Подготовка и оформление отдельных видов документов что регламентирует
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Раздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Раздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.1. Правовые акты (приказы, распоряжения).
ГУЛХ издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.
3.1.1. Подготовку проектов правовых актов ГУЛХ осуществляют структурные подразделения ГУЛХ на основании поручений Начальника Главного управления лесного хозяйства, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения ГУЛХ, либо в инициативном порядке.
3.1.2. Подготовка проектов правовых актов ГУЛХ осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
3.1.3. Правовые акты ГУЛХ подписываются Начальником, либо уполномоченными лицами, в соответствии с распределением обязанностей.
3.1.4. Правовые акты ГУЛХ имеют следующие реквизиты:
— герб Омской области;
— наименование вида правового акта: приказ, распоряжение;
— дату и регистрационный номер.
Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера правового акта ГУЛХ, например:
15 апреля 2012 года N 71
— заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта ГУЛХ. Точка в конце заголовка не ставится;
— текст, который может состоять из 2 частей: преамбулы и основной части;
3.1.5. Проект правового акта ГУЛХ подготавливается исполнителем. Согласование проекта правового акта осуществляется путем создания в СЭДО листа согласования, в котором указываются необходимые участники согласования.
Проекты правовых актов ГУЛХ по вопросам проведения плановых выездных и документарных проверок, а также распоряжения по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами ГУЛХ в рамках предоставления государственных услуг, согласовываются в СЭДО.
При согласовании проекта правового акта ГУЛХ по вопросам государственной службы и кадров ставятся визы исполнителя и начальника отдела правовой и кадровой работы, а также руководителя структурного подразделения, в компетенцию которого входит подготовка правового акта.
Проекты правовых актов по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами ГУЛХ, кроме прочих согласовываются с начальником отдела бухгалтерского учета и финансового контроля ГУЛХ.
Подписанный на бумажном носителе правовой акт с листом согласования хранится в отделе ОТО.
3.1.6. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Приложения к правовому акту ГУЛХ должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.).
3.1.7. Внесение изменений в согласованный проект правового акта ГУЛХ не допускается. Внесение изменений в подписанный правовой акт ГУЛХ допускается путем принятия соответствующего правового акта.
Если в процессе согласования в проект правового акта ГУЛХ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.
Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов правовых актов ГУЛХ и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями ГУЛХ возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений ГУЛХ.
3.1.8. Совместные правовые акты с другими органами исполнительной власти Омской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) в двух экземплярах по одному для каждой из сторон.
При оформлении совместного правового акта:
— регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Омской области, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
— подписи руководителей органов исполнительной власти Омской области располагаются ниже текста на одном уровне.
3.1.9. Распоряжения ГУЛХ формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:
3.1.10. Структурные подразделения (должностные лица), организации, которым рассылается копия правового акта ГУЛХ, указываются в указателе рассылки.
По решению исполнителя готовится лист ознакомления правого акта с сотрудниками ГУЛХ. Ознакомление сотрудников ГУЛХ с правовыми актами осуществляется посредством СЭДО, а также электронной почты.
3.1.11. Работники отдела ОТО обеспечивают направление копий приказов ГУЛХ в течение 3 рабочих дней после их регистрации в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области и прокуратуру Омской области.
3.2. Положение, правила, инструкция.
3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ГУЛХ.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных правовых актов.
Утверждение положения (правил, инструкции) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
3.2.3. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается правовым актом, то положение (правила, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Протоколы могут составляться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.
3.3.2. Во вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствующих на заседании, а также при необходимости лиц, приглашенных на совещание (заседание).
43 человека (список прилагается)
Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля, например:
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска: «текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
3.3.3. Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляется и подписывается ответственным исполнителем структурного подразделения ГУЛХ, готовившего рассмотрение вопросов.
Если копия протокола дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должностного лица, составляющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты.
Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
3.3.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта 14, 12 и имеют следующие реквизиты:
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должностей лиц, подписавших протокол, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
3.5. Служебные письма.
3.5.1. Письма в ГУЛХ готовятся как:
— ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области;
— ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области и Правительства Омской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГУЛХ;
— ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
Служебные письма оформляются на бумажном носителе или в форме электронных документов.
Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по исполнению. В них указывается для чего направлен основной документ, что по нему нужно сделать и в какие сроки.
Инициативные письма готовятся за подписью Начальника ГУЛХ, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание.
Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. «, «направляю. «.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.
Подписание служебных писем в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП подписанта.
Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО ГУЛХ.
3.5.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.
Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручению, зафиксированному в резолюции.
Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.
Текст акта может состоять из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.
Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.
В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.
После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение.
Акт содержит следующие реквизиты:
— наименование структурного подразделения;
— гриф утверждения (при необходимости);
— печать (при необходимости).
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты составляются по установленной форме и подписываются соответствующими должностными лицами.
3.7. Служебная записка.
Переписка между структурными подразделениями ГУЛХ осуществляется на основании служебных записок.
Служебная записка содержит отчеты работников ГУЛХ о выполнении поручений начальника, его заместителей, руководителей структурных подразделений ГУЛХ, а также предложения работников ГУЛХ по вопросам работы ГУЛХ. Служебная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления служебной записки, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки служебной записки. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.
Подписание служебных записок в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП подписанта или заверяется ЭП работника отдела ОТО.
Все подготовленные служебные записки должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО ОТО.
ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником
Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 7 к Инструкции).
Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.
К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.
Текст телеграммы излагается на одной стороне листа, кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.
В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.
В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.
Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.
Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью начальника, первого заместителя начальника, с подписью и визами формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Доверенность оформляется на представителя ГУЛХ для подтверждения его полномочий перед третьими лицами действовать от имени ГУЛХ. Доверенность оформляется на бланке ГУЛХ.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
— должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные лица (в случае необходимости), которому выдана доверенность;
— образец подписи лица, которому выдана доверенность (в случае необходимости);
— срок действия доверенности.
Доверенность от имени ГУЛХ оформляется отделом правовой и кадровой работы и отделом бухгалтерского учета и финансового контроля.
Доверенность подписывается Начальником или уполномоченным им лицом. Доверенность заверяется оттиском гербовой печати.
Доверенности, выданные от имени ГУЛХ, регистрируются в отделе правовой и кадровой работы и отделе бухгалтерского учета и финансового контроля ГУЛХ в Журнале учета доверенностей согласно утвержденной номенклатуре дел.
Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 9 к Инструкции).
Телефонограммы за подписью Начальника, первого заместителя Начальника, заместителя Начальника передаются и принимаются на их имя уполномоченными лицами.
После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:
— в графе «Принял» указывается должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
— в графе «Передал» указывается должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.
Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.
Факсограммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка. Допускается оформление факсограммы на бланке ГУЛХ с присвоением регистрационного номера.
При передаче и приеме текстов факсограмм по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
— объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
— ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на непосредственного исполнителя, подготовившего и передавшего документ, и руководителя соответствующего структурного подразделения ГУЛХ;
— запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях ГУЛХ, осуществляется их руководителями.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распорядительные документы: что про них нужно знать
Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
Всем, кто на этой неделе забронирует место в группе, «Клерк» подарит месяц безлимитных консультаций, чтобы было легче учиться на потоке.
Покажите директору, на что вы способны. Записаться и получить подарок