьям. Как правило, горизонт планирования — год, с возможным обновлением планов 2—4 раза в год. В особых ситуациях планировать можно каждый месяц.

Планирование опирается на статистику поступлений и расходов прошлых периодов и на четкие планы на будущее. Руководители подразделений должны точно составлять свои прогнозы — как по поступлениям, так и по расходам. Тогда и общее планирование компании будет точным.

Согласование расходов. После того как утвердили бюджет компании, начинается подписание договоров с поставщиками и клиентами. Полезно иметь систему согласования всех подписываемых договоров. Например, менеджер по работе с клиентами готовит договор вместе с юристом. Но до подписания генеральным директором и отправки соглашения клиенту или поставщику лучше, чтобы его также согласовали ответственный финансист и бухгалтер. Это сократит риски. Юрист может не знать новые требования налоговой, но бухгалтер, скорее всего, знает — и внесет правки в договор.

Каждый фактический расход сразу разносите по бюджетным статьям, чтобы в режиме реального времени видеть исполнение статей и сравнивать с планами.

Контроль поступлений и платежей, а также общей платежеспособности. Любой перерасход, по сравнению с утвержденным планом, лучше рассматривать внимательно с подробным пояснением руководителей подразделений. Обсуждайте сильное отклонение от плана — то есть более 10% — и оперативно сглаживайте картину. Тут как раз помогут переговоры с поставщиками и подрядчиками и текущие оптимизации.

Источник