Что такое резолюция в документообороте
Резолюция в 1С Документооборот
Резолюция, это результат рассмотрения документа руководителем. Где он отмечает свое решение по определенному документу. В этой статье, мы рассмотрим резолюцию на примере программы 1С Документооборот КОРП.
Для того, чтобы резолюция была доступна в программе, перед этим нужно установить специальную галочку в настройках программы. Для этого, перейдите в раздел «Настройки и администрирование», после чего нажимаем на «Настройки программы», выбираем «Делопроизводство».
(Обязательно обратите внимание. Если вы используйте демо-версию программы. То этих функций может не быть. Все зависит исключительно от пользователя и интерфейса.).
После этого, в появившимся окне ставим галочку на пункте «Резолюция в документах».
Если выбрать эту установку, то в документах появиться новая функция, а именно «Резолюция». Теперь если пользователь нажмет на гиперссылку «Добавить», то он сможет внести резолюцию к документу.
Шаблон резолюции
Пользователь может добавлять по несколько резолюций к любому документу. Для этого, ему нужно в открывшемся окне внести нужный текст. После чего нажать на кнопку «Заполнить по шаблону».
При нажатии на кнопку создать, пользователь сможет внести свои резолюции. Благодаря шаблонам, пользователь сможет быстрее работать с документами.
Также, пользователь самостоятельно может вносить название резолюции и текст.
На закладке «Доступ», у вас появиться возможность выбрать пользователей, которые смогут использовать ваши шаблоны. Также, есть общий шаблон.
В конечном результате, мы получим шаблон с сохраненной резолюцией. Там можно выбрать нужную резолюцию.
После выбора шаблона, мы сможем увидеть его в документе. Расположен на закладе «Резолюция»
Как получить или обработать резолюцию в 1С Документоооборот
На примере мы рассмотрим обработку и получение резолюции. Регистрируем входящий документ, например, письмо. Выбор вида документа на прямую влияет на реквизиты в его форме. («Документы и файлы»-«Создать»-«Документ входящий»)
После того, как вы заполните все нужные поля. Вам нужно зарегистрировать ваш документ. Для этого, нажимаем на кнопку «Зарегистрировать». В следующем окне повторяем наши действия. После регистрации документа, запрещается вносить изменения.
Дальше нам нужно отправить документ руководителю. Для этого нажимаем на кнопку «Отправить».
После этого нажимаем «Перейти к отправке».
После чего нам нужно заполнить все пустые поля. В конечном результате задача отправиться к адресату.
Пользователь, который получит документ, сможет увидеть его в новых письмах. Для этого ему нужно открыть программу под именем пользователя, кому мы отправили документ.
После того как вы откроете документ, вы сможете поставить резолюцию вручную или используем шаблон. Для этого нажмите на кнопку «Шаблоны». После этого жмем «Рассмотрено». После этого резолюция сохраниться.
В результате наших действий, у вас в документе появиться отметка о рассмотрении. Но данная задача исчезнет сразу после просмотра документа.
После чего, документ возвратиться к отправителю на обработку.
Программа предложит обработать резолюцию и назначит исполнителя. Также, есть возможность выбрать нужных пользователей, например, юрист, менеджер и тд. После его, задача закрепиться на определенном сотруднике, который первый открыл документ.
Также, можно выбрать несколько исполнителей. Для этого, нужно указать задание и сроки, назначить проверяющего и контроллера.
После того, как вы нажмете на кнопку «Исполнить», все ваши задачи уйдут к исполнителю. После чего работа над резолюцией будет закончена.
Мы рассмотрели, как документ отправить на резолюцию, приняли с резолюции и отправили на исполнение. Программа 1С:Документооборот автоматизирует работу с документацией, оптимизируя и облегчая работу пользователей в целом.
Что такое резолюция на документе и как она ставится — образцы
Резолюция – это очень древнее понятие, под которым в настоящее время подразумевается решение, принятое должностным лицом, международным органом и даже всемирными организациями (например, ЮНЕСКО и ООН). В правовом поле Российской Федерации значение понятия немного отличается в зависимости от конкретной области применения.
В конституционном праве данное понятие обозначает акт, принимаемый парламентом.
В процессе документооборота в компаниях резолюцией называют документ, который создается уполномоченным или должностным лицом и отражает его решение. В более простом варианте — это текст, который содержит решение директора организации, проставляемый на каких-либо документах (чаще всего, заявлениях, служебных и докладных записках и т.д.).
Что такое резолюция на документах?
В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).
Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.
Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.
По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.
Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:
Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.
В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.
В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.
Для чего нужна?
Резолюция выполняет широкий спектр функций. Визирование, которое совершает уполномоченное лицо или орган, выражает конкретизированное решение по определенному вопросу.
В документообороте основными функциями являются:
Резолюция особенно ценна в небольших компаниях, когда распоряжение дирекции психологически легче отразить на бумаге, чем озвучить. Всегда содержат «выжимку» по каждому вопросу, что позволяет точно и в кратчайшие сроки удовлетворить актуальные потребности компании.
Немаловажно, что резолюция позволяет сэкономить время на создание отдельных распорядительных документов, это значительно упрощает работу всем сотрудникам организации.
При этом она автоматически ставит решение на контроль, поэтому нуждается в реквизитах.
Чаще всего в резолюции отмечают такие сведения:
Без этих реквизитов она будет считаться недействительной.
Как оформить?
Подготавливать резолюцию можно на любом документе. Делать это должно руководящее лицо или группа лиц. Отметку обязательно ставить от руки.
Ставится на самом документе – в верхнем правом углу. Если на листе не осталось свободного мест, не запрещается оформить на отдельном листе (небольших форматов – А6 или А7), если грамотно сослаться на тот документ, для которого подготавливается решение.
Правила оформления закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Лицо, которому адресована резолюция, обязано проконтролировать все этапы выполнения обязательства, а также подготовить в конце отчет о проделанной работе.
Чаще всего для написания основной части используют стандартные типовые формулировки, например такие:
Текстовая часть часто сопровождается фразами «к исполнению», «к сведению» и иными сопутствующими указаниями. При указании срока рекомендуется ставить не период (дни или недели), когда должно быть выполнено поручение, а конкретную дату, к которой привязано решение.
Проверять правильность написания резолюции на любом документе (в том числе письме, заявлении, записке) должен секретарь организации. Если начальство будет отсутствовать, разрешено поставить на резолюции подпись заместителя руководителя.
Образец резолюции на заявлении и служебной записке
Выводы
Резолюцией называется отметка должностного лица или уполномоченного лица, которая выставляется на любом документе для описания решения и может использоваться как распорядительный документ.
Оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016 – в ней указывают адресата, суть и автора решения, используя стандартные формулировки. Текст пишут на самом документе или (если на нем нет свободного места) на дополнительном листе форматов А6 или А7.
Автор – руководитель предприятия – должен заверить ее личной подписью.
Развиваем делопроизводство в DirectumRX. Часть 1: Проекты резолюций
Опубликовано:
21 июня 2018 в 17:12
Как обычно проходит рассмотрение входящих документов? Делопроизводитель обрабатывает поступившие документы и передает их на рассмотрение руководителю. В свою очередь руководитель может вынести резолюцию, лично выдать поручения или просто принять документ к сведению, если работы по нему не требуются. Если же руководитель решил вынести резолюцию, то его помощник создает поручения по резолюции и рассылает их исполнителям.
Это классический порядок, так ведется работа в большинстве случаев.
Но руководитель достаточно занятой человек, порой у него не хватает времени, чтобы лично рассмотреть все поступающие документы. Поэтому в некоторых организациях принято, что помощник заранее готовит проект резолюции – предварительный вариант решения по входящему документу. Таким образом, руководитель получает документ на рассмотрение с уже готовыми предложениями по исполнению. Согласитесь, это сильно экономит рабочее время руководителя.
В DirectumRX 2.8 появилась возможность выстроить подобный порядок рассмотрения документов. Давайте посмотрим, как это работает. А чтобы было проще проследить весь процесс, познакомьтесь с действующими лицами:
Поочередно рассмотрим действия каждого из участников.
Администратор: настройка помощника руководителя
Первым в дело вступает администратор системы. Все, что ему нужно сделать – это в карточке помощника руководителя установить флажок Готовит резолюцию для руководителя.
Теперь после того, как делопроизводитель отправит входящий документ на рассмотрение, сначала придет задание на подготовку проекта резолюции помощнику. А уже после этого руководитель получит задание на рассмотрение.
Если же флажок не установлен, то документ, как в классическом порядке рассмотрения, сразу поступит на рассмотрение руководителю.
Делопроизводитель: отправка документа на рассмотрение
Чаще всего делопроизводителю в DirectumRX для передачи документа на рассмотрение нужно лишь вложить документ и сопроводительные материалы в задачу на рассмотрение, указать адресата, срок и отправить задачу в работу.
Но в некоторых организациях делопроизводитель также может выполнять роль помощника руководителя. И этот случай в системе тоже предусмотрен.
Если делопроизводитель является помощником руководителя и готовит проекты резолюций, то он также создает задачу на рассмотрение документа. При этом в карточке задачи появляется кнопка Добавить поручения. С ее помощью делопроизводитель создает поручения, из которых состоит проект резолюции. Поручения автоматически добавляются во вложения задачи, искать и добавлять их вручную не придется.
Помощник руководителя: подготовка проекта резолюции
Предположим, что наш делопроизводитель не готовит для руководителя проекты резолюции. Это входит в обязанности непосредственного помощника, например, секретаря. В таком случае после того, как делопроизводитель обработает входящий документ и отправит на рассмотрение, помощник получает отдельное задание на подготовку проекта резолюции.
В задании также есть кнопка для добавления поручений. Все созданные поручения сразу добавляются в область вложений. А после того, как помощник выполнит задание с результатом Отправить на рассмотрение, подготовленный проект резолюции вместе с документом отправляется руководителю.
Если состав работ понятен помощнику без участия руководителя, то он может сразу отправить поручения на исполнение или принять документ к сведению. Кроме того, если за принятие решения должен отвечать другой сотрудник, то помощник может передать ему рассмотрение документа. Чтобы это сделать, достаточно заполнить поле Переадресовать сотруднику и нажать на ленте кнопку Переадресовать рассмотрение.
Все это еще больше снизит нагрузку на руководителя.
Руководитель: рассмотрение документа с проектом резолюции
И вот документ получает руководитель. В своем задании на рассмотрение документа с проектом резолюции он видит всю информацию о поручениях, которые подготовил помощник. Все наглядно: исполнители, сроки, текст поручения и контролер. Так что даже не нужно открывать карточки поручений, чтобы ознакомиться с ними.
Допустим, что руководителя полностью устраивает подготовленный проект резолюции. Один клик по кнопке Утвердить проект резолюции – и поручения отправлены на исполнение.
Если у руководителя есть замечания, то он может вернуть помощнику проект резолюции на доработку. Также он может открыть поручения из области вложений, самостоятельно скорректировать их и отправить исполнителям.
К слову, руководитель тоже может переадресовать задание другому сотруднику, если тот отвечает за принятие решения по документу. Причем такая возможность появилась и в классическом варианте рассмотрения.
Подытожим
Подготовка проекта резолюции по входящему документу до передачи на рассмотрение – отличный способ сэкономить рабочее время руководителя. А DirectumRX поможет вам автоматизировать этот процесс, сделать его более наглядным и контролируемым.
В следующих статьях мы продолжим разговор о новинках делопроизводства DirectumRX 2.8 и расскажем об ознакомлении сотрудников с организационно-распорядительными документами.
Оформление резолюции
Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.
Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.
Cтруктура резолюции
Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Адресность резолюции
Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.
Побуждение к действию
Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:
При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:
В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:
Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Общие указания выражаются следующим образом:
На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.
Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.
Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.
Сроки исполнения
Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.
Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.
Подпись руководителя и дата резолюции
Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.
Месторасположение резолюции
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).
Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.
Делайте правильный выбор
Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.
Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.