Что такое системный подход в управлении

Становление и развитие системного подхода

Такие стороны деятельности организации, как экологическая, социальная, маркетинговая, финансовая и производственная тесно связаны между собой. По причине начала расширения и усложнения внешних и внутренних отношений в организационной системе во второй половине 20-го века был сформирован системний подход к управлению.

Согласно системному подходу в менеджменте организация представлена целостной совокупностью видов производственной деятельности и элементов, которые объединяет взаимосвязь с внешней средой. В соответствии с принципом системности управленческие действия являются не только функционально вытекающими друг из друга, а оказывающими взаимное влияние. Каждый ответственный руководитель при приеме важных решений должен брать во внимание тот факт, как это решение повлияет на общий результат.

Представителем такого подхода является Ч. Барнард — исследователь социологии и философии американского происхождения, который впервые рассмотрел предприятие в качестве социальной системы. Результаты исследований ученого были изложены в таких трудах:

Чарльз Барнард считал, что из-за физических и биологических ограничений, присущих каждому человеку, люди объединяются в социальные системы для того, чтобы достичь желанной цели. Любая такая система, по мнению ученого, была условно разделена на две части: структуризацию или систему, которая сознательно координируется деятельностью общества, и другие факторы.

Понятие системы в управлении

Подход в виде системы является направлением философского познания и методологией комплексов, которые рассматриваются под разными углами для того, чтобы иметь представление о сущности организации, а также найти эффективные пути и способы воздействия на ее развитие. Принцип системности является математическим методом, при использовании которого учитываются все специфические характеристики исследуемого объекта или организации.

Перед тем как приступить к сути системного подхода и работе по управлению производством, необходимо спроектировать и обеспечить функционирование системы. Для этого нужно предпринять следующее:

Методология системного подхода наиболее популярна в Соединенных Штатах Америки, но сегодня ее используют почти во всех странах мира. Такая методология рассматривает фирму или предприятие как сложную систему, которая состоит из большого количества подсистем.

Согласно понятию «система», все подсистемы, входящие в нее, тесно связаны между собой и объединены многообразными связями с внешней средой. Но даже несмотря на то, что элементы должны быть взаимосвязаны, подсистемы во внутренней структуре организационной системы могут быть относительно автономны.

Алгоритм принятия управленческих решений

Управленческое решение является конечным результатом деятельности менеджмента, а принятие этих решений — это неотъемлемая часть принципа системности, а также творческий процесс в работе руководителя. Перед тем как принять решение, нужно поставить цель, тщательно изучить проблему, выбрать и обосновать критерии эффективности. После чего следует обсудить различные способы решения задачи со специалистами, сформулировать оптимальное решение и принять его.

Процесс управленческого решения состоит из его подготовки, принятия и реализации. На этапе подготовки специалисты прибегают к экономическому анализу ситуации, ищут, собирают и обрабатывают полученные данные, а также выявляют и формируют проблемы, которые требуют незамедлительного решения. На этапе принятия необходимо разработать и оценить альтернативные решения, отобрать критерии, после чего выбрать и принять наиболее выгодное решение.

Последняя стадия заключается в реализации решения, во время которой нужно контролировать ход его выполнения и вносить необходимые поправки. От того, каким будет полученный результат, зависит оценка принятого решения, которые, в свою очередь, могут быть:

Для принятия решений следует руководствоваться только достоверными, актуальными и прогнозируемыми данными. Также нужно брать во внимание возможные последствия и анализ факторов, способных оказывать влияние на решение.

Описание ключевых механизмов

На сегодняшний день в науке существует несколько основных механизмов принятия управленческих решений, начиная от общего руководства и заканчивая матричной структурой. Процесс принятия решений общим руководством предусматривает, что во главе стоит один линейный (общий) руководитель, который, в свою очередь, находится в подчинении вышестоящего руководства.

Что касается правил или нормативов, то их разрабатывают сами фирмы или организации. Двусторонние решения принимают руководители одного уровня на основе собственного мнения и без согласования с вышестоящим руководством. Работа целевых групп зависит от группового взаимодействия, поскольку они принимают только те решения, которые касаются конкретных аспектов совместной деятельности для достижения поставленных целей.

Предыдущие горизонтальные механизмы несколько отличаются от матричной структуры, где глава проекта наделен линейными правами. Такие полномочия схожи с теми, которыми обладают руководители функциональных подразделений.

Сущность принципа системности

Поскольку система является совокупностью элементов, которые постоянно взаимодействуют между собой, в управлении существует ее закрытый и открытый тип. Закрытая система отличается жесткими фиксированными границами, а ее действия являются независимыми от окружающей среды.

Система открытого типа характерна тем, что постоянно взаимодействует с внешней средой. В связи с этим она не в состоянии самостоятельно обеспечивать себя необходимыми ресурсами, энергией и информацией, поступающей извне. Преимуществом отрытой системы является то, что она быстро приспосабливается к переменам во внешней среде для привычного функционирования.

Принцип системности необходим для устранения главного недостатка всех существующих экономических школ. Этот недостаток заключается в том, что та или иная экономическая школа концентрирует свое внимание на одном элементе, а с помощью принципа системности проводится комплексный анализ организации. Одним из ключевых понятий такого подхода является системный анализ, включающий:

Перед исследованием сущности управления следует определить его основные составляющие и установить их взаимосвязь с окружающей средой. Также нужно брать во внимание различия между управлением функционирования организации в заданных условиях и управлением развития системы. В первом случае необходимо ликвидировать внешние и внутренние возмущения таким образом, чтобы не изменились выходные параметры системы. Во второй ситуации входные и выходные параметры должны меняться вместе с изменениями, происходящими во внешней среде.

С помощью регулирования системы можно обеспечить ее деятельность, которая выровняет состояние выхода по заданному параметру. Из этого можно сделать вывод, что главной задачей системного принципа в управлении является то, чтобы установить заданное руководством состояние работы организации, а сложность зависит от того, какое число изменений в системе.

Проблемы и пути их решения

Из-за низкой эффективности взаимодействия элементов окружающей среды с системой или назревающим уровнем их неудовлетворения исходными продуктами системы в системном подходе может возникнуть проблемный случай. Для того чтобы установить факт наличия проблемы, необходимо заранее предполагать ложность или правдивость ее формулировки и принадлежности.

Проверка истинности проводится в том случае, если в системе присутствуют потери социального или экономического характера. Значимость проблемы принято определять по экономическому или же социальному аспекту, который образуется в результате устранения проблемной ситуации. Оценку уровня проблемности производят методом сравнения фактических значений достигаемых целей с их нормативными или плановыми показателями. В процессе рассмотрения проблемной ситуации требуется установка ее возможной связи с другими проблемами, которые делятся на:

С помощью анализа связей проблемных ситуаций между собой можно глубоко и четко выявить причинно-следственную зависимость и разработать комплексное решение. Такой подход также позволит составить рекомендации для того, чтобы изменить внешнюю среду и исследуемую систему к лучшему.

Немаловажное значение в процессе анализа имеет определение уровня того, насколько информация о возникшей проблеме является полной и достоверной. Только при полноте картины можно четко сформулировать суть проблемы и перечень параметров, которые ее описывают. При неполноте информации рекомендуется прибегнуть к одному из двух альтернативных вариантов: провести дополнительную работу с целью получения недостающих данных или же принять решение в неопределенных условиях.

При анализе проблемной ситуации важным моментом является четкость определения степени ее разрешимости. В этой ситуации следует заранее оценить возможность быстрого разрешения проблемной ситуации. Искать решения для неразрешимых проблем в конкретный период времени не имеет никакого смысла.

На примере рассмотрения и анализа взаимодействия общеобразовательного учреждения с компонентами окружающей среды можно выделить проблемы, которые представлены низким качеством педагогики и подготовки кадров, не соответствующих требованиям современного производства. Проблемы в системном подходе управления также возникают из-за минимальных объемов и размеров привлечения внебюджетных средств при подготовке кадров и низкого конкурса при поступлении в высшее учебное заведение для получения образования.

Источник

Тема 3.1 Системный подход в управлении

Системный подход – это методология рассмотрения разного рода комплексов, позволяющая глубже и лучше осмыслить их сущность (структуру, организацию и другие особенности (и найти оптимальные пути и методы воздействия на развитие таких комплексов и систему управления ими.

Системный подход является необходимым условием использования математических методов, однако его значение выходит за эти рамки. Системный подход – это всеобъемлющий комплексный подход. Он предполагает всесторонний учет специфических характеристик соответствующего объекта, определяющих его структуру, а, следовательно, и организацию.

Каждая системе имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

Производственные объекты представляют собой сложные иерархические системы, состоящие из комплекса взаимосвязанных и взаимозависимых подсистем: предприятие, цех производственный участок, участок человек-машина.

Работы по организации и управлению производством состоят в проектировании и обеспечении функционирования систем. Они включают:

? Установление характера взаимосвязи элементов системы (подсистем) и каналов, по которым осуществляются связи в пределах системы;

? Создание условий согласованного развития элементов системы и достижения тех целей, для реализации которых она предназначена;

? Создание механизма, обеспечивающего это согласование;

? Организационное построение органов управления, разработка методов и приемов управления системой.

? Системный подход к управлению производством (организацией) получил наибольшее распространение в США и используется практически во всех странах. Он предполагает рассмотрение фирмы как сложной системы, состоящей из различных подсистем, функции которых зависят от стоящих перед каждой из подсистем целей и задач. Этим обусловлена классификация подсистем, составляющих либо организационную структуру фирмы, либо производственную структуру.

Понятие системе предполагает, что все входящие в нее подсистемы тесно между собой взаимосвязаны и имеют многообразные связи с внешней средой. Фирма рассматривается как организация, представляющая собой комплекс взаимосвязанных элементов. При этом внутренняя структура организационной системы допускает относительную автономность подсистем, которые образуют иерархию подсистем.

Системный подход предполагает наличие особого единства системы со средой, которая определяется как совокупность внешних элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.

Для выражения сути системы используются различные средства: графические, математические, матричные, «дерево решений» и др. каждое из этих средств не может полностью отразить суть системы, которая состоит во взаимосвязи ее элементов.

Всестороннее изучение связей элементов (подсистем) необходимо для построения модели объекта управления – фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность совершенствовать управленческие решения, то есть находить наиболее эффективного достижения общих целей.

Системный подход к управлению производством исходит из того, что разработка планов диверсифицированного и децентрализованного производства подчиняется интересам взаимодействия производственных подразделений, составляющих производственную (операционную) систему. Такой подход получил развитие благодаря использованию компьютерной техники и созданию централизованных информационных систем.

Использование компьютерной техники на основе системного подхода позволяет совершенствовать методы и структуру управления производством.

Системный подход к управлению предполагает рассмотрение управления как процедуры или процесса принятия управленческих решений.

Система – это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1).
Рис. 1. Схема функционирования системы.

Управление – это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

– механизм такого воздействия;

– совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении (см. рис.2).
Рис. 2. Схема системы с механизмом управления.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (см. рис. 3).
Рис. 3. Схема системы управления организации.

Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.
СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления (см. рис. 4).
Рис. 4. Структура элементов системы управления организации.

Система управления

При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

— функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

— компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед «компьютерной». Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность – это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление – это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1. Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2. Организация – это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3. Организация – бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

4. Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

5. Всё большую роль, как указывалось выше, в организации начинает играть технологическая основа. Организация – это социотехническая система, т.е. взаимодействие группы людей с определённой техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних – производственная система. Отсюда – организация характеризуется, как сложная, разнородная вероятностная система.

Управление с позиции системного подхода—

осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных воздействий на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели.

Управление– функция системы, направленная либо на сохранение ее основного качества (т. е. совокупности свойств, утеря которых приводит к разрушению системы), либо на выполнение действий, обеспечивающих устойчивость функционирования и достижение поставленной цели.

Особенности управления: 1)предполагает измерение выходных параметров системы, сравнение результатов измерения с некоторыми заданными эталонами; 2) влияние на вход системы (регулирование, корректировка входа) для установления необходимого режима работы.

Система управления– система, в которой реализуются функции управления.

Алгоритм управления– свод правил, по которым на основании анализа информации о цели управления, о состоянии объекта управления, окружающей среды, о внешних и внутренних воздействиях формируется управленческая информация о требуемой совокупности управляющих воздействий.

Решение– предписание к действию для объекта управления (план, инструкция, приказ и т. д.). Принятие решений– выбор решения из множества рассматриваемых вариантов с помощью критерия или принципа выбора.

Источник