Учет авто в бухгалтерии
Учет приобретенного автомобиля: бухгалтерский и налоговый учет
Компания может приобрести автомобиль разными способами. Например, купить, взять его в аренду или в лизинг. Ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит» Тенгиз Бурсулая рассказал «Расчету» о бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению автомобиля в этих ситуациях.
Бухгалтерский учет автомобиля
Если автомобиль предполагается использовать для служебных нужд на протяжении длительного времени – 12 месяцев и более, – то машина принимается к учету в качестве объекта ОС (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н; п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Объекты ОС принимаются к учету по первоначальной стоимости, которая складывается из фактических затрат на их приобретение, за исключением НДС и других возмещаемых налогов.
При покупке автомобиля его стоимость равна сумме, уплачиваемой продавцу в соответствии с договором (п. п. 7, 8 ПБУ 6/01, п. п. 23, 24 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). Моментом принятия объекта к учету в составе ОС является дата фактической готовности машины к использованию. Факт готовности и принятия объекта к учету в составе ОС оформляется составлением соответствующего первичного учетного документа (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). В случае с машиной такой бумагой будет акт (накладная) приемки-передачи ОС, составляемый на каждый отдельный инвентарный объект (п. 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).
Начисление амортизации
Стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01, п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств). При применении в бухгалтерском учете линейного способа начисления амортизации годовая сумма отчислений рассчитывается исходя из его первоначальной стоимости и нормы амортизации, исчисленной с учетом срока полезного использования объекта ОС, установленного компанией при принятии объекта ОС к бухгалтерскому учету (п. 18, абз. 2 п. 19 ПБУ 6/01, пп. «а» п. 54 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Начисление амортизации начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта, либо его списания с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01, п. 61 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Амортизационные отчисления признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности в месяце их начисления (п. п. 5, 8, 16, 18 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, п. 64 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).
Затраты компании, связанные с арендой транспортного средства, которое используется для управленческих нужд, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в учете ежемесячно в суммах, установленных договором.
Амортизация по автомобилю, используемому для управленческих нужд, отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу» – для торговых организаций) и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств» (п. 25 ПБУ 6/01, п. 65 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, Инструкция по применению Плана счетов).
Срок использования машины
Для налогового учета приобретенный автомобиль признается амортизируемым имуществом и учитывается в составе ОС (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Первоначальная стоимость объекта ОС равна цене его приобретения (абз. 2 п. 1 ст. 257 НК РФ). При применении линейного метода сумма начисленной за один месяц амортизации в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его первоначальной стоимости и нормы амортизации, определенной для данного объекта. Норма амортизации определяется исходя из срока полезного использования (пп. 1 п. 1 ст. 259, п. 2 ст. 259.1 НК РФ).
Срок использования машины определяется фирмой самостоятельно на дату ее ввода в эксплуатацию с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (п. 1 ст. 258 НК РФ). В соответствии с Классификацией легковые автомобили (за исключением машин, отнесенных к иным группам) принадлежат к третьей амортизационной группе (имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно) (п. 1, абз. 4 п. 3 ст. 258 НК РФ)).
Начисление амортизации начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию. Сумма начисленной амортизации ежемесячно признается в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3 п. 2 ст. 253, п. 2 ст. 259, п. 3 ст. 272 НК РФ).
Налоговый вычет
После принятия к учету автомобиля, который будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, организация может произвести налоговый вычет, предъявленного ей продавцом, на основании полученного счета-фактуры, соответствующего требованиям, установленным статьей 169 НК РФ (пп. 1 п. 2 ст. 171, абз. 1, 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).
Счет-фактура регистрируется в части два журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и в книге покупок. Сумма НДС, предъявленная организации при приобретении объекта ОС, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-1 «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств». При принятии НДС к вычету производится запись по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 19 (Инструкция по применению Плана счетов).
Аренда автомобиля
Арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Затраты компании, связанные с арендой транспортного средства, которое используется для управленческих нужд, относятся к расходам по обычным видам деятельности и признаются в учете ежемесячно в суммах, установленных договором (п. п. 5, 6, 6.1, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).
Налог на прибыль
Арендная плата за временное владение и пользование машиной, используемой для управленческих нужд, учитывается в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации. При применении в бухгалтерском учете линейного способа начисления амортизации годовая сумма отчислений рассчитывается исходя из его первоначальной стоимости и нормы амортизации.
По общему правилу расходы признаются при условии соответствия их требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ, т. е. расходы должны быть документально подтверждены и обоснованны. Документальным подтверждением трат на аренду для целей налогообложения являются заключенный договор, содержащий порядок выплаты арендных платежей, документы, подтверждающие уплату платежей, а также акт приемки-передачи имущества. При этом ежемесячного составления актов оказанных услуг по договору аренды для указанных целей не требуется (если это не предусмотрено договором аренды) (см., например, письма Минфина России от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/1/12764, УФНС России по г. Москве от 17 октября 2011 г. № 16-15/100085@).
Суммы НДС, предъявленные арендодателем по услугам за предоставление транспортного средства, используемого для управленческих нужд, организация вправе принять к вычету при условии принятия к учету указанных услуг и при наличии счетов-фактур, оформленных в соответствии с требованиями законодательства (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).
Постановка на учет автомобиля в бухгалтерском учете
Классификация и оценка автомобилей
С 2022 года ПБУ 6/01 утратил силу. Вместо него действуют ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения». Как правильно учитывать изменение первоначальной стоимости ОС при применении новых стандартов, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Исключением являются автомобили, приобретенные для перепродажи (тогда они являются товаром) и автомобили, произведенные на предприятии (тогда они учитываются как готовые изделия).
О том, какое имущество относится к основным средствам предприятия, узнайте здесь.
Для учетных целей автомобили как ОС подразделяются по следующим признакам:
Перед тем как оприходовать поступивший автомобиль на счете 01 «Основные средства», все сопутствующие затраты бухгалтер аккумулирует на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». Накопленные на счете 08 затраты бухгалтер списывает в дебет счета 01 при приведении автомобиля в состояние, в котором его можно использовать.
К учету данный вид имущества принимается по первоначальной стоимости. Она определяется в момент ввода в эксплуатацию и остается неизменной на протяжении всего периода нахождения на предприятии.
В зависимости от источника поступления автомобиля первоначальной его стоимостью будет являться:
ООО «Фортуна» приобрело в автосалоне новую машину марки Ford стоимостью 1 200 000 руб. без НДС
Государственная пошлина, уплаченная за регистрацию автомобиля, составила 2 000 руб.
Бухгалтер «Фортуны» оформил следующие проводки:
Участник ООО «Стиль» Борисов П. П. осуществил взнос в уставной капитал ООО автомобилем Volvo. В представленном Борисовым акте независимого оценщика автомобиль был оценен в 800 000 руб.
Бухгалтер предприятия выполнит следующие действия:
Для определения рыночной цены передаваемого объекта можно воспользоваться информацией, содержащейся в СМИ, данными органов статистики, организаций-изготовителей, ценами, определенными в экспертных заключениях.
ООО «Солнышко» по договору дарения получило от единственного участника автомобиль LADA Granta стоимостью 250 000 руб.
В автосервисе был произведен ремонт LADA Granta на сумму 52 000 руб.
Государственная пошлина составила 2 500 руб.
Бухгалтер ООО ввел автомобиль в эксплуатацию в следующем порядке:
При невозможности установления стоимости ценностей она определяется по аналогии с тождественными (п. 11 ПБУ 6/01).
ООО «Альфа» отгрузило ООО «Станин» бытовую технику на сумму 1 416 000 руб., в том числе НДС — 216 000 руб.
Согласно договору мены «Станин» в оплату поставленной бытовой техники передал «Альфе» автомобиль Nissan.
Эти операции бухгалтер «Альфы» отразит так:
Как отразить в бухгалтерском учете покупку автомобиля у организации или физического лица по правилам новых ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения», детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Документальное оформление и аналитический учет поступления автомобиля
Срок полезного использования автомобиля в месяцах определяется на основании классификатора ОС.
С классификатором ОС можно ознакомиться здесь.
При поступлении автомобиля на предприятие за ним закрепляется инвентарный номер, который остается неизменным на протяжении всего срока службы автомобиля на данном предприятии. При последующем выбытии автомобиля этот номер для учета других ОС использованию не подлежит.
Поступление автомобиля оформляется актом приемки-передачи ОС-1 или самостоятельно разработанной и утвержденной формой. Акт составляется на каждый автомобиль с обязательным приложением технической документации.
Бланк формы ОС-1 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Учет автомобилей на предприятии должен быть осуществлен в аналитике по каждой классификационной группе, по месту нахождения и по источникам приобретения. Данный порядок учета обеспечивается данными, содержащимися на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом по счету 01. Типовой формой карточки является форма ОС-6.
Предприятиям, имеющим небольшое количество ОС, разрешается вести их учет в инвентарной книге по местам учета и классификационным группам.
Примеры заполнения первичных документов по поступлению ОС см. в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
При постановке на учет автомобиля необходимо особо уделять внимание правильному формированию его стоимости и документальному оформлению.
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок
Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.
Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.
Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.
Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).
Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.
Транспортный налог
Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.
Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.
Налог на прибыль
Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.
В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.
Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства
Вид расхода
Вид расхода в НУ
Ссылка на законодательство
Услуги по управлению автомобилем
Страховые взносы на услуги по управлению
Текущий и капитальный ремонт
Расходы на ремонт основных средств*
пп. 1 и 2 ст. 260 НК*
Расходы на содержание
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК
Материальные расходы** или
пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***
Страхование (ОСАГО, КАСКО)
Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование
пп. 1 п. 1 ст. 263 НК
* если обязанность возложена на арендатора,
** для производственной деятельности,
*** для нужд управления.
Первичные документы
Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.
Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.
Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.
Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.
Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.
Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.
В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.
Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.
Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.
Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).
Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).
При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.
Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.
Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
НДФЛ и страховые взносы
Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.
Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.
НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.
Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.
Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:
Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.
По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.
Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.
Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.
Таблица 2. Бухгалтерские проводки