Что такое система управления предприятием
Что такое система управления предприятием
Управление предприятием: понятие, сущность, организация
Теоретические основы управления предприятием основываются на таких понятиях, как «предприятие» и «управление».
Предприятие представляет собой экономически и административно самостоятельную хозяйственную единицу, границы прав и обязанностей которой определяются действующим законодательством.
Все структурные звенья предприятия осуществляют свою деятельность (организационно-техническую, экономическую, социальную) для достижения общей цели: производства и реализации продукции, как основного источника получения прибыли.
Для успешной деятельности необходима организация управления предприятием.
В целом под управлением понимают процесс воздействия управляющей стороны на объект управления, целью которого выступает стремление к определенному результату.
Этот процесс предполагает организацию согласованной работы всех звеньев системы, а также корректировку этой деятельности в случае необходимости.
Структура процесса управления:
Предприятие, как объект управления, выступает основной организационной структурой, имеющей определенное количество подразделений.
Понятие и сущность управления предприятием
Управление предприятием представляет собой систематическое воздействие на работу всех его структурных элементов, целью которого является организация согласованной работы и, как итог, получение прибыли.
Управление деятельностью предприятия проводится на основании учредительных документов.
Они определяют права и обязанности владельца, а также компетенции всех участников производственного процесса (трудового коллектива в рамках управленческой и производственной деятельности).
Цель управления предприятием – добиться согласованной работы всех подразделений для получения максимального эффекта. Сущность управления предприятием заключается в организации этой согласованности.
Концепции управления предприятием:
Организация управления предприятием
Управление деятельностью предприятия включает в себя следующие составляющие:
Принципы управления предприятием:
Ввиду того, что предприятие представляет собой сложную производственную систему, которая основывается на таких составляющих, как основные фонды, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, задачей управления становится использование этих ресурсов с максимальной отдачей.
На выходе необходимо получить качественный конкурентоспособный продукт, который будет способствовать дальнейшему развитию производства.
Эффективность управления предприятием зависит от слаженности работы менеджеров высшего звена. Их задачей является координация деятельности работников, находящихся на более низких ступенях во всей управленческой иерархии.
Для достижения наивысшего результата следует разделять управленческую и неуправленческую работу.
Для осуществления своей деятельности предприятие должно иметь определённую структуру. Организационная структура – это форма руководства, определяющая состав и взаимодействие всех ее элементов.
В процессе этого взаимодействия используются следующие виды связей, или организационные формы управления предприятием:
Организационные структуры включают две группы:
Их основное различие заключается в соблюдении строгости иерархии. Первая разновидность отличается твердой иерархией и формализацией деятельности. Вторая имеет более гибкую структуру.
Управление деятельностью предприятия осуществляется руководителями высшего, среднего и низового звена.
Основные стандарты управления предприятием:
Методы управления предприятием
Теоретические основы управления предприятием используют определенную методологию.
Под методом понимается способ воздействия на коллектив в целом и работников в частности, который использует управленец с целью достижения результата.
Процесс управления предприятием осуществляется с помощью следующих методов:
Экономический механизм управления предприятием заключается в реализации материальной заинтересованности участников производственного процесса. Для этого используются различные экономические рычаги (зарплата, премии, штрафы и другие).
В реализации экономического метода управления на предприятии различают два аспекта.
Согласно первому аспекту материальная составляющая регулируется различными государственными положениями и системами (налогообложение, минимальная заработная плата, устанавливаемая на государственном уровне, амортизационная политика и др.).
Второе положение базируется на применении финансовых рычагов управления (кредиты, штрафы и так далее).
Социально-психологический метод основан на использовании мотивации трудящихся. Здесь используются такие инструменты управления предприятием, как моральное поощрение, создание условий для проявления инициативы персоналом и работниками, общественное признание и так далее.
Основой организационных методов выступает принуждение. В этом случае руководство влияет на работников, используя свою административную власть.
Эти методы бывают двух видов:
Первая разновидность основывается на создании определенной иерархической структуры, согласно которой осуществляется деление власти, полномочий, а также обязанностей.
Вторая разновидность основана на текущей деятельности предприятия, то есть разделении труда, постановке задач перед конкретными подразделениями и др.
Уровни управления предприятием
Различают следующие уровни управления предприятием.
[1]. Технический (нижний). Этот уровень осуществляет взаимодействие с непосредственными исполнителями производственного процесса.
[2]. Управленческий (средний). Это промежуточный уровень между нижним и высшим. Менеджеры этого звена осуществляют контроль за определенными подразделениями. Они управляют и контролируют управленцев технического уровня.
[3]. Институциональный (высший). Сюда относится администрация предприятия. Менеджеры этого звена осуществляют стратегическое управление предприятием: финансовые вопросы, работу на внутреннем и внешнем рынках, совершенствование всей деятельности организации. В этой части трудятся не более 7% от всей численности сотрудников предприятия.
На высшем уровне решаются задачи:
Руководители этого звена: президент, генеральный директор, вице-президент и другие. Они осуществляют стратегическое и оперативное управление предприятием.
Это звено ставит задачи для среднего уровня, который, в свою очередь, определяет деятельность технического звена.
Управленцы нижнего звена состоят из мастеров и бригадиров, руководителей цехов. В их ответственности находятся трудовые и материальные ресурсы, а также технологическое оборудование.
Таким образом реализуется вертикальная иерархия в системе управления предприятием.
На небольших предприятиях используются более упрощенные модели управления предприятием. Здесь может быть пропущено среднее звено управления.
Оперативное управление осуществляется непосредственно менеджерами высшего звена.
На небольших предприятиях используется горизонтальное построение управленческих взаимоотношений. В этом случае все управленцы нацелены на решение одной определенной задачи. Это позволяет осуществлять эффективное управление предприятием.
Функции управления предприятием
Теоретические основы управления предприятием рассматривают управленческую функцию как специфическую разновидность управленческого труда.
Функцию управления можно представить, как любое действие, которое производят в управленческой системе, причем оно направляется на изменение положения объекта управления согласно намеченным задачам и поставленной цели.
Различают следующие функции управления предприятием:
[1]. В процессе планирования разрабатываются конкретные цели развития предприятия. Также определяются методы и средства по их достижению, конкретные действия и манипуляции. Все управленческие решения принимаются согласно намеченным планам.
[2]. Прогнозирование представляет собой этап, предшествующий планированию. С помощью этой функции делается прогноз на будущее, после которого возможна разработка планов.
[3]. Организация рассматривается как деятельность, направленная на формирование и совершенствование объекта управления.
Этот процесс регламентирует различные составляющие процесса управления. Эту функцию можно разделить на организацию производства, труда и управления.
[4]. Координирование заключается в обеспечении оптимального уровня согласованности между всеми звеньями предприятия согласно намеченному плану.
[5]. Регуляция осуществляется для сохранения функциональности объекта управления. С помощью этой функции обеспечивается эффективное осуществление производственных процессов без сбоев в работе.
[6]. Функция мотивации заключается в выработке стимула работников для осуществления производственного процесса. Здесь также используются экономические методы управления предприятием.
[7]. Функция контроля заключается в осуществлении проверки за выполнением поставленных задач. С помощью этой функции можно проводить последующий анализ организации управления предприятием.
Если показатели растут или идут в соответствии с определенным планом, то это говорит о высокой эффективности организационной системы.
Контроль включает следующую деятельность:
Контроллинг, как инструмент управления предприятием, используется всеми управленческими подразделениями.
Процесс управления предприятием
Процесс управления предприятием заключается в осуществлении следующих операций:
Процессный подход в управлении предприятием предполагает наличие иерархической структуры.
Сюда входят несколько подуровней, отражающих определенную деятельность: снабжение, производство, финансы, сбыт и так далее. В свою очередь, данные составляющие разделяются на отдельные структурные элементы.
Цели и задачи управления предприятием должны иметь конкретную формулировку и количественную оценку. Например, можно поставить цель снизить издержки на конкретный процент.
Особенности управления предприятием заключаются во всей системе управления, которая предполагает наличие объекта и субъекта управления.
В управленческой системе объект — это процесс производства, субъект — служба управления предприятием.
Деятельность управленческой системы регулируется соответствующими документами (должностные инструкции, устав и прочие).
Распространенной практикой является доверительное управление предприятием, при котором учредитель или директор передает другой стороне право распоряжения имуществом фирмы для получения максимальной прибыли.
Повышение эффективности управления предприятием
Рыночная экономика создает такие условия для деятельности предприятия, при которых возникает необходимость прилагать все усилия для максимального увеличения прибыли, чтобы иметь возможность дальнейшего развития.
Анализ результатов финансовой деятельности позволит оценить эффективность управления.
Повышение эффективности управления предприятием может быть достигнуто за счет внедрения усовершенствованных форм менеджмента.
Согласно такому подходу производство должно быть ориентировано на общество и удовлетворение его потребностей. Одно из первых мест среди приоритетов должно занимать взаимодействие с внешней средой.
Менеджер должен приложить усилия для того, чтобы повысить мотивацию персонала. Таким образом можно будет добиться выпуска качественной продукции.
За счет использования средств научно-технического прогресса можно сократить издержки и увеличить прибыль.
Усилиями управленческого персонала должны создаваться условия, при которых работники будут иметь возможность проявлять инициативу, предлагать возможные пути решения сложных задач. Активность работников должна занимать одно из первых мест в системе менеджмента.
Совершенствование управления предприятием может быть осуществлено двумя основными способами:
Согласно первому пути создается четкое распределение обязанностей работников и функций подразделений. Помимо этого, ставится задача повышения мотивации сотрудников в создании качественного товара.
Автоматизация управлением предприятия основана на применении математических методов и ЭВМ в реализации процесса управления.
Проанализировать эффективность управления можно с помощью следующих параметров:
Понятие оперативности отражает время, которое было затрачено на получение информации и его анализ. Помимо этого, сюда входит своевременность принятых решений.
Оптимальность отражает качество управленческих решений. Они должны давать эффект для реализации задач в конкретных условиях.
Эффективность показывает, какой эффект получен от принятия того или иного решения. Этот показатель можно отразить в числовом выражении.
Автоматизация управления предприятием
Автоматизация управления предприятием предполагает использование достижения научно-технического прогресса в области компьютерной техники, а также методов математического моделирования.
Автоматизация управления предприятием может быть введена в тех подразделениях, где процесс и результаты деятельности можно выразить количественно. Для этого используются информационные технологии в управлении предприятием.
Автоматизация управления предприятием решает следующие задачи (цели и задачи управления предприятием с помощью инновационных методов управления предприятием):
Таким образом, можно выделить задачи для каждого подразделения, которые решаются с помощью автоматизации управления.
Стратегическое управление предприятием
Совершенствование управлением предприятия на основе стратегического плана базируется на следующих аспектах:
Стратегии управления предприятием разрабатываются на основании определенного прогноза.
Составители прогнозов пользуются аналитическими данными, поступающими от низовых управленческих звеньев.
Задача руководителя предприятия в том, чтобы увидеть закономерности, присущие конкретному производственному процессу, и на основе этих закономерностей спланировать последовательное наращивание производственных показателей.
Проектируем систему управления организации: методология, инструменты, команда
Андрей Недолужко
Управляющий партнёр компании Experts2biz
Эксперт по проектированию архитектуры бизнес и ИТ-систем
Консультант по бизнес-процессам девелопмента и управления недвижимостью
В данной статье речь пойдёт о системном подходе в использовании инструментов в проектах построения системы управления организации.
Основные идеи статьи
Система управления организации — нематериальный продукт, поэтому её сложно оценить и сформулировать требования к ней. Требования будут постоянно меняться по мере построения и развития системы. Поэтому проекты создания подобных систем должны носить итерационный характер. Ключевые факторы успешности проекта: проектирование системы управления организации с использованием специализированного программного обеспечения, правильная организация процесса и распределение ролей проекта.
Определение
Прежде, чем рассуждать о системных подходах для построения системы управления организации, необходимо определиться с вопросами «Что такое система управления организации?» и «Зачем вообще нужна система управления организации?»
Что такое система управления организации?
Для начала нужно разобраться, почему «система управления организации». Я рассуждаю следующим образом: организация — это любое искусственное образование, в котором занято более одного человека, которые должны образом организовывать совместную работу для достижения цели. Соответственно, под термином «организация» понимается собирательный образ, обобщающий такие понятия как «бизнес», «компания», «предприятие», «учреждение», «группа компаний», «корпорация»
Теперь ответим на вопрос, что такое система управления организации. К сожалению, существует распространённая ситуация, когда при упоминании термина «система управления организации» у владельцев бизнеса, и руководящих работников возникают ассоциации с информационной системой типа ERP или другим программным продуктом.
На самом деле система управления организации — это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиенты, партнёры, ресурсы, оборудование, продукты, технологии, персонал) для достижения своих целей в долгосрочной перспективе. Элементами этой системы являются:
Рисунок 1. Система управления организации
Закономерный вопрос, почему система управления организации, а не система управления организацией? Потому что, как уже было написано выше, это система, с помощью которой сама организация (люди, которые работают внутри неё) управляет объектами управления, клиентами, партнёрами, ресурсами, оборудованием, продуктами, технологиями, персоналом При этом организация сама определяет, что для неё является объектом управления, исходя из её целей, видов деятельности, применяемых стандартов и практик управления, специфики отрасли и размеров.
Для чего нужна система управления организации?
Есть, по меньшей мере, три веских аргумента:
Существует ещё масса аргументов за разработку системы управления организации, таких как повышение эффективности управления, масштабирование бизнеса, сокращение затрат, повышение производительности труда, внедрение информационных систем, но, на мой взгляд, все эти аргументы являются вытекающими из трех основных, а соответственно, вторичными.
Основные проблемы построения эффективной системы управления организации
С одной стороны, аргументов в пользу построения системы управления организации предостаточно. Однако, в большинстве случаев организации сталкиваются с рядом проблем, основные из которых следующие:
В силу этих проблем, трудно оценить проект, объем работ, сложность, сроки, качество и риски, и ещё сложнее определить ценность продукта, который будет получен на выходе. В результате, на практике очень часто разработка системы управления организации носит неорганизованный, бессистемный или симптоматический характер, например, в рамках проектов внедрения информационных технологий или внедрения новомодных управленческих «заманух», а документация системы управления организации большей частью неактуальна и не соответствует реальному положению дел в организации.
Какую альтернативу можно предложить в подобной ситуации? Другими словами:
Решение
На мой взгляд, одним из оптимальных решений является использование итерационного или цикличного подходов в построении системы управления и ориентация на стандарты PMBOK (руководство к своду знаниями по управления проектами) и BABOK (руководство к своду знаний по ).
В этом контексте, следует обратить внимание на существенные изменения (по отношению к предыдущим версиям) в четвёртой версии стандарта по управлению проектами PMBOK, где акцент сделан на то, что реализация подобных проектов должна носить итерационный характер. Другими словами, стандарт PMBOK признаёт тот факт, что гибкие методологии реализации проектов имеют преимущества по сравнению с жёсткими методологиями, построенными по принципу «водопада», где выполнив все работы одной фазы проекта, приступают к следующей. Однако стандарт PMBOK определяет только общие вопросы реализации проектов, и не даёт детальных методических рекомендации по технологии выполнения подобных проектов. Я предлагаю воспользоваться некоторыми идеями и практиками стандартов и методологий из индустрии программного обеспечения, таких как RUP или Microsoft Solutions Framework MSF, адаптировав их под задачи создания системы управления организации.
RUP — подразумевает итерационную и инкрементную модель разработки, в то время как MSF — спиральную модель разработки с поддержкой итеративности. Несмотря на некоторые отличия, в основе этих подходов лежит общая концепция, они в разное время были предложены одним и тем же человеком — немецким специалистом в области программного инжиниринга Барри Боемом (к слову, водопадная модель разработки также принадлежит его авторству). То есть, разницы между итерационным и спиральным подходом практически никакой нет, вопрос просто в том, кто как лучше воспринимает модель.
В качестве примера можно привести традиционное концептуальное изображение RUP — Рисунок 2
Рисунок 2. Традиционное изображение методологии RUP
Сущность методологии RUP заключается в том, что процесс разработки состоит из четырёх фаз, каждая из которых может быть разбита ещё на отдельные итерации. В ходе выполнения каждой фазы/итерации осуществляются постоянная последовательность определённых процессов. Попробуем рассмотреть аналогичную модель в контексте построения системы управления организации.
Жизненный цикл системы управления организации можно представить следующим образом:
Соответственно, фазы проекта создания системы управления организации будут аналогичны фазам, определённым в RUP. Однако контекст фаз будет другим — Таблица 1
Таблица 1. Фазы проекта разработки системы управления организации
Процессы каждой итерации выглядят следующим образом — Таблица 2.
Таблица 2. Процессы разработки системы управления организации
Ознакомившись с подобной организацией процессов, можно спросить:
Дело в том, что именно эти вопросы охватывают процессы и процедуры, описанные в стандартах PMBOK или BABOK,
Таким образом, использование PMBOK и BABOK в качестве базы избавляет от необходимости разрабатывать процессы самостоятельно.
В результате получается следующая концептуальная модель построения системы управления организации, аналогичная RUP — Рисунок 3. Естественно, отображение трудозатрат выглядит несколько утрированно, но, тем не менее, оно даёт представление о том, как распределять ресурсы в ходе выполнения проекта.
Рисунок 3. Итерационный процесс разработки системы управления организации
Место инструментов в проекте
В качестве примера рассмотрим систему Business Studio. Этот продукт предоставляет набор возможностей, который позволяет рассматривать его как центральный инструмент для проектирования верхнего уровня системы управления организации (Рисунок 4).
Рисунок 4. Уровень проектирования системы управления организации
Также Business Studio может использоваться при решении задач на других стадиях проекта:
Таблица 3. Применение Business Studio, на разных фазах проекта
Таким образом, применение системы Business Studio позволяет закрыть целый комплекс задач создания системы управления организации — Рисунок 5.
Рисунок 5. Область применения Business Studio
Команда
Широко распространено заблуждение, что для создания системы управления организации достаточно купить специализированное программное обеспечение (одно или несколько рабочих мест, в зависимости от размеров и целей организации)и обучить специалистов. Однако из рисунков 4 и 5 следует, что возможности современных программных продуктов охватывают различные процессы и, соответственно, области знаний, и для каждого процесса к пользователю системы предъявляются особые требования в плане навыков, знаний и опыта. Поэтому для достижения максимального эффекта в проекте построения системы управления можно выделить следующие роли — Таблица 4.
Таблица 4. Роли команды, использующей систему
Как видно из таблицы 4, можно выделить пять ключевых ролей исполнителей, которые будут участвовать в проекте создания системы управления организации. Они выполняют совершенно различные функции, имеют различные зоны ответственности и требования к квалификации. Обеспечение человеческими ресурсами данных ролей — это, собственно, уже другой вопрос, который зависит от объёмов проекта и возможностей организации. Естественно, для небольших организаций некоторые роли могут совмещаться: например, может также выполнять роль или специалиста по (но не две сразу), возможны и другие варианты. Основное правило — не должно быть явного конфликта интересов: например, специалист по разработке документации системы управления не может выполнять роль специалиста по качеству, иначе качество будет страдать. С другой стороны, и для крупных и для небольших организаций можно активно использовать аутсорсинг или инсорсинг ресурсов:
Заключение
Залогом успешного выполнения проекта разработки системы управления организации является тщательный выбор методологических инструментов. Необходимо учитывать современные тенденции в проектном менеджменте и смежных видах деятельности, в частности индустрии ПО, которые делают акцент на гибких (agile) методах реализации подобных проектов.
Поэтому предложенный подход организации проекта имеет целый ряд преимуществ, ключевые, на мой взгляд:
В конечном итоге, повышается вероятность получения именной той системы управления, которая необходима организации для достижения поставленных целей, а программное обеспечение для превращается из дорогой игрушки в ключевой инструмент построения и развития организации.
Литература:
[1] Якбсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения. — СПб.: Питер, 2002 — 496 с. ил
[2] Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Четвётое издание. ©2008 Project Management Institute, Inc
[3] A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK ® Guide), Version 2.0. ©2009 International Institute of Business Analysis. Toronto, Ontario, Canada
Опубликовано по материалам:
Журнал Intelligent Enterprise № 12, 2012