Поддержка для чего она нужна

Сила поддержки. Как нужно правильно поддерживать и не наделать ошибок

Почему так важно уметь поддерживать человека в трудной для него ситуации? И умеем ли мы правильно поддерживать?

Что такое поддержка и какой она должна быть

И хорошо, если в вашем окружении есть такие люди, которые способны эту поддержку оказать. Но бывают люди, которые добивают или выбивают почву из под ног, обесценивая или критикуя там, где человеку нужна просто поддержка.

Мне в своей жизни приходилось проходить через различные ситуации: и когда мне оказывали очень важную для меня поддержку посторонние люди, и когда её не оказывали очень близкие люди, от которых ты её ожидал. И прочувствовав всё это на себе, пройдя через все возможные ситуации, я теперь могу, говорить о ценности и важности поддержки в нашей жизни и о том, как её оказывать и какие ошибки могут совершать люди в вопросах поддержки.

На своем личном опыте я знаю, что от того, есть поддержка в отношениях или нет, зависят и сами отношения, и их стабильность или разрыв, их единство или возникновение треугольников, когда человек начинает получать поддержку на стороне, а не от своего партнёра.

Поэтому, ниже я делюсь своим видением того, что такое поддержка и какой она должна быть.

Что такое поддержка?

Поддержка – это действие, которое оказывается человеку с целью помочь ему справиться со своими эмоциями, волнением, страхами, сомнениями, неуверенностью, чтобы он стал сильнее и эффективнее справился с какой-то сложной для него ситуацией.

Поддержка – это внешний дополнительный, но не основной ресурс, на который может опираться человек. Основные ресурсы находятся у него внутри, в его личности. Это его сильные стороны, его личные качества, его личный опыт и наработанные навыки.

В каких случаях нужно оказывать поддержку?

Есть целый ряд ситуаций, когда поддержка нужна и очень важна. И если близкий вам человек оказался в одной из таких ситуаций, то окажите ему вашу поддержку. Она будет очень уместна.

Когда нужно оказывать поддержку

Когда человек оказался в трудной для него жизненной ситуации. Это может быть что угодно: потеря близкого человека, развод, крупная ссора или конфликт, потеря денег, увольнение и потеря работы, страшный диагноз или прогрессирующая болезнь, возрастной кризис, обвинение или травля.

Когда предстоит какое-то важное для человека событие: важная деловая встреча, первое свидание, выступление перед аудиторией, дебют, экзамен.

Когда человеку что-то угрожает или надвигается угроза: угроза потери жизни, потери здоровья, денег, работы, карьеры, клиентов.

Когда человеку предстоит сделать важный выбор и он сильно колеблется и не знает, какое решение ему принять: выбор партнера, оставаться в отношениях или идти в новые, оставаться жить в этом городе или переезжать в новый, в какой университет поступать, увольняться с работы и искать новую или оставаться на прежней.

Когда человек совершил ошибку, накосячил, сделал что-то не так, оступился, то ему нужна помощь и поддержка для того, чтобы он мог осознать свои ошибки, признать и исправить их.

Когда целеустремленный человек ставит перед собой большие цели, планы, задачи и у него может не хватать на это каких-либо ресурсов: эмоциональных, материальных, личностных, психологических и т.д. У него также может не хватать уверенности в себе и в своем выборе, ему может быть морально или психологически тяжело, но при этом он занимает проактивную позицию и поддержка в любом виде для него может быть важна.

Однако, нужно чувствовать ситуацию, когда ваша поддержка уместна и нужна, или когда вы только будете отвлекать человека от его действий или видеть, что он прекрасно справляется и сам, без посторонней помощи.

Виды поддержки

Поддержка может быть: моральная, практическая, эмоциональная, физическая, материальная, интеллектуальная и другая. И только вам выбирать, какую именно поддержку вы можете оказать человеку.

Важный момент – поддержка должна быть искренней. Фальшивая поддержка чувствуется и она не вдохновляет. Откупиться от человека деньгами – это тоже не поддержка, это откуп, даже если эти деньги человеку очень нужны.

Как можно помочь человеку и поддержать его, чтобы эта поддержка им ощущалась и была ценной и эффективной для него?

1. Обнять

Обнять человека и просто быть рядом, иногда даже без слов – это самая лучшая поддержка. Объятия дают человеку тепло и наполняют его спокойствием и ощущением, что он не один, и что с ним рядом есть близкий человек, который его поддерживает и разделяет с ним сложность текущей ситуации, переживает за него, на которого можно опереться и довериться ему.

2. Похвалить

Похвалить, когда человек хорошо справился со своим заданием, но он может быть не до конца в этом уверен или считает, что у него что-то не получилось так, как он этого хотел. В этом случае важно найти какие-то положительные моменты в том, что он делал и в том, что у него действительно получилось, а также оценить его старания и намерения. Похвала – это свидетельство ценности действий и намерений человека.

3. Проявить сочувствие и сострадание

Сочувствие и сострадание – очень важная форма поддержки, когда у человека произошла какая-то потеря, горе или неприятность. Сочувствие способно облегчить боль и страдание человека, дать ему надежду на будущее. Здесь важно уметь разделить чувства другого, дать человеку выговориться, проговорить свою боль и выразить свои эмоции, облегчить душу.

4. Обратиться к сильным сторонам

Когда человек находится в стрессовой ситуации или сильно волнуется, он зачастую забывает о своих сильных сторонах, о своих внутренних ресурсах на которые ему нужно в первую очередь опираться. В таком случае ему можно помочь сфокусироваться на своих сильных сторонах, обратиться к его опыту решения данных ситуаций, опереться на свои навыки и умения.

5. Дать грамотный совет

Здесь очень важно не раздавать свои советы налево и направо, и не говорить человеку, что ему нужно делать там, где он это и сам знает. Совет важно давать, когда человек у вас его просит, потому что вы либо мудрее его, либо проходили через подобный опыт, либо у вас знаний больше в данной сфере. Грамотный и своевременный совет, может человеку помочь в принятии им правильных решений.

6. Помочь практически

Можно спросить: «Что я могу для тебя сделать? Чем я могу тебе помочь?». Возможно, что человеку будет нужна физическая помощь, что-то сделать, организовать, выполнить какую-то задачу, принести, достать и т.п. Практическая помощь – это содействие, активные действия, помогающие решить его проблему.

7. Помочь материально

Помочь деньгами, если у человека произошло горе. Инвестировать в человека, если у него не хватает собственных ресурсов для развития бизнеса, проектов, идей.

8. Использовать упражнения и техники

Если вы знаете техники или упражнения, как можно снять тревогу или стресс, как справиться со страхом и волнением, как преодолеть неуверенность в себе, то вы можете поделиться ими с близким для вас человеком и даже помочь их ему выполнить. Это уместно, когда у человека намечается важное для него событие или ему нужно принять какое-то важное решение. Однако, он должен быть готов их выполнять. Если у него нет желания – не навязывайте их ему.

4 типа людей

Существует 4 типа людей, понимая которые, вы можете осознавать, на чью поддержку вы можете рассчитывать, а на чью нет.

1. Эгоисты. Их принцип: «Не хочу и не могу». Они, как правило, думают только о себе и том, что другому человеку нужно оказать поддержку их мысли не посещают. Ожидая поддержки от них, вы будете только напрасно тратить свои нервы и силы.

2. Те, кто не умеет оказывать поддержку, но если их научить, то они её начнут оказывать. Их принцип: «Не могу и не понимаю как». Эти люди не столь эгоистичны, как предыдущие. Они живут так, как их научили. И если их не научили оказывать поддержку или заботиться, то они этого и не делают. Однако, они не безнадежны и они способны этому научиться. Они как пластилин и вы из них можете вылепить то, что хотите, если только такие люди находятся в вашем ближнем кругу.

3. Те, кто хочет оказывать поддержку, но не знает, как её нужно правильно оказывать. Их принцип: «Хочу, но не умею это делать правильно». Эти люди часто совершают ошибки в поддержке и иногда её оказывают неумело. Иногда настолько неумело, что человек даже не ощущает её. В этом случае им нужно просто объяснить их ошибки и рассказать, что от них ожидают и как они могут более правильно оказывать поддержку.

4. Те, кто умеет оказывать поддержку. Их принцип: «Могу и делаю». Этих людей не нужно просить оказать поддержку, они это делают сами. От их поддержки человек наполняется силой и уверенностью, и становится более эффективной личностью.

Посмотрите на ваше окружение. Оно бывает поддерживающее и демотивирующее. Цените тех, кто способен оказывать поддержку в любых ситуациях. Окружайте себя такими людьми и отвечайте им взаимностью.

Ошибки поддержки

Какие ошибки совершают люди, когда оказывают или наоборот, не оказывают поддержку.

1. Поддержку не просят, поддержку оказывают.

Если вы ждете, что близкий человек вас попросит его поддержать – вы совершаете ошибку. Он может и не попросить, но не оказанная ему поддержка, может создать дистанцию между вами.

2. Он сам справится, он взрослый.

Взрослые люди сами решают свои проблемы, а не перекладывают их на других. Но это не значит, что они не нуждаются в поддержке. Здесь можно узнать, какую помощь вы могли бы оказать человеку и чем вы могли бы быть ему полезны. От этого он не перестанет быть взрослым, но быстрее и эффективнее справится со своими задачами.

3. Упреки.

Не упрекайте и не ругайте человека, если он сделал что-то не так, если он вас не послушал. Он сам осознает свои ошибки. Вместо упреков лучше поддержите его и помогите ему исправить свои ошибки.

4. Критика.

Избегайте критики, тем более, если вы не умеете давать конструктивную обратную связь. Она способна ранить человека. Можно корректно и мягко обсудить с человеком допущенные им ошибки, чтобы он их мог исправить, но это не должно переходить в жесткую критику и должно обязательно сопровождаться положительной оценкой того, что у него получилось хорошо.

5. Обесценивание.

Не обесценивайте ту ситуацию, в которой человек оказался. Не обесценивайте старания человека, а также его самого, либо какие-то его навыки или умения. Поддержка – это обращение к ценностям человека. Ищите ценности в нём, а не обесценивайте его.

6. Игнорирование.

Не нужно игнорировать и делать вид, что у человека ничего не произошло, что у него нет никаких сложных ситуаций, что это его опыт и он сам должен пройти через него и наступить на свои грабли, совершить свои ошибки. Всегда найдутся те, кто войдет в его положение и его поддержит. Но если вас среди тех, кто оказал поддержку не окажется, то это вызовет между вами дистанцию, которую потом придется преодолевать другими способами. Поддержка убирает дистанцию между людьми, даже если она ранее была.

7. Подавление эмоций.

Если вы не даете человеку проживать и выражать свои эмоции (злость, обиду, вину, печаль, грусть и т.д) и способствуете их вытеснению или подавлению, то это может со временем для него обернуться в психосоматику или серьезные психологические проблемы. Лучше проявите сострадание или сочувствие и мягко помогите человеку переключиться со своей боли на что-то другое, что его сможет отвлечь.

8. Бесполезные или ненужные советы.

Остерегайтесь бесполезных или ненужных советов, особенно когда человек в них не нуждается. Не навязывайте ему своё мнение. Если ему нужен будет ваш совет, он у вас его спросит. В крайнем случае, вы можете ему мягко сказать, что знаете как ему можно помочь и готовы ему подсказать. И если он захочет, то он спросит вас об этом.

Поддержка должна помогать человеку самому справиться с ситуацией и успешно её преодолеть. Нельзя делать что-то за человека или вместо него.

Сильных людей тоже нужно поддерживать, им тоже бывает трудно и от такой поддержки они становятся ещё сильнее.

Ниже в таблице приведены некоторые выражения и действия, которые являются поддержкой и не являются ей.

Поддержка в партнёрских отношениях

Отдельно хочу сказать о поддержке, которая должна быть в паре между партнёрами или супругами.

Поддержка в партнёрских отношениях – один из важных и фундаментальных принципов, который должен быть в гармоничных отношениях. Это та опора, которая свидетельствует о надёжности отношений. Отношения, в которых нет взаимной поддержки, могут со временем прийти к развалу, возникновению треугольников, разрушению целостности семьи. Это как грунтовые воды под фундаментом дома, которые способны разрушить любой фундамент.

Также очень важна поддержка мужчине от любимой женщины. Когда она есть, тогда он наполняется силой и может свернуть горы. В таком состоянии он способен зарабатывать деньги и обеспечивать свою семью, заботиться о любимой женщине и делать её счастливой. Поддержка наполняет его силой и энергией для любых изменений и для любых достижений.

Принципы поддержки в партнёрских отношениях

1. Поддержку не просят, поддержку оказывают из любви и заботы о человеке. Но если вы очень нуждаетесь в поддержке партнёра, а он в силу каких-то причин её вам не оказывает, то вы можете её попросить у него сами.

2. Если вам партнёр не оказал поддержку, не стоит на него обижаться. Нужно просто обсудить эту ситуацию и сказать ему о том, что вы от него ожидали, но не получили. Возможно партнёр просто не знал или не почувствовал, что вам нужна от него поддержка. Либо не знал, как её правильно нужно было оказать.

3. Всегда благодарите партнёра за ту поддержку, которую он вам оказал. Это даёт ему возможность понять ценность той поддержки, которую он вам осуществлял. И создаёт предпосылки для того, что партнёр и дальше будет её вам оказывать.

4. Никогда не обесценивайте поддержку партнёра. Это может его демотивировать и в будущем он перестанет оказывать вам поддержку.

5. Поддерживайте партнёра на всех уровнях: морально, эмоционально, материально, своими действиями, знаниями, навыками и умениями.

И помните, поддержка не освобождает человека от ответственности и прохождения важных для него уроков. Она только помогает эти уроки грамотнее пройти, чтобы стать сильнее и увереннее в себе.

Источник

«Поддержка», как много в этом слове…

Итак, продолжаю серию статей «из творческого отпуска», на сей раз мы рассмотрим такие «страшные» вещи, как «сопровождение продуктов», «техническая поддержка», «служба поддержки» и т.д.

В данной статье не будут рассматриваться вопросы управления коллективом, развертывания системы администрирования обращений и детали работы начальников отделов поддержки. Статья скорее является своеобразным введением в проблематику «поддержки IT продуктов»

С чего все начинается

что есть служба поддержки и для чего она нужна?

Хотя вопрос звучит просто, но ответ на него дать не так то и просто. И причиной этому является далеко не сложность этой сферы деятельность. Причина в том, что тут присутствует маленькая особенность — «служба поддержки», равно как и «поддержка» вообще, не являются универсальными понятиями. Их значения очень сильно зависят от конкретной ситуации, которую мы рассматриваем. И чтобы это показать, я приведу один, очень схематичный пример.

Допустим, у нас есть компания — производитель автобусов, в которой наличествуют отделы «разработки и производства» и отдел «технического обслуживания», который осуществляет гарантийное обслуживание проданных автобусов. Есть также вторая компания — потребитель, которая купила один из автобусов, чтобы возить своих сотрудников по некому маршруту внутри кампуса/офисного городка. Так вот, в данном конкретном примере мы получаем следующую картину:

Но это хорошо видно на примере с автобусами, но, почему-то, совсем не очевидно в случае IT.
Давайте попробуем разобраться несколько подробнее.

Формально, службы поддержки и сопровождения программных продуктов находятся на стыке направлений ITSM и CRM. И, как это обычно бывает, у нескольких нянек — дитя без присмотра. При этом, с организацией работ администраторов, выдачи и обслуживания IT оборудования – сложностей зачастую не возникает. Получается некий парадокс, вроде бы и там и тут – IT сфера, и там и тут вполне себе грамотные сотрудники и руководители, но в одном случае все в принципе работает вполне себе даже приемлемо, а в другом – как получится. В чем же разница? Почему мы можем обеспечить поддержку оборудования, ОС, вебсервисов, но при этом с поддержкой бизнес-платформ, таких как учетные системы, системы анализа данных, документооборота, управления бизнес-процессов и прочих – зачастую возникают сложности? В чем может быть загвоздка?

Возьмем другой пример, чуть более приближенный к нашей тематике. Итак, у нас есть компания, которая использует некую «стандартную» конфигурацию учетной системы (неважно какой). Поскольку конфигурация стандартная, то компания не имеет в штате разработчиков для внесения исправлений и изменений в используемую систему. Вполне очевидно, что у пользователей возникают разного рода проблемы и вопросы с применением данной системы. Пользователи, это люди несколько далекие от IT («продажники», бухгалтера, начальники и т.д.) и вникать в детали, как оно собственно работает внутри, им нелегко, да и просто некогда.

На этом моменте давайте остановимся чуть подробнее. Итак, у нас это чистая компания – потребитель. То есть сама компания не производит продукт, которым пользуется, а покупает его на стороне. В этом случае, если нет своей «службы поддержки», то конечные пользователи сами пытаются решать возникающие проблемы. В результате теряется много времени, нервов, начинаются чудеса с данными и т.д. В общем, все как всегда.

И руководитель вновь организуемой «службы поддержки», задает себе два главных вопроса:

— какова цель работы «службы поддержки»? Для кого они работают?
— каким должен быть идеальный сотрудник этой службы?

С ответами сложностей быть не должно. Данная служба создается, чтобы взять на себя работу с производителем/поставщиком и избавить конечных пользователей от ненужных им технических манипуляций. То есть заказчиком (потребителем) результатов работы «службы поддержки» являются конечные пользователи.

Едем дальше, а как же оценивать работу сотрудников этой службы? Скоростью решения проблемы? Скорее нет, чем да, поскольку они не могут, да и не должны лезть вовнутрь конфигурации или платформы учетной системы. Поэтому немного утрируем, и получается, что их задачи тоже вполне очевидны — удостовериться, что:

Итак, на текущий момент мы, в общем, двигаемся в верном направлении. Примерно об этом нам говорят книжки из ITIL, множество прочитанных статей, да и логика тоже это подтверждает. И на самом деле, тут откровений нет. Но они будут дальше.

Итак, у нашего руководителя все получилось хорошо, все счастливы, и уже компания – производитель этой самой учетной системы, пригласила его/ее наладить их «службу поддержки». И вот тут начинаются чудеса. На новом месте он/она вновь задается теми же самыми вопросами, что и ранее:

— какова цель работы «службы поддержки»? Для кого они работают?
— каким должен быть идеальный сотрудник этой службы?

И вот в этом случае, ответы уже будут очень сильно отличаться от того, что мы видели ранее. Итак, мы имеем дело с компанией – производителем. То есть компания имеет штат разработчиков, которые придумывают и воплощают в жизнь свои идеи в некоем продукте, которым пользуются другие компании. И получается, что при отсутствии «службы поддержки», именно разработчики вынуждены отвлекаться от своей основной работы и заниматься пустяковыми (по их мнению) проблемами, в то время, когда «вселенная нуждается в идеальной учетной системе». Иными словами, в данном случае, заказчиком услуг «службы поддержки» являются уже не пользователи, а разработчики. И им уже не нужно требовать, чтобы сотрудник отдела что-то там собирал и отдавал им, тут уже необходимо, чтобы эта служба была в состоянии сама решать большинство проблем. Понимаете разницу?

Получается, что при похожем названии, и вроде бы, как одной функции, у отделов совершенно разные требования к их работе. То есть мы имеем два полюса, два чистых и совершенно противоположных подхода к организации работы «службы поддержки». К большему сожалению, эту разницу мало кто видит, а из тех, кто видит, ее часто игнорируют.

Ведь тот же ITIL эту разницу не обозначает и подавляющее большинство интерпретаций основаны именно на подходе для компаний – потребителей. По этой причине я предпочитаю вариант «службы поддержки» для компаний – производителей именовать «техническая поддержка», чтобы отличать от «службы поддержки пользователей», «отдела сопровождения ПО» и прочих «service desk» в компаниях-потребителях.
Резюмируя, мы получаем следующую картину:

Служба поддержки пользователей

Служба технической поддержки

Заказчик (потребитель услуг отдела)

Требования к сотруднику

Очевидно, что в реальной жизни нам приходится использовать некий компромисс и смешение этих двух противоположностей, но, тем не менее, зная эти «ингредиенты» руководитель уже сможет подготовить свой собственный рецепт, наиболее полно соответствующий условиям конкретной организации, выстроить соответствующие процессы и подготовить SLA, которые будет отвечать интересам всех заинтересованных сторон (включая отдел поддержки/сопровождения).

К чему обычно приходим

Ну и в качестве бонуса, небольшой список неудачных подходов к организации работы службы поддержки.

С другой же стороны, когда к Вам обращается некий «Федор», это далеко не всегда комфортно, поскольку Вы не знаете этого человека, его никто не представлял, чтобы разводить «панибратство» и вообще, как Вы можете быть уверены, что «Федор» это его реальное имя?
Поэтому всегда, при любом ответе компании в подписи должны быть, как минимум, фамилия и имя человека, отправившего сообщение. Даже если данное письмо/сообщение идет от коллектива в целом. Кроме того, если обращение начал обрабатывать один сотрудник, то он и ведет работу по данному конкретному инциденту до конца, без постоянного переключения участников со стороны компании. Смена допускается лишь при необходимости (например, заболел, или перегружен более важными запросами, или же работу «подхватили» сотрудники «технической поддержки») и новый ответственный сотрудник всегда должен представиться и указать будет ли он до конца работать по заявке, или же только временно ее обрабатывает. Вообще, все это очень странно и создается впечатление, что основами административной работы многие менеджеры просто не владеют.

Но чаще всего создание CMDB просто игнорируют, храня информацию в разрозненных файликах, письмах и даже на бумажках. Сложность в том, что критериев выбора конфигурационных/изменяемых параметров не приводится в руководствах ITIL (например, в той же третьей книге «ITIL Service Transition»). Есть только классификация и некие примеры, взятые для случаев администраторской работы. Поэтому от квалификации, опыта и чутья архитектора внедрения ITIL — зависит буквально все.

Надеюсь, это хоть немного пролило свет на то, что «знание ITIL/ITSM» само по себе ничего не гарантирует и требует в первую очередь понимания, что есть поддержка, для чего она нужна в данном конкретном случае и что является признаком успешности ее работы.

Кроме этого, анализ работы служб поддержки позволяют оценить и качество работ внешних поставщиков услуг и/или отдела разработки. Эту часть анализа деятельности зачастую вообще игнорируют.

На этом у меня все. Ваши комментарии и аргументированные замечания – всячески приветствуются.

Всем удачи и успехов.

1. «Мерзлый» песик — отсюда
2. «Суровый» пес отсюда
3. Call-центр: отсюда
4. Автобусный сервис отсюда

Источник