Топ бай еди система
Инструкция пользователя. WEB-интерфейс. ЭТТН_ЭТН
1. Основные понятия и термины
EDI-провайдер – Организация (юридическое лицо), являющаяся резидентом Республики Беларусь, прошедшая в установленном порядке аттестацию и обеспечивающая по договору с участниками ЭОД передачу, получение и хранение электронных документов.
ИС ЭДиН – Информационная система передачи электронных документов и накладных «ЭДиН».
ЭОД – Электронный обмен документами.
ЭДО – Электронный документооборот.
ЮЗДО – Юридически значимый документооборот.
ЭТТН – Электронная товарно-транспортная накладная.
ЭТН – Электронная товарная накладная.
Подтверждение – Электронное сообщение, генерируемое EDI-провайдером.
Извещение – Электронное сообщение, посылаемое грузоотправителем и грузополучателем друг другу в ответ на входящие сообщения.
ГО – грузоотправитель.
ГП – грузополучатель.
2. Общие сведения
Грузоотправитель и грузополучатель должны создавать ЭТТН и ЭТН в соответствии с типовыми формами с заполнением всех предусмотренных реквизитов, за исключением тех, заполнение которых в электронном виде не представляется возможным (печати, штампы, личные подписи).
Электронный обмен сообщениями между участниками должен состоять из упорядоченного набора электронных документов. В соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, электронным сообщениям должен быть присвоен уникальный шестизначный код, состоящий из заглавных букв.
— для ЭТТН: BLRWBL (накладная), BLRWBR (накладная-ответ);
— для ЭТН: BLRDLN (накладная), BLRDNR (накладная-ответ);
— для электронных подтверждений и извещений – BLRAPN.
Порядок создания, передачи, получения ЭТТН и ЭТН в виде электронных документов, представлены на диаграммах последовательности обмена электронными сообщениями.
3. Действия грузоотправителя.
3.1 Создание ЭТТН.
Примечание: Перед началом работы по созданию ЭТТН необходимо произвести настройки ключа и браузера.
Для создания ЭТТН, необходимо выбрать пункт навигационного меню «Создать», затем выбрать тип документа – «ЭТТН». Далее необходимо заполнить всю необходимую информацию, заполняемую на бланке строгой отчетности.
После заполнения основной информации, необходимо нажать на кнопку «Добавить товарную позицию» и добавить информацию о передаваемом грузе.
Далее необходимо перейти на вкладку «Информация о перевозке», заполнить необходимые данные и нажать на кнопку «Подписать и отправить документ».
После того, как ГО создал электронную накладную, ее можно посмотреть, перейдя в пункт навигационного меню «Отправка», затем «ЭТТН» и нажать на номер накладной.
Открывшаяся форма будет выглядеть аналогично форме создания накладной. Для просмотра привычной для пользователей формы, в виде бланка строгой отчетности, необходимо нажать на кнопку «Печать».
Для просмотра истории статусов создаваемой ЭТТН, необходимо нажать на вкладку «История статусов».
ВАЖНО! После того, как ГО создал накладную и отправил EDI-провайдеру, EDI-провайдер получает ЭТТН, валидирует и создает в адрес ГО «Подтверждение о получении ЭТТН (код 2550)». После того, как ГО получит данное подтверждение, статус накладной изменяется на «Передана». Только после получения данного подтверждения, водитель может приступать к транспортировке груза в адрес ГП.
После получения накладной ГП отправляет подтверждение о получении и статус накладной меняется на «Получена». Далее ГП отправляет накладную-ответ, статус накладной изменится на «Подтверждена»
По отправленной накладной со статусом «Подтверждена» ГО должен создать извещение о получение «Накладной-ответа». Для этого необходимо перейти в просмотр электронной накладной и нажать на «Подтвердить получение ответа». В открывшейся форме нажать «Подписать и отправить».
После того, как ГО создаст извещение о получении «Накладной-ответа» накладная изменит статус на «Создана». Цикл накладной считается завершенным.
3.2 Создание ЭТТН на основании ранее созданных.
Добавлена возможность создания электронных накладных на основании уже отправленных на платформу. Для этого необходимо перейти в пункт навигационного меню «Отправка», затем «ЭТТН» и выбрать накладную на основании которой будет создана новая. Перейдя в просмотр накладной нажать на «Создать на основании»
Новый документ содержит все данные старой накладной, но имеет новый уникальный номер электронной накладной и текущую дату. При необходимости можно отредактировать данные и при готовности подписать и отправить документ.
3.3 Работа с черновиками.
В процессе создания документа у пользователя системы есть возможность сохранить документ в черновики, чтобы в дальнейшем продолжить заполнение или подписать документ другим пользователем с помощью ЭЦП. Для сохранения документа необходимо нажать на «Сохранить черновик» внизу экрана.
4. Действия грузополучателя. Подтверждение ЭТТН.
Для просмотра привычной для пользователей формы, в виде бланка строгой отчетности, необходимо нажать на кнопку «Печать».
Для просмотра истории статусов ЭТТН, необходимо нажать на вкладку «История статусов».
ГП должен подтвердить факт получения ЭТТН. Данное действие не связано с прибытием водителя к ГП, но является обязательным действием. Для создания извещения о получении накладной, ГП должен открыть для просмотра накладную и нажать «Подтвердить получение накладной»
При необходимости сделать комментарий, затем нажать на кнопку «Подписать и отправить»
После создания извещения о получении накладной, статус ЭТТН изменится на «Получена»
ВАЖНО! Согласно «ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И НАЦИАНАЛЬНОЙ АКАДЕМИИ НАУК БЕЛАРУСТ» от 17 апреля 2014 г. № 22/4, Грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения электронной накладной проверяет полученную от грузоотправителя электронную накладную на ее соответствие требованиям законодательства, а также наличие и правильность заполнения реквизитов накладной. В случае, если по результатам проверки поступивших товарно-материальных ценностей в электронную накладную не требуется внесение изменений и (или) дополнений, грузополучатель:
— подписывает электронную накладную ЭЦП;
— передает электронную накладную в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера.
После получения груза Грузополучателем, необходимо создать «Накладную-ответ». Для этого, необходимо перейти в просмотр накладной и нажать на «Создать ответ».
После принятия груза ГП создает Накладную-ответ. Для этого необходимо нажать «Создать ответ»
Далее необходимо заполнить информацию о том, кто принял груз, номер пломбы и добавить сведения о составленных актах, при необходимости. После заполнения данных, нажать «Подписать и отправить».
5. Корректировка накладной
ВАЖНО! Согласно «ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И НАЦИАНАЛЬНОЙ АКАДЕМИИ НАУК БЕЛАРУСТ» от 17 апреля 2014 г. № 22/4, в случае необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения электронной накладной формирует уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной с указанием необходимых корректировок;
— подписывает уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной ЭЦП;
— передает уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера.
Грузоотправитель создает новую электронную накладную с учетом изменений и (или) дополнений, указанных в уведомлении и передает грузополучателю новую электронную накладную в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией.
После получения груза ГП и необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной, ГП должен перейти в просмотр накладной и нажать на «Создать корректировку».
При необходимости сделать комментарий, затем нажать на кнопку «Подписать и отправить»
Статус накладной изменится на «Требуются изменения»
Далее ГО необходимо подтвердить получение корректировки
При необходимости сделать комментарий, затем нажать на кнопку «Подписать и отправить»
После этого ГО необходимо отменить накладную.
Статус накладной изменится на «Отменена» Цикл накладной считается завершенным.
6. Отмена накладной
ВАЖНО! Согласно «ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И НАЦИАНАЛЬНОЙ необходимости отмены ранее переданной электронной накладной грузополучателю грузоотправитель не позднее 3 рабочих дней со дня передачи электронной накладной повторно передает ранее переданную электронную накладную, которую необходимо отменить, с признаком «Отмена».
При необходимости отмены электронной накладной ГО нужно выбрать накладную, перейдя в пункт навигационного меню «Отправка», затем «ЭТТН» и нажать просмотр накладной.
В меню просмотра накладной нужно нажать «Отменить»
ВАЖНО! Если ГП сформировал Накладную – ответ и статус накладной стал «Подтверждена», то сделать отмену электронной накладной ГО сможет только после отправки «подтверждения получения ответа.
Далее ГП подтверждает получение отмены и статус накладной изменится на «Отменена» Цикл накладной завершен.