Что можно использовать вместо кассового аппарата
С 1 июля 2021 закончились отсрочки по онлайн-кассам
Теперь онлайн-касса будет нужна практически всем ИП и компаниям
Виктор Подгорский
До 1 июля 2021 без онлайн-кассы могли работать ИП без сотрудников, которые сами оказывают услуги, выполняют работы или продают товары своего производства. Если нет других льгот, теперь онлайн-касса должна быть и у них тоже.
Кто теперь должен работать с онлайн-кассой
Онлайн-касса нужна всем компаниям и ИП, которые принимают оплату от физлиц. Неважно, как платит покупатель — наличными, картой или переводит на счет, продавец должен дать фискальный чек.
Если у бизнеса покупают только компании и ИП, онлайн-касса понадобится для приема платежей наличными или через терминал. При переводе денег с расчетного счета на расчетный счет можно работать без онлайн-кассы.
Кому онлайн-касса не нужна
Закон разрешает некоторым видам бизнеса обойтись без онлайн-кассы: можно торговать с лотка, на фруктовых и овощных развалах, продавать квас и молоко в розлив, газеты и мороженое в киоске.
Например, онлайн-касса не нужна:
Предприниматели, которым можно по закону работать без онлайн-кассы, имеют право не выдавать клиенту документ о покупке.
Исключение — ИП на патенте и в труднодоступной местности. Эти предприниматели, даже если им можно работать без онлайн-кассы, должны дать покупателю документ о расчетах. Какой он будет — решает ИП, главное — включить в него обязательные реквизиты. Если продавец не выдаст документ о расчетах, его могут оштрафовать так же, как за торговлю без онлайн-кассы.
Как накажут за работу без онлайн-кассы
Если предприниматель не соблюдает закон 54-ФЗ, он может получить штраф или предупреждение.
| Нарушение | Наказание для компаний | Наказание для руководителей или ИП |
|---|---|---|
| Продажа без онлайн-кассы, в том числе когда ее в принципе нет | От 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 ₽ | От 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽ |
| Невыдача документа об оплате продавцом в труднодоступной местности или ИП на патенте | От 75 до 100% суммы расчета, но не менее 30 000 ₽ | От 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽ |
| Повторная торговля без онлайн-кассы, если сумма расчетов составила в совокупности 1 000 000 ₽ и более | Приостановление деятельности на срок до 90 суток | Для руководителя — дисквалификация на срок от 1 до 2 лет |
Для ИП — приостановление деятельности на срок до 90 суток
Что делать, если вам с июля нужна онлайн-касса
Если с 1 июля вам нужно начать работать с онлайн-кассой, рекомендуем поторопиться и установить необходимое оборудование заранее, чтобы 1 июля уже начать выдавать чеки.
Вот подборка статей, которые помогут перейти на новые правила работы:
Что можно использовать вместо кассового аппарата
10 МИН
Как выбрать онлайн-кассу и помочь своему бизнесу
Онлайн-кассы — «страшилка» для небольших предприятий: мол, они только усложняют ведение бизнеса, стоят огромных денег и вообще бесполезны. Разобрались, кому и зачем они нужны и как могут помочь бизнесу.
Что такое онлайн-касса и зачем она нужна
Обычные кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальном блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.
Чем полезны онлайн-кассы
Прямая передача данных о чеках выгодна как Федеральной налоговой службе (ФНС), так и добросовестному бизнесмену.
Меньше бумажной отчётности и налоговых проверок
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
Можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
При этом процедура подключения новой кассы легче, чем старых кассовых аппаратов. Для этого даже не надо посещать налоговую, достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru.
Кто может обойтись без онлайн-кассы
Рано или поздно кассу с фискальным накопителем придётся установить большинству предпринимателей: ФНС уверенно переходит на «цифру» и требует от бизнеса того же. С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.
Отсрочки
1 июля 2019 года закончились отсрочки для ИП на ЕНВД и патенте, у которых есть наёмные работники. Ещё на 2 года продлили отсрочку для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства. Они могут работать без онлайн-касс до 1 июля 2021 года.
К примеру, если вы продаёте кофе навынос или булочки, которые печёте сами, онлайн-касса пока не нужна. Однако вы обязаны её установить, если кофе продаёт нанятый бариста, а булочки испёк кто-то другой.
Постоянные льготы
Вообще без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).
Без онлайн-касс могут обойтись ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).
Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.
Какими бывают онлайн-кассы
Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем 168 моделей оборудования.
Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий:
Сколько стоят онлайн-кассы
Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.
Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.
Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.
Что влияет на выбор онлайн-кассы
Вид бизнеса 
Если у вас небольшая торговая точка без подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а также несколько терминалов эквайринга.
Важность автоматизации
Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить, должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой ускорит автоматизацию процессов.
Поток клиентов
Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.
Программное обеспечение
Софт для кассы должен быть совместим с ПО на остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить соответствующий договор с поставщиком.
Как выбрать подходящую модель онлайн-кассы
На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.
Эвотор 5
Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.
Эвотор 7.2
Подходит для торговли в стационарных торговых точках.
Эвотор 7.3
Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.
Эвотор 10
Подходит для кафе, баров и ресторанов.
SmartPOS
Универсальна, компактна и подходит как для торговых точек, так и для, например, курьерской доставки
Выгодное приложение: что власти предложат бизнесу вместо онлайн-касс
Летом этого года завершился третий этап перехода на новую кассовую технику: к этому сроку онлайне-кассы должен был установить практически весь бизнес, в том числе компании и индивидуальные предприниматели (ИП), работающие в сфере услуг, имеющие хоть одного сотрудника в штате, а также ИП без сотрудников, продающие чужие товары.
По замыслу властей, переход на учетное оборудование нового образца в рамках стартовавшей в 2016 году кассовой реформы должен вывести из тени сегмент розничной торговли, обеспечить защиту прав покупателей, облегчить для предпринимателей сдачу отчетности, а также повысить оперативность и точность сбора статистической информации.
Учет и контроль
Принятые три года назад поправки в федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники» предусматривают поэтапную установку бизнесом онлайн-касс, которые осуществляют передачу информации об операциях в налоговые органы при помощи операторов фискальных данных. С 1 февраля 2017 года была прекращена регистрация техники старого образца. С июля того же года на онлайн-кассы обязали перейти компании, использующие общую и упрощенную системы налогообложения. Летом 2018 года кассы обязаны были установить малые предприниматели, работающие в сфере торговли и общепита на ЕНВД или патентной системе, имеющие наемных сотрудников.
Законом предусмотрен ряд исключений, когда онлайн-кассы могут не применяться: например, при продаже газет и журналов, торговле мороженым и безалкогольными напитками в киосках, молоком и квасом из цистерн, сезонной торговле овощами, фруктами и бахчевыми культурами, ремонте обуви, продаже театральных билетов вне касс и т.д. Кроме того, освобождены от необходимости установки нового оборудования предприниматели, ведущие деятельность в труднодоступных или отдаленных районах, а также ИП — владельцы вендинговых автоматов.
Отсрочку на установку онлайн-касс до июля 2021 года получили и ИП без сотрудников, оказывающие различные услуги, а также предприниматели, которые продают товары собственного изготовления. Это связано с реализацией пилотного проекта по введению налога на профессиональную деятельность для самозанятых, который сейчас проводится в четырех регионах: Москве, Московской и Калужской областях и Татарстане. С 2020 года планируется распространить его еще на 19 регионов. Таким образом, у предпринимателей будет выбор: зарегистрироваться в качестве самозанятого и платить налог через мобильное приложение, либо в качестве ИП, обязанного применять онлайн-кассу.
Онлайн-кассы делают операции более прозрачными и в целом облегчают документооборот между всеми контрагентами, в том числе бизнесом и государством, говорит заведующий кафедрой предпринимательства и логистики РЭУ имени Плеханова Дмитрий Завьялов.
Кроме того, их внедрение позволило вывести из серой зоны зарплаты занятых в частном секторе, говорит доцент департамента мировой экономики и мировых финансов Финансового университета Лазарь Бадалов.
Онлайн-кассы формируют чеки, в которых указываются сведения о продавце, наименование и количество товаров и QR-код, а также отчеты об открытии и закрытии смены. Данные записываются и хранятся на фискальном накопителе и передаются в налоговые органы через оператора. Это, по словам Лазаря Бадалова, исключило возможность скрывать выручку от налоговой.
За работу без онлайн-кассы предусмотрены штрафы: до 50% выручки, полученной без использования такой кассы. За повторные нарушения возможна приостановка работы на три месяца, а также отстранение руководителя предприятия от должности на срок до двух лет.
В сентябре 2019 года глава Федеральной налоговой службы (ФНС) Михаил Мишустин заявил, что по итогам реформы 1,4 млн налогоплательщиков зарегистрировали более 3 млн касс. 80 организаций и ИП подключились к сервису ФНС «API Проверка чеков», создав свои бесплатные мобильные приложения.
Кассовые преимущества
Для ИП с 2018 года предусмотрено право на применение ежегодного налогового вычета в размере до 18 тыс. руб. по каждой онлайн-кассе, включая стоимость фискального накопителя, ПО, услуг операторов. Воспользоваться им могут предприниматели, работающие на спецрежиме ЕНВД и Патентной системы.
Также технология позволит с июля 2020 года отменить отчетность для налогоплательщиков на УСН. Эта мера была включена в нацпроект «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы». По оценке Минэкономразвития России, ею могут воспользоваться около 1,2 млн потенциальных льготников.
Применение онлайн-касс должно сократить число проверок и создать среду доверия между предпринимателями и налоговым органом, отмечают в ФНС.
Автоматизация рабочего места кассира повышает пропускную способность кассовой точки, позволяет высвободить рабочее время сотрудника, говорит заведующий лабораторией искусственного интеллекта, нейротехнологий и бизнес-аналитики РЭУ имени Плеханова Тимур Садыков: «Это обеспечивает возможность расширения сферы торговой деятельности данного объекта продаж и больший доход».
В сочетании с набором приложений, которые предлагают операторы, онлайн-кассы позволяют малому бизнесу получить доступ к аналитике продаж и маркетинговым инструментам, которыми раньше пользовался в основном крупный бизнес. Речь может идти об автоматизации товарного учета, контроле кассиров и курьеров, сборе информации по различным акциям и программам лояльности. Наконец, прозрачность отчетности может повысить готовность банков кредитовать МСП.
Расходы на сервис
Предприниматели восприняли реформу неоднозначно. Согласно данным опроса аналитического центра НАФИ, проведенного в апреле 2019 года, среди участников третьего этапа кассовой реформы 56% индивидуальных предпринимателей и 33% юридических лиц восприняли нововведения негативно. 56% респондентов связывали с переходом на онлайн-кассы увеличение издержек, и только порядка 10% опасались повышения налоговой нагрузки и вынужденного роста цен и перекладывания расходов на потребителя.
Обслуживание онлайн-касс оказалось не дешевле традиционной ККТ, при этом предпринимателям пришлось нести дополнительные затраты по переходу на новую технологию: закупка новых аппаратов, фискальная память, сервис по передаче данных в ИФНС, расходы на интернет, покупка и обновление ПО. Это и послужило причиной критики, говорит Дмитрий Завьялов. По оценке «Яндекс.Денег», только установка и подключение онлайн-кассы обходится в 20–40 тыс. руб.
Онлайн-кассы не снижают нагрузку на бизнес, но делают его работу прозрачной и удобной, отмечает Дмитрий Завьялов: «Большой плюс, что не нужно раз в год при замене фискальной памяти перерегистрировать технику и печатать очередные отчеты — данные уже есть в ИФНС».
Любое новшество на первых порах встречает некоторое сопротивление и требует вложений (например, в переподготовку и повышение квалификации сотрудников), подчеркивает Тимур Садыков: «Однако он так же логичен и естествен, как и исчезновение деревянных счетов, которые использовались несколько десятков лет».
Приложение вместо кассы
В правительстве признают, что расходы на приобретение онлайн-касс для малых предприятий могут оказаться весьма чувствительными. Поэтому для сокращения издержек предпринимателей в Минэкономразвития России предложили проработать вопрос перевода малых предприятий с онлайн-касс на мобильное приложение, аналогичное приложению для самозанятых. С такой инициативой, в частности, выступил глава Минэкономразвития России Максим Орешкин.
Эта инициатива отвечает не только задачам поддержки МСП, но и цифровизации бизнеса, считает доцент кафедры Бухгалтерского учета и налогообложения РЭУ им. Плеханова Равиль Ахмадеев: «Более широкое вовлечение в круг электронных приложений разных категорий плательщиков, неважно, ИП они или юридические лица, и неважно, какие режимы налогообложения они используют, позволит сократить расходы на обслуживание кассовой техники, применяя современные цифровые методы в экономике».
Мобильное приложение, хорошо показавшее себя в использовании самозанятыми, является удачным вариантом компромисса между прозрачностью и удобством использования, говорит Дмитрий Завьялов. По его словам, такой инструмент позволит охватить те сегменты бизнеса, в которых не получилось внедрить онлайн-кассы.
Переход с онлайн-касс на приложение позволит высвободить небольшой объем денежных средств для развития, говорит доцент кафедры организационно-управленческих инноваций РЭУ имени Плеханова Михаил Хачатурян.
Как избежать покупки онлайн-кассы? Мы знаем 6 способов, и все — не очень
Президент подписал закон об отсрочке. Предприниматели без сотрудников, которые оказывают услуги или продают товары собственного производства, освобождены до 2021 года. Остальным уже пора покупать онлайн-кассы. В статье расскажем, как не стоит уворачиваться от этой обязанности.
1. Выдавать только чек эквайринга
Контур проводит вебинары об онлайн-кассах. Почти на каждом предприниматели спрашивают нас, достаточно ли купить терминал безналичной оплаты. Он печатает что-то вроде чеков. Принимать все оплаты по безналу — и никакой кассы не нужно.
На самом деле чек эквайринга не подходит. В нём слишком мало реквизитов. И терминал не передаёт данные в ОФД, поэтому налоговая не видит платежи. Это нарушение 54-ФЗ. Выдавать только чеки эквайринга — то же самое, что не выдавать чеки вообще.
2. Перейти на патент
Подать заявление и ждать полгода — рискованный вариант. За полгода без кассы можно получить штраф. Размер штрафа — от 25% до 50% от суммы «мимо кассы». Минимум — 10 000 ₽ — ст. 14.5 КоАП РФ.
Если решите перейти на патент, учитывайте ограничения этой системы налогообложения. Например, максимальное число сотрудников — 15, максимальная площадь торгового зала — 50 кв. м (а если регион разрешил, то 150 кв. м.).
3. Работать через интернет
Когда люди слышат о кассах, они представляют «железки» — устройства, которые стоят на прилавке и печатают чеки. Некоторые предприниматели оказывают услуги через интернет: рисуют сайты, разрабатывают программы, пишут тексты. Они даже не встречаются с клиентом лично. Передать бумажный чек нельзя, значит, применять онлайн-кассу не нужно, думают они.
На самом деле онлайн-кассу применяют при любых способах оплаты: через мобильный банк, по реквизитам расчётного счёта, на электронный кошелёк, через платёжного посредника вроде PayPal. Покупателю в любом случае выдают чек, при услугах через интернет — электронный.
Курс по онлайн-кассам
Расставим кассы по полочкам за 8 уроков
4. Рассчитывать на службу доставки
Служба доставки привозит заказ покупателю. Она подтверждает получение товара документами. Логично предположить, что эти документы — чеки. Так вот, обычно это не так.
По умолчанию обязанность выдать чек лежит на том, кто принимает деньги. По договору служба доставки может взять это дело на себя, а может не брать. Ей выгоднее выбрать второй вариант и не покупать кассу. В случае чего виноватым будет предприниматель.
Порой доставка встаёт на сторону предпринимателей. При заключении договора лучше проверить, что в нём об этом сказано.
Есть два исключения. Предприниматель освобождён от онлайн-касс, если:
5. Продавать товары в месте оказания услуг
При продаже товаров кассовый чек выдают в любом случае. Какая система налогообложения и вид бизнеса — не важно. Например, фотограф работает на патенте, поэтому освобождён от онлайн-касс. Ему необязательно выдавать чеки при оплате портретной фотографии. Зато продавать открытки в своём фотоателье — запрещено. Это товары, значит, нужна касса.
Исключение — когда товар используют во время оказания услуги. Например, ремонтируют машину и заменяют свечи зажигания. Выдавать чек на свечи зажигания не нужно.
6. Скрывать доходы
Самый радикальный вариант — получать все доходы неофициально. От отчаяния предприниматели снимаются с учёта или просят всех клиентов платить на личную карту, ну, или выдают ненастоящие чеки. Это решает проблему касс, но создаёт новую — риск штрафов.
Предпринимателя оштрафуют дважды: за уход от налогов и неприменение кассы. Это два разных нарушения. Из-за последнего риск неофициальной работы вырос в последние годы.
Налоговая находит нарушителей двумя способами:
Переход на тёмную сторону ровно 1 с июля тоже выглядит подозрительно. Работал-работал человек — и внезапно свернул бизнес прямо перед «кассовым дедлайном». Если кто-то пожалуется на предпринимателя, инспектор обратит внимание.
Ну и вы, наверное, знаете, что скрывать больше 2 млн ₽ доходов — это уже ст. 171 УК РФ. Предпринимателей штрафуют на сумму до 300 000 ₽ или арестовывают на 6 месяцев. При работе с сотрудниками это реальная опасность.
Переходить на онлайн-кассы неприятно: нужно разобраться в сложной теме, купить новое устройство и всё настроить. Но не переходить слишком рисковано, поэтому приходится выбирать меньшее из зол. Например, Контур предлагает хорошие комплекты по цене от 20 500 ₽: фискальник, ОФД и кассовая программа входят в стоимость.
Статья актуальна на 18.06.2019
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур